辦公室文書(shū)工作技巧

一、確認(rèn)反饋階段的技巧

確認(rèn)就是接受任務(wù)，反饋就是匯報(bào)交付。在戰(zhàn)爭(zhēng)中，每當(dāng)指揮員布置完任務(wù)，接受者都要當(dāng)面復(fù)述一遍，即使戰(zhàn)斗最激烈的時(shí)刻也是如此。

只有這樣，才能確保執(zhí)行者全面準(zhǔn)確地領(lǐng)會(huì)指揮員的戰(zhàn)略意圖，避免差錯(cuò)。

秘書(shū)接受領(lǐng)導(dǎo)任務(wù)后，同樣需要復(fù)述確認(rèn)復(fù)述有助于秘書(shū)對(duì)任務(wù)加深理解，領(lǐng)導(dǎo)也能從秘書(shū)的復(fù)述中及時(shí)發(fā)現(xiàn)自己的疏漏或秘書(shū)在理解上的偏差。諸如，領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)后，秘書(shū)應(yīng)以最精煉的語(yǔ)言將任務(wù)復(fù)述確認(rèn)后再去執(zhí)行;接到一個(gè)會(huì)議通知電話，秘書(shū)應(yīng)當(dāng)向授話人復(fù)述一下電話內(nèi)容;以傳真、郵件等非面對(duì)面方式向某人傳遞信息后，秘書(shū)應(yīng)主動(dòng)向?qū)Ψ酱_認(rèn)是否收到，是否完整清楚，有無(wú)疑問(wèn)等。

確認(rèn)時(shí)需要注意的細(xì)節(jié)，如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容很簡(jiǎn)單，秘書(shū)可以直接去做;如果領(lǐng)導(dǎo)布置的工作內(nèi)容較多，秘書(shū)就需要復(fù)述一遍，復(fù)述時(shí)要精煉、條理，同時(shí)可加入自己的理解，準(zhǔn)備采取的方法等;如果接到電話，除了記錄、復(fù)述，還要想到領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)問(wèn)的問(wèn)題，因此要問(wèn)清對(duì)方的姓名、電話號(hào)碼。

一項(xiàng)任務(wù)完成后秘書(shū)要及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，反饋工作的進(jìn)度和結(jié)果。這也是贏得領(lǐng)導(dǎo)信任的基本途徑。

反饋時(shí)需要注意的細(xì)節(jié);反饋有緩急之分，一項(xiàng)工作的完成情況是否必須立即反饋領(lǐng)導(dǎo)，不是憑秘書(shū)的感覺(jué)，而是看領(lǐng)導(dǎo)對(duì)這件事的關(guān)注程度和這件事本身的緊爭(zhēng)程度。如領(lǐng)導(dǎo)會(huì)后要趕著去拜訪一個(gè)重要客戶(hù)，這時(shí)秘書(shū)應(yīng)該立即落實(shí)車(chē)輛并把車(chē)型車(chē)號(hào)、停靠地點(diǎn)、司機(jī)姓名、手機(jī)號(hào)碼等信息傳遞給領(lǐng)導(dǎo)。如果秘書(shū)沒(méi)有履行反饋職能，領(lǐng)導(dǎo)找不到車(chē)，便是秘書(shū)的失職。

反饋還需要注意時(shí)機(jī)場(chǎng)合。如果不是很急迫的事，應(yīng)在領(lǐng)導(dǎo)不忙或坐車(chē)、閑聊時(shí)匯報(bào)。反饋時(shí)語(yǔ)言應(yīng)簡(jiǎn)練，要突出結(jié)果淡化過(guò)程，切忌將匯報(bào)變成表功或訴苦，可像聊天一樣，將領(lǐng)導(dǎo)需要掌握的信息傳遞過(guò)去。

二、實(shí)施落實(shí)階段的技巧

在實(shí)話落實(shí)階段，秘書(shū)應(yīng)掌握兩這方面的要點(diǎn)。

1、不忘事、不誤事、做好事

秘書(shū)工作無(wú)小事。要做到不忘事，可以做這樣一些工作;把文件夾分成“已處理”、“待辦”、“臨時(shí)”三種并貼上不同顏色的標(biāo)簽;對(duì)重要文件加鎖保管并及時(shí)處理;準(zhǔn)備一本記事本，每天下班前記錄次日要做的事，根據(jù)輕重緩急逐項(xiàng)完成;對(duì)重要性事務(wù)、周期性事務(wù)要提前記錄。

不誤事的秘訣是分清事情的輕重緩急，做事講究次序。時(shí)間管理學(xué)把要做的事情分成重要且緊急，不重要但緊急，重要但不緊急，不重要也不緊急幾類(lèi)。辦公室工作有受支配、制約的部頒(上司委派的或部門(mén)分配的工作)，也有自己支配的部分(職責(zé)內(nèi)的日常工作)。秘書(shū)要有科學(xué)明確的工作計(jì)劃，包括工作目標(biāo)、內(nèi)容步驟、方法、標(biāo)準(zhǔn)、完成時(shí)間等。要根據(jù)輕重緩急決定工作次序，有條有理地進(jìn)行。受制約的工作置于前，自己支配的工作置于后;重大工作優(yōu)先考慮集中精力做;日常工作分散做。整段時(shí)間用于處理復(fù)雜的需連續(xù)進(jìn)行的工作如擬寫(xiě)文件;零星時(shí)間用于處理簡(jiǎn)單的'可間斷的工作，如處理信件、查閱資料;還要善于控制諸如接待來(lái)訪、聯(lián)系電話等工作的時(shí)間彈性。

秘書(shū)應(yīng)養(yǎng)成記錄工作時(shí)間使用情況的習(xí)慣，如每周用于擬稿、接待、聯(lián)絡(luò)、參加會(huì)議等所占的時(shí)間，以便適當(dāng)調(diào)整優(yōu)化，進(jìn)一步提高工作效率。

不忘事與不誤事都為做好事服務(wù)的，把每件事情做好才是秘書(shū)工作的最終目的。做好事要善于抓大放小，做好重要的事情，要用80%的精力做20%重要的事情，用20%的精力做80%不太重要的事情。

20%重要的事情主要指該項(xiàng)工作完成的質(zhì)量可能會(huì)對(duì)公司、部門(mén)、領(lǐng)導(dǎo)產(chǎn)生重大的影響，或?qū)γ貢?shū)本人的成長(zhǎng)產(chǎn)生重大的影響。做好重要的事情，秘書(shū)必須樹(shù)立精品意識(shí)，力求盡善盡美，杜絕各類(lèi)疏漏和低級(jí)錯(cuò)誤;還要處理好質(zhì)量與效率的關(guān)系，既要保證在規(guī)定時(shí)間內(nèi)完成工作，又要克服片面追求效率而犧牲質(zhì)量的做法。

對(duì)80%不太重要的事情要善于借助外力，如果可能可以授權(quán)下屬;要善于合理利用時(shí)間，性質(zhì)相同或相近的工作可以集中處理，如打電話、處理文件等;要善于利用歷史資料進(jìn)行處理，如把常用范本分門(mén)別類(lèi)予以存檔。

2、準(zhǔn)確、及時(shí)

如果我們分析出錯(cuò)的原因就會(huì)發(fā)現(xiàn)，辦公室工作最容易出錯(cuò)的常常是職能交叉環(huán)節(jié)，即兩個(gè)人(或部門(mén))的結(jié)合部。杜絕出席的辦法之一，就是將自己的職責(zé)范圍擴(kuò)大，即在遞交工作或任務(wù)時(shí)，如果將隨之實(shí)生的責(zé)任比作“接力棒”就要確�！敖恿Π簟边f交到下一名隊(duì)員手中時(shí)不落地。

秘書(shū)接受任務(wù)時(shí)，首先要分清是否是屬于自己職責(zé)范圍，是否是領(lǐng)導(dǎo)交辦的事。若是，就應(yīng)無(wú)條件保質(zhì)保量地做好;若不是，就應(yīng)明確告知對(duì)方事情的辦理程序和方法。秘書(shū)應(yīng)做好該做的事，也要對(duì)不該做的事說(shuō)“不”，要藝術(shù)性地學(xué)會(huì)拒絕。這不僅可以幫助對(duì)方掌握辦事規(guī)律，承擔(dān)應(yīng)負(fù)的責(zé)任，也可以保證全局工作的順利進(jìn)行。但秘書(shū)還應(yīng)該明白，不該做的事并不等于“可以不做的事”，在分清職責(zé)的前提下，要善于幫助他人、與人合作、互助互通，學(xué)會(huì)平衡各種人際關(guān)系。

如果事情不涉及法律、道德、規(guī)則等因素，分清職責(zé)后要有選擇地做。下列三類(lèi)事秘書(shū)不應(yīng)介入;第一，要你做的事已超出了你的能力所及，也就是說(shuō)答應(yīng)下來(lái)的事就應(yīng)力爭(zhēng)做好;做不好不如不做，不要幫倒忙。第二，分內(nèi)的事已經(jīng)令你無(wú)暇他顧，也就是說(shuō)不要種了別人的地荒了自己的田。第三，你的介入于事無(wú)補(bǔ)。

準(zhǔn)確是不失誤，及時(shí)是不耽誤。及時(shí)就是在每一時(shí)間內(nèi)內(nèi)完成應(yīng)該做的工作。秘書(shū)不要過(guò)多強(qiáng)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)或工作本身所要求的最后期限，因?yàn)槊貢?shū)隨時(shí)會(huì)接受新的任務(wù)，這時(shí)雙重的工作會(huì)帶來(lái)過(guò)大的壓力，最終使工作無(wú)法達(dá)到應(yīng)有的質(zhì)量。領(lǐng)導(dǎo)也隨時(shí)可能將工作的最后期限提前，使你措手不及。領(lǐng)導(dǎo)一般考慮的不是離最后期限你還有多少時(shí)間，而是在此前已經(jīng)給了你多少時(shí)間。

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