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如何速記會議記錄
會議記錄是開會時當場把會議的基本情況和會議上的報告，討論的問題，發(fā)言、決議等內(nèi)容記錄下來的書面材料。會議記錄是對會議整個情況所做的真實記載，其作用在于正確反映會議情況，作為整理會議文件、匯報會議精神，研究工作等存查備考的一種歷史資料。
在會議記錄中常出現(xiàn)一些問題，如會議記錄沒有目錄，記錄本不固定，記錄員字跡潦草，用圓珠筆、純藍色墨水等不耐久材料等，為了做好會議記錄，避免以上情況發(fā)生，揚子人才網(wǎng)職場指導專家建議在做會議記錄的過程中應該注意以下幾點：
方法/步驟
記錄會議的組織情況。要寫清楚會議的名稱，開會的時間、地點、缺席和列席人員、主持人的姓名、記錄人的姓名。如果有其他需要記錄的情況，也需要作為備注記錄在案。
記錄會議的內(nèi)容。要寫明發(fā)言人的姓名，發(fā)言的內(nèi)容，包括討論的內(nèi)容、提出的建議、通過的決議等，必要時還要 記下表決情況。要記錄關于會議的相關動態(tài)，如發(fā)言中的笑聲、掌聲、臨時中斷以及會場等重要情況。會議記錄完了要另起一行也“會議結束”。重要的會議記錄，要有主持人和記錄人在正文右下方簽字。這是會議記錄的重要組成部分。
采用速記。可能會議的參與人員較多，議題和發(fā)言較多，詳細記載比較困難，因此速記是一個比較常用的方式。把每一位發(fā)言人所講的中心意思概括出來，不要一字一句地記錄。要把重點放在所討論的問題上，把問題的核心點出來，如會議待解決的問題、提出的觀點、問題各個小點解決的方案、問題討論到最后的結果。
采用錄音方式，會后整理會議記錄。這種方式一般在重要會議上才可能運用，如重要客戶會議、商業(yè)談判。這種方法最好征得與會人員同意后再用，否則容易對會議產(chǎn)生負面影響，甚至引發(fā)不必要的糾紛。事后整理錄音記錄，重新聽和提煉會議內(nèi)容也需要大量的時間，所以這種方法不要經(jīng)常使用。
要對會議責任人和會后實施的有效性進行跟蹤和評估。會議上的議題需要在會議記錄中詳細而嚴明地提出，最好作為標題，要標明責任人、實施時間、完成時間和評估人等后續(xù)跟進工作，讓會議的有效性得到實施，并用會議記錄加以確認和證實。
要確保會議記錄的準確性和及時發(fā)出。如果遇到不太清楚的地方，在發(fā)出以前最好跟發(fā)言人本人和會議的組織者確認不清楚的會議內(nèi)容核實一遍，以免發(fā)出會議記錄后產(chǎn)生異議或錯記。
END
注意事項
最后，分發(fā)記錄時，要最好分發(fā)后的收到確認記錄。
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