員工入職管理制度
員工入職管理規(guī)定
1 目的
規(guī)范PAS&GELS公司員工入職工作流程，幫助新員工消除對(duì)新環(huán)境的陌生感，順利將其導(dǎo)入公司的文化氛圍中，在試用期內(nèi)對(duì)新員工的工作進(jìn)行跟蹤和評(píng)估，為員工轉(zhuǎn)正提供依據(jù)，同時(shí)有效規(guī)范用工風(fēng)險(xiǎn)。
2 適用范圍
適用于PAS&GELS公司所有員工的入職工作。
3 關(guān)鍵詞
3.1入職：是指員工被單位錄用，接到錄取通知并按時(shí)到錄取公司辦理入職手續(xù)，雙方正式建立勞動(dòng)關(guān)系，只完成公司相關(guān)規(guī)章制度等入職培訓(xùn)，還沒(méi)有被指派到崗位上接受崗位職責(zé)和工作試用。
3.2上崗：是指員工與錄取公司正式確定勞動(dòng)關(guān)系后，完成人力資源部安排的公司相關(guān)規(guī)章制度方面的入職培訓(xùn)，由人力資源部引并轉(zhuǎn)交用人部門(mén)負(fù)責(zé)人，由用人部門(mén)負(fù)責(zé)人指定崗位，明確崗位職責(zé)，確定指導(dǎo)老師，開(kāi)始崗位培訓(xùn)和崗位試用。
3.3試用期培訓(xùn)：新員工在辦理完相關(guān)入職手續(xù)后，由公司人力資源部根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃表展開(kāi)一系列試用期培訓(xùn)工作，主要包括公司介紹、企業(yè)文化、規(guī)章制度、崗位業(yè)務(wù)培訓(xùn)等，通過(guò)培訓(xùn)使員工了解所從事的工作的基本內(nèi)容與方法，使他們明確自己工作的職責(zé)、程序、標(biāo)準(zhǔn)，并向他們初步灌輸企業(yè)及其部門(mén)所期望的態(tài)度、知識(shí)、技能，從而更快地融入公司文化氛圍中，順利展開(kāi)工作。
3.4試用期評(píng)估：通過(guò)對(duì)新員工在試用期間的跟蹤、觀(guān)察和訪(fǎng)談，從工作業(yè)績(jī)、能力、態(tài)度等全方位做出客觀(guān)評(píng)價(jià)，以確定新員工是否符合公司要求。
4 入職通知
4.1最終面試負(fù)責(zé)人確定員工是否錄用，將被錄用人員的隸屬部門(mén)、崗位名稱(chēng)、薪資待遇、入職時(shí)間、其它特殊事項(xiàng)通知人力資源部。
4.2人力資源專(zhuān)員接到以上的信息后，以電話(huà)聯(lián)系的方式將入職通知告知被錄用人員，通知內(nèi)容包括隸屬部門(mén)、崗位名稱(chēng)、入職時(shí)間、入職所需資料、其它(如個(gè)人用品)等。
5 入職準(zhǔn)備
在新員工入職的前一天，與員工入職工作相關(guān)的部門(mén)提前做好相應(yīng)的準(zhǔn)備工作，以順利迎接新員工的到來(lái)。
5.1行政部
5.1.1工位確定(與用人部門(mén)溝通)。
5.1.2辦公工具(如辦公電腦及辦公椅)，在新員工入職前一天安置好。
5.1.3公司郵箱、RTX、CRM相關(guān)賬號(hào)與權(quán)限設(shè)置的開(kāi)通。
5.1.4筆記本、簽字筆、文件夾、書(shū)架、垃圾桶等辦公用品。
5.1.5門(mén)禁卡。
5.1.6培訓(xùn)資料(電子版或紙版)。
5.2人力資源部
5.2.1勞動(dòng)合同(一式兩份)。
5.2.2保密協(xié)議(一式兩份)。
5.2.3入職手續(xù)清單(一份)。
5.2.4入職登記表(一份)。
5.2.5培訓(xùn)資料(電子版或紙版)。
5.2.6新員工入職前一天將其入職時(shí)間通知行政部和用人部門(mén)。
5.3用人部門(mén)
5.3.1工位衛(wèi)生清理。
5.3.2電腦軟件配置。
5.3.3崗位說(shuō)明書(shū)。
5.3.4指導(dǎo)老師。
5.3.5培訓(xùn)資料(電子版或紙版)。
5.4 入職員工
5.4.1身份證原件及復(fù)印件4份。
5.4.2畢業(yè)證原件及復(fù)印件1份。
5.4.3學(xué)位證原件及復(fù)印件1份(如果有)。
5.4.4資格證書(shū)原件及復(fù)印件1份(如果有)。
5.4.5離職證明原件1份。
5.4.6體檢證明原件1份(視情況而定)。
5.4.7彩色1寸照片2張。
5.4.8個(gè)人用品(如水杯等必需品)。
6 入職報(bào)到
6.1新入職員工按照入職通知中約定的報(bào)到時(shí)間，帶齊所有資料準(zhǔn)時(shí)到公司進(jìn)行報(bào)到，公司前臺(tái)(或行政專(zhuān)員)熱情接待并對(duì)新員工的到來(lái)表示歡迎，然后將引領(lǐng)新員工至人力資源部。
6.2人力資源專(zhuān)員首先對(duì)新員工的到來(lái)表示歡迎，與新員工進(jìn)行簡(jiǎn)單的寒暄，以接近距離感。將入職流程向新員工進(jìn)行講解，以方便其辦理相關(guān)手續(xù)。
7 入職手續(xù)辦理
新員工入職報(bào)到后，由人力資源專(zhuān)員安排新員工進(jìn)行入職手續(xù)辦理的工作。辦理次序依次為：人力資源部——行政部——用人部門(mén)。
7.1 人力資源部
根據(jù)入職手續(xù)清單，逐項(xiàng)辦理以下工作，每完成一項(xiàng)打“√”注明。其中7.1.1-7.1.8項(xiàng)由人力資源專(zhuān)員負(fù)責(zé)，7.1.9項(xiàng)由人力資源總監(jiān)負(fù)責(zé)。
7.1.1收取并審核員工提供的資料，原價(jià)審核后交還新員工，復(fù)印件存檔。如果材料不齊全，與員工約定補(bǔ)齊時(shí)間，一般為1個(gè)月，到期仍舊無(wú)法補(bǔ)齊者，按照勸退處理。如果發(fā)現(xiàn)證件不真實(shí)，取消其入職資格。
7.1.2安排新員工填寫(xiě)入職登記表。
7.1.3簽署勞動(dòng)合同和保密協(xié)議。
7.1.4確認(rèn)有關(guān)檔案、戶(hù)口是否需要轉(zhuǎn)入事項(xiàng)，如有確定轉(zhuǎn)入時(shí)間。
7.1.5收集員工工資卡號(hào)(工行)，如果沒(méi)有告知員工及時(shí)去辦理。
7.1.6引領(lǐng)新員工至行政部，連同入職清單與行政部進(jìn)行移交。
7.1.7發(fā)布新人入職公告。
7.1.8整理員工個(gè)人檔案。每個(gè)員工各有一份，以單獨(dú)的檔案袋歸檔存放。內(nèi)容包括員工簡(jiǎn)歷、應(yīng)聘登記表(含照片)、試題及答案、面試評(píng)價(jià)表、入職登記表、入職清單、勞動(dòng)合同、保密協(xié)議、身份證復(fù)印件、畢業(yè)證復(fù)印件、學(xué)位證書(shū)復(fù)印件(如果有)、資格證書(shū)復(fù)印件(如果有)、離職證明、體檢證明、試用期面談?dòng)涗浖霸u(píng)估表、轉(zhuǎn)正申請(qǐng)及轉(zhuǎn)正申請(qǐng)測(cè)評(píng)表，在職期間所有的工作異動(dòng)情況(包括職務(wù)變動(dòng)、職等和薪等的調(diào)整變化、福利待遇、獎(jiǎng)懲、集體戶(hù)口狀況、檔案存放情況等)、放棄交納五險(xiǎn)一金的聲明、離職申請(qǐng)、離職工作交接單等所有資料。
7.1.9將新員工的入司時(shí)間、隸屬部門(mén)、崗位名稱(chēng)、薪資待遇、工資卡號(hào)通知財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)人。
7.2 行政部
行政專(zhuān)員在接到人力資源部移交來(lái)的新員工后，首先對(duì)新員工的到來(lái)表示歡迎。根據(jù)入職清單，逐項(xiàng)辦理以下工作，每完成一項(xiàng)打“√”注明。
7.2.1根據(jù)工作清單逐項(xiàng)發(fā)放辦公用品，并協(xié)助新員工進(jìn)行搬運(yùn)。
7.2.2將新員工指紋錄入考勤系統(tǒng)，發(fā)放門(mén)禁卡(一周內(nèi)完成)。
7.2.3將新員工引領(lǐng)至其工位，并進(jìn)行簡(jiǎn)單介紹。
7.2.4通知管理員開(kāi)通公司郵箱、RTX、CRM相關(guān)賬號(hào)與權(quán)限設(shè)置。
7.2.5對(duì)工位介紹完畢后將新員工連同入職清單移交用人部門(mén)負(fù)責(zé)人。
7.2.6收集名片印制所需的相關(guān)信息，擬需要進(jìn)行名片的印制工作。
7.2.7將新員工的通訊方式填入《公司員工通訊錄》，并E-mail給公司全體員工。
7.3 用人部門(mén)
用人部門(mén)負(fù)責(zé)人根據(jù)入職清單，逐項(xiàng)辦理以下工作，每完成一項(xiàng)打“√”注明。
7.3.1用人部門(mén)負(fù)責(zé)人首先進(jìn)行自我介紹，然后將本部門(mén)員工向新員工一一進(jìn)行介紹。
7.3.2用人部門(mén)負(fù)責(zé)人將指定的指導(dǎo)老師向新員工進(jìn)行介紹，并簡(jiǎn)述指導(dǎo)老師的責(zé)任。
7.3.3在召開(kāi)部門(mén)例會(huì)時(shí)，向新員工的加入表示熱情的歡迎。
7.3.4引領(lǐng)新員工至人力資源部，將新員工及入職清單移交人力資源專(zhuān)員。
8 試用期培訓(xùn)
入職手續(xù)按以上程序辦理完畢后，由人力資源部根據(jù)培訓(xùn)計(jì)劃表展開(kāi)新員工的入職培訓(xùn)工作。次序依次為：人力資源部——行政部——監(jiān)察部——用人部門(mén)。其中人力資源部、行政部和監(jiān)察部培訓(xùn)時(shí)間共半天，用人部門(mén)培訓(xùn)時(shí)間為1周。
8.1 人力資源部入職培訓(xùn)
8.1.1培訓(xùn)方式：采取授課和員工學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式。
8.1.2培訓(xùn)地點(diǎn)：公司會(huì)議室。
8.1.3培訓(xùn)時(shí)間：1小時(shí)。
8.1.4培訓(xùn)講師：人力資源主管或?qū)T(如無(wú)，暫由人力資源總監(jiān)代講)。
8.1.5培訓(xùn)內(nèi)容
(1)明確告知員工培訓(xùn)內(nèi)容將作為員工試用期評(píng)估的一種依據(jù)，并且需要填寫(xiě)培訓(xùn)記錄表。
(2)公司簡(jiǎn)介。
(3)組織架構(gòu)及人員構(gòu)成。
(4)公司的愿景、使命、價(jià)值觀(guān)。
(5)薪資、福利待遇。
(6)人事規(guī)章制度。
(7)財(cái)務(wù)相關(guān)制度，包括出差、借款、報(bào)銷(xiāo)等規(guī)定。
以上1-4項(xiàng)采取授課的方式向員工進(jìn)行宣講，5-6項(xiàng)采取要點(diǎn)講述和員工學(xué)習(xí)的方式進(jìn)行培訓(xùn)，首先由培訓(xùn)老師將其要點(diǎn)進(jìn)行講授，然后將相關(guān)制度以郵件形式發(fā)送給員工，由員工進(jìn)行學(xué)習(xí)。
8.1.6培訓(xùn)結(jié)束前給員工留出15分鐘左右的提問(wèn)時(shí)間，雙方進(jìn)行詳細(xì)的溝通，以達(dá)到培訓(xùn)的最佳效果。
8.1.7培訓(xùn)結(jié)束時(shí)請(qǐng)員工在培訓(xùn)紀(jì)錄上逐項(xiàng)填寫(xiě)，由員工和培訓(xùn)講師雙方共同簽字確定。
8.1.8培訓(xùn)結(jié)束后，由培訓(xùn)講師在入職清單上打“√”注明。
8.1.9人力資源部培訓(xùn)紀(jì)錄表由人力資源專(zhuān)員放入員工個(gè)人檔案里，歸檔保管。
8.2 行政部入職培訓(xùn)
人力資源專(zhuān)員通知行政部培訓(xùn)時(shí)間，并將新員工、入職清單、空白培訓(xùn)紀(jì)錄表一起移交至行政部。
8.2.1培訓(xùn)方式：采取授課和員工學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式。
8.2.2培訓(xùn)地點(diǎn)：公司會(huì)議室。
8.2.3培訓(xùn)時(shí)間：1小時(shí)。
8.2.4培訓(xùn)講師：行政主管或?qū)T。
8.2.5培訓(xùn)內(nèi)容
(1)明確告知員工培訓(xùn)內(nèi)容將作為員工試用期評(píng)估的一種依據(jù)，并且需要填寫(xiě)培訓(xùn)記錄表。
(2)工時(shí)和考勤、外出規(guī)定。
(3)請(qǐng)銷(xiāo)假規(guī)定。
(4)辦公用品的申領(lǐng)、保管、維修規(guī)定。
(5)會(huì)議注意事項(xiàng)和手機(jī)使用等相關(guān)規(guī)定。
(6)公司周邊環(huán)境、交通、就餐等。
(7)其它行政管理規(guī)定。
以上1-6項(xiàng)采取授課的方式向員工進(jìn)行宣講，第7項(xiàng)采取要點(diǎn)講述和員工學(xué)習(xí)的方式進(jìn)行培訓(xùn)，首先由培訓(xùn)老師將其要點(diǎn)進(jìn)行講授，然后將相關(guān)制度以郵件形式發(fā)送給員工，由員工進(jìn)行學(xué)習(xí)。
8.2.6培訓(xùn)結(jié)束前給員工留出15分鐘左右的提問(wèn)時(shí)間，雙方進(jìn)行詳細(xì)的溝通，以達(dá)到培訓(xùn)的最佳效果。
8.2.7培訓(xùn)結(jié)束時(shí)請(qǐng)員工在培訓(xùn)紀(jì)錄上逐項(xiàng)填寫(xiě)，由員工和培訓(xùn)講師雙方共同簽字確定。
8.2.8培訓(xùn)結(jié)束后，由培訓(xùn)講師在入職清單上打“√”注明。并將員工、入職清單和培訓(xùn)紀(jì)錄表一起移交至人力資源專(zhuān)員。
8.2.9行政部培訓(xùn)紀(jì)錄表由人力資源專(zhuān)員放入員工個(gè)人檔案里，歸檔保管。
8.3 財(cái)務(wù)部入職培訓(xùn)
人力資源專(zhuān)員通知財(cái)務(wù)部培訓(xùn)時(shí)間，并將新員工、入職清單、空白培訓(xùn)紀(jì)錄表移交至財(cái)務(wù)部。
8.3.1培訓(xùn)方式：采取授課和員工學(xué)習(xí)相結(jié)合的方式。
8.3.2培訓(xùn)地點(diǎn)：公司會(huì)議室。
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