檔案目錄介紹范本

　　檔案目錄是檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具，

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　　一.論述

　　檔案館(室)編制的，由眾多著錄條目組成并按一定次序編排的，揭示、報道與查找檔案的工具。是檔案檢索系統(tǒng)的重要組成部分。檔案目錄按其加工文獻(xiàn)和處理信息的手段可分為手檢目錄和機檢目錄兩大類。手檢目錄是由人工制作，可直接查找檔案的檢索工具，常見的有卡片式和書本式兩種形式。卡片式目錄是把文件或案卷的內(nèi)容和形式特征記錄在卡片上，按一定規(guī)則組合排列而成，是一種離散式目錄載體;書本式目錄是將文件或案卷的內(nèi)容和形式特征著錄成條目，按一定規(guī)則組合排列并書寫或復(fù)印在空白書頁上，裝訂成冊，是一種聚合式目錄載體。機檢目錄是借助于電子計算機等機械設(shè)備存儲目錄信息和查找檔案的檢索工具，一般有機讀和縮微兩種形式。機讀目錄是把記錄文件或案卷特征的文字、圖形、數(shù)字和符號轉(zhuǎn)換成機器可以識別的代碼輸入計算機，以特定的格式存儲于計算機磁帶、磁鼓或磁盤上，檢索時經(jīng)過特定的程序轉(zhuǎn)換成文字并編制成各種目錄,顯示在屏幕上,或直接打印成各種目錄;縮微目錄是將手檢目錄拍攝在縮微膠片上，檢索時借助閱讀器將其放大，顯示在屏幕上。

　　二.案卷目錄

　　是指即著錄案卷內(nèi)容和成分并按一定次序編排的一覽表，也稱案卷名冊。其主要作用：①固定全宗內(nèi)檔案分類體系和案卷排列順序;②登記和統(tǒng)計檔案的基本形式;③查找檔案最基本的檢索工具，并為編制其他檢索工具提供數(shù)據(jù)單元。案卷目錄必須按全宗編制，一個全宗編一本或幾本。其類型基本有兩種：一種是以全宗為單位編制的綜合目錄，另一種是以全宗內(nèi)各種門類的檔案編分冊目錄。分冊目錄一般以全宗內(nèi)的類別為單位，或按保管期限、年度、階段、機密程度為單位分別編制。目錄類型的選擇和設(shè)置的數(shù)量，應(yīng)考慮便于檔案的檢索和管理。

　　三.主題目錄

　　即以若干能表達(dá)案卷或文件中心內(nèi)容的主題詞作為檢索標(biāo)識,將檔案著錄成卡片條目,按主題詞的字順排列組織而成。主題詞是經(jīng)過優(yōu)選和規(guī)范化處理，能表達(dá)各種概念的詞或詞組。在中國,制定有統(tǒng)一的<中國檔案主題詞表>，可供制作目錄時選用。這種目錄具有專指性、集中性、直觀性、靈活性的優(yōu)點，便于特性檢索，可以彌補因受分類體系、歸類標(biāo)準(zhǔn)等因素限制而造成的不便,其缺點是缺乏邏輯體系,系統(tǒng)性差;又由于每一條目往往標(biāo)引若干個主題詞，手檢的主題卡片須為每一主題詞各制一卡，將同一形式的若干張卡片分別按不同主題詞排列，因而造成卡片數(shù)量龐大，不便于編制和管理，

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　　四.分類目錄

　　打破全宗及其原有整理系統(tǒng)，按照檔案內(nèi)容性質(zhì)，采用等級體系的分類法組織而成，通常依據(jù)統(tǒng)一制定檢索分類大綱進(jìn)行分類排列，如《中國檔案分類法》、《蘇聯(lián)國家檔案館分類卡片目錄中文件情報統(tǒng)一分類方案》等。這種目錄在揭示文件或案卷的內(nèi)容和形式特征方面，具有分類系統(tǒng)、問題集中的特點，是溝通利用者與貯存系統(tǒng)的基本媒介，是檔案館(室)起主導(dǎo)作用的檢索工具。編制方法：以文件級或案卷級為單位著錄成卡片條目，再按類別及分類號的順序分別集中和排列，形成大類、類、項、目、細(xì)目的層次分明的線性系統(tǒng)，其格式一般以《檔案著錄規(guī)則》的規(guī)定為準(zhǔn)。

　　五.專題目錄

　　超越年度、全宗的界限，按照一定題目，將涉及同一專題的檔案著錄成卡片條目，集中組合而成。其針對性強，便于迅速查找專門需求的檔案材料。編制程序大致為：選題、選材、制卡，按問題、部門、時間、地域或其他特征設(shè)置類別體系，各類和類內(nèi)再依照一定順序系統(tǒng)排列�？ㄆ�格式可采用分類卡片格式，亦可自行設(shè)計本館(室)適用的格式。通常有如下兩種：①單一卡，即一個案卷或一份文件填一卡;②組合卡，即若干內(nèi)容相近的案卷或文件組合填一卡。

　　六.全宗文件目錄

　　以邏輯體系分類的形式，將一個全宗內(nèi)各種文件的內(nèi)容和形式特征著錄成卡片條目，按內(nèi)容反映的主題分類排列組織而成。它突破按年度和組織機構(gòu)等全宗內(nèi)檔案分類體系，便于從專業(yè)和專題的角度查找檔案，有較高的查全率和查準(zhǔn)率。其著錄格式、填制方法和排列順序大致與分類卡片目錄相同，如將其條目編上順序號，印制成簿冊即為全宗文件目錄。

　　七.人名目錄

　　將檔案中涉及到的人名情況著錄成卡片條目，集中排列而成。它向利用者提供姓名及其有關(guān)信息的線索。有兩種：簡單的只著錄人名(包括別名、曾用名)和材料出處的檔號;詳細(xì)的包括人物生平簡況、檔案內(nèi)容提要和材料出處的檔號、備考等。條目排列順序,中國人名一般按姓氏筆劃或漢語拼音字母等順序，外國人名一般按姓的外文字母順序，并在不同筆劃或字母的人名卡片間放上突出的指引卡片。

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