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崗位職責(zé)梳理方案
職位說明書作為工作分析的成果，它是對(duì)組織中崗位的基本信息、設(shè)置目的、工作職責(zé)與權(quán)限、績(jī)效標(biāo)準(zhǔn)、溝通關(guān)系、工作環(huán)境條件、任職資格等內(nèi)容給予定義說明的書面性文件。崗位職責(zé)作為職位說明書不可或缺的核心內(nèi)容，其構(gòu)建的好壞，表述規(guī)范與否，不僅會(huì)直接影響職位說明書的編寫質(zhì)量，而且會(huì)嚴(yán)重影響其在整個(gè)人力資源管理活動(dòng)中的應(yīng)用。
本文正是基于此點(diǎn)，試圖對(duì)崗位職責(zé)的構(gòu)建方法做出分析。
一、崗位職責(zé)的含義
在職位說明書中，崗位職責(zé)又可稱為“工作職責(zé)詳述”、“主要(或關(guān)鍵、重大)職責(zé)”等，是關(guān)于“該職位主要做什么”的描述。所謂工作職責(zé)，主要指該職位通過一系列什么樣的活動(dòng)來實(shí)現(xiàn)組織的目標(biāo)，并取得什么樣的工作成果。一般來講，主要職責(zé)應(yīng)回答以下問題：
。為達(dá)到工作的目的，工作主要在哪些領(lǐng)域中開展?
。工作持有人所承擔(dān)的主要職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果是什么?
需要提示的是，職位說明書中描述的是該職位的關(guān)鍵職責(zé)，沒必要詳盡和羅列所有的大小職責(zé)、任務(wù)或活動(dòng)。一般來說，關(guān)鍵職責(zé)意指：
。設(shè)立該職位需履行的職責(zé)
。崗位長(zhǎng)期及經(jīng)常性的工作，而不是短期或臨時(shí)性工作
。該職責(zé)占用大量時(shí)間
二、崗位職責(zé)的構(gòu)建方法
崗位職責(zé)的界定并非是簡(jiǎn)單地來自對(duì)職位任職者現(xiàn)行工作活動(dòng)的歸納和概括，而是對(duì)基于組織戰(zhàn)略的職位目的進(jìn)行的界定。根據(jù)工作職責(zé)梳理的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，我們將工作職責(zé)構(gòu)建的工作方法歸結(jié)為兩種：下行法和上行法。
(一)下行法
下行法是一種基于組織戰(zhàn)略，并以流程為依托進(jìn)行工作職責(zé)分解的系統(tǒng)方法。具體來說，就是通過戰(zhàn)略分解得到職責(zé)的具體內(nèi)容，然后通過流程分析來界定在這些職責(zé)中，該職位應(yīng)該扮演什么樣的角色，應(yīng)該擁有什么樣的權(quán)限。
利用下行法構(gòu)建工作職責(zé)的具體步驟為：
第一步、確定職位目的
根據(jù)組織的戰(zhàn)略目標(biāo)和部門的職能定位，確定職位目的。職位(設(shè)置)目的，說明設(shè)立該職位的總體目標(biāo)，即要精練地陳述出本崗位為什么存在，它對(duì)組織的特殊(或者是獨(dú)一無二)貢獻(xiàn)是什么。讀者應(yīng)當(dāng)能夠通過閱讀職位目的而辨析此工作與其他工作目標(biāo)的不同。
職位目的一般編寫的格式為：工作依據(jù)+工作內(nèi)容(職位的核心職責(zé))+工作成果。舉例來說，某公司計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的職位總體目的可表述為：在國(guó)家相關(guān)政策和公司工作計(jì)劃的指導(dǎo)下，組織制定公司財(cái)務(wù)政策計(jì)劃和方案，帶領(lǐng)部門員工，對(duì)各部門提供包括成本、銷售、預(yù)算、稅收等全面財(cái)務(wù)服務(wù)，實(shí)施財(cái)務(wù)職能對(duì)公司業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)的有效支持作用。
第二步、分解關(guān)鍵成果領(lǐng)域
通過對(duì)職位目的的分解得到該職位的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。所謂關(guān)鍵成果領(lǐng)域，是指一個(gè)職位需要在哪幾個(gè)方面取得成果，來實(shí)現(xiàn)職位的目的。我們利用魚骨圖作為工具對(duì)上例進(jìn)行職位目的的分解，得到計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的關(guān)鍵成果領(lǐng)域。
第三步、確定職責(zé)目標(biāo)
確定職責(zé)目標(biāo)，即確定該職位在該關(guān)鍵成果領(lǐng)域中必須取得的成果。因?yàn)槁氊?zé)的描述是要說明工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果，因此，從成果導(dǎo)向出發(fā)，應(yīng)該明確關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達(dá)成的目標(biāo)，并確保每項(xiàng)目標(biāo)不能偏離職位的整體目標(biāo)。例如，計(jì)劃財(cái)務(wù)部經(jīng)理的八項(xiàng)關(guān)鍵成果領(lǐng)域要達(dá)到目標(biāo)如下。
第四步、確定工作職責(zé)
如上所述，我們通過確定職責(zé)目標(biāo)表達(dá)了該職位職責(zé)的最終結(jié)果，那么本步驟就是要在此基礎(chǔ)上來確定任職者到底要進(jìn)行什么樣的活動(dòng)，承擔(dān)什么樣的職責(zé)，才能達(dá)成這些目標(biāo)。
因?yàn)槊恳豁?xiàng)職責(zé)都是業(yè)務(wù)流程落實(shí)到職位的一項(xiàng)或幾項(xiàng)活動(dòng)(任務(wù))，所以該職位在每項(xiàng)職責(zé)中承擔(dān)的責(zé)任應(yīng)根據(jù)流程而確定，也就是說，確定應(yīng)負(fù)的職責(zé)項(xiàng)就是確定該職位在流程中所扮演的角色。
在確定責(zé)任時(shí)，職位責(zé)任點(diǎn)應(yīng)根據(jù)信息的流入流出確定。信息傳至該職位，表示流程責(zé)任轉(zhuǎn)移至該職位;經(jīng)此職位加工后，信息傳出，表示責(zé)任傳至流程中的下一個(gè)職位。該原理體現(xiàn)了“基于流程”、“明確責(zé)任”的特點(diǎn)。
以某公司的招聘工作為例，員工招聘的工作流程可以分為四個(gè)環(huán)節(jié)：(1)招聘計(jì)劃的制定、審核與審批;(2)招聘費(fèi)用的預(yù)算、審核與審批;(3)招聘工作的實(shí)施。其中一般人員的招聘，人力資源部與主管部門負(fù)責(zé)人參加;關(guān)鍵員工的招聘，高層管理人員、人力資源部和(主管部門負(fù)責(zé)人)參加;(4)招聘工作的反饋與檢查
在招聘計(jì)劃過程中：人力資源部招聘專員制定招聘計(jì)劃，然后上報(bào)人力資源部經(jīng)理審核，這樣招聘專員制定招聘計(jì)劃的職責(zé)就算完成;計(jì)劃的審核職責(zé)歸屬人力資源部經(jīng)理，如果審核沒問題，就報(bào)人力資源總監(jiān)批準(zhǔn);下面審批計(jì)劃的責(zé)任就轉(zhuǎn)移到人力資源總監(jiān)的職責(zé)上來。審批完成后，進(jìn)入招聘流程的下一個(gè)環(huán)節(jié)。
可以看出，基于流程的職責(zé)分析，明確界定了每項(xiàng)職責(zé)中職位應(yīng)該扮演什么樣的角色，以及擁有什么樣的權(quán)限。要想明晰地表達(dá)出職位在各項(xiàng)職責(zé)中扮演的角色及權(quán)限，在職責(zé)描述是就要準(zhǔn)確規(guī)范地使用動(dòng)詞，就像上例中的“制定”、“審核”和“審批”等。
第五步、進(jìn)行職責(zé)描述
前面講到了，職責(zé)描述是要說明工作持有人所負(fù)有的職責(zé)以及工作所要求的最終結(jié)果，因此，通過以上兩個(gè)步驟明確了職責(zé)目標(biāo)和主要職責(zé)后，我們就可以將兩部分結(jié)合起來，對(duì)職責(zé)進(jìn)行描述了，即：職責(zé)描述=做什么+工作結(jié)果。
(二)上行法
上行法與下行法在分析思路上正好相反，它是一種自下而上的“歸納法”(見圖4)。具體說，就是從工作要素出發(fā)，通過對(duì)基礎(chǔ)性的工作活動(dòng)進(jìn)行邏輯上的歸類，形成工作任務(wù)，并進(jìn)一步根據(jù)工作任務(wù)的歸類，得到職責(zé)描述。雖然上行法較下行法來說不是一種特別系統(tǒng)的分解方法，但在實(shí)際工作中更為實(shí)用、更具操作性。
利用上行法撰寫職責(zé)的步驟是：
第一步、羅列和歸并基礎(chǔ)性的工作活動(dòng)(工作要素)，并據(jù)此明確列舉出必須執(zhí)行的任務(wù);
第二步、指出每項(xiàng)工作任務(wù)的目的或目標(biāo);
第三步、分析工作任務(wù)并歸并相關(guān)任務(wù);
第四步、簡(jiǎn)要描述各部分的主要職責(zé);
第五步、把各項(xiàng)職責(zé)對(duì)照職位的工作目的，完善職責(zé)描述。
以公司董事會(huì)執(zhí)行秘書的某項(xiàng)職責(zé)的撰寫為例，表中羅列的工作要素項(xiàng)目構(gòu)成了“打印董事會(huì)會(huì)議記錄”這項(xiàng)工作任務(wù)，而把表中所列的各項(xiàng)工作任務(wù)歸并就形成了該項(xiàng)職責(zé)。
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