供應商管理辦法-貿易公司

　　第一章總則

　　為XXX（以下簡稱事業(yè)部）的采購行為，建立安全、可靠、穩(wěn)定、雙贏的供需合作關系，提高經營效率，有效控制風險，結合上級單位相關要求和事業(yè)部實際，制定了本管理辦法。

　　第二章組織機構與職責

　　供應商管理工作的歸口部門為經營管理部，主要職責包括制定事業(yè)部《供應商管理辦法》及相關規(guī)定、負責供應商資質資料的歸檔、組織開展供應商年度考評、建立每年新增合作的供應商臺賬、建立不合規(guī)、不合格的供應商臺賬、協(xié)助采購部開發(fā)新的供應商、接收舉報信息并提出獎懲建議。

　　客戶部及綜合部負責明確采購需求，包括技術參數(shù)、品牌、數(shù)量等具體要求，并與采購部完成采購到貨產品的交接。

　　采購部主要職責包括根據客戶部提交的采購需求，明確采購方式、實施采購審批并將審批資料提交給經營管理部歸檔、實施采購并負責貨物驗收、開發(fā)新的供應商并組織新開發(fā)供應商的考察、建立采購業(yè)務明細臺帳、對供應商進行動態(tài)跟蹤管理、在供應商年度考評中對供應商進行打分等。

　　財務部負責采購事項相關財務手續(xù)的辦理、對供應商在核對賬務、查詢明細中提供服務、制定相關財務政策為供應商提供財務政策解讀。

　　第三章供應商的類別及名錄

　　本細則所稱供應商是指為事業(yè)部提供產品或服務的公司或自然人。其中，產品包括貿易物資產品、固定資產、辦公用品等，服務包括倉儲、運輸、配送、法律咨詢等。經營管理部負責組織開展供應商年度考評，編制《合格供應商名錄》；建立每年新增合作的供應商臺賬，編制《新準入供應商名錄》；建立不合規(guī)、不合格的供應商臺賬，編制《供應商黑名單》。采購部負責對供應商進行動態(tài)跟蹤管理，及時記錄供應商變更信息，定期提交給經營管理部歸檔。當供應商不能滿足采購需求時，采購部協(xié)助開發(fā)新的供應商。供應商年度考評中，采購部對供應商進行打分，為供應商考核提供評分支撐。

　　3、采購部向被詢價的供應商發(fā)出詢價通知書，要求被詢價的供應商在一次報價中給出不可更改的價格。

　　4、采購部根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。

　　5、在后續(xù)合作中，如果有其他供應商的價格低于已選供應商的價格，采購部經理及分管領導需簽字審批后方可選擇價格更低的供應商。

　　四）單一來源采購

　　單一來源采購適用于以下情形之一：

　　1、從上級機關文件或客戶合同明確指定供應商采購的；2、只能從唯一供應商采購的；

　　3、緊急情況下應急采購的；

　　4、為保證原有采購對象的一致性或者服務配套的要求而必須從原供應商采購的；

　　5、因市場變化引起產品采購價格和銷售價格調整，同一項目（同一客戶）沿用上次實施采購供應商毛利率波動幅度環(huán)比不超過10%（含）。

　　五）電子超市采購

　　電子超市采購適用于采購低值易耗產品（如辦公用品）、商旅服務（如機票、酒店、火車票等）、商業(yè)保險等貨架類商品。

　　第十一條規(guī)定，國家有關主管部門、地方政府和用戶單位對采購活動有特殊要求，只要不違反國家法律法規(guī)規(guī)定，可以按其要求執(zhí)行。

　　第十二條規(guī)定，事業(yè)部應按照公開、公平、公正、擇優(yōu)和誠信的原則組織采購，防止不正當行為發(fā)生。

　　第五章規(guī)定了供應商及采購價格的確定。第十三條規(guī)定，客戶部或綜合部需向采購部提交銷售合同復印件或經審批的《采購申請表》（附件1）復印件。若無此書面申請，采購部不得擅自采購產品或服務。

　　第十四條規(guī)定，采購部應根據需要采購產品或服務的特性、需求規(guī)模、市場競爭充分度等綜合考慮，選擇適合的采購方式。

　　第十五條規(guī)定，在進行詢價采購時，采購部需通過郵寄、傳真、郵件、QQ、微信等方式向意向合作供應商發(fā)放《報價邀請函》（附件2）和《報價回執(zhí)》（附件3）。如果意向合作供應商在事業(yè)部《合格供應商名錄》或《新準入供應商名錄》內，回復《報價回執(zhí)》時無需再次提交其公司資質，而名錄外單位則需要提供公司相關資質。

　　第十六條規(guī)定，采購部可直接與意向合作供應商溝通采購需求及口頭議價，然后由對方書面報價。采用對方的報價格式（需蓋鮮章）或事業(yè)部《報價回執(zhí)》格式均可。

　　第十七條規(guī)定，采購部應根據意向合作供應商的書面報價資料填寫《采購審批表》（見附件4）。在采購情況說明中，需闡述選用某種采購方式的原因、供應商的選擇及采購價格確認過程等。完成審批流程后，相關人員需簽字。

　　第十八條規(guī)定，如果中選供應商在《合格供應商名錄》或《新準入供應商名錄》內，采購部將直接實施采購，否則需要進行準入審核。第十九條要求事業(yè)部對每年新增合作的非年度《合格供應商名錄》內的供應商進行準入審核，否則不能與其開展合作。準入審核流程包括采購部收集供應商資料、組織考察和填寫《供應商準入審核表》。第二十一條列舉了供應商禁入標準，包括經營資質不符合要求、涉及重大法律訴訟案件和被列入黑名單的企業(yè)。第二十二條規(guī)定采購部與供應商簽訂合同時必須簽署廉潔合作相關條款，詳見XXX合同管理管理辦法》。第二十三條要求事業(yè)部每年對上一年合作過的供應商進行考核，并根據質量、準時率、合作規(guī)模和價格等要素進行打分。評分在80-100分為A級，60-79分為B級，60分以下為C級。評選結果由采購員以書面形式反饋至供應商。在反饋過程中，需告知A級供應商的優(yōu)勢和B級供應商的差距以及自身存在的問題，督促整改。第二十四條要求采購部對供應商進行動態(tài)管理，形成《供應商動態(tài)監(jiān)控記錄表》并每月提交給經營管理部存檔。

　　對于出現(xiàn)以下問題的供應商，我們將填寫《黑名單供應商審批表》（附件7），經過審批后，將其從《合格供應商名錄》或《新準入供應商名錄》中剔除，并列入《供應商黑名單》：

　　1.所提供的商品或服務出現(xiàn)嚴重質量問題；

　　2.未能按合同及時提供商品或服務，給事業(yè)部造成嚴重損失；

　　3.提供給事業(yè)部的公司資質、證明材料等為偽造；4.有行賄行為；

　　5.與事業(yè)部發(fā)生訴訟糾紛；

　　6.不承擔違約責任、賠償責任、廉潔違約金；7.與同一項目客戶存在關聯(lián)性；

　　8.在合作過程中暴露出其他高風險。

　　如果相關人員在合作中發(fā)現(xiàn)了以上問題又未及時上報，我們將對其進行處罰，嚴重者將追究其法律責任。具體的處罰措施將由事業(yè)部辦公會研究決定。

　　在供應商管理中，我們還將根據供應商的表現(xiàn)給予獎勵或處罰。具體情況如下：

　　獎勵：

　　1.及時了解市場價格信息，并向事業(yè)部建議后帶來明顯經濟效益的；

　　2.采購的事項質優(yōu)價廉，節(jié)約資金金額較多的；3.揭露違反事業(yè)部有關規(guī)定的行為。

　　處罰：

　　1.不執(zhí)行事業(yè)部采購價格的；

　　2.不經批準，擅自實施采購的；

　　3.在采購過程中收受回扣，謀取小團體及個人私利的；4.泄露事業(yè)部采購機密的；

　　5.不按要求上報具有風險的采購事項的；6.其他違反事業(yè)部供應商管理相關規(guī)定的行為。

　　對于情節(jié)嚴重者，我們將解除其勞動合同；對于觸犯法律法規(guī)者，我們將依法移交司法機關處理。獎勵和處罰的方式將由事業(yè)部辦公會研究決定。

　　最后，本辦法由經營管理部負責解釋，并于20xx年XX月X日起執(zhí)行。

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