公文主題詞應當規(guī)范化

公文主題詞應當規(guī)范化

使用計算機實施文書檔案一體化管理，要求公文主題詞必須規(guī)范化。它是機關(guān)文書立卷、檔案著錄的基礎，是機關(guān)文檔一體化、標準化、自動化的重要內(nèi)容之一，直接關(guān)系到文書與檔案管理現(xiàn)代化的進程。

目前，由于對公文主題詞的標引尚缺乏統(tǒng)一的規(guī)范化管理，文、檔主題詞表要求不一，隨意性和盲目性較大。加之有些行文者責任心不強，導致公文主題詞標注不全、不準，甚至有不標注的現(xiàn)象，給文書立卷、檔案著錄帶來不便，阻礙了辦公效率的提高，減緩了計算機管理應用于文檔工作的進程。

一、公文主題詞規(guī)范化的作用

規(guī)范公文主題詞對文檔一體化科學管理起著重要作用。

（一）公文主題詞在文書立卷中的作用。過去行文時不標注主題詞，文書立卷往往靠傳統(tǒng)的方式按文件標題分類。由于有的文件標題對問題概括不夠準確或概念不規(guī)范，文書在篩選酌定類別、擬寫案卷標題過程中費時費力，不利于規(guī)范管理。而規(guī)范的主題詞用于文獻標引和檢索，能具體反映文件的中心內(nèi)容，在文書立卷分類和擬寫案卷標題時，以主題詞相關(guān)詞語為依據(jù)，很容易確定不同類別標題的內(nèi)容，即使是從事文書工作時間短，業(yè)務不是很熟的人，也能做好文書立卷的分類和擬制案卷標題工作。公文主題詞在文書立卷中，對提高工作效率及質(zhì)量，實現(xiàn)機關(guān)辦公自動化，將起到積極的推動作用。

（二）公文主題詞在檔案著錄中的作用。檔案著錄標引工作費力、難度最大的環(huán)節(jié)，無非是主題詞的選擇。完成一張著錄卡片，一般需要3-8個主題詞。剛開始著錄的人員，著錄一張卡片對主題詞的選擇需要5-20分鐘的時間（個別難度大的需要的時間更長），這是目前著錄工作進展緩慢的主要原因。而依據(jù)公文規(guī)范的主題詞著錄標引，是解決這個問題最有效的方法。因為公文主題詞的規(guī)范性，為檔案著錄中主題詞的選擇提供了正確可靠的依據(jù)，任何人只要掌握著錄格式，明確著錄項目，即可輕而易舉地照錄題詞，完成著錄工作，可以提高著錄速度4-8倍，質(zhì)量也能夠得到保證。

二、公文主題詞規(guī)范化的對策

（一）公文主題詞表要統(tǒng)一標準。“沒有規(guī)矩，不成方圓”。要做好公文主題詞的選擇，必須有統(tǒng)一標準的主題詞表，文、檔主題詞表要統(tǒng)一，就是公文主題詞表要與檔案著錄主題詞表相一致，中央與地方統(tǒng)一執(zhí)行一個標準的主題詞表，杜絕隨意和盲目確定主題詞。

（二）公文主題詞的確定要嚴格把關(guān)。公文主題詞的確定是一項具體、細致的工作，來不得半點馬虎。領(lǐng)導要重視這項工作，應該反復強調(diào)，督促檢查，嚴格把關(guān)。對公文的主題詞選擇不準、不完整、不標準的要及時糾正，絕不姑息遷就，將問題解決于平時工作中，嚴把公文主題詞的選擇關(guān)。

（三）標引公文主題詞的人員素質(zhì)要高。公文主題詞來源于文件，高度概括了文件的內(nèi)容特征，充分反映了文件的主題思想。而選擇公文主題詞則是一項技術(shù)性、知識性很強的工作，不僅要準確，還要簡短、扼要、醒目。這就要求公文的起草者要掌握公文主題詞知識，有較高的業(yè)務水平和豐富的實踐經(jīng)驗。同時還要有高度的工作責任心，切不可敷衍了事。只有這樣確定的主題詞才能做到有據(jù)可依，經(jīng)得起推敲。

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