會議室管理制度與服務(wù)

　　范 圍

　　1.本制度規(guī)定了會議室的安排原則、會議服務(wù)的基本要求和紀(jì)律要求。

　　2.本制度適用于會議接待服務(wù)。

　　會議室安排原則

　　1.先訂先安排：接待人員按訂會的申請時間順序做好登記，根據(jù)參會人數(shù)妥善安排好會議室。

　　2.遇到多個領(lǐng)導(dǎo)要求同時使用會議室時，應(yīng)以先滿足直屬最高領(lǐng)導(dǎo)要求為原則，妥善處理好其他領(lǐng)導(dǎo)的要求。

　　訂會接待

　　1.會議接待人員憑會議通知安排會議室，并將會議室和具體要求及時通知相應(yīng)會議室的服務(wù)員。

　　2.訂會接待人員在訂出會議室時，及時通知服務(wù)人員和會議設(shè)備調(diào)試人員。服務(wù)人員應(yīng)按要求及時做好會前的保潔工作和會中的飲水工作，設(shè)備調(diào)試人員要做好會議工程設(shè)備的調(diào)試及保障工作。

　　3.會議接待人員做好《會議接待登記表》。

　　會場準(zhǔn)備

　　1.服務(wù)員應(yīng)根據(jù)辦會方會議通知要求，準(zhǔn)備會務(wù)所需物品、用具，完成會場布置，并做好會議的相關(guān)登記工作。

　　2.會場布置應(yīng)注意以下事項：

　　—會議主席臺按照與會人數(shù)擺放桌椅;

　　—會場桌椅排列整齊;

　　—準(zhǔn)備所需的茶杯、茶葉、席位卡、礦泉水及紙張、文具等物品。

　　—茶杯、礦泉水及毛巾、席位卡等物品擺放要求整齊統(tǒng)一、錯落有致、和諧美觀。瓷茶杯杯柄向右(杯蓋、茶杯、杯托上的花紋相對應(yīng))，毛巾托放置于茶杯的左下方。一次性紙杯上的文字正對客人。

　　—擺放席位卡時要根據(jù)訂會者要求，考慮與會者身份。

　　—會前一小時應(yīng)打開空調(diào)，并檢查設(shè)施設(shè)備是否完好，發(fā)現(xiàn)異常及時報修�？照{(diào)溫度要根據(jù)季節(jié)視情節(jié)而定，如辦會方有要求，遵照辦會方要求設(shè)置。

　　3.會場布置完畢，服務(wù)員應(yīng)全面檢查一次，防止疏漏。重要會議可聯(lián)絡(luò)會議申請部門聯(lián)系人前來確認(rèn)是否符合要求。

　　會中服務(wù)

　　1.接待與會人員時，會務(wù)服務(wù)員應(yīng)按規(guī)范禮儀迎接，站姿準(zhǔn)確，使用禮貌用語，及時正確地引導(dǎo)與會者入座。

　　2.會務(wù)服務(wù)員一般應(yīng)在會前五分鐘上茶。如與會者提前入場，落座后服務(wù)人員應(yīng)及時上茶。

　　3.會務(wù)服務(wù)員在會議期間每間隔15分鐘為與會人添加茶水一次。并及時觀察會議人員用茶情況，添水間隔時間作適當(dāng)調(diào)整。

　　4.添加茶水時要根據(jù)職務(wù)大小按順序進行。動作規(guī)范、輕盈，不影響與會人開會。

　　5.會議過程中，會務(wù)服務(wù)員應(yīng)注意觀察并調(diào)整會場內(nèi)空調(diào)溫度。

　　6.當(dāng)與會人數(shù)較預(yù)訂增多未準(zhǔn)確茶杯時，應(yīng)及時使用托盤送上茶水。

　　會后整理

　　1.會議結(jié)束后會議服務(wù)人員應(yīng)立即清掃會場，檢查有無遺留物品。

　　2.按衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)清洗、消毒使用過的物品，放置于規(guī)定位置，要求擺放整齊有序。

　　3.注意將桌面、地面上茶水處理干凈，以免形成茶漬。

　　4.做好《會議服務(wù)情況記錄》。

　　會議室安全管理

　　1.下班對會議室進行安全檢查工作，發(fā)現(xiàn)問題及時報告。

　　2.工作時注意四周環(huán)境，發(fā)現(xiàn)有異味、雜聲等異常情況，及時追查。

　　3.工作完畢，會議設(shè)備管理員應(yīng)將有關(guān)設(shè)施設(shè)備復(fù)原，工具放到規(guī)定的地方。

　　4.會議服務(wù)員下班前應(yīng)鎖好會議室門、窗。會議負(fù)責(zé)人就應(yīng)監(jiān)督檢查。

　　5.會議室鑰匙由責(zé)任區(qū)域會議服務(wù)員保管。

　　會議室衛(wèi)生管理

　　1.會議室應(yīng)責(zé)任到人(會議服務(wù)員)，責(zé)任人每天上班時應(yīng)對會議室衛(wèi)生打掃一遍，確保會議室處于待命狀態(tài)。

　　2.每次會議后，責(zé)任會議服務(wù)員及時做好會議室保潔工作。

　　3.會議服務(wù)員做完衛(wèi)生后檢查區(qū)域內(nèi)門、燈、空調(diào)等設(shè)施設(shè)備的完好情況，發(fā)現(xiàn)問題及時報修。

　　4.做衛(wèi)生時，打開會議室門窗通風(fēng)透氣，并在半小時左右把窗門關(guān)好。

　　5.會議室桌面、窗臺、茶幾、沙發(fā)、電話、茶水柜臺面、各類開關(guān)、門、地面、屏風(fēng)、操作臺、服務(wù)臺、垃圾桶、煙缸等每日必須保潔1次;踢腳線、桌腳、椅腳、門頭、門框、桌子夾板、桌子下面、沙發(fā)下、壁燈、茶水柜(內(nèi))水瓶外殼、鏡子、筆筒等每周必須保潔2次;衣柜頂、護墻板、筆筒(內(nèi))、盆栽(花葉、盆外表面、盆托)、壁畫等每周必須保潔1次;地毯、沙發(fā)、窗簾的清洗視清潔狀況確定。

　　6.會議室必須保證無污跡、無灰塵，清潔明亮，如不按規(guī)定完成任務(wù)，抽查到一項罰款20元，一個月內(nèi)抽查到2次者每項罰款50元。

　　紀(jì)律要求

　　1.會議服務(wù)人員上午7：40上班，11：30下班;下午14：00上班，17：30下班。如有會議下班時間隨會延遲。

　　2.會議負(fù)責(zé)人員不定期抽查會議室的衛(wèi)生、會議服務(wù)人員的儀容、儀表，如不按要求著裝每發(fā)現(xiàn)1次罰款20元。如有辦會人員反映不及時倒水，不按辦會方要求服務(wù)的視情節(jié)扣發(fā)工資或做書面檢查。

　　3.設(shè)備管理人員要根據(jù)會議要求，做好設(shè)備的調(diào)試和相關(guān)工作。平時要做好每個會議室各項設(shè)備的維護工作。按要求完不成任務(wù)者，視情節(jié)扣發(fā)工資。

　　4.其它考勤規(guī)定同保潔人員相同。

　　注：此制度從2015年1月起執(zhí)行，如有漏洞，運行中及時更正。

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