采購(gòu)合同的檔案管理制度4篇

采購(gòu)合同的檔案管理制度1

　　公司為進(jìn)一步規(guī)范銷(xiāo)售合同文檔和管理工作，提高管理水平，逐步實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售合同管理工作的規(guī)范化、制度化、科學(xué)化，特制定本制度。

　　一、制度

　　所指的合同檔案是公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)中形成的各種來(lái)往合同、協(xié)議、訂單、確認(rèn)書(shū)、價(jià)格變動(dòng)函等（包括巨盛、中能、舒爾茨、內(nèi)貿(mào)、外貿(mào)）。

　　二、公司在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，收取相應(yīng)客戶的資質(zhì)、往來(lái)的調(diào)查表等，也屬本管理制度的歸檔文件。

　　三、合同檔案管理原則

　　1、公司經(jīng)營(yíng)產(chǎn)品的'采購(gòu)、銷(xiāo)售均須訂立合同。

　　2、業(yè)務(wù)合同歸檔、保管、建立檔案，由銷(xiāo)售部管理，以確保檔案的完整、完全和有效利用。

　　3、銷(xiāo)售部指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、組織、整理、保管公司所有銷(xiāo)售業(yè)務(wù)合同文檔。

　　四、合同章管理原則

　　1、公司統(tǒng)一發(fā)放合同章，屬銷(xiāo)售業(yè)務(wù)使用的合同章發(fā)放到銷(xiāo)售部。

　　2、業(yè)務(wù)合同章除因工作需要留一枚由駐馬鋼辦事處保管外，其余均由指定人員保管。

　　3、各業(yè)務(wù)部門(mén)、業(yè)務(wù)人員用章時(shí)應(yīng)填寫(xiě)用章登記表，并附上用章的文本原件或復(fù)印件，交由銷(xiāo)售部經(jīng)理簽字后方可使用。若因工作需要帶合同章外出時(shí)，須辦借用手續(xù)，使用完畢后即行交回。

　　五、合同文檔的管理要求

　　1、合同文檔管理可以按“公司合同管理”中“合同編號(hào)”規(guī)定進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)。

　　2、保存的合同文檔每半年清理核對(duì)一次，如有遺失、損毀，要查明原因，及時(shí)處理并追究相關(guān)人員責(zé)任。

　　3、合同管理人員要加強(qiáng)對(duì)合同檔案的登計(jì)、監(jiān)督工作，要以原始記錄為依據(jù)，編制合同統(tǒng)計(jì)清單。

　　4、合同檔案管理人員應(yīng)根據(jù)實(shí)際需要編制合同檢索工具，以便有效地開(kāi)展合同文檔的查詢、利用工作。

　　5、各業(yè)務(wù)員可查閱合同文檔，確因工作需要須借出查閱，須經(jīng)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后方可辦理借閱手續(xù)，合同原件無(wú)特殊情況不得外借。

　　五、附則：

　　1、本制度自審批通過(guò)之日起實(shí)施。

　　2、本制度由銷(xiāo)售部負(fù)責(zé)解釋。

　　六、附件：《合同檔案登記表》

采購(gòu)合同的檔案管理制度2

　　一、檔案資料

　　招標(biāo)過(guò)程中所有的文字資料（含電子資料）、視頻資料都是檔案資料的組成部分，在項(xiàng)目完成后都必須整理歸檔。公司設(shè)立檔案室和檔案管理員，公司所有項(xiàng)目（含分公司項(xiàng)目）都必須統(tǒng)一歸檔，分公司項(xiàng)目除未中標(biāo)人投標(biāo)文件在分公司就地保管外，其余檔案必須由總公司統(tǒng)一歸檔管理。分公司撤銷(xiāo)時(shí)，未到期的未中標(biāo)投標(biāo)文件必須統(tǒng)一交到總公司檔案室，才能辦理撤銷(xiāo)手續(xù)。各分公司應(yīng)對(duì)自行保管的檔案參照總公司的要求妥善保管，總公司將不定期的對(duì)各分公司保管的檔案進(jìn)行抽查。

　　二、歸檔及備案時(shí)間

　　總公司項(xiàng)目，在項(xiàng)目分成前必須完成檔案資料的歸檔。分公司項(xiàng)目在簽發(fā)中標(biāo)通知書(shū)前必須完成除中標(biāo)通知書(shū)外的所有檔案資料的歸檔，在下個(gè)項(xiàng)目資料歸檔前將該項(xiàng)目的中標(biāo)通知書(shū)歸檔。有總公司外派人員的分公司，該外派人員兼任分公司檔案管理員，分公司檔案管理員應(yīng)督促分公司及時(shí)將應(yīng)由總公司統(tǒng)一管理的檔案包括電子資料及時(shí)交回總公司。

　　監(jiān)管機(jī)構(gòu)資料備案時(shí)間：

　　1、電子資料

　　電子資料文件夾格式為“項(xiàng)目編號(hào)+項(xiàng)目名稱(chēng)”（如：HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理處“職工之家”房建工程施工招標(biāo)），所有與本項(xiàng)目有關(guān)的電子資料（包括但不限于公告、資格預(yù)審文件、招標(biāo)文件、補(bǔ)充文件、資格審查報(bào)告、評(píng)標(biāo)報(bào)告、中標(biāo)候選人公示、中標(biāo)通知書(shū) 、投標(biāo)文件等）都拷貝到該文件夾下，在資料歸檔前上傳到公司FTP網(wǎng)站（操作方法詳見(jiàn)《公司電子檔案歸檔指南》），正式歸檔前由檔案管理員查看后才能辦理歸檔手續(xù)。中央投資項(xiàng)目，資料應(yīng)上傳中央投資項(xiàng)目管理網(wǎng)站，經(jīng)公司資質(zhì)管理人員審核確認(rèn)后才能辦理歸檔手續(xù)。

　　2、除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的.所有檔案資料，資料整理時(shí)應(yīng)注意按過(guò)程順序整理，特別是招標(biāo)過(guò)程比較復(fù)雜的項(xiàng)目。

　　2.1檔案盒：除未中標(biāo)人投標(biāo)文件外的所有檔案資料必須裝入專(zhuān)用檔案盒，檔案盒盒脊上貼上相應(yīng)的標(biāo)簽，保存期限為15年。

　　2.2湖南省政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案資料檔案盒內(nèi)應(yīng)設(shè)盒內(nèi)目錄不裝訂，單獨(dú)裝訂成冊(cè)的資料首頁(yè)設(shè)冊(cè)目錄，標(biāo)注冊(cè)內(nèi)編碼（用號(hào)碼機(jī)編碼），檔案盒內(nèi)資料一般包括如下資料：

　　2.2.1盒內(nèi)目錄

　　2.2.2備案資料

　　2.2.3招標(biāo)文件

　　2.2.4投標(biāo)文件正本

　　2.2.5中標(biāo)通知書(shū)

　　2.2.6資料移交登記表

　　2.2.7客戶反饋意見(jiàn)表

　　2.2.8其它資料

　　成冊(cè)的資料要求膠裝（中標(biāo)通知書(shū)、資料移交登記表、客戶反饋意見(jiàn)表不裝訂）。

　　公開(kāi)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：

　　邀請(qǐng)招標(biāo)采購(gòu)歸檔盒內(nèi)目錄：

　　項(xiàng)目負(fù)責(zé)人： ｘｘ

　　日期：ｘｘ年ｘｘ月ｘｘ日

采購(gòu)合同的檔案管理制度3

　　1.目的：加強(qiáng)采購(gòu)部檔案的收集和管理，提高工作效率，全面規(guī)范采購(gòu)管理體系，制訂本制度。

　　2.適用范圍：適用于采購(gòu)部對(duì)內(nèi)部文件及檔案的控制。

　　3.職責(zé)：

　　3.1采購(gòu)檔案管人員：負(fù)責(zé)采購(gòu)部所有文件的整理及歸檔。

　　3.2采購(gòu)經(jīng)理：負(fù)責(zé)采購(gòu)檔案文件調(diào)閱、銷(xiāo)毀等事項(xiàng)的審批。

　　4.檔案管理辦法：

　　4.1歸檔內(nèi)容分類(lèi)：

　　4.1.1采購(gòu)內(nèi)部文件的歸檔。

　　采購(gòu)部工作中需存檔的文件，采購(gòu)訂單、應(yīng)付賬款對(duì)賬單、工作計(jì)劃、采購(gòu)計(jì)劃、入庫(kù)單、退貨單及采購(gòu)部門(mén)相關(guān)管理文件資料。

　　4.1.2公司其他部門(mén)提供的文件歸檔。

　　公司其他部門(mén)提供的圖紙、采購(gòu)申請(qǐng)單、原材料質(zhì)量返饋單等相關(guān)資料。

　　4.1.3外來(lái)或外放文件的歸檔。

　　供應(yīng)商資料、采購(gòu)合同、報(bào)價(jià)單、對(duì)賬單聯(lián)絡(luò)函或其他與供應(yīng)商有聯(lián)系的文件資料。

　　4.1.4存儲(chǔ)在電腦或其它介質(zhì)上的資料。

　　采購(gòu)部的`臺(tái)賬、電子檔的文件記錄。

　　4.2檔案保存期限：

　　4.2.1公司內(nèi)部往來(lái)文件需保存3年。

　　4.2.2公司外部往來(lái)文件需保存5年。

　　4.2歸檔要求：

　　4.2.1歸檔文件材料應(yīng)齊全完整，按照文件的自然形成規(guī)律保持文件之間的歷史聯(lián)系及真實(shí)性。

　　4.2.2所有文檔均要編號(hào)，并建立目錄，逐項(xiàng)填寫(xiě)清楚，書(shū)寫(xiě)工整。

　　4.2.3所有存檔文件格式統(tǒng)一，而且有相關(guān)部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽字或蓋章，是有效文件。

　　4.2.4采購(gòu)部檔案要有專(zhuān)人、專(zhuān)位的保管。

　　4.2.5采購(gòu)部檔案要分類(lèi)保管并劃分檔案保管期限。

　　4.3檔案調(diào)閱：

　　4.3.1需查閱或借閱采購(gòu)部文件時(shí)，需向采購(gòu)部領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，得到批準(zhǔn)后借閱，查閱保密文件時(shí)，需履行審批手續(xù)，得到采購(gòu)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)。

　　4.3.2查閱檔案人員要求嚴(yán)格執(zhí)行安全和保密制度，不得泄露。

　　4.3.3查閱檔案應(yīng)當(dāng)日歸還；摘抄和復(fù)制檔案資料需經(jīng)采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)，檔案原件不得借出公司外部，如特殊情況借出，必須經(jīng)理采購(gòu)經(jīng)理審批簽字。

　　4.3.4采購(gòu)檔案管理人員，要及時(shí)收取借閱的檔案，避免遺失。

　　4.4檔案銷(xiāo)毀

　　4.4.1采購(gòu)檔案保管期限已滿或已失效，需要銷(xiāo)毀時(shí)由采購(gòu)部檔案管理人員提出銷(xiāo)毀意見(jiàn)，編制銷(xiāo)毀清單，該清單永久保存。

　　4.4.2辦理銷(xiāo)毀手續(xù)，必須經(jīng)由采購(gòu)經(jīng)理批準(zhǔn)備，方能銷(xiāo)毀。

　　4.4.3采購(gòu)檔案保管期已滿，但其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)和合同文件，應(yīng)單獨(dú)抽出，另行建立檔案，由檔案管理人員保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)和合同改造完畢為止。

采購(gòu)合同的檔案管理制度4

　　第一章 總則

　　一、為了規(guī)范公司合同檔案管理，有效地收集合同簽訂和履行過(guò)程中的有價(jià)值材料，維護(hù)公司的經(jīng)濟(jì)利益，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)，特制定本管理制度。 二、公司合同檔案由簽訂和履行合同過(guò)程中形成的協(xié)議、單證、函電及與此相關(guān)的具有保存價(jià)值的材料形成。

　　第二章 合同分類(lèi)

　　一、采購(gòu)合同：指為生產(chǎn)產(chǎn)品采購(gòu)原器件、外協(xié)部件、商品、禮品、固定資產(chǎn)等而簽訂的合同或框架協(xié)議。

　　二、銷(xiāo)售合同：指銷(xiāo)售公司產(chǎn)品而簽訂的合同或框架協(xié)議。

　　三、技術(shù)服務(wù)合同：指提供技術(shù)服務(wù)、產(chǎn)品維修、技術(shù)咨詢、技術(shù)轉(zhuǎn)讓等簽訂的合同。

　　四、產(chǎn)品合作合同：指公司購(gòu)買(mǎi)或轉(zhuǎn)讓技術(shù)、合作開(kāi)發(fā)技術(shù)或產(chǎn)品、合作或委托生產(chǎn)產(chǎn)品、外協(xié)加工以及商務(wù)合作等簽訂的合同。

　　五、測(cè)試協(xié)議：指用公司產(chǎn)品、商品、部件等用于外部測(cè)試的協(xié)議。 六、聯(lián)盟協(xié)議：指為拓展銷(xiāo)售渠道而簽訂的分銷(xiāo)商或代理商協(xié)議。 七、市場(chǎng)營(yíng)銷(xiāo)合同：指為市場(chǎng)運(yùn)作、品牌推廣等簽訂的廣告、宣傳等市場(chǎng)活動(dòng)合同。

　　八、財(cái)務(wù)合同：指與相關(guān)金融機(jī)構(gòu)簽訂的借款、還款、債券、保險(xiǎn)等合同。 九、企發(fā)合同：指為企業(yè)發(fā)展與相關(guān)機(jī)構(gòu)、部門(mén)、行業(yè)組織簽訂的合同。 十、綜合合同：區(qū)別于上述類(lèi)別的其他合同或協(xié)議。

　　第三章 檔案管理的責(zé)任分配

　　一、合同檔案管理的歸口部門(mén)為經(jīng)營(yíng)管理部。

　　經(jīng)營(yíng)管理部合同管理專(zhuān)員負(fù)責(zé)所有文件編號(hào)歸檔；非采購(gòu)、非銷(xiāo)售類(lèi)合同的蓋章和合同編號(hào)分配；合同相關(guān)檔案資料的收集、整理；所負(fù)責(zé)文件合同檔案的借閱、保存和銷(xiāo)毀。

　　二、各部門(mén)設(shè)檔案管理員予以協(xié)助管理。

　　各部門(mén)負(fù)責(zé)本部門(mén)合同或協(xié)議的編號(hào) 分配、檔案資料的收集整理。

　　第四章 文件合同歸檔要求

　　一、文件合同編號(hào)規(guī)則

　　合同號(hào)是合同檔案唯一的`保管單位。銷(xiāo)售合同號(hào)14位，其余均為12位。

　　文件合同號(hào)由公司號(hào)、年度號(hào)、分類(lèi)號(hào)、順序號(hào)、部門(mén)代碼組成。

　　基本模式：ST - 20xx － XS － 0001 － HT

　　1． 年度號(hào)：年度號(hào)由四位阿拉伯?dāng)?shù)字組成，指文件材料形成的年度。

　　2． 分類(lèi)號(hào)：分類(lèi)號(hào)是檔案號(hào)的主體, 分別依照合同類(lèi)別拼音首字母給予識(shí)別代碼。

　　3． 順序號(hào)：順序號(hào)4位，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示：0001、0002 …… 表示公司當(dāng)年某一類(lèi)合同的序號(hào)。

　　4． 部門(mén)代碼: 部門(mén)代碼僅限銷(xiāo)售合同，為各部門(mén)的漢語(yǔ)拼音簡(jiǎn)稱(chēng)；

　　二、合同簽訂人在合同上簽字后，由簽訂人或經(jīng)辦人辦理合同評(píng)審手續(xù)；經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審批后，到檔案管理員處編號(hào)并登記，到印鑒管理員處登記并蓋章。合同在雙方均蓋章生效后須將原件一份送到檔案管理員處存檔。

　　三、合同簽訂人或經(jīng)辦人負(fù)責(zé)將合同相關(guān)檔案資料及時(shí)提交給檔案管理員，并按月將合同的所有檔案資料提交完整。

　　四、所有檔案資料整理完整后，每月月初部門(mén)檔案管理員辦理檔案移交，填寫(xiě)《檔案移交單》，雙方簽字認(rèn)可，管理專(zhuān)員歸檔。

　　五、所有以公司名義簽訂的有效合同（訂單）原件一律要求在公司歸檔，各部門(mén)及平臺(tái)只留復(fù)印件備查。檔案管理員每月初將統(tǒng)計(jì)出各部門(mén)30天前簽訂的合同中尚未收回合同的清單，以電子郵件或傳真的形式發(fā)給各部門(mén)，各部門(mén)須將合同按要求歸檔。

　　六、檔案管理員每月5號(hào)前匯總本部門(mén)上月度的完整合同檔案資料，制作《合同檔案匯總表》提交經(jīng)營(yíng)管理部，并填制《檔案歸檔單》歸檔。 七、公司各部門(mén)的投標(biāo)標(biāo)書(shū)文件，無(wú)論是否中標(biāo)，都要求在投標(biāo)后1個(gè)月內(nèi)將文件的電子文檔（或光盤(pán)）交檔案管理員存檔。

　　第五章 合同檔案保管期限及銷(xiāo)毀

　　一、正式形成的合同檔案以合同簽訂之日起開(kāi)始計(jì)算檔案保管期限。

　　二、合同金額在50萬(wàn)元（不含）以下的保存10年；合同金額在100萬(wàn)元（不含）以下的保存15年； 合同金額在5000萬(wàn)元（不含）以下的保存50年； 合同金額在5000萬(wàn)元以上的永久保存。

　　三、檔案銷(xiāo)毀：

　　1．任何組織或個(gè)人未經(jīng)允許無(wú)權(quán)隨意銷(xiāo)毀公司檔案材料。

　　2．各檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查。

　　3. 合同文檔的保存條件要有防火、防潮、防有害生物等措施，以確保合同文檔的安全。

　　4．凡是超過(guò)保管期限又確無(wú)保存價(jià)值的檔案應(yīng)在《檔案銷(xiāo)毀清單》上登記，經(jīng)主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，專(zhuān)人監(jiān)銷(xiāo)，由檔案管理專(zhuān)員銷(xiāo)毀，并由《檔案銷(xiāo)毀清單》立卷永久保存。

　　第六章 檔案借閱

　　一、公司合同原件，一般不予借出。

　　二、特殊原因需要借閱公司檔案的，若借閱本部門(mén)簽訂的合同，應(yīng)填寫(xiě)借閱申請(qǐng)單，經(jīng)部門(mén)經(jīng)理審核后，到檔案管理員處辦理借閱手續(xù)。若借閱非本部門(mén)簽訂的合同，則除本部門(mén)經(jīng)理簽字外，還要報(bào)公司主管業(yè)務(wù)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)方可借閱。檔案材料的復(fù)印手續(xù)同借閱。

　　三、借出檔案借用期限為一周。

　　借閱人應(yīng)到期歸還。確因工作需要繼續(xù)借用的，必須再次辦理借閱手續(xù)（續(xù)借）。對(duì)逾期1周仍不歸還者，由檔案管理員下發(fā)催還單，此后一周內(nèi)仍不歸還者。

　　四、借閱人應(yīng)注意檔案安全和保密，嚴(yán)禁涂改，轉(zhuǎn)借、損壞、遺失。

　　第七章 責(zé)罰制度

　　一、公司各部門(mén)凡違反本制度，無(wú)故延期或不交應(yīng)歸檔的備份文件材料的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，限期上交，經(jīng)催交仍拖延不交的，除責(zé)令其部門(mén)負(fù)責(zé)人和單位領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)出書(shū)面檢查外，各罰款200元，并予以通報(bào)批評(píng)。

　　二、公司所有員工凡違反第六章第四條，泄露公司檔案機(jī)密的，涂改、拆散或未經(jīng)經(jīng)營(yíng)管理部批準(zhǔn)轉(zhuǎn)借、復(fù)印或攜帶檔案外出的，視具體情況，對(duì)其部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)和當(dāng)事人各罰款200-1000元，并予以通報(bào)批評(píng)；

　　三、公司所有員工違反第六章第三條，不按借閱期限歸還的，限期歸還并責(zé)令其當(dāng)事人寫(xiě)出書(shū)面檢查，并對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100元；

　　四、一般檔案資料若出現(xiàn)丟失、損壞、缺頁(yè)等情況，應(yīng)立即報(bào)告檔案歸檔部門(mén)并辦好補(bǔ)辦手續(xù)，同時(shí)對(duì)借閱人進(jìn)行績(jī)效處罰100元；如因遺失檔案，泄露公司商業(yè)秘密，造成惡劣后果者，扣除借閱人及部門(mén)負(fù)責(zé)人一個(gè)月績(jī)效工資，并視情況嚴(yán)重程度追究其相關(guān)責(zé)任。

　　五、不按規(guī)定存放電腦檔案，不按規(guī)定接收檢查者給予相應(yīng)的紀(jì)律處分并給予通報(bào)批評(píng)。

　　六、對(duì)借閱公司檔案用于非工作需要造成重大損失或影響的，公司將追究其法律責(zé)任。

　　第八章 附則

　　一、 本制度由行政部門(mén)負(fù)責(zé)解釋及修改，由總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后執(zhí)行。該規(guī)定可以依據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行隨時(shí)或定期修訂, 修訂的版本獲得總經(jīng)理辦公會(huì)批準(zhǔn)后生效,且自動(dòng)替代以前的版本。公司全體員工應(yīng)遵循最新版本的規(guī)定。

　　二、 本制度自下發(fā)之日起執(zhí)行。

　　三、 附件

　　附件1 《檔案移交單》

　　附件2 《檔案借閱單》

　　附件3 《檔案銷(xiāo)毀清單》

　　附件4 《合同登記本》

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