舉辦會議需明確的十五個要素

    對于舉辦一個具有相當規(guī)模會議的組織者來說，如何讓眾多的會議參與者在每一個環(huán)節(jié)諸如簽到、開會、餐飲、娛樂、學習、交流等項目中得到他們想得到的東西，同時又能關注到與會者一些意想不到的情況，比如突發(fā)的疾病、家庭危機或其他個人麻煩等。此外，還要解決隨時都有可能發(fā)生的諸如發(fā)言人沒有及時到場、惡劣的天氣或音響設備失誤等突發(fā)事件呢？作為一個專業(yè)的會議管理公司，我們提出以下一些建議供您參考。

    一、確立明確的目標

    對任何一個商業(yè)公司而言，要想讓會議開得有價值，必須要有一個明確的目的。通過會議獲取所需，提供給與會者相應的價值，并且能回報投資。

    二、完善信息的采集與分析

    信息的收集極為重要，這其中包括了解客戶的需求（細節(jié)請看流程中附錄-客戶需求分析單）、了解會議的出席者、了解媒體、了解預算、分析自己的不足等。

    三、追求不斷的創(chuàng)新

    每一次會議都是對創(chuàng)新能力的挑戰(zhàn)，無論在內容或形式上，不斷的創(chuàng)新能使每一次會議都充滿激情與樂趣。

    四、制定周密的計劃

    無論是甘特圖還是進度表，一個周密的計劃必須包括會議里所有的細節(jié)，另外，保證定期的追蹤可以避免一個周密的計劃成為項目經(jīng)理墻壁上的裝飾。

    五、實施嚴格的現(xiàn)場管理

    在進行現(xiàn)場管理時，一定要嚴格地對照計劃表上的事項進行操作，任何疏漏都會導致會議的失敗。此外，現(xiàn)場負責人需要有隨機應變的能力（參見14條）

    六、結束與細致的總結

    成功的會議需要有創(chuàng)造性的規(guī)劃；積極的談判和交流的技巧；規(guī)范的操作和財務管理；優(yōu)秀的包裝和系統(tǒng)的反饋。在會議結束后總結一下你提供了多少價值？什么是你公司的投資收益？與會者明年還會參加你的會議嗎？將這些答案匯總起來，應用于下一次的會議計劃。

    七、爭取優(yōu)秀，而不是完美

    無論會議大小與否，再好的會議計劃都不可能達到完美，最重要的事情是建議、設計和修正。

    八、了解會議涉及的行業(yè)

    為了提供成功的會議管理，組織者必須了解會議所涉及的行業(yè)，專業(yè)術語和行業(yè)整體趨勢等方面的內容。

    九、不要為了省小錢而在大事情上糊涂

    保證合作的供應商提供高品質的服務，千萬不要為了省點小錢而犧牲了會議的品質，到最后損失最大的還是你自己。

    十、記住、顧客永遠是第一

    你的聽眾是你的顧客，他們會付帳給你，因此他們必須要感受和接受到價值，他們必須要體會到此次會議的重要性。如果你覺得有什么事比顧客更重要，請記�。侯櫩陀肋h是第一重要的！

    十一、合理控制預算

    要學會分析并合理地使用預算。額外花費的錢應該首先使與會者收益。

    十二、最大限度地使用技術

    技術能給你很多幫助，自始至終地盡可能多使用技術，使得顧客和工作人員都能很輕松地運用技術，但是，必須記住不可用技術代替人與人之間的交流。（技術的運用參看“多媒體會議包裝”）

【舉辦會議需明確的十五個要素】相關文章：

會議的要素04-30

父母需明確自己的教養(yǎng)責任08-16

現(xiàn)場管理需抓好五個要素04-30

選擇留學美國名校需明確的幾個問題04-29

為孩子擇校需考慮三要素05-07

明確04-29

2011年工作計劃會議仍將舉辦04-24

關于舉辦慶祝第二十五個教師節(jié)書畫活動通知05-01

明確目標作文02-06

明確廣告對象04-29