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企業(yè)年會的策劃和組織要點(diǎn)有哪些？
年會是企業(yè)激勵員工、展示業(yè)績、聯(lián)系客戶的重要手段。通過豐富多彩的活動、豐厚的獎品、誘人的美食以及輕松的旅行，帶給員工和客戶美好的體驗(yàn)。
年會的組織大致分為七個環(huán)節(jié)：
（1）確定活動立項
（2）制定預(yù)算
（3）選定會務(wù)代理
（4）確定方案
（5）確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)
（6）結(jié)算
（7）總結(jié)
年會的組織有五個要素：
（1）預(yù)算
（2）人數(shù)
（3）參會人員組成
（4）會議主要議題
（5）會議時間
這五個要素牽涉到在整個年會組織過程中選址、酒店、餐標(biāo)、禮品、活動安排等一系列決策。
在制定預(yù)算環(huán)節(jié)，主要考慮交通、住宿、膳食、會議綜費(fèi)、禮品，有的年會還要加上會后的旅游預(yù)算。
選定會務(wù)代理是組織年會便捷可靠的方法：
第一，可以節(jié)省預(yù)算，花同樣的錢可以辦更多的事。一般而言,酒店的價格從高到低會分為:門市價、前臺折扣價、商務(wù)公司價格、會議團(tuán)價、旅游團(tuán)價五個檔次。直接向酒店訂場地和客房反而比通過會務(wù)公司報價高
第二，可以節(jié)省時間、簡化操作流程。專業(yè)的會展代理對酒店場地及提供的服務(wù)都比較熟悉，它們可以按照要求很快找到合適的地點(diǎn)和報出初步的預(yù)算。
第三，更好地協(xié)調(diào)酒店關(guān)系，以保障會議的順利進(jìn)行。年會的組織實(shí)施是個繁瑣的服務(wù)過程，它是一個需要很多協(xié)調(diào)工作的系統(tǒng)工程。會務(wù)代理公司的操作經(jīng)驗(yàn)以及和會務(wù)酒店良的好合作關(guān)系是非常重要的。比如cheackin,按照酒店的規(guī)定，在下午14:00以后客人方可入住，特別是在旅游旺季。如果您的會務(wù)活動人數(shù)眾多(比如用房數(shù)在100間以上),而酒店在前一天是滿房的情況下,就會造成大批客人到店后無法入住的情況,這時候就需要會務(wù)代理公司動用人脈和酒店各部門(前臺、禮賓部、客房部等)進(jìn)行協(xié)調(diào),以解決入住問題。另外，在會場搭建時的提前進(jìn)場時間也需要和酒店工程部、宴會廳及保安部進(jìn)行協(xié)調(diào),如果沒有會務(wù)公司的協(xié)作,組織者會增加很大的難度。
在確定方案環(huán)節(jié),首先要將此次活動的核心議題合理地安排到會議議程當(dāng)中。主會場、舞臺及背景搭建、節(jié)目選擇、餐標(biāo)及菜單、房間、接送機(jī)、會后旅游這七項是在這一環(huán)節(jié)最須留意的地方。
接下來是重要的確認(rèn)實(shí)施細(xì)節(jié)了。首先，要創(chuàng)建一個工作進(jìn)度表，這是提高效率、保障活動順利進(jìn)行的有效手段。工作表的內(nèi)容要包括以下幾個方面：
a邀請的貴賓及確認(rèn)其成行；
b舞臺設(shè)計、場地搭建、燈光音響布置的完成；
c文書工作、會議資料的準(zhǔn)備；
d房間分配表；
e用餐（餐標(biāo)、菜單、主桌、臺卡）；
f交通安排；
g各項工作的負(fù)責(zé)人及聯(lián)絡(luò)方式；
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