面對職場：如何提高開會效率

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假如你踏入職場已經(jīng)有幾年的時間，假如讓你總結(jié)工作體會，你可能得出的結(jié)論是：每天上班，干得最多的一件事兒就是，開會，

面對職場：如何提高開會效率

。至于不同行業(yè)不同公司的區(qū)別，不過就是開不同的會而已。

    但對個人來說，每個會議的重要程度不盡相同。有時，你可能在一個會議中是決策者的身份，而在另一個會議中只是一個附和型角色。當(dāng)你感覺到每天都在疲于開會，正常工作無暇順利進(jìn)行時，你就必須對是否參加某些會議做出選擇。

    EMC人力資源總監(jiān)狄巧認(rèn)為，并非所有的會都要開。權(quán)衡的依據(jù)是基于優(yōu)先級判斷，對于一些不重要、不緊急或者附和型活動可以選擇不參加。而一旦選擇了參加會議，每個人都希望會議效果最大化。但往往，幾小時的會議開下來，除了頭暈?zāi)X脹，沒有一點實質(zhì)性進(jìn)展。比如財務(wù)主管和市場主管在某個問題上，爭論不休，下一個議題中行政主管想要提出的問題直到會議結(jié)束前都無法開口，直到會議結(jié)束三個人的問題都沒解決。

    蘇黎世咨詢服務(wù)(北京)有限公司中國學(xué)習(xí)和發(fā)展負(fù)責(zé)人王瓊給公司人的建議是，一次成功有效的會議在各環(huán)節(jié)應(yīng)該都是進(jìn)行了充分準(zhǔn)備的。所以一個好的會議發(fā)起者應(yīng)該在會前了解會議目的，選對合適的參與者，并做好充分的準(zhǔn)備。會后還要做好跟蹤反饋，使會議結(jié)果有效進(jìn)行。在開會的過程中，還需實時注意減少信息損耗、解決沖突等不少的技巧運用。

    還有一種特殊情況是，老板有事，讓你去幫他開會。這時候比較恰當(dāng)?shù)淖龇ㄊ�，在跟老板明確自己的角色(是能作一些決定還是單純傳話)的同時，也要向會議組織方表明身份。同時，在會議結(jié)束之后要及時向老板傳達(dá)會議內(nèi)容，至于傳達(dá)的方式，可以依老板的習(xí)慣而定。

    1.選擇性開會

    并不是所有的會都必須參加。

選擇參加會議的前提是做好時間管理。首先要對重要的工作先預(yù)留好時間，保證不會被打擾。實在遇到工作與會議、會議與會議發(fā)生沖突，就需做出取舍判斷。

    一般來說，10分鐘左右的短會基本都可以參加一下，有助增進(jìn)交流。如果比較長，就要進(jìn)行利益考量。

    依據(jù)優(yōu)先級選擇是一種不錯的方式。優(yōu)先級別的排序不妨參照：企業(yè)優(yōu)先>部門優(yōu)先>上司優(yōu)先>重要、緊急的事。至于一些不重要、不緊急或者復(fù)合型活動可以選擇不參加。

    不過事情重要與否的判斷還是來自每個人的價值取向。在沒法得到標(biāo)準(zhǔn)答案時不妨從老板那里得到指導(dǎo)。

    在收到會議邀請后需要先弄清幾個問題：這個會大概開什么，誰來參加，會議長度以及這個會是否非你不可，是否有合適的替代對象—這些問題能更好地提供判斷依據(jù)。

   2.充分的會前準(zhǔn)備

    一次成功的會議缺不了細(xì)致的準(zhǔn)備。會前的準(zhǔn)備是多方面的。

    首先建議會前先將信息資料分發(fā)給會議參與者閱讀。這樣既能節(jié)約會上閱讀資料的時間，也能使他們在會前就會議議題進(jìn)行充足思考。

    從時間管理的角度，會議組織者應(yīng)該在會前設(shè)計好每個日程需要討論的時間，以便給會議的每部分議程留足討論時間。會前還得將會議日程安排告知與會者，免得貌似無窮無盡的會議時間讓他們失去耐心。在進(jìn)行全球連線會議時還要格外注意不同時區(qū)的時差，盡量將所有與會者都調(diào)節(jié)到一個都相對方便的時間點。

    在準(zhǔn)備需要高層參與的決策性會議前，可以先一對一地安排幾次非正式會議。與高層決策者做事先溝通，了解協(xié)調(diào)各方的利益點，減少正式會議上的分歧。

    同時不妨運用一些心理分析技巧，例如市場部喜歡宏觀，財務(wù)部注重細(xì)節(jié)。對外國人先做前景預(yù)期再具體分析，對中國人先分析現(xiàn)狀再做預(yù)期效果會更好。

    3.明確開會的目的

    公司人常覺得開會沒效率，是因為對于這個會議對自己的要求是什么，需要自己達(dá)到什么樣的目的還不清楚就去參加了。所以，會議發(fā)起者讓參會者明確會議目地至關(guān)重要，目的明確是有效的前提。
    會議的發(fā)起者在邀請對方參加會議時必須首先解答對方三個問題：“你要干什么”，“你要讓我干什么”，“有什么挑戰(zhàn)”，

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《面對職場：如何提高開會效率》(http://www.msguai.com)。讓他們知道為什么他們會坐在這里，否則漫無目的地聽長篇大論只會令他們打哈欠。

    明確目的的另一個重要原因是在組織主持會議的過程中能準(zhǔn)確把控會議的前進(jìn)方向，而不會發(fā)生被某些話題牽扯向其他方向發(fā)展。明明想解決A，說著說著變成討論B和C的問題可不妙。

    4.找對的人開會

    開會的目的是為了溝通和解決問題，而這些活動必須通過人來進(jìn)行，因此必須清楚地知道應(yīng)該邀請誰參加才能成事兒。

    邀請與會者的判斷基礎(chǔ)是他必須要有話語權(quán)。

尤其是在解決問題類型的會議上，在座諸位必須是真正能拍板的人。

    當(dāng)遇到邀請某位重要決策者，但他另派手下來開會時，得先弄清列席者的授權(quán)級別。如果他表示需要做決策時“得先回去問老板”，建議立刻結(jié)束會議，不要浪費時間。否則難保，其他決策者現(xiàn)場敲定結(jié)果，卻要在缺席者事后提出不同意見時耗時地進(jìn)行新一輪反復(fù)討論。

    5.讓各方明白利益點

    參加會議的人產(chǎn)生對會議的消極態(tài)度的一個重要原因是他認(rèn)為“這事兒與我無關(guān)”。而任何工作都是以利益為前提出發(fā)的，只有讓每個人清楚在這次會議中自己的利益點他才會對會議的內(nèi)容提起興趣。

    這種情況在開跨部門的會時候尤為常見，所以這時候更需要清楚告知各部門領(lǐng)導(dǎo)人這個會議對其的利益點。否則就算會議發(fā)起者覺得請對了人，但對方卻并不一定認(rèn)為自己來對了。

    可能第一次開會各部門經(jīng)理還參加一下，但開著開著人全換成了秘書或者借故請假不見了。這時候的解決辦法就是，在能確保會議確實與對方有緊密利益聯(lián)系時，可以直接找到該部門經(jīng)理的更上級領(lǐng)導(dǎo)，告訴他們這個會議對于他們部門的利益點。因為很有可能某個部門經(jīng)理沒有意識到這件事與他們部門的相關(guān)性，但是他們的領(lǐng)導(dǎo)從更高的角度會更清晰地看到相關(guān)性。

    6.別忘了會后跟進(jìn)

    在會上把問題討論出結(jié)果并不代表完事兒了。對許多參加會議的人來說，會后若沒有一個總結(jié)性的紀(jì)要來提醒一下，就跟沒開過那個會一樣。

    因此最好的結(jié)尾是對整場會議進(jìn)行總結(jié)，并且對會議中所布置的各項任務(wù)給出明確的時間節(jié)點。這既有助于理清整場會議思路，也方便接下來的工作進(jìn)行。而在會后，一個認(rèn)真的會議發(fā)起者還應(yīng)該將會議的內(nèi)容按主次整理好，通過郵件或其他形式分發(fā)給與會者。

  這封郵件非常重要，它首先是校對會議中的信息是否被正確理解，其次就是確保每個人都知道問題的核心和解決思路是什么。會議發(fā)起者還可以通過與會者對郵件的反饋采集會議的相關(guān)信息，這首先能幫助確認(rèn)該次會議達(dá)到了什么效果，其次還有助于提高今后開會的效率。

    值得注意的是，一個會議最終能收到什么成效，往往很大程度上取決于會后跟進(jìn)的速度和力度。

    5個小技巧

    1.預(yù)估時間打提前量

    如果要開1小時的會，準(zhǔn)備時間量應(yīng)該為45至50分鐘，稍微留一些提問時間。如果能早結(jié)束，大家會很高興，如果每次都超時會失去其他人的信任。

    2.提前準(zhǔn)備Q&A

    信息分享型會議和通知比較類似，新消息公布后總會出現(xiàn)疑問。組織者應(yīng)該在會前準(zhǔn)備一些可能會被提到的問題的答案以便現(xiàn)場解決，或者做一些Q&A的小冊子進(jìn)行指導(dǎo)，免得會后增加單獨處理問題的時間成本。

    3.高效演示PPT

    首先應(yīng)該把PPT的數(shù)量控制在5至6張左右，輔件則放到后面，需要時再挑出來。其次大段朗讀材料的意義不大，因為眼睛看的速度要快得多，而且每張PPT講述的時間不宜超過2分鐘。一場會議，演示PPT和討論的時間比例為1：2是比較合理的。

    4.減少信息損耗

    PPT演示信息傳達(dá)多集中在口頭，隨著時間推移容易被人遺忘或者在傳遞過程中出現(xiàn)疏漏，產(chǎn)生信息損耗。要做到信息層層不損耗地傳達(dá)給每一個人，最好的方式是將文字內(nèi)容全都印下來。

    5.民主解決沖突

    遇到各持己見無法決策時，不妨大家先列舉自己的想法，先進(jìn)行一輪投票，選出幾個最佳方案，然后大家進(jìn)行打分，再投票選出大家認(rèn)為合理的方案�；蛟S大家最初考慮時是漫無目的的，這個投票打分再投票的過程能幫助大家理清思路。當(dāng)然，在選出A方案的同時還要準(zhǔn)備一兩個備選方案以應(yīng)對事先沒有預(yù)料到的突發(fā)狀況。
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