關(guān)于檔案室管理制度(通用13篇)
在當下社會,接觸到制度的地方越來越多,好的制度可使各項工作按計劃按要求達到預(yù)計目標。制度到底怎么擬定才合適呢?下面是小編為大家整理的關(guān)于檔案室管理制度,僅供參考,歡迎大家閱讀。
檔案室管理制度 1
為加強機關(guān)檔案的科學管理,保證檔案的完整、準確、系統(tǒng)、安全,提高機關(guān)檔案工作效率和工作質(zhì)量,特制訂以下管理制度。
(一)檔案安全保密制度
1、檔案管理人員必須遵守保密守則,要嚴守秘密,嚴防泄密、失密。
2、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行檔案的查借閱手續(xù),借出的`檔案要及時歸檔、核實。
3、檔案管理人員要增強保密觀念,經(jīng)常檢查設(shè)施安全保密情況;離開檔案室時,必須鎖好文件資料柜,關(guān)好門窗。
4、銷毀檔案要登記造冊,經(jīng)分管副局長簽字批準后方能進行,銷毀時要有監(jiān)銷人,并履行簽字手續(xù)。
5、檔案室內(nèi)嚴禁吸煙,以防火災(zāi)。
(二)檔案保管制度
1、檔案室屬機要重地,外人不得隨便進入。
2、保持室內(nèi)衛(wèi)生整潔,檔案分類排放、排列整齊。
3、切實做好防盜、防火、防潮、防塵、防高溫、防強光等工作,室內(nèi)禁止存放易燃易爆等危險物品。
4、檔案管理人員要熟悉庫藏情況,對庫藏檔案和資料的保管情況定期進行檢查核對,做到帳物相符。
5、未經(jīng)批準,任何人不準將檔案帶出庫房,更不準私自摘抄、外傳。
(三)檔案利用制度
1、檔案管理人員應(yīng)熟悉所藏檔案的情況,完善檔案檢索工具,及時準確地提供檔案利用服務(wù)。
2、市水利局本單位工作人員因工作需要,可查閱本部門形成的檔案。查(借)閱局會議記錄,必須經(jīng)局辦公室主任批準后方可查閱。查(借)閱局黨務(wù)資料,須經(jīng)局黨總支書記或局機關(guān)支部書記批準后方可查閱。
3、查閱檔案須填寫《檔案借閱登記表》,未履行登記手續(xù),檔案管理員可拒絕查閱。
4、外單位查閱本機關(guān)檔案,必須持有單位介紹信,并經(jīng)分管辦公室的局領(lǐng)導(dǎo)批準后方可借閱。
5、查閱檔案時,嚴禁涂改、圈劃、抽換、批點、污損、拆卷或增刪檔案內(nèi)容,不得吸煙。
6、歸還檔案時,檔案管理員要認真檢查清點檔案的完好狀況,及時記載檔案的利用情況。
(四)立卷歸檔制度
1、凡是水利局機關(guān)從事各項業(yè)務(wù)工作,所形成的具有參考利用價值的各種內(nèi)容、形式和載體的文書材料,均屬立卷歸檔范圍。任何科室和個人都無權(quán)扣壓和銷毀必須歸檔的文件材料。
2、歸檔時間。文書檔案一般在每年年底全部收集完整,次年三月底前完成全部整理、立卷歸檔工作。會計檔案一般在會計年度終了一年后移交給財務(wù)管理站保管。工程技術(shù)檔案一般在工程項目竣工驗收后,由水利科負責收集、整理后移交檔案室,集中管理。各科室聲像檔案要注意隨時歸檔備份,每年12月提供局檔案室存檔。
3、立卷歸檔的要求。歸檔的文件材料要保持它們之間的歷史聯(lián)系,區(qū)分保存價值,分類整理立卷,案卷標題簡明扼要,目錄頁號編制準確,便于保管和利用。凡局機關(guān)形成的各類文件材料,歸檔應(yīng)為原件,且要求做到完整、準確、系統(tǒng),存檔時由檔案管理人員審查核定。
4、各業(yè)務(wù)科室向局檔案室移交的文檔要有清單,歸檔時,必須履行交接手續(xù),交接雙方及監(jiān)交負責人應(yīng)分別在清單上簽字,以備查考。
檔案室管理制度 2
第一條為加強企業(yè)檔案工作,促進檔案工作為企業(yè)各項工作服務(wù),根據(jù)<中華人民共和國檔案法>(以下簡稱<檔案法>)和有關(guān)法律、法規(guī),制定本規(guī)定。
第二條本規(guī)定所稱的企業(yè)檔案,是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營和管理活動中構(gòu)成的對國家、社會和企業(yè)有保存價值的各種形式的文件材料。
第三條企業(yè)應(yīng)遵守<檔案法>,依法管理本企業(yè)檔案,明確管理檔案的部門或人員,提高職工檔案意識,確保檔案完整、準確和安全。
第四條企業(yè)檔案工作理解檔案行政管理部門的監(jiān)督和指導(dǎo)。
中央管理的企業(yè)制定本企業(yè)檔案管理制度和辦法須報國家檔案局備案。
第五條企業(yè)負責檔案工作的部門依法履行下列職責:
(一)貫徹執(zhí)行<檔案法>等有關(guān)法律、法規(guī)和方針政策,制定本企業(yè)文件材料歸檔和檔案保管、利用、鑒定、銷毀、移交等有關(guān)規(guī)章制度;
(二)統(tǒng)籌規(guī)劃并負責本企業(yè)檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和帶給利用工作;
(三)指導(dǎo)本企業(yè)各部門文件材料的構(gòu)成、積累、整理和歸檔工作;
(四)監(jiān)督、指導(dǎo)本企業(yè)所屬機構(gòu)(含境外機構(gòu))的檔案工作。
第六條企業(yè)檔案工作人員應(yīng)當忠于職守,遵紀守法,具有相應(yīng)的檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)潛力。
第七條企業(yè)各部門負責歸檔文件材料的收集和整理,并定期交本企業(yè)檔案部門集中管理。任何人不得拒絕歸檔。
第八條歸檔的文件材料應(yīng)完整、準確、系統(tǒng)。文件書寫和載體材料應(yīng)能耐久保存。文件材料整理貼合規(guī)范。歸檔的電子文件,應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件材料一并歸檔保存。
第九條企業(yè)根據(jù)有關(guān)規(guī)定,確定檔案保管期限,劃定檔案密級。
第十條企業(yè)采取有效措施對檔案進行安全保管,并切實加強對知識產(chǎn)權(quán)檔案和涉及商業(yè)秘密檔案的管理。
第十一條企業(yè)對保管期限已滿的檔案進行鑒定。對確無保存價值的檔案登記造冊,按有關(guān)規(guī)定經(jīng)企業(yè)法定代表人批準后進行監(jiān)銷。
第十二條企業(yè)做好檔案統(tǒng)計工作。國有大中型企業(yè)應(yīng)按檔案行政管理部門的要求填寫有關(guān)報表。企業(yè)認真做好對國家和社會有保存價值的檔案的登記工作。
第十三條企業(yè)檔案現(xiàn)代化應(yīng)與企業(yè)信息化建設(shè)同步發(fā)展,不斷提高檔案管理水平。
第十四條企業(yè)檔案部門應(yīng)用心做好檔案的帶給利用工作,努力開發(fā)檔案信息資源,為企業(yè)帶給及時、有效的服務(wù)。
第十五條企業(yè)務(wù)必為政府有關(guān)部門、司法部門依法執(zhí)行公務(wù)帶給真實、準確的檔案。
第十六條企業(yè)帶給利用、公布檔案,不得損害國家、社會和其他組織的'利益,不得侵犯他人的合法權(quán)益。
第十七條國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)發(fā)生變動,應(yīng)按<國有企業(yè)資產(chǎn)與產(chǎn)權(quán)變動檔案處置辦法>做好檔案的處置工作。
國有企業(yè)破產(chǎn),破產(chǎn)清算組應(yīng)妥善處置破產(chǎn)企業(yè)檔案;國有企業(yè)分立,檔案處置工作由分立后的企業(yè)協(xié)商辦理。
第十八條企業(yè)對在企業(yè)檔案工作中做出突出貢獻的人員給予表彰和獎勵。
第十九條企業(yè)應(yīng)當建立檔案工作職責追究制度,對不按規(guī)定歸檔而造成文件材料損失的,或?qū)n案進行涂改、抽換、偽造、盜竊、隱匿和擅自銷毀而造成檔案丟失或損壞的直接職責者,依法進行處理。
第二十條本規(guī)定由國家檔案局負責解釋。
第二十一條本規(guī)定自20xx年9月1日起實施。
檔案室管理制度 3
一、查閱利用本館開放檔案、資料者,須持身份證(或工作證、學歷證書)等有效證件,同時填寫查閱登記表;受他人委托者,還須出具他人上述任一證件(含復(fù)印、傳真件)及委托查閱申請書。
二、查閱重要的或密級檔案,按《檔案保密制度》辦理;查閱本職范圍外的'重要檔案,須經(jīng)辦公室負責人批準;查閱珍貴檔案時,以復(fù)印件代替原件利用。
三、檔案、資料一般不外借。確因工作需要外借的,除出具所在單位證明外,須經(jīng)辦公室負責人或?qū)W校分管領(lǐng)導(dǎo)批準,并辦理外借手續(xù)(限5天內(nèi)歸還);若續(xù)借,需辦續(xù)借手續(xù)。
四、帶給利用檔案時,按學校有關(guān)規(guī)定收費。
五、外國組織和人員利用開放檔案、資料,按國家有關(guān)規(guī)定辦理。
六、查閱利用檔案時不得隨意涂改、拆卷或損毀。本室工作人員對違規(guī)者,有權(quán)給予勸告、責令賠償或其它處置,直至追究法律職責。
七、未經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準或辦公室授權(quán),任何單位、個人無權(quán)公布檔案資料。
檔案室管理制度 4
第一條為了規(guī)范公司檔案管理工作,保證檔案的完整性及保密性,理順工作程序,明確工作職責,杜絕資料流失,特制定本制度。
第二條檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理,一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理,各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定,認真細致地做好檔案保管以及利用工作,充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有職責對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導(dǎo),每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動,具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料,均由公司集中統(tǒng)一管理,任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料,原則上務(wù)必是原件,原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的,綜合部保存復(fù)印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料,由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料,由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的,由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復(fù)印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同,應(yīng)保留三份原件,綜合管理部保存一份,財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊狀況只有一份原件時,由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料,由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復(fù)印或復(fù)制,歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房,各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量,設(shè)置存放檔案的箱柜,并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記,編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法,根據(jù)分類法,編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄,完善檢索工具,以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊,保管要有條理,主次分明,存放科學。
5、庫存檔案務(wù)必圖物相符,帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的'檔案資料,了解利用者的需求,掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際狀況,確定檔案保存期限,每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案,由檔案管理員編造銷毀清冊,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度,做好檔案流失的防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前務(wù)必做好資料移交工作,方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密,未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準不得借閱。
2、借閱檔案資料,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔務(wù)必在辦公室指定的地方,不得攜帶外出。需要借出檔案的,須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案,務(wù)必履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時光不得超過一周,必要時能夠續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的,須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時,應(yīng)在借出的檔案位置上,放一代替卡,標明卷號、借閱時光、借閱單位或借閱人,以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者務(wù)必妥善保管檔案資料,不得任意轉(zhuǎn)借或復(fù)印、不得拆封、損污文件,歸還時保證檔案材料完整無損,否則,追究當事人職責。
7、借出檔案材料,因保管不慎丟失時,要及時追查,并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱,務(wù)必借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意,務(wù)必外借的,由總經(jīng)理審批。
第六條二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要,每三年移交一次,務(wù)必保留的盡量留復(fù)印件,其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
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一、文書檔案歸檔制度
1、各部門在各項活動中構(gòu)成的具有價值的文件、材料均屬歸檔范圍,交行政部統(tǒng)一管理。
2、各部門構(gòu)成的文件、材料由兼職檔案員(各部門內(nèi)勤)收集、審定、整理、立卷。
3、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準確可靠(文件的正文與附件、印件與底稿、請示與批復(fù))無缺頁、破損現(xiàn)象。
4、下發(fā)文件不僅僅要在硬盤、軟盤中保存留檔,還應(yīng)留有書面材料存檔。
5、凡歸檔的文件務(wù)必留原件存檔,書寫整齊,用毛筆、藍黑色鋼筆、碳素筆抄寫,如有不貼合要求的檔案員有權(quán)退回原部門重新書寫。
6、重要文件如部門需用可進行復(fù)印,但原件務(wù)必歸檔。
7、機關(guān)工作人員外出學習、考察、參加會議帶回的文件、一律交辦公室統(tǒng)一登記、立卷、歸檔管理。
二、專職檔案工作人員崗位職責制
1、認真學習專業(yè)知識,貫徹執(zhí)行<檔案法>、<檔案法實施辦法>,熱愛本職工作,忠于職守,維護黨和國家利益,工作盡職盡責,自覺遵守檔案工作各項規(guī)章制度。
2、負責公司各種檔案資料的收集、分類、整理、編目、排列、上架、保管、借閱、鑒定、銷毀、移交等工作。檔案質(zhì)量和工作質(zhì)量貼合“規(guī)范”要求。
3、負責公司有關(guān)部門檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)、業(yè)務(wù)培訓工作。
4、負責檔案庫房各項制度的落實。
5、用心帶給檔案的利用,充分發(fā)揮檔案利用效果,認真總結(jié)經(jīng)驗,為領(lǐng)導(dǎo)決策和機關(guān)各項工作帶給優(yōu)質(zhì)服務(wù)。
三、兼職檔案工作人員崗位職責制
1、各部門配備一名兼職檔案員,負責本部門文件、材料的收集、整理、歸檔立卷工作。
2、兼職檔案人員要熱愛檔案工作,熟悉業(yè)務(wù),工作認真負責,把好案卷質(zhì)量關(guān),按時完成兼管檔案的`任務(wù)。
3、兼職檔案員應(yīng)于次年2月底前,將整理好的檔案向檔案室移交。
4、嚴格執(zhí)行各項檔案管理制度。
5、理解本公司專職檔案員的監(jiān)督指導(dǎo)。努力學習檔案業(yè)務(wù)知識,不斷提高業(yè)務(wù)水平。
四、部門立卷制度
1、凡本部門在各項活動中構(gòu)成的文件、具有保存價值的資料均屬本部門立卷歸檔范圍。
2、各部門兼職檔案員,負責對本部門的文件資料進行收集、審定、整理、立卷。
3、兼職檔案員要嚴格遵守相關(guān)的規(guī)章制度及各項檔案管理制度,按綜合檔案室提出的各項要求立卷,保證立卷質(zhì)量。
五、檔案保管制度
1、各門類檔案由綜合檔案室集中統(tǒng)一管理,配備檔案員負責檔案的保管工作。
2、按照檔案管理有關(guān)規(guī)定,對各類檔案應(yīng)做到存放合理,排列有序,查找方便。
3、檔案員對室藏檔案材料要經(jīng)常進行檢查,對已到借閱期限尚未歸還的檔案材料,要及時跟蹤追還,防止丟失。
4、庫房要持續(xù)清潔衛(wèi)生,溫度要經(jīng)常持續(xù)在14—24℃,相對濕度要持續(xù)在45—60%,防止危害檔案的現(xiàn)象發(fā)生。
5、檔案庫房內(nèi)做到“八防”即防盜、防光、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲,定期檢查。
6、庫房內(nèi)嚴禁吸煙,嚴禁存放易燃、易爆危險品,停電時,一律用手電照明,不得使用易燃器具。
7、與檔案庫房無關(guān)人員一律不得進入,隨時關(guān)好庫房門窗,確保安全。
六、檔案保密規(guī)則
1、檔案工作人員要提高警惕性,遵守保密紀律,堅持原則,認真執(zhí)行各項制度。
2、凡到綜合檔案室查閱檔案者,都要認真遵守安全保密制度,嚴格履行檔案查閱手續(xù),檔案原則上不準帶出檔案室,確需帶出時須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準并在指定時光內(nèi)歸還檔案室。
3、查閱檔案時,不得翻閱與查閱資料無關(guān)的文件材料、無關(guān)人員不準進入檔案室。
4、本公司工作人員不準將文件、材料帶進公共場所和其他場所,不準帶回家中,要及時交給檔案管理部門。
5、對于違反保密規(guī)定,泄露國家公司機密或造成必須后果者要依據(jù)<保密法>的規(guī)定,嚴肅處理并追究其職責。
七、檔案借閱制度
1、借閱檔案要嚴格遵守檔案管理制度,凡借閱者,應(yīng)自覺履行借閱手續(xù)。
2、凡借閱檔案,需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準。外單位人員借閱檔案,應(yīng)持單位介紹信,經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后,方可辦理借閱手續(xù),并在借閱期限內(nèi)按時歸還。
3、借閱人員對檔案材料妥善保管,注意保密,不得以任何理由轉(zhuǎn)借他人。
4、借閱人員未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準,不得復(fù)印、抄寫檔案資料。
5、檔案管理人員對歸還的借閱材料要認真進行檢查,確認檔案材料完好無損時,方可辦理歸檔手續(xù)。對摘抄、復(fù)制的檔案材料,經(jīng)認真核對,正確無誤時,方能簽字蓋章。
6、一旦發(fā)現(xiàn)檔案材料在借閱過程中被拆、涂抹或缺失等毀損現(xiàn)象,要及時向主管領(lǐng)導(dǎo)匯報,并追究有關(guān)人員的職責。
八、其他
解釋權(quán)歸公司行政人事部。
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一、目的
為規(guī)范公司各職能部門的檔案管理工作,確保檔案保管安全,發(fā)揮檔案價值,更好地為公司各項工作服務(wù),現(xiàn)根據(jù)《中華人民共和國檔案法》,結(jié)合公司實際情況,發(fā)布《公司檔案管理制度》(以下簡稱“本制度”)。
二、檔案的定義
(一)檔案指公司及下屬項目公司在成立、產(chǎn)權(quán)變動、工程建設(shè)、經(jīng)營管理、社會活動中所形成的具有參考、保存價值的紙質(zhì)文件、電子文件、光盤、照片、實物等各種載體的記錄。
(二)日常工作中形成的各類過程文件屬于資料,不屬于檔案范疇。
三、管理機構(gòu)
公司綜合管理部統(tǒng)籌公司及下屬項目公司檔案管理工作,負責公司及下屬項目公司檔案工作的整體規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)和指導(dǎo)幫扶;下設(shè)檔案室,負責保管公司及下屬項目公司重要檔案。
四、工作職責
公司綜合管理部設(shè)置檔案管理員,其工作職責為:
(一)制定和完善檔案管理制度。
。ǘ╅_展檔案管理培訓,指導(dǎo)和幫扶檔案管理工作。
。ㄈ┴撠煓n案的收集、整理、保管、利用,負責檔案室的日常管理。
。ㄋ模⿲λ斜9艿脑紮n案必須建立完整的電子臺賬并定期備份(至少每兩月一次)。
五、檔案鑒定
檔案鑒定包括歸檔文件的鑒定、到期檔案的`鑒定。
。ㄒ唬w檔文件的鑒定,包括歸檔范圍、密級、保管期限的鑒定。
1、歸檔范圍。檔案管理員統(tǒng)計、鑒定檔案產(chǎn)生情況,梳理歸檔范圍,報領(lǐng)導(dǎo)審批確定。
歸檔范圍載體包括但不限于:
。1)公司管理文件:如資質(zhì)文件,包括企業(yè)注冊營業(yè)執(zhí)照、組織機構(gòu)代碼證等;公司、公司形成并下達的各類正式文件,包括決議、決定、條例、規(guī)章制度等法規(guī)性文件、會議紀要材料、重要記錄;公司設(shè)立、變更的申請、審批、登記等方面的文件材料;國家、地方政府政策文件類。
。2)項目資料:如開發(fā)文件類(前期、配套文件);圖紙類;合同類(包括商品房合同);工程技術(shù)文件類;招標文件類;項目企劃、銷售資料類;前期市場調(diào)研、土地分析等資料類;竣工報建資料類。
。3)聲像資料及實物檔案:如反映公司重要活動事件的剪報、聲像材料,有紀念意義的展覽照片、錄音、錄像等文件材料;公司的歷史沿革、大事跡、錦旗、證書、獎杯、獎狀、項目樓書。
2、密級鑒定。檔案密級由低到高劃分“普通”、“秘密”、“機密”三級,泄漏會使公司權(quán)利和利益遭受不同程度的損害,因此,歸檔時要根據(jù)文件內(nèi)容與類型劃分密級等級,確保檔案安全。
普通是公司可對外發(fā)布的信息,如宣傳資料、榮譽證照、年度報告等。
秘密是公司一般的秘密,一旦泄密會使公司利益受到較大損害,如重要會議紀要、人事檔案、規(guī)章制度等。
機密是公司重要的秘密,泄露會使公司的安全和利益遭受嚴重損害,如董事會決議、項目投資文件、公司規(guī)劃、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料等。
(二)到期檔案的鑒定。公司及下屬項目公司對到期檔案進行鑒定,確定繼續(xù)保存或進行清理、銷毀。
文件保存期限除政府有關(guān)法令或公司其他規(guī)章特定者外,依下列規(guī)定辦理:
1、永久保存:
。1)公司章程;
。2)董事會及股東會紀錄;
(3)財務(wù)報表;
。4)政府機關(guān)核準文件;
(5)不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證;
。6)工程設(shè)計圖;
(7)其他經(jīng)核定須永久保存的文書。
2、十年保存:
。1)預(yù)算、決算書類;
。2)會計憑證;
(3)其他核定須保存十年的文書。
3、五年保存:
。1)期滿或解約之合約;
。2)其他核定須保存五年的文書。
4、一年保存:無長期保存必要的。
5、規(guī)章制度由公司及下屬項目公司綜合管理部永久保存,使用部門視其有效期予以保存。
6、公司及下屬項目公司綜合管理部每年年底應(yīng)組織檔案管理員及相關(guān)專業(yè)人員對檔案資料進行整理。對超過保存期限的檔案,由檔案管理員填寫《檔案過期處理審批單》(詳見附件),報本部門及相關(guān)部門第一負責人審核、公司總經(jīng)理/董事會批準。
7、決定銷毀的檔案資料,由檔案管理員負責填寫《檔案銷毀清冊》(詳見附件),銷毀檔案時至少有兩名監(jiān)銷人。監(jiān)銷人復(fù)核待銷毀檔案,銷毀完須在銷毀檔案目錄上注明“已銷毀”字樣和銷毀日期并簽字確認。
8、檔案銷毀后,鑒定、銷毀過程中形成的《檔案銷毀清冊》及目錄應(yīng)立卷歸檔、永久保存。
9、需繼續(xù)保存的過期檔案,應(yīng)明確繼續(xù)保存的時間期限,并由檔案管理員在檔案卷內(nèi)目錄、匯總表上注明。
六、檔案收集
(一)收集范圍。按照歸檔范圍進行收集。
。ǘ┦占绞。公司及下屬項目公司均應(yīng)指定專人負責整理本部門的文件資料,并定期向所在公司綜合管理部檔案管理員處提交文件資料。檔案移交人需填寫《檔案移交清單》(詳見附件),隨同已整理的檔案(含紙質(zhì)檔、電子檔、實物)一并移交檔案室,檔案管理員接收檔案并簽字確認,《檔案移交清單》雙方各留一份。
(三)歸檔文件要求。
1、歸檔的文件為原件(無原件的歸檔需為具有憑證作用的復(fù)制件)。
2、非紙質(zhì)文件配文字說明一并歸檔。
3、圖紙類歸檔前要驗證審批流程所需印章齊全才能歸檔。
4、檔案的制成材料利于長久保存。書寫材料:要使用耐久性強的碳素型黑色或藍色簽字筆、鋼筆,不得使用鉛筆、圓珠筆。
5、聲像檔案應(yīng)使用數(shù)碼相機、攝相機等拍攝,要影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等,不能使用手機拍攝。
。ㄋ模┕炯跋聦夙椖抗臼占韵聶n案后,須提交電子檔(含目錄)至檔案管理員處,以便備份存檔。
1、公司成立、注冊、變更文件。含公司成立的請示、批復(fù)、會議紀要、章程、股東會決議、董事會決議、工商證照及變更文件。
2、公司合并、收購文件。含請示、批復(fù)、會議紀要、備忘錄;股權(quán)轉(zhuǎn)讓、收購的協(xié)議、合同;工商證照及變更文件等。
3、與合作方的相關(guān)文件。
(1)合作意向書、框架協(xié)議、合作協(xié)議、合同、重要談判記錄等。
(2)融資擔保文件:融資公告、報表、擔保、抵押等相關(guān)文件,融資合同、協(xié)議等(如發(fā)債、貸款等)。
(3)盡職調(diào)查資料:
、俦M職調(diào)查報告;
②業(yè)務(wù)約定書;
、畚袇f(xié)議書;
、鼙M職調(diào)查清單及問卷;
⑤目標企業(yè)提供的有關(guān)書面資料(含工商、法務(wù)、財務(wù)、工程、市場、人力等文件)。
。4)工程項目檔案。包括土地獲取、項目報建、勘查設(shè)計、招投標、工程管理、監(jiān)理、施工、竣工驗收、結(jié)算等各階段形成的檔案。
(5)公司及下屬項目公司所獲榮譽。
注:公司及下屬項目公司發(fā)生撤銷、拆分、合并等情況導(dǎo)致檔案不能安全保管,須將上述檔案原件全部移交公司綜合管理部。
七、檔案管理
(一)檔案管理員接收檔案資料后,應(yīng)按照項目分類進行保管,按檔案編號順序規(guī)則存放,做到檔案存放條理化、排列系統(tǒng)化、保管科學化,以利于檔案的保管和使用。
。ǘn案存檔分類主要以公司、項目、資料類型等建立檔案盒/檔案柜,在檔案盒/檔案柜上貼上資料明細表,且在檔案柜上標注公司/項目名稱和柜號,并在電腦上做好臺賬登記(表格/文檔),保證能從目錄匯總或電腦系統(tǒng)中以編號、關(guān)鍵詞、日期等方面檢索、查詢到所需文件。
。ㄈn案管理員應(yīng)至少每月一次對檔案保管狀況進行檢查,切實做好檔案“八防”(防高溫、防潮濕、防盜、防火、防霉菌、防光、防塵、防蟲)工作,確保檔案的完整和安全。如發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導(dǎo),并采取補救措施,減少檔案的損失。
。ㄋ模n案管理必須遵循保密制度,檔案室或檔案柜的鑰匙必須由專人保管,檔案室非檔案管理員不得入內(nèi),檔案室內(nèi)禁止吸煙和大聲喧嘩。
八、檔案利用
(一)公司部門員工因工作需要,可以借閱與其工作有關(guān)的檔案資料。
(二)借閱檔案需填寫《檔案借閱審批單》、《重要物品外借審批表》,經(jīng)部門負責人—綜合管理部—總經(jīng)理/董事長審批后方可借閱。檔案借閱方式為:借出、復(fù)印、掃描、查詢。
填寫要求:
。1)《檔案借閱審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫申請人所在的部門,文件標題或摘要填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件名稱,根據(jù)需要在“是否電子檔”或“是否復(fù)印”選擇是或否,用途填寫所要借閱/復(fù)印/拷貝電子檔的文件用于辦理的事項。
。2)《重要物品外借審批單》按照審批單上的要求填寫相關(guān)內(nèi)容,申請部門填寫經(jīng)辦人所在的部門,主送單位(或合作、上報單位等)填寫外借物品所辦理事項的主要單位,外借物品清單及借用時間填寫所外借的物品,借用時間必須填寫明確,如不歸還必須注明不歸還原因及移交單位,涉及金額根據(jù)實際情況填寫,用途填寫所要外借文件用于辦理的事項。
。ㄈn案管理員對檔案借閱進行登記,填寫《檔案借閱登記表》。借閱人對所借閱檔案必須妥善保管,不得私自復(fù)制、調(diào)換、涂改、污損、劃線等,更不能隨意亂放,以免遺失,否則追究借閱人的責任,構(gòu)成犯罪的依法追究法律責任。
(三)檔案應(yīng)按期歸還,歸還時檔案管理人員要對檔案進行清點和檢查,包括檔案的件數(shù)、頁數(shù),檔案原件完整,無損壞、無涂改等,并在《檔案借閱登記表》注明。如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)及時報告部門領(lǐng)導(dǎo)。檔案到期仍需繼續(xù)使用的,借閱人需在到期前辦理續(xù)借手續(xù)。
。ㄋ模┩鈫挝唤栝啓n案,應(yīng)持有單位介紹信,經(jīng)檔案保管部門所在公司總經(jīng)理審核批準后方可調(diào)閱。
(五)檔案在使用外借期間,檔案管理員必須保留一份復(fù)印件存檔,以便其他工作人員的查閱。
九、本制度自簽批之日起執(zhí)行。
檔案室管理制度 7
一、認真學習貫徹黨和國家檔案工作方面的方針政策,執(zhí)行檔案工作法律法規(guī),做到忠于職守,愛崗敬業(yè)。
二、認真鉆研檔案工作理論和技能,接受繼續(xù)教育和崗位培訓,具備相應(yīng)的檔案專業(yè)知識,持證上崗。
三、發(fā)揚"甘為人梯,無私奉獻"的蘭臺精神,積極為單位的`各項工作服務(wù),為國家和民族積累檔案史料。
四、遵守保密紀律,嚴格控制機密檔案的使用范圍,及時做好檔案降密、解密工作。
五、執(zhí)行檔案登記備案和報送現(xiàn)行文件制度,及時向有關(guān)部門報送有關(guān)報表和文件。
六、積極參加檔案學會工作,結(jié)合工作實際開展檔案學理論研究,總結(jié)工作經(jīng)驗和撰寫學術(shù)論文。
檔案室管理制度 8
一、村檔案工作是村管理工作的緊要構(gòu)成部分。建立健全村種類檔案,目的緊要在于為村領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策,供應(yīng)精準、牢靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,設(shè)立專(兼)職檔案管理員,認真貫徹實施檔案法,抓好村的檔案建設(shè)。
二、村建立綜合檔案室,統(tǒng)一存放各種門類的檔案,包含文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特別載體等。
三、檔案室要訂立檔案文件資料收集細目,檔案員要依照這一細目全面適時地搜集各類檔案資料,并定期征集歸檔、建檔。
四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度,包含歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃,使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要依照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求,明確歸檔范圍,適時搜集立卷,嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序,諳習村各方面的`工作,加強檔案業(yè)務(wù)訓練,努力提高本身的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
七、檔案員要定時向上級主管部門呈報各類報告,做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案,必需持有單位介紹信,經(jīng)村緊要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料,必需經(jīng)檔案室人員認真核對簽署看法。
九、健全各種檢索工具,開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不絕挖掘檔案信息,編制各種輔佑襄助表冊,擴大利用服務(wù)范圍,提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固,備有消防器材,保持乾凈、干燥、自然通風,嚴禁吸煙,注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀,檔案員不得將無關(guān)人員帶進檔案室,不得外泄檔案中的機密。
檔案室管理制度 9
一、高度認識檔案保密工作的重要性,嚴格遵守有關(guān)法規(guī)和制度。
二、查閱涉密檔案或內(nèi)部材料,須經(jīng)有關(guān)部門和辦公室負責人批準,必要時報請有關(guān)校領(lǐng)導(dǎo)審批。查閱時須嚴格履行登記手續(xù),注明查閱目的和內(nèi)容。
三、未經(jīng)批準,任何人不得私自帶檔案出館;檔案工作人員不得私自摘抄、復(fù)制、傳播具有保密性質(zhì)的檔案內(nèi)容 。
四、因需要經(jīng)批準摘錄或復(fù)制涉密檔案材料的`,須妥善保管,用后銷毀,如發(fā)生涉密問題,后果由利用者負責。
五、不歸檔的重份文件及內(nèi)部材料,須交由學校集中銷毀。
六、在校保密委員會的指導(dǎo)下,做好檔案密級變更和解密工作。
七、檔案館工作人員或利用者,如有違反保密規(guī)定的,視情節(jié)輕重按有關(guān)規(guī)定處理。
檔案室管理制度 10
一、嚴格執(zhí)行檔案法和保密法,自覺遵路項目和國家的制度,守保密紀律和相關(guān)積極采取措施,確保檔案秘密;
二、嚴格執(zhí)行檔案管理制度,按照審批權(quán)限和借閱范圍借閱檔案資料,檔案管理人員不得將檔案擅自帶出閱檔室,也不得擴大借閱范圍;
三、對保管的`檔案資料內(nèi)容、數(shù)量、存放位置等保密事項,不得外傳和泄密;
四、不得在公共場所和對非檔案工作人員談?wù)摍n案秘密,嚴禁在私人通訊中涉及檔案秘密;
五、檔案工作人員不得擅自帶人進入檔案庫房,更不得讓非檔案管理人員自己查找翻閱柜內(nèi)檔案;
六、非本檔案室工作人員未經(jīng)允許,禁止進入檔案庫房;
七、禁止私自出賣屬于青臨高速項目和國家所有的檔案、資料;
八、因工作需要攜帶檔案外出,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同意,并采取有效的安全措施;
九、銷毀檔案資料時需進行登記,按照保密規(guī)定派專人負責監(jiān)銷,須兩人以上監(jiān)督,嚴防泄密;
十、定期對保密工作進行檢查,堵塞漏洞,確保檔案安全;
十一、檔案室鑰匙由專職檔案員專管、專用,實行壹把鑰匙制度;
檔案室管理制度 11
一、認真貫徹執(zhí)行國家、路項目檔案管理辦法和上級有關(guān)檔案工作的規(guī)章制度;
二、熱愛本職工作,有較強的責任心和事業(yè)心,努力學習檔案管理的知識,不斷提高檔案管理水平;
三、負責本科室或部門文件材料的整理、保管、借閱、移交工作,綜合室做好駐地辦的往來文件、表格、資料的收發(fā)、登記工作;
四、及時收集、整理監(jiān)理工作中形成的各類資料;監(jiān)理資料應(yīng)隨著工程實施進展而及時整理,杜絕事后搞突擊整理資料的做法;
五、熟悉和掌握本科室或部門的檔案情況,協(xié)助專職檔案員做好對檔案資料進行相關(guān)檢查、清理、調(diào)整和統(tǒng)計工作,做到帳物相符;
六、負責做好駐地辦相關(guān)監(jiān)理資料的整理和打印工作,以及駐地辦相關(guān)辦公設(shè)備的保管工作;
七、做好駐地辦相關(guān)技規(guī)范、圖集、定額、資料的保管和借閱,協(xié)助辦查閱監(jiān)理日志和監(jiān)理旁站記錄,查看監(jiān)理的一些重要發(fā)文,如監(jiān)理工程師通知單、開工報告的.審批、施工組織設(shè)計的審批、暫停令等是否在監(jiān)理日志上有記載等;
八、協(xié)助專職檔案員根據(jù)需要編制各種檢索工具,積極提供利用,并及時填寫利用效果登記簿;
九、協(xié)助兼職檔案人員和專業(yè)技術(shù)人員做好應(yīng)歸檔文件材料的積累、立卷、歸檔、修改和補充;
十、對已到保管期限的檔案,會同有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)人員和專職檔案員一同進行鑒定、銷毀;
十一、嚴格執(zhí)行保密制度,非經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準不得擴大檔案的利用范圍,不得擅自銷毀檔案材料,認真做好本科室或部門的檔案安全保衛(wèi)工作;
十二、協(xié)同專職檔案員做好對單位的工程文件的形成、積累、立卷進行監(jiān)督檢查;并及時督促各單位做好一下工作:
a、工序報檢是否跟得上工程的實際進展;
b、見證取樣頻率是否滿足有關(guān)規(guī)定;
c、試驗檢驗報告上的數(shù)據(jù)是否符合規(guī)范設(shè)計規(guī)定;
d、自檢資料的分類歸檔是否符合地方檔案館的有關(guān)規(guī)定;
十三、負責辦有關(guān)物品的領(lǐng)用和保管工作;
十四、按時完成交辦的其他工作;
檔案室管理制度 12
一、按照本單位《檔案保管期限表》,對應(yīng)歸檔的文件材料和已滿保管期限的檔案文件進行鑒定,對不需歸檔的文件和不需繼續(xù)保存的'檔案進行銷毀。
二、對是否歸檔文件材料進行鑒定時,由檔案工作人員與承辦部門的文書人員一同完成;對已滿一定保管期限的檔案鑒定時,應(yīng)由單位領(lǐng)導(dǎo)主持。
三、鑒定檔案應(yīng)嚴肅認真,嚴格遵守鑒定原則,堅持逐份鑒定,保證單位利益與國家利益不受損失。
四、銷毀檔案前,應(yīng)編制待銷清冊,報請單位領(lǐng)導(dǎo)及檔案行政管理機關(guān)批準,不得擅自銷毀檔案。
五、銷毀檔案時,應(yīng)指派兩名以上監(jiān)銷人員。銷毀后監(jiān)銷人員要在銷毀清冊上簽名蓋章,注明銷毀時間、地點、方式。銷毀清冊歸入全宗卷保存。
檔案室管理制度 13
一、村檔案工作是村管理工作的重要組成部分。建立健全村種類檔案,目的主要在于為村領(lǐng)導(dǎo)和上級有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)部門分析、總結(jié)、部署及調(diào)度村工作和對村工作做出決策,提供準確、可靠的依據(jù)。村要成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組,設(shè)立專(兼)職檔案管理員,認真貫徹實施檔案法,抓好村的檔案建設(shè)。
二、村建立綜合檔案室,統(tǒng)一存放各種門類的檔案,包括文書檔案、會計檔案、基建檔案、榮譽檔案、學籍檔案、村民檔案、特殊載體等。
三、檔案室要制定檔案文件資料收集細目,檔案員要按照這一細目全面及時地搜集各類檔案資料,并定期征集歸檔、建檔。
四、建立健全并認真落實好檔案工作的各項規(guī)章制度,包括歸檔制度、保管制度、保密制度、借閱利用制度、鑒定銷毀制度、檔案統(tǒng)計制度及監(jiān)督檢查制度等。有檔案達標計劃,使村檔案管理工作走上規(guī)范化、制度化、科學化。
五、嚴格完善歸檔制度。檔案員和各處組室要按照國家檔案部門統(tǒng)一規(guī)定的規(guī)格和要求,明確歸檔范圍,及時搜集立卷,嚴格立卷質(zhì)量和保管期限。
六、檔案員要認真學習檔案法規(guī)和處理程序,熟悉村各方面的'工作,加強檔案業(yè)務(wù)訓練,努力提高自己的業(yè)務(wù)水平和管理水平。
七、檔案員要按時向上級主管部門呈報各類報告,做好各類檔案檢查準備工作。
八、村內(nèi)人員借閱業(yè)務(wù)性檔案,須經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后方可查閱,并辦理登記手續(xù),在規(guī)定期限內(nèi)完好無損地歸還。村外人員來校查閱檔案,必須持有單位介紹信,經(jīng)村主要負責人批準后方可查閱檔案。查閱者未經(jīng)同意不得摘抄檔案材料,經(jīng)同意摘抄的材料,必須經(jīng)檔案室人員仔細核對簽署意見。
九、健全各種檢索工具,開發(fā)利用現(xiàn)有檔案。不斷挖掘檔案信息,編制各種輔助表冊,擴大利用服務(wù)范圍,提高檔案的利用效益。
十、加強檔案保密工作。檔案室門窗要加固,備有消防器材,保持整潔、干燥、自然通風,嚴禁吸煙,注意防盜、防火、防鼠、防霉、防蛀,檔案員不得將無關(guān)人員帶進檔案室,不得外泄檔案中的機密
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