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公文立卷的方法
公文立卷就是按照公文的特征和聯(lián)系將若干具有共同點(diǎn)和聯(lián)系密切的公文組合成有機(jī)聯(lián)系的集合體的活動(dòng)。從公文的組成結(jié)構(gòu)中概括出來的為所有公文都共有的共同點(diǎn)，如作者、內(nèi)容、地區(qū)等，是立卷工作的依據(jù)。立卷工作主要包括兩項(xiàng)工作：分類和組卷。
分類是將機(jī)關(guān)產(chǎn)生的公文按照一定的特點(diǎn)分成若干部分，組合則是把每一小類的局部的公文，按照共同特點(diǎn)組成保管單位。但二者又有相似之處：分類的方法主要是分析，分中有合，其分類結(jié)果是將具有不同特點(diǎn)的公文分別集合為不同類別；組卷的方法主要是綜合，合中有分；其結(jié)果是將具有共同特征的單份公文集合為一個(gè)集合體（案卷）。
一、分類方法
公文的分類應(yīng)該符合分類的邏輯原則，力求簡(jiǎn)明、嚴(yán)密。每一分類層次上只能使用一個(gè)分類標(biāo)準(zhǔn)，也就是，將一大組公文劃分成若干小組時(shí)，只能使用一個(gè)相同的標(biāo)準(zhǔn)，不允許同時(shí)使用幾種標(biāo)準(zhǔn)。通常，機(jī)關(guān)公文分類可以劃分為四個(gè)層次：分年度——分組織機(jī)構(gòu)——分問題——分保管期限。
（一）分年度
即按照公文形成、處理的年度特征將同一年度的公文分為一類，不同年度的公文分為不同的類別。在現(xiàn)行機(jī)關(guān)，其工作的計(jì)劃、總結(jié)等都是按照一個(gè)自然年度來安排，將每年的1月1日～12月31日作為一個(gè)工作周期，其工作周期中同步產(chǎn)生的公文，也自然而然就形成了以年度為單位的獨(dú)立類別，因此，按年度分類，縱向地反映了機(jī)關(guān)工作的特點(diǎn)和逐年變化、發(fā)展的客觀情況，有利于現(xiàn)行機(jī)關(guān)利用和歸檔之后其他機(jī)關(guān)的利用。
年度分類，要求根據(jù)公文準(zhǔn)確日期歸入相應(yīng)的年度。不同年度的公文一般不得放在一起立卷，否則，這會(huì)打亂公文的時(shí)序，給日后的查找利用工作帶來極大的不便。但是，由于工作的連續(xù)性，有時(shí)也會(huì)出現(xiàn)跨越兩個(gè)或兩個(gè)以上年度的公文，針對(duì)這類跨年度公文可采用的常規(guī)處理方法有：
1．回復(fù)性公文放在復(fù)文年度，如XX年的請(qǐng)示與XX年的批復(fù)，應(yīng)將請(qǐng)示批復(fù)均放入XX年立卷；
2．規(guī)劃性的公文，應(yīng)放在計(jì)劃或規(guī)劃針對(duì)的第一年立卷，如“XX～XX年科研工作規(guī)劃”可以放在XX年立卷；
3．總結(jié)性的公文應(yīng)放在其內(nèi)容針對(duì)的最后一年立卷；如XX年完成的“1999～XX年“秘書工作”項(xiàng)目財(cái)務(wù)決算”應(yīng)放入XX年；
4．會(huì)議公文，放入召開會(huì)議的年度；
5．規(guī)范類公文，應(yīng)放人公文針對(duì)的第一年；
6．兩項(xiàng)內(nèi)容的公文，歸入主要內(nèi)容針對(duì)的年度，如“XX年工作總結(jié)及XX年工作安排”，可視內(nèi)容側(cè)重歸入相應(yīng)年度。
（二）分組織機(jī)構(gòu)
即按機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)進(jìn)行分類立卷。
機(jī)關(guān)中組織機(jī)構(gòu)的框架，是根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能設(shè)立的，每一個(gè)部門又有各自相對(duì)獨(dú)立的職權(quán)、職責(zé)，由各部門自身產(chǎn)生或承辦的公文在內(nèi)容性質(zhì)上也就是相對(duì)獨(dú)立的一個(gè)類別。在一個(gè)年度內(nèi)，按照內(nèi)部各組織機(jī)構(gòu)分類，自然能夠保持公文之間內(nèi)容上的主要聯(lián)系，有利于專題查找和利用檔案。
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