樹立四種意識做好新形勢下秘書工作
一、學(xué)習(xí)意識
秘書人員不僅要熟練掌握辦公室文秘基本知識，如辦文辦會、辦公禮儀等，更重要的是樹立主動學(xué)習(xí)的意識，養(yǎng)成隨時隨地學(xué)習(xí)的習(xí)慣，處處留心做個有心人。平時工作中發(fā)現(xiàn)某份文件寫得很精練，某篇領(lǐng)導(dǎo)講話稿寫得很有水平，某個新聞稿寫得很出彩，可以及時復(fù)印下來進(jìn)行學(xué)習(xí)。與同行在一起交流時，應(yīng)當(dāng)有意識地與他們分享工作中成功的經(jīng)驗(yàn)，商討有待改進(jìn)的不足之處。到外單位開會時，應(yīng)當(dāng)思考如果是自己組織會怎樣安排，別人有什么做法值得借鑒等。有機(jī)會陪同領(lǐng)導(dǎo)一起參加活動時，要注意學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)的思考方式和講話風(fēng)格，比如有的領(lǐng)導(dǎo)說話喜歡口語化多一點(diǎn)，有的喜歡在結(jié)尾用排比對仗，有的喜歡長短句結(jié)合，有的喜歡引經(jīng)據(jù)典等，平時工作做細(xì)了，在撰寫領(lǐng)導(dǎo)講話稿時就會有的放矢。不僅如此，還要學(xué)習(xí)站在領(lǐng)導(dǎo)的角度想問題，站在領(lǐng)導(dǎo)的層面看問題，不斷提升自己的眼界和格局。
二、效率意識
秘書人員要牢固樹立效率意識，加強(qiáng)“三項(xiàng)管理”，不斷加快工作節(jié)奏、提高辦事效率。
1、加強(qiáng)信息管理。充分利用現(xiàn)代信息管理工具，做好通訊錄的整理工作。如將辦公設(shè)備、鮮花水果、印刷廠、物業(yè)維修、記者、飯店等電話號碼分別歸類，做到常用電話號碼熟記于心，非常用電話號碼即查即得。適時做好大事記工作，如領(lǐng)導(dǎo)參加重要會議的時間、地點(diǎn)、人員，單位職工人事變動事宜等，以便于臨時查用和年底匯總。堅(jiān)持做好工作備忘錄，辦公室瑣事和臨時事務(wù)多，秘書人員經(jīng)常會在做一件事情時，被臨時打來的重要電話或領(lǐng)導(dǎo)交辦的重要工作打斷，如果不能及時將待辦事宜記錄下來，很容易誤事和出現(xiàn)差錯。
2、加強(qiáng)分類管理。一是將辦公資料分為需要的和不需要的，及時處理不需要的物品。將需要的物品分為馬上要用的、暫時不用的.和長期不用的，合理擺放位置，使尋找時間為零，提高工作效率。如政策、制度類的資料會經(jīng)常查閱，可以放在辦公桌伸手可及的位置。二是將待辦的工作任務(wù)按照重要性和時間緊迫性分類，做到緊急事項(xiàng)立即辦、重點(diǎn)事項(xiàng)重點(diǎn)辦、日常事項(xiàng)規(guī)范辦。三是將辦結(jié)的工作按照性質(zhì)合理地歸類，方便日后查詢。有條件的單位可將常用資料用數(shù)碼相機(jī)拍攝后，制作成電子文檔或電子書籍存放在電腦里，方便查找。
3、加強(qiáng)時間管理。綜合利用整片時間，根據(jù)各單位實(shí)際情況，在下午或下班前的一兩個小時做一些綜合性的文字工作或比較復(fù)雜的工作；合理利用零散時間，做一些瑣碎的事務(wù)性工作。不僅如此，要積極當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，為領(lǐng)導(dǎo)擋去不必要的應(yīng)酬和接待；認(rèn)真做好領(lǐng)導(dǎo)的“助手”，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)按輕重緩急、分門別類地處理好有關(guān)事務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)節(jié)約寶貴的工作時間。
三、總結(jié)意識
秘書人員應(yīng)該善于總結(jié)，使總結(jié)成為一種習(xí)慣。會總結(jié)才會提高，有總結(jié)才有進(jìn)步。比如一場綜合性的會議結(jié)束以后，可以思考會務(wù)接待中，在外地參會人員的接站、會議報(bào)到、住宿引導(dǎo)、就餐安排、參觀考察等方面，哪些細(xì)節(jié)讓與會人員感到賓至如歸�？梢曰仡檿䦂霾贾弥校跁䴓�(biāo)懸掛、席卡排列、鮮花擺放、音響測試、會場屏蔽、茶水供應(yīng)、材料分發(fā)等方面，哪些地方還存在著小的缺憾，有待改進(jìn)�？梢钥偨Y(jié)會議交流中，哪些做法體現(xiàn)了本單位的工作特色，哪些地方展示了本部門的精神風(fēng)貌等。又如，一個工作年度內(nèi)，各個階段性重點(diǎn)工作完成以后，可以及時總結(jié)經(jīng)驗(yàn)做法，分析存在不足。這樣既利于工作的延續(xù)，又便于年底進(jìn)行回顧總結(jié)，還可以避免出現(xiàn)遇到緊急任務(wù)時，加班加點(diǎn)開夜車趕材料的現(xiàn)象。再如，完成一篇領(lǐng)導(dǎo)講話稿以后，哪些地方得到領(lǐng)導(dǎo)肯定，哪些地方被領(lǐng)導(dǎo)修改過，為什么被修改等，都應(yīng)該認(rèn)真分析，總結(jié)提高。
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