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絕對(duì)要看:商務(wù)英文信函寫(xiě)法篇

時(shí)間:2023-05-04 19:15:23 商務(wù)英語(yǔ) 我要投稿
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絕對(duì)要看:商務(wù)英文信函寫(xiě)法大全篇

  書(shū)信是日常生活中常用的文體,是用以交涉事宜、傳達(dá)信息、交流思想、聯(lián)絡(luò)感情、增進(jìn)了解的重要工具。書(shū)信一般可分為商務(wù)信件或公函(Business Letter or Official Correspondence)和私人信件(Private Letter)兩大類(lèi)。值得注意的是,英語(yǔ)書(shū)信的寫(xiě)法與漢語(yǔ)書(shū)信有一些明顯區(qū)別,應(yīng)特別加以區(qū)分。英語(yǔ)書(shū)信通常包括下面幾個(gè)組成部分:信端、信內(nèi)地址、稱(chēng)呼、正文、結(jié)束語(yǔ)、簽名、附件、再啟等。下面我們將逐個(gè)進(jìn)行介紹。

絕對(duì)要看:商務(wù)英文信函寫(xiě)法大全篇

  1、信端(Heading)

  信端即信頭,一般包括寫(xiě)信人的地址和寫(xiě)信日期。一些正式信函的信端還包括發(fā)信人或單位的電話(huà)號(hào)碼、電報(bào)掛號(hào)、電傳、傳真和郵政編碼等。 西方國(guó)家中有些信端甚至還有單位負(fù)責(zé)人的姓名、職務(wù)和職稱(chēng)等。 信端的目的是使收信人一看便知道書(shū)信來(lái)自何處,何時(shí)發(fā)出,便于復(fù)信和查閱。用一般的信紙寫(xiě)信時(shí),信端應(yīng)寫(xiě)在信紙的右上角,若字?jǐn)?shù)較多,可從信紙中間或偏右的地方寫(xiě)起。若字?jǐn)?shù)較少,可適當(dāng)多向右移一些,使整個(gè)信端的重心落在右上角。

  信端的寫(xiě)法主要有并列式和斜列式兩種。從目前情況來(lái)看,前者更為常用。采用并列式時(shí),每行開(kāi)頭要左對(duì)齊;采用斜列式時(shí),每行開(kāi)頭逐次向右移二三個(gè)字母的距離。例如:

  (1)并列式

  16 Fuxing Street

  Haidian District

  Beijing

  Post Code: 100035People’s Republic of China

  Tel: 63211234

  Aug. 20, 2004

 。2)斜列式(Indented Form)

  16 Fuxing Street

    Haidian District

     Beijing

      Post Code: 100035

       People’s Republic of China

          Tel: 63211234

             Aug. 20, 2004

  寫(xiě)信端時(shí),先寫(xiě)發(fā)信人的地址,地點(diǎn)的名稱(chēng)按由小到大的順序排列,然后是其它項(xiàng)目和發(fā)信日期。具體次序是:第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)和街名;第二行寫(xiě)區(qū)名、市(縣)名、。ㄖ、邦)名,往國(guó)外寄的信,還要寫(xiě)上國(guó)家的名稱(chēng);國(guó)家名稱(chēng)的前面加上郵政編碼,其后可寫(xiě)上電話(huà)號(hào)碼,最后一行寫(xiě)發(fā)信日期。如果寫(xiě)信人的地址是機(jī)關(guān)單位的名稱(chēng),則將其作為第一行。如果寫(xiě)信人的單位沒(méi)有門(mén)牌號(hào)碼和街名,則第一行可寫(xiě)上所在班級(jí)或?qū)I(yè)組的名稱(chēng);第二行寫(xiě)系、科、室名稱(chēng);第三行寫(xiě)學(xué)校名稱(chēng);第四行寫(xiě)市(縣)、。ㄖ荩┟Q(chēng);然后再寫(xiě)郵政編碼、國(guó)名、電話(huà)號(hào)碼、發(fā)信日期等項(xiàng)。

  如果使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào),則在每行末尾加逗號(hào),最后一行的末尾加句號(hào)。但當(dāng)前的信件中行末大都不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào),但在每行之內(nèi)該用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的地方,仍要用標(biāo)點(diǎn)。特別要注意的是,門(mén)牌號(hào)碼和街名之間要加逗號(hào)。月份和日期之間不可用逗號(hào)。在西方國(guó)家,城市名稱(chēng)之后往往寫(xiě)有字母或數(shù)字(如 New York, 103),表示城市的郵政編碼。

  關(guān)于發(fā)信日期的寫(xiě)法,應(yīng)注意以下幾點(diǎn):

  ①年份應(yīng)完全寫(xiě)出,不能簡(jiǎn)寫(xiě)。

  ②月份要用英文名稱(chēng),不要用數(shù)字代替。

 、墼路菝Q(chēng)多用公認(rèn)的縮寫(xiě)式。但 May, June, July, 因?yàn)檩^短,不可縮寫(xiě)。

 、軐(xiě)日期時(shí),可用基數(shù)詞1,2,3,4,5,……28,29,30,31等,也可用序數(shù)詞 lst, 2nd, 3rd, 4th, 5th, ……28th, 29th, 30th, 31lst等。但最好用基數(shù)詞,簡(jiǎn)單明了。

  日期可有下列幾種寫(xiě)法:

 、 Oct. 20, 2004

 、 10 May., 2004

  ③ 3rd June, 2004

 、 Sept. 16th, 2004

  其中,①最為通用。

  2、信內(nèi)地址(Inside Address, Introductory Address)

  信內(nèi)地址收信人的姓名和地址,寫(xiě)在信紙的左上角,從信紙的左邊頂格開(kāi)始寫(xiě),低于寫(xiě)

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