會議期間的文書與服務(wù)

時間：2024-07-25 16:49:34 秘書工作我要投稿

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會議期間的文書與服務(wù)

一、編寫會議簡報

會議期間的文書與服務(wù)

會議期間的重要文書工作就是編寫會議簡報。會議簡報是會議的交流性和指導(dǎo)性文件，要求及時、準確編寫。

編寫會議簡報的基本要求可以用四個字概括："快、新、實、短"。

"快"，是會議的時限性決定的。這就是說編寫會議簡報需要搶時間，不拖拉，一般要求當天的情況當天整理，當天發(fā)出，最遲也要當天整理，第二天發(fā)出。一些大型會議一天要發(fā)出簡報一至二期。

"新"，這是簡報的交流性和指導(dǎo)性決定的。就是說編寫簡報要提出新情況，新問題和新經(jīng)驗，并反映在文字上應(yīng)注意使標題醒目、吸引人。

"實"，是對一切公文的起碼要求。這就是簡報所反映的情況和問題要真實、準確、不能隨意夸大或縮小。

"短"，簡報本身從字面上解釋就是簡短的報道。長了就不能稱其為簡報。而且也會影響到"快"。因此，會議簡報的行文特色應(yīng)當是：開門見山，直接敘事，一語中的，盡可能一事一議，少做綜合報道。簡報一般字數(shù)在幾百字至多不過千字。

二、能夠收集、編發(fā)會議信息

會議的新聞報道工作可以有多種方式：

第一種，由會議秘書組撰寫新聞報道稿件，然后經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審定后，向媒體發(fā)送；

第二種，在會議召開期間，邀請有關(guān)報社，電臺、電視臺派記者親自隨訪，發(fā)布消息；

第三種，在會議結(jié)束時，召開記者招待會，由領(lǐng)導(dǎo)人直接介紹會議情況并親自回答記者提出的各種問題。

三、能夠組織擬寫會議紀要

會議紀要是根據(jù)會議的主旨，用準確而精煉的語言綜合記述其要點的書面材料。是在會議記錄的基礎(chǔ)上，分析、綜合、提煉而成，用來概括反映會議精神和會議成果的文件。并非所有會議都要產(chǎn)生會議紀要。會議紀要有兩個目的：一是讓與會者帶回去作為傳達貫徹會議精神的依據(jù)；二是上報，使上級主管部門和有關(guān)單位了解會議的情況或予以轉(zhuǎn)發(fā)。

擬寫會議紀要應(yīng)做到：

1.忠實于會議實際；2.內(nèi)容集中、概括、精煉；3.邏輯條理要清楚。

相應(yīng)知識

會議紀要有兩種類型：

一是例行會議紀要。如經(jīng)理辦公會議紀要、廠長辦公會議紀要。這種類型的會議紀要是將會議形成的決議下發(fā)，或讓上級了解會議的精神，因此要求簡明扼要。

二是工作會議紀要。是指各機關(guān)、部門或地區(qū)就重大工作問題召開專門會議，交流情況，統(tǒng)一認識，研究政策措施之后，需要整理出會議紀要，上報下發(fā)，或請求上級批轉(zhuǎn)。

會議紀要的內(nèi)容包括兩部分：

一是會議情況簡述。包括召開會議的根據(jù)、目的、時間、地點、參加會議的人員、會議討論的問題以及會議的成果。

二是對會議主要精神的闡發(fā)。這是會議紀要的主體部分。

注意事項

擬寫會議紀要應(yīng)當做到：

第一，記實。即實事求是，忠于會議實際。為此，必須以會議紀錄為依據(jù)。對與會者的發(fā)言可以進行概括、歸納、提煉，但絕不能增添與篡改內(nèi)容。