秘書制定工作計劃的方法

制定工作計劃的方法很多，但秘書人員常用的方法主要有以下三種：

1、運籌學方法

運籌學是秘書人員計劃工作的有效工具，它廣泛地用于解決有限資源如何合理運用以實現(xiàn)既定目標的問題。應用運籌學一般包括以下主要步驟：

（1）建立問題的數學模型。首先根據研究目的對問題的范圍進行界定，確定描述問題的主要變量和問題和約束條件，然后根據問題的性質確定采用哪一類運籌學方法，并按此方法將問題描述為一定的數學模型。為了使問題簡經和突出主要的影響因素，需要作各種必要的假定。

（2）規(guī)定一個目標函數，作為對各種可能的行動方案進行比較的尺度。

（3）確定模型中各參量的具體數值。

（4）求解模型，找出使目標函數達的最大值（或最小值）的最優(yōu)解。通常，即使是求一很簡單的管理問題模型的最優(yōu)解，也要編制計算機程序上機運算。

2、滾動式計劃方法

滾動式計劃方法是一種編制具有靈活性的、能夠適應環(huán)境變化的長期計劃方法。秘書人員在編制這種計劃的方法是：在已編制出的計劃的基礎上，每經過一段固定的時期（例如一年或一個季度等，這段固定的時期被稱為滾動期），便根據變化了的環(huán)境條件和計劃的實際執(zhí)行情況，從確保實現(xiàn)計劃目標出發(fā)對原計劃進行調整。每次調整時，保持原計劃期限不變，而將計劃期限順序向前推進一個滾動期。

采用滾動式計劃方法，可以根據環(huán)境條件和實際完成情況，定期地對計劃進行修訂，使組織始終有一個較為切合實際的長期計劃作指導，并使長期計劃能夠始終與短期計劃緊密地銜接在一起。

3、計劃－規(guī)劃－預算方法

計劃－規(guī)劃－預算方法是完全從目標出發(fā)編制預算的。計劃開始時，首先由最高主管部門提出組織的總目標和戰(zhàn)略，并確定實現(xiàn)目標的項目。其次分別按每一個項目的實施階段所需的資源數量進行測算和規(guī)劃，并排出項目的優(yōu)先次序；再次，在編制預算時，從目標出發(fā)按優(yōu)先次序和項目的實際需要他配資源，當資源有限時，應保證排在前面的項目的需要；最后，根據各部門在實施項目中的職責和承擔的工作量將預算落實到部門。

來源：秘書高效率工作手冊

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