會(huì)場(chǎng)和會(huì)議服務(wù)及座位多種排列方式
會(huì)場(chǎng)即舉行國(guó)際會(huì)議的場(chǎng)所，從狹義上講，僅指會(huì)議廳室。但從廣義上講，它還應(yīng)包括會(huì)議廳室外的辦公和活動(dòng)區(qū)域。會(huì)場(chǎng)安排得當(dāng)與否對(duì)會(huì)議的順利進(jìn)行關(guān)系極大。
一、會(huì)場(chǎng)的選擇
不同的國(guó)際會(huì)議對(duì)于會(huì)場(chǎng)的選擇標(biāo)準(zhǔn)不同。一般地講，策劃者會(huì)認(rèn)真考慮以下的因素：
一、要有充分的面積。會(huì)議廳室面積大小應(yīng)根據(jù)與會(huì)人數(shù)確定。需要多少個(gè)廳室應(yīng)按會(huì)議規(guī)模安排。對(duì)其他活動(dòng)場(chǎng)所的要求也可視情況而定。但有一條總的原則，會(huì)場(chǎng)面積要充分。如果一個(gè)供考慮的會(huì)議地點(diǎn)面積過(guò)小，根本擺不開，恐怕它就不在考慮之列。例如，要舉行一個(gè)2oo人的研討會(huì)，某旅館其他條件都不錯(cuò)，但最大的廳室僅能容納100人，這個(gè)旅館便不存在被選中的可能。但話也得說(shuō)回來(lái)，如必須在空曠和偏窄之間作選擇，許多會(huì)議組織者寧可選擇后者。因?yàn)榭諘鐣?huì)給人冷清的感覺(jué)，而偏窄則顯得較為熱鬧。當(dāng)然，過(guò)于擁擠，無(wú)立錐之地，也不可以接受。
二、活動(dòng)場(chǎng)所應(yīng)相互靠近。會(huì)議廳室是國(guó)際會(huì)議的主要場(chǎng)所，但辦公及其他活動(dòng)場(chǎng)所也不可或缺。如辦公及其他活動(dòng)場(chǎng)所都較遠(yuǎn)，會(huì)造成工作的極大不便。各個(gè)活動(dòng)場(chǎng)所需相互靠近，是便于與會(huì)者的出席、服務(wù)工作的提供和安全保衛(wèi)的實(shí)施。住所可稍離會(huì)議廳室，但秘書處辦公室、小會(huì)議室、休息室、咖啡廳，以及打字復(fù)印、電訊、急救等服務(wù)部門，應(yīng)盡量靠近會(huì)議廳室。如不能在同一層，也應(yīng)在同一幢樓里。
三、要有適當(dāng)?shù)默F(xiàn)代化設(shè)備。某些旅館的'多功能大廳或?qū)W校的校園、機(jī)關(guān)的會(huì)議廳等都可用作國(guó)際會(huì)議的會(huì)議室，但不一定都具備國(guó)際會(huì)議所需的音響、同聲傳譯和傳真設(shè)備。如設(shè)備問(wèn)題不能滿意解決，國(guó)際會(huì)議恐怕也要易地舉行。臨時(shí)添購(gòu)或租用是解決的途徑，但勢(shì)必增加費(fèi)用，技術(shù)上也不一定有保證。國(guó)際會(huì)議組織者都傾向于選擇能提供現(xiàn)成設(shè)備的場(chǎng)所。
四、要有合格的會(huì)場(chǎng)工作人員。每個(gè)國(guó)際會(huì)議都需要一定數(shù)量的會(huì)場(chǎng)工作人員，包括文書、翻譯、接待、文印、管理等人員。這些人員應(yīng)熟悉國(guó)際會(huì)議的程序，也要懂得外文。如果被選擇的會(huì)議地點(diǎn)能提供足夠數(shù)量的合格人員，它就有更大的被選中的可能。外語(yǔ)是個(gè)重要工具。如果語(yǔ)言不通，工作人員就難以同外國(guó)與會(huì)者交流，服務(wù)的效率就受很大影響。國(guó)際會(huì)議對(duì)直接在會(huì)議廳室內(nèi)現(xiàn)場(chǎng)服務(wù)的官員要求頗高，有時(shí)國(guó)際機(jī)構(gòu)也樂(lè)于在借用的基礎(chǔ)上提供此類人員，但大量的一般性服務(wù)人員仍需由會(huì)議所在國(guó)提供。抽調(diào)有一定條件的人員進(jìn)行突擊培訓(xùn)，雖解燃眉之急，但長(zhǎng)久之計(jì)還是要培養(yǎng)一批能召之即來(lái)的工作骨干。
五、會(huì)場(chǎng)附近應(yīng)有配套的生活服務(wù)設(shè)施。除參加會(huì)議外，與會(huì)者還有生活需要。因此，就應(yīng)有生活服務(wù)，包括飲食、住宿、交通、銀行、郵電、商店等。最好這些設(shè)施也靠近會(huì)議場(chǎng)所，價(jià)格合理，而且應(yīng)多樣化，以供選擇。在經(jīng)濟(jì)不發(fā)達(dá)的國(guó)家里，服務(wù)及供應(yīng)比較緊缺，不少人不理解多樣化的重要性。如果在會(huì)場(chǎng)附近不只有一個(gè)旅館，而是有兩三個(gè)等級(jí)和價(jià)格不同的旅館，而旅館里不僅有中餐，還可供應(yīng)西餐，旅館外還有許多風(fēng)味小吃店，這樣的條件當(dāng)然受歡迎。
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