公司文件檔案管理制度

　　在現(xiàn)在的社會生活中，制度起到的作用越來越大，制度具有合理性和合法性分配功能。想學(xué)習(xí)擬定制度卻不知道該請教誰？下面是小編幫大家整理的公司文件檔案管理制度，歡迎閱讀與收藏。

　　總則：為保證公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借閱、統(tǒng)計(jì)、銷毀等工作，維護(hù)檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　適用范圍：適用于公司各種文件、記錄、檔案資料的管理。

　　一、文件的收集

　　公司需收集文件的范圍：凡是公司在工作中形成或使用的、辦理完畢、具有查考利用價值的文件、各種記錄、出版物以及各種圖表薄冊、照片等都要齊全完整地收集，具體內(nèi)容包括：

　　1、上級機(jī)關(guān)召開的需要貫徹執(zhí)行的會議的主要文件材料及上級機(jī)關(guān)頒發(fā)的要求公司執(zhí)行的文件；（主要收集部門：行政部）

　　2、上級領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查公司工作時的重要指示、講話、題詞、照片和有特殊保存價值的錄音、錄像等材料；（主要收集部門：行政部）

　　3、公司經(jīng)濟(jì)活動中與外單位的來往信件、合同、協(xié)議。（（主要收集部門：行政部）

　　4、會議文件，包括本公司重要會議形成的文件、紀(jì)要、決定等；（主要收集部門：行政部）

　　5、公司制訂的計(jì)劃、統(tǒng)計(jì)、預(yù)算、決算及工作總結(jié)；；（主要收集部門：行政部）

　　6、公司的請示與上級批復(fù)文件（主要收集部門：行政部）

　　7、公司各職能部門在工作中形成的工作計(jì)劃、總結(jié)、報告；（主要收集部門：行政部）

　　8、公司的統(tǒng)計(jì)報表、統(tǒng)計(jì)分析材料（包括計(jì)算機(jī)電子盤片等）、財務(wù)報表、憑證、帳簿、審計(jì)等文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部）

　　9、公司內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)在工作中形成的重要文件材料；

　　10、公司領(lǐng)導(dǎo)在公務(wù)活動中形成的重要信件、電話記錄；以及公司對外交流的文件、協(xié)議、報告等；（主要收集部門：行政部）

　　11、公司基本建設(shè)工程施工竣工、購置大中型設(shè)備的文件材料，公司直接管理的科研、建設(shè)項(xiàng)目的科技文件材料；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）

　　12、公司成立、合并、撤銷、更改名稱、啟用印信及其組織機(jī)構(gòu)、人員編制等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　13、公司的歷史變革、大事記、年鑒、反映公司重要活動的剪報、聲像材料、榮譽(yù)獎勵證書、有紀(jì)念意義和憑證性的實(shí)物和展覽照片、錄音、錄像等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　14、公司制定的章程、制度等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　15、公司干部任免（包括備案）、調(diào)配、培訓(xùn)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)評定、聘任、員工名冊、報表以及職工的錄用轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、解雇（職）等工作及干部獎懲等文件材料；（主要收集部門：行政部）

　　16、公司員工檔案轉(zhuǎn)移的介紹信及存根；（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　17、公司財產(chǎn)、物資、檔案等的交接憑證、清冊；（主要收集部門：財務(wù)部、行政部）

　　18、公司重大活動中形成的請示、報告、計(jì)劃、考察總結(jié)、重要簡報、會議紀(jì)要、記錄聲像材料、有參考價值的資料、互贈禮品清單、工作來往文件等；（主要收集部門：行政部）

　　20、公司營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)登記證等重要文件（主要收集部門：人力資源及行政部）

　　21、各項(xiàng)目完成后專業(yè)圖文的最終版本電子版，最終定稿版硫酸圖、總院圖審批復(fù)稿件。（主要收集部門：曬圖室）。

　　二、立卷歸檔

　　文件立卷應(yīng)根據(jù)其相互聯(lián)系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映公司的主要情況，以便于保管和利用。

　�。�1）各專業(yè)都要建立健全個專業(yè)的文件、圖書等材料，由各部專業(yè)集中統(tǒng)一保管。

　　（2）歸檔的文件材料必須按年度立卷，業(yè)務(wù)范圍及當(dāng)年工作任務(wù)，編制文件材料的編號類別。

　　（3）文件承辦人員應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料，收集齊全，加以整理后歸檔。

　�。�4）卷內(nèi)文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列，密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起，即批復(fù)在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn)，應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

　　三、檔案保管

　　1、檔案必須入框上架，科學(xué)排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。

　　2、膠片、照片、磁帶要專柜密封保管，膠片和照片、母片和拷貝要分別存放。

　　3、底圖入庫要認(rèn)真檢查，平放或卷放。

　　4、庫藏檔案要定期核對，做到帳物相符。發(fā)現(xiàn)破損變質(zhì)及時修補(bǔ)或復(fù)制。

　　四、檔案借閱

　　1、借閱檔案必須當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并辦理借閱手續(xù)。借閱的案卷要注意愛護(hù)，不得丟失、損壞、涂改，要如期歸還。

　　2、借出的檔案要注意保密，不得將檔案帶入宿舍或公共場所，不得讓無關(guān)人員翻閱。

　　3、借閱時間最長不得超過一個月，卻因工作需要到期不能歸還者，要說明情況，辦理續(xù)借手續(xù)。

　　4、歸還檔案時，由檔案管理人員當(dāng)面查點(diǎn)清楚，并在借閱登記簿上及時注銷。

　　5、凡需借閱、抄錄絕密級重要數(shù)據(jù)資料，必須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，否則一律不準(zhǔn)借閱、抄錄、復(fù)印。

　　6、底圖一般不予外借。

　　五、檔案銷毀

　　經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)及有關(guān)人員會審批準(zhǔn)后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。

　　六、檔案保密

　　1、檔案工作人員要嚴(yán)守機(jī)密，檔案存放要單獨(dú)設(shè)鎖，無關(guān)人員不準(zhǔn)接觸。

　　2、不得傳播、議論有關(guān)機(jī)密問題。

　　3、檔案資料不準(zhǔn)帶到公共場所。

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