規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程 提高計(jì)劃工作質(zhì)量

規(guī)范業(yè)務(wù)工作流程 提高計(jì)劃工作質(zhì)量 計(jì)劃工作是供應(yīng)工作的龍頭。計(jì)劃工作質(zhì)量的好壞直接影響到能否及時(shí)地組織到站段運(yùn)輸生產(chǎn)所需要的物資，所提供的物資價(jià)格是否最低、質(zhì)量是否最優(yōu)、能否保證安全。計(jì)劃員的業(yè)務(wù)能力是計(jì)劃工作質(zhì)量好壞的關(guān)鍵。由于去年的管界調(diào)整，濟(jì)南局的物資管理與上海局的管理模式有所不同，原濟(jì)南局制定的一些規(guī)章制度已不適應(yīng)新的形勢(shì)的要求，加之計(jì)劃員的崗位經(jīng)常變動(dòng)，計(jì)劃員的業(yè)務(wù)素質(zhì)參差不齊，導(dǎo)致在業(yè)務(wù)工作中出現(xiàn)了一些問題。盡管圓滿完成了物資供應(yīng)任務(wù)，但離規(guī)范管理的要求有一定的差距。個(gè)別計(jì)劃員工作中處理問題想當(dāng)然，執(zhí)行規(guī)定不到位，個(gè)別敏感環(huán)節(jié)缺乏控制，不能相互制約，可能會(huì)產(chǎn)生舞弊行為，考核時(shí)有時(shí)沒有標(biāo)準(zhǔn)，比較隨意。因此將業(yè)務(wù)流程進(jìn)一步規(guī)范，統(tǒng)一要求，形成靠制度管人的科學(xué)機(jī)制，十分必要。   一、計(jì)劃工作存在問題的表現(xiàn)及分析   經(jīng)過座談，存在的主要問題有以下幾個(gè)方面： 1.站段提報(bào)的書面計(jì)劃項(xiàng)目不齊全，特別是當(dāng)站段對(duì)進(jìn)料渠道進(jìn)行建議時(shí)，不清楚是站段的意見還是個(gè)別計(jì)劃員的個(gè)人行為，一旦出現(xiàn)質(zhì)量或價(jià)格等方面的問題，容易出現(xiàn)扯皮，不利于界定雙方的責(zé)任。 2.業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人對(duì)站段的用料需求掌握不全面，一旦發(fā)生供應(yīng)不及時(shí)的情況，很可能已經(jīng)造成了不良影響，或當(dāng)事人私下處理，不利于事前督促和事后考核。 3.部分計(jì)劃員執(zhí)行比質(zhì)比價(jià)采購(gòu)的規(guī)定不到位，同一種物資價(jià)格變動(dòng)過于頻繁，外地物資比質(zhì)比價(jià)標(biāo)準(zhǔn)過寬。當(dāng)?shù)匚镔Y標(biāo)準(zhǔn)雖然很細(xì)，但單項(xiàng)物資達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)量有限，同類物資夠標(biāo)準(zhǔn)，但和以前的規(guī)定不一致。 4.部分業(yè)務(wù)員發(fā)票處理不及時(shí)。有時(shí)料已經(jīng)送到單位好長(zhǎng)時(shí)間，但發(fā)料單未開，時(shí)間滯后，給站段核算帶來不便，個(gè)別發(fā)票時(shí)間過長(zhǎng)，易形成懸?guī)�懸案�?5.個(gè)別計(jì)劃員工作不嚴(yán)謹(jǐn)，臺(tái)帳填寫不規(guī)范，填寫項(xiàng)目不齊全，傳遞不及時(shí)。 6.個(gè)別計(jì)劃員工作拖拉。由于對(duì)工作內(nèi)容無(wú)明確的時(shí)間要求，考核時(shí)不好定性。   二、工作流程的作用及其制定的原則   工作流程是指為完成某一目標(biāo)或工作任務(wù)時(shí)進(jìn)行的一系列邏輯相關(guān)的活動(dòng)的有序結(jié)合。如果保證工作取得好的結(jié)果，就必須控制好流程的運(yùn)行。 例如計(jì)劃工作，從接受站段申請(qǐng)計(jì)劃開始，一直到把物資送到站段投入到運(yùn)輸生產(chǎn)當(dāng)中，就是一個(gè)具有相當(dāng)環(huán)節(jié)的業(yè)務(wù)流程。只有把每一個(gè)環(huán)節(jié)控制好了，才能保證計(jì)劃工作質(zhì)量。 制度是維系流程正常運(yùn)作的規(guī)范，要根據(jù)流程的每一個(gè)環(huán)節(jié)，制定科學(xué)的工作標(biāo)準(zhǔn)，明確每一個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)達(dá)到的要求。切實(shí)做到工作有標(biāo)準(zhǔn)，考核有依據(jù)。不因人員變動(dòng)而使工作產(chǎn)生偏差。 我們對(duì)計(jì)劃員的工作職責(zé)進(jìn)行了認(rèn)真梳理，確定了主要工作事項(xiàng)。主要包括：計(jì)劃受理、計(jì)劃確認(rèn)、計(jì)劃上報(bào)、編制采購(gòu)計(jì)劃、實(shí)施采購(gòu)、單據(jù)處理、懸?guī)�懸案處理、�?yōu)質(zhì)服務(wù)、物資紀(jì)律幾個(gè)方面。對(duì)每一個(gè)事項(xiàng)都明確了具體要求，完成時(shí)間及考核人員。 主要遵循以下原則： 1.全過程控制。流程包括計(jì)劃員所能涉及到的所有工作項(xiàng)目，不留死角。 2.閉環(huán)控制。有要求，有考核，有反饋。 3.與上級(jí)政策相一致。嚴(yán)格執(zhí)行處里的各項(xiàng)規(guī)定。 4.逐級(jí)負(fù)責(zé)制。計(jì)劃員、業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人、監(jiān)管組各司其職。 5.持續(xù)改進(jìn)。流程是一個(gè)不斷完善的過程，根據(jù)新的情況和執(zhí)行中出現(xiàn)的問題，及時(shí)進(jìn)行修訂。   三、流程要點(diǎn) 1、月度計(jì)劃必須是規(guī)范的書面計(jì)劃，包括經(jīng)辦人、審核人、單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。如站段對(duì)進(jìn)料渠道進(jìn)行建議，須有單位公章和單位領(lǐng)導(dǎo)簽字。臨時(shí)追加計(jì)劃如果是電話要料，接電人要做好記錄，品名、規(guī)格、型號(hào)、需用時(shí)間要記錄齊全，主管計(jì)劃員不在，應(yīng)由接電人代記，事后及時(shí)告知。站段申請(qǐng)計(jì)劃經(jīng)科長(zhǎng)簽字確認(rèn)。  2.按照路局物采管（2005）33號(hào)《關(guān)于公布物資采購(gòu)分工范圍的通知》。屬物管處采購(gòu)的物資經(jīng)科長(zhǎng)簽認(rèn)后一日內(nèi)及時(shí)報(bào)物管處。 3. 必須從準(zhǔn)入供應(yīng)商中采購(gòu)，確需從非準(zhǔn)入單位采購(gòu)的，經(jīng)科長(zhǎng)簽字報(bào)監(jiān)管組同意后方可采購(gòu)。屬集采分供范圍的，按集采分供渠道價(jià)格執(zhí)行，不得隨意調(diào)整。當(dāng)?shù)亓蠁雾?xiàng)2000元以上或同類同批物資5000元以上，外地料1萬(wàn)元以上的，納入比質(zhì)比價(jià)范圍。一次采購(gòu)金額10萬(wàn)元以上的，實(shí)行競(jìng)價(jià)采購(gòu)并報(bào)監(jiān)管組備案。所有采購(gòu)計(jì)劃均應(yīng)填寫采購(gòu)信息傳遞單，要求項(xiàng)目填寫齊全，不得漏項(xiàng)，在物資入庫(kù)前傳遞至倉(cāng)庫(kù)作為倉(cāng)庫(kù)收料依據(jù)。月度計(jì)劃2個(gè)工作日之內(nèi)完成，急用料隨時(shí)原則上不超過半個(gè)工作日。 4. 采購(gòu)實(shí)施，按批準(zhǔn)的渠道、價(jià)格執(zhí)行，通知有關(guān)渠道及時(shí)配送。跟蹤了解送料入庫(kù)情況，原則上一律入本站倉(cāng)庫(kù)，確需直送站段的，需由科長(zhǎng)批準(zhǔn)。當(dāng)?shù)亓?個(gè)工作日。外地料5個(gè)工作日。 5. 當(dāng)?shù)毓��?yīng)商每周送發(fā)票（或附表清單）一次，外地供應(yīng)商每半月寄送發(fā)票一次，計(jì)劃員收到發(fā)票后五個(gè)工作日內(nèi)收發(fā)料單必須傳至倉(cāng)庫(kù)。發(fā)票應(yīng)及時(shí)報(bào)銷，杜絕月底集中報(bào)銷，每月15日前收到的發(fā)票當(dāng)月必須報(bào)銷，15日后收到的發(fā)票次月必須報(bào)銷，特殊原因不能報(bào)銷的要向科長(zhǎng)說明原因。找科長(zhǎng)簽字報(bào)銷時(shí)應(yīng)掛支單、發(fā)票、采購(gòu)計(jì)劃齊全。單據(jù)要規(guī)范、準(zhǔn)確，直發(fā)料或有需要說明的物資，應(yīng)在備注欄詳細(xì)注明發(fā)貨時(shí)間、票號(hào)等信息。發(fā)料單經(jīng)接收單位簽字確認(rèn)后，計(jì)劃員不得私自通知管庫(kù)員變更價(jià)格，確需變更價(jià)格的，要報(bào)請(qǐng)科長(zhǎng)同意。 6. 懸?guī)�懸案處理，按時(shí)間順序編制成表，寫明形成原因，由科長(zhǎng)設(shè)定時(shí)間，限期處理。 站段有退換貨要求的，計(jì)劃員不得私自進(jìn)行處理，需向科長(zhǎng)匯報(bào)，落實(shí)清楚原因后再?zèng)Q定是否予以辦理。 7.計(jì)劃員不得私自轉(zhuǎn)結(jié)站段送來的發(fā)票，確屬生產(chǎn)急需產(chǎn)生的情況，由科長(zhǎng)向站領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)后決定是否辦理。 8、對(duì)待用戶要主動(dòng)熱情，不得推諉扯皮。服務(wù)中規(guī)范使用文明用語(yǔ)，杜絕服務(wù)忌語(yǔ)。有不良反映的，按控制程序進(jìn)行處理。每月到市場(chǎng)了解價(jià)格行情一次以上，隨時(shí)掌握市場(chǎng)變化，并寫出書面報(bào)告報(bào)監(jiān)管組和科長(zhǎng)各一份。每月攜帶走訪記錄本到主要用料站段走訪一次以上，征詢用戶對(duì)我站所供物資的質(zhì)量、價(jià)格、服務(wù)等方面的意見和建議，經(jīng)被訪單位簽字后報(bào)科長(zhǎng)審閱。 9、嚴(yán)格遵守有關(guān)規(guī)定。不得和供應(yīng)商串通，比價(jià)信息、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)價(jià)格等資料要妥善保管，不得外傳。不得接受供應(yīng)商的吃請(qǐng)、禮金及有價(jià)證券。 10、有違反上述之一條的，在次月考核工資中扣發(fā)當(dāng)事人50--200元。   四、結(jié)束語(yǔ) 企業(yè)管理提倡以人為本，管好人首先要管好崗位。不斷完善崗位管理文件，實(shí)施科學(xué)的流程再造。將工作中的得失及時(shí)進(jìn)行總結(jié)，上升為制度，實(shí)為管理的精髓。

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