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公司來賓接待管理制度
在發(fā)展不斷提速的社會(huì)中，制度的使用頻率呈上升趨勢，制度就是在人類社會(huì)當(dāng)中人們行為的準(zhǔn)則。制度到底怎么擬定才合適呢？以下是小編整理的公司來賓接待管理制度，歡迎閱讀與收藏。
第一條對(duì)外接待原則
接待工作應(yīng)遵循'平等、對(duì)口、節(jié)約、周到、保密'的原則,使客人高興而來、滿意而歸。
1、平等原則:
對(duì)來賓無論職務(wù)高低,都要平等相待、落落大方、不卑不亢。尊重屬不同國家和民族來賓的風(fēng)俗習(xí)慣和禮節(jié)。一般情況下,級(jí)別與權(quán)限相等,同級(jí)別出面,特殊情況高規(guī)格接待。
2、對(duì)口原則:
公司接待任務(wù)原則上由各業(yè)務(wù)對(duì)口部門負(fù)責(zé)。重大接待工作和活動(dòng),由行政部協(xié)助完成。
3、節(jié)約原則:
內(nèi)部成本效益核算。招待來賓從簡,不鋪張浪費(fèi)。
4、周到原則:
接待程度應(yīng)銜接周密,接待方式應(yīng)完善,以禮相待,使客人感到熱情、周到。
5、保密原則:
向來賓介紹情況時(shí),應(yīng)注意保守公司情況、國家機(jī)密。重要會(huì)議要有記錄。巧妙回避不宜回答的問題。
第二條來賓接待流程
(一)確定來訪人員及行程
1、行政部接到接待任務(wù)后,應(yīng)盡快確定來訪人員的名單,包括人數(shù)、姓名、性別、年齡、單位、職位(級(jí)別)(如有必要,還需了解對(duì)方健康狀況)等,確定我方接待人員名單,并明確雙方主要聯(lián)系人及聯(lián)系方式。
2、根據(jù)客人的來訪時(shí)間安排,擬定相應(yīng)行程。
(二)來賓接待
包括:用車安排、住房安排、就餐安排、會(huì)議安排、參觀安排等,并明確我方陪同人員,做好隨行攝影保障工作。
1、用車安排:根據(jù)客人的級(jí)別、人數(shù)確定車輛安排,并在車內(nèi)準(zhǔn)備礦泉水以方便客人飲用。
2、迎接工作:根據(jù)來訪人員人數(shù)、出發(fā)時(shí)間、地點(diǎn)、飛機(jī)或火車的班次,到達(dá)目的地的時(shí)間、地點(diǎn),我方人員需提前十五分鐘到達(dá)接待地點(diǎn)迎接,并準(zhǔn)備好標(biāo)有集團(tuán)logo的接待牌,視來訪人員重要程度準(zhǔn)備鮮花、橫幅,客人到達(dá)后,我方接待人員應(yīng)主動(dòng)上前幫忙搬運(yùn)行李。
3、住宿安排:視具體情況預(yù)定不同標(biāo)準(zhǔn)的酒店,合理安排客房。提前了解所預(yù)定酒店房間的口碑與服務(wù)質(zhì)量、周邊環(huán)境。我方人員提前幫來訪客人拿好房卡,在房間內(nèi)布置水果、歡迎卡片、公司介紹及住房安排表,表中需注明入住人員姓名、房間號(hào)、房間電話、酒店總機(jī)號(hào)及近幾日城市天氣預(yù)報(bào)。安排妥當(dāng)后,待來訪客人到達(dá)時(shí)將房卡轉(zhuǎn)交,并告之早餐用餐時(shí)間和地點(diǎn)。
4、餐飲安排:可根據(jù)來訪人員的停留時(shí)間提前安排不同的酒店就餐,體驗(yàn)不同的餐飲特色。也可根據(jù)來訪人員的喜好預(yù)定各種形式的餐會(huì),包括:西餐、中餐、自助餐等(具體事項(xiàng)見宴會(huì)接待流程)。
5、會(huì)議安排:明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員名單等(具體事項(xiàng)見會(huì)議接待流程)。
6、參觀安排:根據(jù)來訪人員的停留時(shí)間,擬定相應(yīng)參觀路線。重點(diǎn)參觀我公司食品總部、在寧樓盤及南京著名景點(diǎn)、新建城區(qū)等。
參觀我公司食品總部、在寧樓盤需提前聯(lián)系好項(xiàng)目負(fù)責(zé)人,做好講解工作;參觀著名景點(diǎn)我方人員需提前聯(lián)系好景點(diǎn)導(dǎo)游。我方人員還需準(zhǔn)備好參觀單位的書面材料,以便客人在參觀時(shí)詳盡地了解參觀單位概況。來訪人員中若有外賓,需提前安排好翻譯人員,便于更有效地溝通。
7、禮品安排:根據(jù)來訪人員的身份、級(jí)別、喜好、民族習(xí)慣選擇合適的禮品,在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候送給來訪人員。
8、臨送安排:
(1)了解來訪人員返程時(shí)間,提前為其預(yù)定飛機(jī)票或者火車票,制定返程人員名單、日期、班次及到達(dá)目的地時(shí)間的表格。
(2)提前將飛機(jī)票或者火車票送交來訪人員,并且根據(jù)重要程度安排好vip通道。
(3)安排我方接待人員去飛機(jī)場或者火車站歡送來訪人員。
(4)告知來訪人員返回地天氣預(yù)報(bào),方便提醒添減衣物,并歡迎來訪人員下次來訪。
(5)在來訪人員返回目的地后,打電話進(jìn)行確認(rèn)。
(三)其他事項(xiàng):
1、接待任務(wù)完成以后,做好后期工作。例如:發(fā)送接待行程照片、做后期的溝通交流等工作。
2、做好接待行程總結(jié),由行政部秘書處工作人員填寫《來訪人員登記表》,將來訪人員名單、來訪具體事項(xiàng)、入住酒店及房型、用餐、準(zhǔn)備禮品等具體情況詳細(xì)記錄,作為檔案資料進(jìn)行保存,以便客人今后來訪備查,并總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、改進(jìn)后續(xù)工作。
第三條其他
(一)重要來賓接待需做好必要的安全保障工作。
(二)接待人員需著正裝,男士應(yīng)穿西裝、打領(lǐng)帶,女士應(yīng)著正規(guī)套裝、化淡妝。接待人員在接待過程中要注意個(gè)人言行舉止及儀表。
第四條會(huì)議接待工作流程
(一)會(huì)前準(zhǔn)備:
1、會(huì)議策劃:根據(jù)參會(huì)人員級(jí)別、人數(shù),靈活掌握會(huì)議規(guī)模,預(yù)定適合的會(huì)議室。
2、會(huì)前通知:行政部秘書處接到會(huì)議通知后,應(yīng)主動(dòng)了解會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員情況及會(huì)議接待要求等,并準(zhǔn)確傳達(dá)會(huì)議信息,以便做好會(huì)議接待的準(zhǔn)備工作。
3、準(zhǔn)備會(huì)議資料、用品、飲品及禮品。重要客人需在會(huì)議室擺放鮮花、水果等。
4、會(huì)議酒店預(yù)定、用餐安排、車輛安排等。
(二)會(huì)場布置:會(huì)場布置工作務(wù)必在會(huì)議開始十分鐘前完成,主要從會(huì)場環(huán)境、會(huì)議所需物品的準(zhǔn)備及擺放、所需設(shè)備調(diào)試著手。
1、會(huì)場環(huán)境:確保會(huì)議室內(nèi)空氣流通、清新,溫度、光線適宜,桌椅整潔。
2、物品準(zhǔn)備及擺放:根據(jù)會(huì)議需要準(zhǔn)備好白板、紙、筆等會(huì)議所需物品,要求擺放整齊有序、方便、美觀。
3、設(shè)備調(diào)試:按會(huì)議需要做好投影機(jī)、幻燈機(jī)、麥克風(fēng)等設(shè)備調(diào)試工作。
(三)過程服務(wù):
1、開會(huì)前十分鐘,我方參會(huì)人員做好會(huì)前迎接準(zhǔn)備工作。
2、由秘書處人員做好會(huì)議資料收集、整理、會(huì)議記錄等相關(guān)秘書事務(wù)服務(wù)及翻譯服務(wù)。
3、會(huì)議期間由前臺(tái)人員每隔十五分鐘添加茶水一次,如遇會(huì)間休息,應(yīng)盡快整理會(huì)場,補(bǔ)充并更換各種用品。
4、秘書處根據(jù)客人需求,做好各地返程飛機(jī)票、汽車票、火車票的預(yù)定服務(wù)。
5、會(huì)議結(jié)束必要時(shí),拍照留念。會(huì)議結(jié)束后,安排車輛歡送客人。
(四)會(huì)后整理:
1、會(huì)議結(jié)束后,仔細(xì)檢查會(huì)場,看是否有遺忘的東西和文件等;設(shè)備設(shè)施是否有損壞,做好相應(yīng)記錄,以便及時(shí)維修。
2、使用器皿需及時(shí)撤下清洗并消毒。清理會(huì)議室衛(wèi)生,恢復(fù)會(huì)議室環(huán)境干凈、整潔。
3、理好設(shè)備,并關(guān)閉相關(guān)電源,確保安全工作。
4、秘書處人員于會(huì)后做好會(huì)議紀(jì)錄整理工作,并做好會(huì)議紀(jì)錄及會(huì)議照片存檔工作。
第五條宴會(huì)接待流程
(一)人員確定:根據(jù)客人和公司領(lǐng)導(dǎo)的雙方安排,確定安排宴會(huì)的人員名單，地點(diǎn)、時(shí)間。
(二)宴會(huì)地點(diǎn)確定:我方人員需提前安排好宴會(huì)地點(diǎn),并提前通知客人。
(三)迎接工作:我方需根據(jù)客人不同的級(jí)別安排車輛,事先迎接。
(四)時(shí)間安排:我方時(shí)間安排需銜接準(zhǔn)確,提前到達(dá)宴會(huì)廳,如有特殊情況不能及時(shí)到達(dá),需提前電話告知客人,并致以歉意。
(五)酒水、禮品準(zhǔn)備:通過公司人員內(nèi)部商量或客人喜好,適當(dāng)進(jìn)行酒水、禮品的準(zhǔn)備。
(六)用餐注意事項(xiàng):
1、提前了解客人的飲食習(xí)慣(例如:回民),安排就餐時(shí)注意菜品的選擇。
2、宴會(huì)過程中,我方陪同人員需注意形象、談吐,適度安排敬酒人員。
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