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別再為年終工作總結(jié)發(fā)愁了
分割時(shí)間段，去除總結(jié)恐懼癥
寫總結(jié)總是讓人頭疼，這樣的抱怨時(shí)常在我們耳邊響起：有啥好總結(jié)的呢?每天7 點(diǎn)起床，8 點(diǎn)上車，9 點(diǎn)刷卡，干活，吃飯，干活，下班，
別再為年終工作總結(jié)發(fā)愁了
。天天如此，不是嗎?是的，如果把每一天的工作歸結(jié)為時(shí)間上的累加和重復(fù)，那么總結(jié)必然會(huì)失去其意義。不過真若如此，想必我們工作多久也不會(huì)有丁點(diǎn)進(jìn)步和教訓(xùn)，工作中的得失也一并忽略了。所以實(shí)際上并非無可總結(jié)，也不是總結(jié)太難，而是我們太懶。我們對(duì)寫總結(jié)的恐懼，來源于我們對(duì)反思和回顧的怠慢。一年的時(shí)間，交給一兩個(gè)小時(shí)去總結(jié)，當(dāng)然無從下手�？扇绻覀�?cè)跁r(shí)間軸上標(biāo)注出一些節(jié)點(diǎn)，然后依次記錄下當(dāng)時(shí)的收獲和成績(jī)，總結(jié)就會(huì)有的放矢，你的問題也會(huì)得到梳理和明確。
因此，善于做每一天、每一月、每一段時(shí)間的小結(jié)，是做好年終總結(jié)的前提。
如何小結(jié)?我們可以跨界地借鑒一下柳比歇夫的時(shí)間管理方法：
1、記錄。制作工作記實(shí)表，真實(shí)準(zhǔn)確地反映每段工作所耗費(fèi)的時(shí)長(zhǎng)，這一點(diǎn)可以借助很多時(shí)間管理軟件進(jìn)行，用很短的語句來描述即可;
2、統(tǒng)計(jì)。每填完一個(gè)時(shí)間區(qū)段后，對(duì)時(shí)間耗費(fèi)情況進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，用去的時(shí)間，應(yīng)該同從事的工作相稱。看看每一部分工作的時(shí)間比例有多大;
3、分析。單純地羅列自己的工作，只能讓總結(jié)成為一篇枯燥的流水賬，發(fā)現(xiàn)問題，還要不流于問題的現(xiàn)象。 這需要對(duì)照工作效果，進(jìn)行分析，包括成本與產(chǎn)出、時(shí)間耗費(fèi)的情況，找出造成低效的因素;
4、反饋。根據(jù)分析結(jié)果制訂消除阻礙因素的計(jì)劃，并反饋于下一時(shí)段。
連續(xù)、密集記錄的要義在于如下幾個(gè)方面：
1、保持記錄的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。真實(shí)是指工作現(xiàn)場(chǎng)的記錄，而不是補(bǔ)記的。準(zhǔn)確是要求記錄的誤差不大于15 分鐘，否則記錄就無使用價(jià)值;
2、切記!不要相信記憶的估算，人對(duì)時(shí)間這種抽象物質(zhì)的記憶是十分不可靠的
3、選擇的時(shí)間記錄區(qū)段要有代表性;
4、及時(shí)調(diào)整時(shí)間、精力的分配計(jì)劃。在檢查時(shí)間記錄時(shí)，要找出上一時(shí)段計(jì)劃時(shí)間與實(shí)耗時(shí)間的差，并以此為根據(jù)，對(duì)下一時(shí)段的時(shí)間耗用予以重新分配;
5、堅(jiān)持就是成功。
有了足夠多的統(tǒng)計(jì)樣本，做好了資料的準(zhǔn)備工作，大事小情一目了然。從你的時(shí)間脈絡(luò)里找出事物的發(fā)展規(guī)律，指引未來的工作，這正是總結(jié)的價(jià)值所在。這時(shí)，我們?cè)賮砺涔P。
不必標(biāo)準(zhǔn)化，保持閱讀的快感
不論是職場(chǎng)新丁還是老鳥，在寫此類總結(jié)時(shí)都習(xí)慣于先上網(wǎng)搜一搜范文，大家看到的范式都相差不多，于是寫法上就有了標(biāo)準(zhǔn)的范式。這不僅使得總結(jié)毫無光彩，而且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，起不到任何收效。對(duì)于大部分的文種而言，總結(jié)是個(gè)人思維的展現(xiàn)，完全可以帶有自己的個(gè)人風(fēng)格，
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《別再為年終工作總結(jié)發(fā)愁了》(http://www.msguai.com)。一般說來，總結(jié)確有其規(guī)范，比如內(nèi)容上不外乎3 個(gè)方面：基本情況、成績(jī)和失誤，經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和來自展望。但是展現(xiàn)的手段則不必拘于一格，對(duì)于新人來講，總結(jié)可以寫得熱情洋溢，激情飛揚(yáng);而對(duì)于一個(gè)工作經(jīng)驗(yàn)豐富的職場(chǎng)人，則可以借助圖表、模型等展現(xiàn)手段來清晰、量化地反映工作情況。實(shí)際上你保持著個(gè)人的寫作模式，還一定程度上維護(hù)了你的創(chuàng)新精神。
表述方式上最好是敘述和議論的有機(jī)融合，敘述通過對(duì)人物、事件、原因、結(jié)果的交代來對(duì)工作狀況做明晰的說明，議論則是指分析、綜合、論證，它能把分散的、感性的材料轉(zhuǎn)化和提升為具有指導(dǎo)意義的理論。
好看的總結(jié)不僅要自然、夾敘夾議、有真材實(shí)料(俗稱干貨)，而且一定是詳略得當(dāng)?shù)�。長(zhǎng)短要與實(shí)際的工作量相匹配，一個(gè)入職不久的新人，寫了20 多頁紙，工作態(tài)度沒得說，氣勢(shì)也有了，但難免讓看的人覺得頭大�？偨Y(jié)意味著挑選最重要的工作和想法進(jìn)行匯報(bào)，不要遺漏重點(diǎn)，也切忌面面俱到。要在第一印象，就給人留下想要閱讀下去的良好視覺觸感。密密麻麻，或者厚厚一羅，都會(huì)使人望而生畏。
掌握分寸，講出事實(shí)
報(bào)喜和報(bào)憂是總結(jié)中永恒的兩大主題，比例該如何分配?有人總想掩飾自己的失誤，推卸責(zé)任，或者展示謙虛，過分退讓，這些都是費(fèi)力不討好的動(dòng)作，只會(huì)導(dǎo)致在自夸和自貶中搖擺不定。其實(shí)保持客觀的秘訣是不要刻意，保留自己最真實(shí)的想法就好，你越尊重事實(shí)，別人也就會(huì)越尊重你。
真實(shí)、客觀就是禮貌，有一分說一分，實(shí)實(shí)在在。含糊則讓人糊涂，很多時(shí)候，人們羞于面對(duì)真實(shí)的情況，于是總結(jié)充斥著“將要完成、預(yù)計(jì)達(dá)到”等等字眼，屬于隱性的夸大現(xiàn)實(shí)。有些人說，這是為了讓總結(jié)的基調(diào)更向上，更有希望，這樣的想法實(shí)是出自錯(cuò)誤的出發(fā)點(diǎn)�？偨Y(jié)不單純是匯報(bào)數(shù)據(jù)，不能止于一個(gè)結(jié)果，它更重要的使命是一次回顧和反芻，對(duì)自己的優(yōu)勢(shì)與不足有沒有形成認(rèn)識(shí)，從前的工作已經(jīng)屬于過去，無法改變，只能如實(shí)面對(duì)，真正的價(jià)值是你的思考，你從那些細(xì)碎的工作中找到的規(guī)律和辦法。
除了要盡量真實(shí)，在語言和方向上，還要注意把握分寸，總結(jié)不是寫給自己看，領(lǐng)導(dǎo)是一定會(huì)過目的，寫法上的個(gè)人化可不是彰顯工作中的個(gè)人主義，總結(jié)一定要提及大局�？陀^準(zhǔn)確的同時(shí)，姿態(tài)低調(diào)總是沒錯(cuò)的，這就是說要看到功勞來自于上級(jí)和團(tuán)隊(duì)的支持配合，而不是留下一種“我做了最多工作”的印象。有職場(chǎng)專家曾說過一個(gè)寫作技巧，供大家參考：寫上司和團(tuán)隊(duì)的部分，調(diào)子要高，但一略而過;寫到自己的部分就得具體實(shí)在，有功勞和成績(jī)，要寫足，但決不浮夸。
直觀數(shù)據(jù)，美化版面
寫好了總結(jié)，我們來看看如何做些美化工作。通篇文字容易讓人的閱讀產(chǎn)生不適，所以加進(jìn)數(shù)字說明，不僅是客觀需要，而且叢直觀上也給人以閱讀上的喘息。但數(shù)字多了也還是枯燥，不妨變成更為美觀的圖表、圖形，一目了然，而且高聳的圓柱和柔軟的線條，還會(huì)給人以良好的心理暗示。
數(shù)據(jù)匯報(bào)的要點(diǎn)在于嚴(yán)格按照隸屬關(guān)系，一層一層地排序，這樣使得數(shù)據(jù)有章可循，也有了上下文，同時(shí)它還是一種安全的做法。這樣做也有助于思路的梳理，從自己的工作延展到部門和公司的大局中，方便做橫向的對(duì)比，使看的人更容易明白和判斷。
有了思路，不妨為其添加上序列號(hào)，使你要表達(dá)的每一層含義都具有獨(dú)立的空間和細(xì)分區(qū)域，也讓紙張保持一定量的留白。
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