商務(wù)信函的英文書寫規(guī)則(1)

　　寫信的原則(Writing Principles)已從原來的3個"C"(Conciseness, Clearness, Courtesy)發(fā)展到目前的7個"C"：Completeness, Clearness, Concreteness, Conciseness, Correctness, Courtesy, Consideration。

　　實例

　　Dear Sirs,

　　Copper Wire

　　With reference to your letter of April 9, we are pleased to accept your offer of 100 tons of Copper Wire as per your Offer Sheet No.8/070/02B. Please go ahead and apply for your Export Licence. As soon as we are informed of the number of the Export Licence we will open the L/C by cable.

　　關(guān)于你們四月九日涵，我們高興地接受你們第8/070/02Ｂ號報盤單所報100噸紫色銅絲。請著手辦理申請出口許可證。的一經(jīng)接到出口許可證號碼的通知，當即電開信用證。

　　要求書信“完整”的理由有三：

　　1、一封完整的書信比一封不完整的書信，有更大的可能性帶來預(yù)期的效果；

　　2、一封完整的書信，有助于建立和表達友善關(guān)系；

　　3、一封完整的書信，可以避免由于遺漏重要情況（情報）所導致的訴訟(Lawsuit)；

　　4、有時，某些不顯眼的書信或文件，由于所提供的情況完整而又生動有力（Complete and Effective）而成為極為重要的文件。 一封信寫得是否完整，建議用五個"Ｗ"來檢驗，既： Who, What, Where, When,Why(包括How)。

　　例如：在定貨的信中，必須明確說明：

　　需要什么商品(What you want)

　　何時需要(When you need the goods)

　　貨物發(fā)到何地何人收(to Whom and Where the goods to be sent)

　　如何付款(How payment will be mande) 如對對方的要求作出否定的答復時（如不能報盤，不能理賠等）應(yīng)說明理由－－為什么(Why)

實例解說：

　　"Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz./-ditto-but 1/2" x 5 yds, 1,000doz."

　　這是出口商接到的一份定單中有關(guān)商品品名，規(guī)格和數(shù)量的內(nèi)容。中文意思是：纖維素帶（幅）寬半英寸，長3碼，帶塑料包裝容器，700打；同上，但（幅）寬寬半英寸，長5碼，1000打。主要問題是后半句不清楚。"ditto"在這里表示前面提到的商品名稱纖維素帶，但不能包括"帶塑料包裝容器"，因此，幅寬半英寸長５碼的纖維素帶是否有塑料包裝容器沒有說清楚，不完整。所以最好改成：

　　"Cellulose Tape 1/2"x 3yds, with plastic dispenser 700 doz.

　　Cellulose Tape 1/2" x 5yds，with plastic dispenser 1000 doz."

　　這樣即完整，又清楚明確，不會引起誤解。

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