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公司行政事務(wù)管理制度
總 則為進(jìn)一步適應(yīng)公司質(zhì)量、環(huán)境體系雙認(rèn)證的實(shí)施，規(guī)范公司行政事務(wù)管理行為，理順內(nèi)部關(guān)系，提高辦事效率，特制定本規(guī)定。本制度匯編了公司內(nèi)部的行政事務(wù)類(lèi)文件，以加強(qiáng)行政管理的有效性，并在公司內(nèi)部形成辦事有程序，工作有標(biāo)準(zhǔn)，事事有人管，人人有專責(zé)的工作局面。
第一章 會(huì) 議 管 理 制 度
一、內(nèi)部會(huì)議管理辦法
（一）、公司會(huì)議主要包括總經(jīng)理辦公會(huì)議、工作調(diào)度會(huì)議、各種專題會(huì)議、全體員工大會(huì)、部門(mén)會(huì)議及臨時(shí)會(huì)議等。
（二）、公司級(jí)會(huì)議的組織者為綜合處。
（三）、會(huì)議由綜合處提供服務(wù)，會(huì)議召開(kāi)應(yīng)提供、做好會(huì)議通知、材料、會(huì)場(chǎng)、記錄等各項(xiàng)服務(wù)，會(huì)議結(jié)束后，根據(jù)情況撰寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要，必要時(shí)提供水果、茶水、錄音、攝像、投影等服務(wù)。
（四）、會(huì)議通知形式主要為電話通知，處長(zhǎng)、部門(mén)經(jīng)理及以上人員應(yīng)通知到本人，其他人員通知到部門(mén)，由各部門(mén)自行通知。
（五）、與會(huì)人庇ρ細(xì)褡袷鼗嵋榧吐桑?壞貿(mào)俚�、岳_恕⑽薰嗜畢?；嵋櫧詡溆?氐羰只?韌ㄑ豆ぞ擼?嵋櫧詡湟??窆嶙ⅲ?壞媒煌方傭??牟輝諮苫蛩嬉庾叨??跋旎嵋檎?ｖ刃頡?span lang=en-us>
（六）、因故不能參加會(huì)議的，必須親自向綜合處說(shuō)明理由。
（七）、會(huì)議決議事項(xiàng)，與會(huì)人員應(yīng)在會(huì)后立即執(zhí)行，不得拖延或敷衍了事。
（八）、各處室、部門(mén)要把每次調(diào)度會(huì)及其它會(huì)議精神傳達(dá)到基層，也可根據(jù)自己部門(mén)的實(shí)際情況，定期召開(kāi)部門(mén)級(jí)會(huì)議傳達(dá)會(huì)議精神。
（九）、部門(mén)有關(guān)會(huì)議如需綜合處協(xié)助的應(yīng)提前通知綜合處，以便做出統(tǒng)一安排。
二、對(duì)外出租會(huì)議室、多功能廳管理辦法
（一）、公司所屬會(huì)議室及多功能廳由物業(yè)處負(fù)責(zé)辦理租用手續(xù)，綜合處負(fù)責(zé)提供相關(guān)會(huì)議服務(wù)。
（二）、物業(yè)處根據(jù)會(huì)議室使用情況與租用會(huì)議室單位商定相關(guān)出租事宜，填寫(xiě)《會(huì)議室使用登記單》，經(jīng)主管經(jīng)理簽字確認(rèn)后通知綜合處，綜合處同使用單位協(xié)商會(huì)議室使用的具體事宜（預(yù)約時(shí)間、需提供的服務(wù)等）。
（三）、租用單位于租用當(dāng)天將《會(huì)議室使用登記單》交與綜合處會(huì)議管理人員，待會(huì)議室使用完畢后，由會(huì)議室管理人員填入會(huì)議室實(shí)際使用時(shí)間，由租用單位簽字確認(rèn)后，綜合處返還物業(yè)處作為收費(fèi)依據(jù)。
第二章 辦 公 電 話 管 理 制 度
為了提高公司辦事效率，節(jié)約辦公經(jīng)費(fèi)，保證通訊聯(lián)絡(luò)，結(jié)合公司實(shí)際，特制定本規(guī)定：
一、公司電話主要用于辦公業(yè)務(wù)。使用電話通話要言簡(jiǎn)意賅，禁止在電話中閑聊，嚴(yán)禁撥打聲訊和信息電話。
二、各處室、部門(mén)使用管理插卡電話，經(jīng)理辦公室使用加鎖電話。
三、電話卡由辦公室負(fù)責(zé)刷卡。每次刷卡標(biāo)準(zhǔn)，處長(zhǎng)30元，部門(mén)經(jīng)理和管理人員20元，其他員工10元，綜治辦帶班組長(zhǎng)每人15元。使用完話費(fèi)后，到辦公室刷卡，并進(jìn)行登記。
四、安裝管理插卡電話后，不允許私接電話機(jī)通話，否則，將追究其直接責(zé)任人或部門(mén)負(fù)責(zé)人的責(zé)任，并依法追繳相應(yīng)的電話費(fèi)。
五、各處室負(fù)責(zé)人及員工要切實(shí)負(fù)起責(zé)任，以主人翁的態(tài)度管好、用好電話。員工因公或特殊情況需要撥打長(zhǎng)途電話者，統(tǒng)一到辦公室登記后，方可撥打。
六、由辦公室定期到電信局對(duì)各處室及部門(mén)電話使用情況進(jìn)行查詢監(jiān)督，并予以公布。
第三章 公 文 收 發(fā) 傳 閱 管 理 制 度
根據(jù)有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況，現(xiàn)就非質(zhì)量、環(huán)境體系文件收發(fā)、傳閱管理辦法規(guī)定如下：
一、公文撰寫(xiě)
1、公文草擬。根據(jù)需要和領(lǐng)導(dǎo)指示初步擬定文稿。公司發(fā)文由綜合處草擬，涉及各處室職責(zé)，需要由公司統(tǒng)一行文的，由各處室、部門(mén)草擬文稿。
2、公文審核。指對(duì)草擬文稿的審核，由綜合處負(fù)責(zé)。審核的主要內(nèi)容是：看是否的確需由公司統(tǒng)一行文、行文方式是否妥當(dāng)、是否符合行文規(guī)則和擬制公文的有關(guān)要求等。不需由公司統(tǒng)一行文的公文，由各處室、部門(mén)自行發(fā)文。
3、公文復(fù)核。指公文正式印制前對(duì)文稿的校對(duì)、核稿，重點(diǎn)是看：審批、簽發(fā)手續(xù)是否完備，附件材料是否齊全，格式是否統(tǒng)一、規(guī)范等。
4、公文簽發(fā)。將經(jīng)審核的文稿交領(lǐng)導(dǎo)簽字，批準(zhǔn)發(fā)文。公司級(jí)公文由總經(jīng)理簽發(fā)，各處室、部門(mén)或某特定業(yè)務(wù)范圍的行文，由處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人簽發(fā)。
5、公文的印刷、用印。 經(jīng)審核無(wú)誤后的公文的即可印刷與裝訂。如需加蓋公章的按《印章管理辦法》加蓋公章。
二、公文發(fā)放
指將公文發(fā)放到相關(guān)部門(mén)。確定發(fā)文后，綜合處發(fā)文人員要在《高新物業(yè)發(fā)文表》上編制發(fā)文編號(hào)，登記公文名稱、發(fā)文日期、數(shù)量、發(fā)放部門(mén)等。對(duì)內(nèi)發(fā)放文件須有各處室、部門(mén)相關(guān)人員簽收。公司級(jí)文件發(fā)放時(shí)只發(fā)到處室及相關(guān)部門(mén)，處室、部門(mén)內(nèi)部的傳達(dá)由各處室、部門(mén)自行管理。各處室、部門(mén)收到文件后要簽字確認(rèn)。
三、公文的傳閱
接收的文件需由多部門(mén)閱看時(shí)，經(jīng)綜合處處長(zhǎng)、總經(jīng)理在《文件批閱卡》上審批后，原文件附《文件批閱卡》交由相關(guān)處室、部門(mén)閱看，閱看人員簽字確認(rèn)。
四、公文歸檔
公司發(fā)文由綜合處及時(shí)歸檔，填寫(xiě)《文件歸檔登記表》。各處室、部室自行發(fā)放的文件，如有必要應(yīng)及時(shí)報(bào)送綜合處歸檔。
第四章 辦 公 用 品 管 理制 度
為進(jìn)一步開(kāi)源節(jié)流，規(guī)范辦公用品管理，特做如下規(guī)定：
一、職責(zé)及范圍
（一）本制度所指辦公用品是指日常辦公用品及一些低值易消耗品，本制度規(guī)定了辦公用品計(jì)劃、采購(gòu)、發(fā)放、使用、保管等方面的職責(zé)和管理要求。
（二）辦公用品的采購(gòu)、保管及發(fā)放歸口綜合處管理。各處室、部門(mén)辦公用品計(jì)劃、領(lǐng)取、使用、保管等由各處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人或指定專人負(fù)責(zé)。
二、辦公用品計(jì)劃、采購(gòu)、保管及發(fā)放管理辦法
（一）、每月15日以前，各處室、部門(mén)自行統(tǒng)計(jì)本處或部門(mén)的辦公用品需求狀況，并列出詳細(xì)計(jì)劃，分類(lèi)（日常辦公用品、印刷品、其它）填寫(xiě)《用料計(jì)劃單》，計(jì)劃本著“節(jié)省、實(shí)用、必需”的原則，經(jīng)處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人審批后統(tǒng)一提交綜合處。
（二）、綜合處采購(gòu)人員根據(jù)實(shí)際情況給予審核并制定采購(gòu)計(jì)劃及預(yù)算，報(bào)經(jīng)綜合處處長(zhǎng)審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后進(jìn)行采購(gòu)，并于每月25日至30日發(fā)放。
（三）、公司新到工作人員的辦公用品，綜合處根據(jù)各處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人提供的名單和用品清單，負(fù)責(zé)為其配備必要的辦公用品，以保證新到人員的正常工作。
（四）、除正常配給的辦公用品外，若還需用其它日常辦公用品的，由使用部門(mén)填寫(xiě)書(shū)面《辦公用品申請(qǐng)單》，須經(jīng)綜合處處長(zhǎng)批準(zhǔn)方可領(lǐng)用。
（五）、采購(gòu)人員要以做到辦公用品齊全、質(zhì)優(yōu)價(jià)廉、庫(kù)存合理、開(kāi)支適當(dāng)為原則，并要建立帳目，根據(jù)《物資的驗(yàn)收、出入庫(kù)及保管制度》辦好入庫(kù)、出庫(kù)手續(xù)。
（六）、辦公用品管理一定要做到文明、清潔、注意安全、防火、防盜、嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，非工作人員不得隨意進(jìn)入庫(kù)房。
（七）、各部門(mén)物品領(lǐng)用人應(yīng)本著勤儉節(jié)約的原則使用辦公用品，適合以舊換新的用品要以舊換新，綜合處有權(quán)對(duì)各部門(mén)的領(lǐng)用情況予以審核與監(jiān)督。
第五章 辦公設(shè)備（軟件）更新、維護(hù)、使用制度
一、職責(zé)及范圍
1、公司辦公設(shè)備包括：電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、電話、照相機(jī)、攝像機(jī)、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備、多功能廳彩電、音響、投影儀及各處室、部門(mén)配備的空調(diào)等各種貴重物品。辦公軟件是指各類(lèi)因辦公需要而購(gòu)買(mǎi)或?qū)I(yè)制作的軟件。為了保證各項(xiàng)辦公設(shè)備的正常使用，各類(lèi)辦公軟件的安全操作，發(fā)揮辦公設(shè)備及辦公軟件的最大功效，特制定本制度。
2、傳真機(jī)、照相機(jī)、攝像機(jī)、多功能廳（會(huì)議室）內(nèi)彩電及vcd、dvd均由綜合處指定專人保管、使用，定期進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題應(yīng)及時(shí)報(bào)告，由綜合處通知定點(diǎn)維修公司的技術(shù)人員前來(lái)檢查、維修、保養(yǎng)。
3、各處室配備的計(jì)算機(jī)，由各處室指定專人定期負(fù)責(zé)清潔工作。
二、更新、維修及維護(hù)保養(yǎng)
1、辦公設(shè)備的更新是指辦公設(shè)備的升級(jí)或更新、移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備的采購(gòu)、各類(lèi)耗材的補(bǔ)給、特殊配套設(shè)備的購(gòu)置。辦公設(shè)備發(fā)生各種故障不能使用時(shí)即可進(jìn)行維修。辦公軟件的更新是指由于工作而需新購(gòu)置或升級(jí)的各類(lèi)應(yīng)用軟件。
2、需要進(jìn)行辦公設(shè)備更新時(shí)，由各處室、部門(mén)或設(shè)備監(jiān)管人填寫(xiě)《辦公設(shè)備更新（維修）申請(qǐng)單》，由處室、部門(mén)負(fù)責(zé)人審核、總經(jīng)理批準(zhǔn)，由綜合處負(fù)責(zé)采購(gòu)。綜合處根據(jù)市場(chǎng)報(bào)價(jià)做好新購(gòu)置辦公設(shè)備的預(yù)算，經(jīng)綜合處處長(zhǎng)、總經(jīng)理審批后購(gòu)買(mǎi)、發(fā)放。
3、各類(lèi)辦公設(shè)備發(fā)生故障時(shí)，可隨時(shí)填寫(xiě)《辦公設(shè)備更新（維修）申請(qǐng)單》，通過(guò)定點(diǎn)公司或?qū)I(yè)維修人員進(jìn)行維修。
4、各類(lèi)辦公設(shè)備需要更換部件時(shí)，應(yīng)填寫(xiě)《辦公設(shè)備更新（維修）申請(qǐng)單》，經(jīng)綜合處處長(zhǎng)、總經(jīng)理審批后方可更換。
5、各處室、部門(mén)要妥善保管本部門(mén)或分管的辦公設(shè)備保修、維修、使用說(shuō)明書(shū)等資料。
三、辦公設(shè)備使用管理規(guī)定
1、計(jì)算機(jī)及外設(shè)使用時(shí)要注意防塵、防磁、防靜電、防水
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