行政辦公物品管理制度

行政辦公用品管理制度 行政辦公用品管理制度第一章 總則 第一條 目的為適應公司快速發(fā)展的需要，推進行政辦公物品的規(guī)范化 管理，控制辦公費用，本著節(jié)約高效的原則，特制定本制度。 第二條 適用范圍本制度適用于公司所屬各部門。 本制度所指辦公物品為員工日常辦公所用文具（含水筆、 筆記本、釘書器等）、辦公自動化所需用的耗材（含 U 盤、錄 音筆、5 墨盒等）、辦公設備（含電腦、復印機、打印機、傳真 機等）以及辦公家具（含桌、椅、柜等）。辦公用品分類 第二章 辦公用品分類第三條行政辦公物品的分類行政辦公物品分三類：辦公固定資產(chǎn)、辦公低值資產(chǎn)（辦 公固定資產(chǎn)和辦公低值資產(chǎn)統(tǒng)稱辦公資產(chǎn)）、辦公用品。 1、辦公固定資產(chǎn)指使用期限在兩年以上，在使用過程中保 持原有的實物形態(tài)，單位價值在 2000 元及以上的各種辦公家具 及辦公設備。1

2、 辦公低值資產(chǎn)指使用期限較長， 在使用過程中不易消耗， 單位價值在 2000 元以下 500 元以上的各種辦公家具及辦公設 備。 3、辦公用品指使用期限較短，價值較低，在使用過程中容 易消耗的各種辦公類資產(chǎn)。第三章行政辦公物 行政辦公物品的管理職責第四條辦公室的主要職責：辦公室是行政辦公物品的綜合管理部門，負責對行政辦公物品費用支出情況進行監(jiān)督、控 制，其管理職責主要包括： 1、供應商選擇及管理： 2、組織各部門行政物品管理程序監(jiān)控； 3、年度、每月辦公物品開支計劃的編制、報批和執(zhí)行： 4、行政辦公物品的分配、調(diào)撥、維修和報廢； 5、配合財務部對辦公物品進行盤點，建立行政辦公物品臺 賬，負責日常維護和修理。 第五條 部門資產(chǎn)負責人的主要職責：認真貫徹執(zhí)行公司的資產(chǎn)管理制度；部長負責本部門資產(chǎn)的保管和資產(chǎn)增減、轉(zhuǎn) 移、維護、報廢與監(jiān)督記錄；合理調(diào)配本部室內(nèi)的辦公設備等 資產(chǎn)。 第六條 資產(chǎn)使用人的主要職責：應該愛護公司財產(chǎn)，合2

理使用辦公設備，由人力資源總部協(xié)助負責培訓員工愛護國有 資產(chǎn)意識，正確使用辦公設備。如果因使用不當，人為破壞， 由使用人自行付費維修，并報送辦公室進行維修登記。第四章行政辦公物品采購第七條 辦公用品采購 1、 辦公室每月按各部門需求編制統(tǒng)一采購計劃、 編制資金 使用計劃，納入公司全面預算，報公司財務部列入每月全公司 資金計劃。 2、 辦公室持相關(guān)票根據(jù)公司相關(guān)財務規(guī)定報銷， 費用計入 各部門的年度預算執(zhí)行臺帳。 3、辦公耗材文具的領(lǐng)用參照需按照規(guī)格及使用情況購買， 并由辦公室主管領(lǐng)導批準后購進。購進消耗材料統(tǒng)一保管。 第八條 辦公類服務采購 辦公類服務采購指公司各部門對外印刷品、 宣傳品、 名片、 標牌等服務類的采購。 1、 公司辦公室辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后按程 序選擇服務供應商。 2、公司各部門有對外宣傳品、印刷品印制需求的，經(jīng)主管 領(lǐng)導審批后在公司辦公室公布服務供應商范圍內(nèi)選擇。 第九條 辦公資產(chǎn)采購3

1、辦公資產(chǎn)采購計劃 辦公資產(chǎn)使用部門編制 《年度辦公資產(chǎn)采購計劃》 并納年度 預算和經(jīng)營計劃，經(jīng)主管領(lǐng)導審批通過后提交辦公室匯總。 辦公室匯總各部門 《年度辦公資產(chǎn)采購計劃》 后

第一文庫網(wǎng) 編制公司年 度采購計劃，提交公司領(lǐng)導審批，審批通過后由辦公室執(zhí)行采 購計劃。 2、辦公資產(chǎn)臨時采購報批 各部門臨時需要購置辦公資產(chǎn)時，填寫《資產(chǎn)購買申請單》 （見附件二），經(jīng)公司領(lǐng)導審批通過并簽字后，提交辦公室實 施采購。 3、實施采購 辦公室進行貨比三家的方法進行詢價后，連同資產(chǎn)申請表 和詢價后的采購報價單上報公司領(lǐng)導，經(jīng)審批后方可到財務部 領(lǐng)取支票進行購買。 4、驗收 辦公室匯同使用部門根據(jù)采購計劃或申請表、購物發(fā)票、 購物明細驗收采購辦公資產(chǎn)，驗收完畢后填寫驗收單并簽字確 認，辦公室和使用部門各自登記辦公資產(chǎn)臺帳，填制固定資產(chǎn) 卡片。財務部根據(jù)入庫單和購物發(fā)票進行賬務處理。《資產(chǎn)購 買申請表》和購物明細復印件由辦公室統(tǒng)一保管。第五章辦公物品的管理4

第十條 辦公用品配發(fā) 1、各部門指定一名專人負責本部門辦公文具的領(lǐng)用和發(fā) 放。 2、辦公用品每月領(lǐng)用一次，由辦公室于每月 25 日配發(fā)。 辦公室負責辦理使用部門的領(lǐng)用手續(xù)，認真填寫文具領(lǐng)用登記 單（見附件一），并進行臺帳登記，寫明物品的名稱、規(guī)格、 單價、購買日期、使用人等。 3、辦公用品原則每月一次領(lǐng)清，不得另行申領(lǐng)。如有特殊 需求提前與辦公室申請。單價超過 100 元以上的辦公文具由辦 公室主管主任審批。配發(fā)后辦公室登記臺帳，寫明物品的名稱、 規(guī)格、單價、購買日期、使用人等。 4、員工在公司內(nèi)部調(diào)動，其使用的辦公用品可以帶走。 第十一條 辦公資產(chǎn)的管理 1、資產(chǎn)調(diào)撥 部門與部門之間轉(zhuǎn)移辦公設備等資產(chǎn)必須填寫《資產(chǎn)調(diào)撥 單》 （見附件三） 。必須嚴格按照審批順序執(zhí)行。審批順序：調(diào) 出部門負責人—調(diào)入部門負責人—辦公室確認簽字后，方可轉(zhuǎn) 移資產(chǎn)。員工之間不得私自調(diào)換自己使用的辦公設備等資產(chǎn)。 2、資產(chǎn)報廢 由部門負責人填寫《資產(chǎn)報廢申請單》 （見附件四） ，報公 司辦公室，辦公室會同財務部門進行資產(chǎn)損壞鑒定后，由辦公5

室主管領(lǐng)導審批，審批后方可報廢。辦公室與財務部門同時銷 帳。有再使用價值的，由辦公室收回統(tǒng)一維修、保管、再分配， 資產(chǎn)臺帳做相應調(diào)整。在報廢前，部門不得隨意丟棄，否則本 部門按照其原值賠償，并按照公司相關(guān)規(guī)定處罰。 3、資產(chǎn)的租用、出租和外借 （1） 公司需要的辦公資產(chǎn)原則上不提倡租用。如果確屬 需要，租用部門必須報公司辦公室審批，辦公室應盡量考慮在 公司內(nèi)部調(diào)配，調(diào)配確有困難而且購買不經(jīng)濟合算的情況下， 經(jīng)總經(jīng)理批準方可租用，租用手續(xù)由公司辦公室統(tǒng)一辦理。 （2）公司長期不使用的行政辦資產(chǎn)品可考慮對外出租和 外借。辦公室定期對所有閑置的辦公資產(chǎn)進行清查盤點，對其 中達到報廢條件的按相關(guān)制度辦理報廢手續(xù)，對長期閑置的物 品主動尋求外租，對今后沒有使用價值的物品進行出售。 4、辦公資產(chǎn)的日常維護、維修 （1）辦公室是辦公資產(chǎn)日常維護、維修的責任部門。 （2）辦公室編制辦公資產(chǎn)維修計劃，并納入預算和經(jīng)營計 劃。根據(jù)維修計劃對各部門辦公資產(chǎn)進行檢查，按期進行維護， 保證各物品正常工作。 （3） 各部門的辦公資產(chǎn)需要維修時， 由部門負責人填寫 《辦 公設備維修申請表》報送辦公室。不經(jīng)過部門資產(chǎn)負責人而私 自報送維修申請，則辦公室不予受理。 （4）辦公室接到申請單后，需對報修設備進行鑒定，進行6

相應的維修、更換，一般性修理應在三個工作日內(nèi)修理完畢， 其它較為復雜的修理應在七個工作日內(nèi)修理完畢。維修完畢后 及時登記《辦公設備維修記錄表》 （見附件五） ，資產(chǎn)使用部門 負責人簽字確認。 （6）若聘請外部單位進行維修，相關(guān)付款事項執(zhí)行資金支 付程序。 （5）由于人為原因造成辦公資產(chǎn)損壞，要按照物品的原價 進行賠償。 5、辦公資產(chǎn)的年終盤點 （1）年終資產(chǎn)清查由辦公室對各部(室)進行實物清查， 丟失的辦公資產(chǎn)由丟失部門按照原值賠償。資產(chǎn)清查結(jié)束后， 由辦公室將年終清查報告上報公司領(lǐng)導。具體清查程序可參照 《固定資產(chǎn)管理辦法》 （2）辦公物品丟失、損壞屬于過失人責任的，過失人應 承擔相應的賠償責任。 6、各部門部長要調(diào)離本部門時，人力資源要及時通知辦 公室，辦公室根據(jù)辦公資產(chǎn)臺帳清點調(diào)出人負責部門所使用的 資產(chǎn)，有短缺者，按照物品原價賠償，待辦理完辦公設備移交 手續(xù)后，方可調(diào)離本部門；一般員工調(diào)離本部門，由部長負責 該員工使用資產(chǎn)的移交，由人力資源部協(xié)助完成。第六章 附7則

第十二條 監(jiān)督實施。本制度由公司辦公室負責制定、解釋、修訂并第十三條 本制度自頒布之日起執(zhí)行。附件： 附件：1. 文具領(lǐng)用登記表 2. 資產(chǎn)購買申請表 3. 資產(chǎn)調(diào)撥單 4. 資產(chǎn)報廢申請單 5. 辦公設備維修記錄表資產(chǎn) 購 買申請日期：申 請 表申請人： 申請人： 采購目的： 采購目的：資產(chǎn)名稱1) 2)8申請部門： 申請部門：數(shù)量單價金額-

3) 4) 5) 6) 7) 8) 9) 10)-合計：-備注： 備注：注：請嚴格按照審批順序簽字申請部門： 申請部門： 部門負責人簽字： 部門負責人簽字： 部門主管領(lǐng)導簽字： 部門主管領(lǐng)導簽字： 審核： 辦公室負責人 審核： 審批： 總經(jīng)理 審批：9

資 產(chǎn) 調(diào) 撥 單日期資 產(chǎn) 名 稱型號、 型號、機號原使用部門現(xiàn)使用部門原、現(xiàn)部門負責人簽字10

資 產(chǎn) 報 廢 申 請 單

注：請嚴格按照審批順序簽字

申請部門(1)： 辦公室簽字：

部門負責人簽字： 財務部門簽字： 總經(jīng)理簽字：

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辦公設備維修記錄表

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