會議流程

     ★準備工作

     1接到會議（會展）意向后，合理報價立即回復(fù)，并提出我方的合理化建議。

     2可為客戶進行會議(會展)的設(shè)計與策劃服務(wù)。

     3根據(jù)要求預(yù)定酒店，會議（會展）場地、車輛等。

     4準備會務(wù)用品：代表證、會徽、紀念品。

     5提供公關(guān)禮儀、文秘、翻譯服務(wù)，代租會務(wù)所需設(shè)備。

     ★會議接待

     1會議（會展）場所的布置：歡迎牌、橫幅、指示牌、會議資料、紙、筆、飲料、設(shè)備測試等。

     2按客戶需要安排接送與會賓客，協(xié)助會務(wù)組辦理賓客簽到等工作。

     3會議用餐及宴會安排。

     4會后旅游、娛樂考察等活動。

     5提供返程飛機票、火車票。

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     一般而言，作為專業(yè)的會展公司承接/代理各類會議及展覽，大多經(jīng)過以下幾個環(huán)節(jié)：

     1、策劃作為專業(yè)的會展代理公司，我們提供會展企劃代理，告訴我們你的想法或者點子，我們?yōu)槟闾峁┛尚行苑桨浮⒄姓蛊髣�、會議回執(zhí)等等。

     2、咨詢在此階段，我們將與委托方進行初步溝通，并就委托方的一些關(guān)心點提出自己的預(yù)案供選擇——譬如在預(yù)算范圍內(nèi)最適宜的會議場所、推薦參加者下榻的酒店、選擇合適的餐飲場所及與預(yù)算相適應(yīng)的菜譜、會展交通流程、接待流程等。

     3、考察如果您認為溝通后可以相信我們，那么我們可以進入這個階段——我們會安排您或者您的代表到目的地考察我們?yōu)槟�提供的酒店、會議場地、環(huán)境、交通車輛及會展設(shè)備細節(jié)等等，并在此階段就服務(wù)項目、服務(wù)流程、推進計劃、服務(wù)價格等內(nèi)容進行深入探討，大致明確雙方的責(zé)任與義務(wù)。

     4、確定這個時間需要的是耐心與細致——我們得一一推敲設(shè)想得流程及預(yù)案，盡可能把方案細化，然后以書面的形式確認雙方的權(quán)利、義務(wù)與責(zé)任，并簽署相關(guān)服務(wù)協(xié)議。

     5、執(zhí)行嚴格而又人性化地執(zhí)行協(xié)議，將是雙方合作精神的高度升華。不管設(shè)想如何完美，任何計劃都是存在紕漏的，需要合作雙方本著合作的理念，拋開暫時的不合，以會展的圓滿結(jié)局為一致奮斗目標(biāo)。在此期間，雙方需要口頭或書面承諾原來協(xié)議以外的服務(wù)視為協(xié)議的延伸，并臨時決定雙方簽字負責(zé)人，所有臨時往來允許采取事前商議、事后結(jié)算的方式執(zhí)行。

     6、結(jié)算雙方財務(wù)人員認真核對各類單據(jù)，嚴格按照協(xié)議執(zhí)行核算。

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