人事檔案工作總結(jié)
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檔案整理工作已快尾聲，現(xiàn)從幾方面對(duì)自己工作進(jìn)行總結(jié)：
一、近兩個(gè)月來(lái)做了哪些工作
二、在整理過(guò)程中存在哪些問(wèn)題，是如何解決的
三、分析問(wèn)題產(chǎn)生的原因，探索人事檔案工作將來(lái)如何開(kāi)展
四、本次檔案整理工作的意義
從2011年3月1日來(lái)總部報(bào)到，至今已歷時(shí)50天時(shí)間，期間在張志英同志的傾力協(xié)助、支持、關(guān)心下，我們把公司本部人員、漳電分公司、河津分公司、寧夏、華澤等單位副處以上人員的檔案共計(jì)72本進(jìn)行了審核、補(bǔ)充、整理歸檔。
同時(shí)，對(duì)其它單位的檔案管理人員進(jìn)行了培訓(xùn)、指導(dǎo)、具體幫帶、輔助整理等工作。受培訓(xùn)人員達(dá)10多人，培訓(xùn)時(shí)間貫穿整個(gè)整理過(guò)程，隨來(lái)隨培訓(xùn)。
在整理過(guò)程中，每份檔案都有不同程度的缺短材料，我們補(bǔ)充完善了1200多份材料，復(fù)印800多件原件，補(bǔ)做《干部任免審批表》400多份，在作表時(shí)查找相關(guān)文件資料400多件，補(bǔ)蓋公章1200多個(gè)。（審批表、復(fù)印件需加蓋公章，張工親自多次去北京或到原單位補(bǔ)蓋，或找人順帶等等，千方百計(jì)做這些工作）。
在補(bǔ)充完善了歸檔材料后，通過(guò)準(zhǔn)確分類、裁剪修補(bǔ)、認(rèn)真書(shū)寫分類號(hào)和頁(yè)碼，打印目錄、整齊裝訂，使近80份檔案完美上架。一份檔案，不經(jīng)過(guò)10次以上的反復(fù)是上不了架的，我們就利用周末或晚上加班，使工作時(shí)間有了保障。
在整理過(guò)程中發(fā)現(xiàn)存在共性的問(wèn)題有以下7個(gè)方面：
1、年齡出現(xiàn)多個(gè)版本，隨意更改；
2、姓名隨意更改，多用同音字；
3、《干部履歷表》多年不填寫，填寫了的缺照片，缺本人簽字，缺機(jī)關(guān)蓋章，不規(guī)范；
4、在應(yīng)審計(jì)的崗位上工作過(guò)的干部，沒(méi)有審計(jì)報(bào)告或結(jié)論性的審計(jì)材料（普遍沒(méi)有歸檔）；
5、掛職人員、培訓(xùn)人員、出國(guó)人員所需的鑒定、成績(jī)、審查表等普遍缺少歸檔；
6、受獎(jiǎng)干部缺少登記表、審批表，只是提供了獎(jiǎng)狀復(fù)印件；
7、《干部任免審批表》缺的程度很嚴(yán)重，有的干部已是副處甚至以上，竟沒(méi)有一張任免表，有的離開(kāi)原來(lái)單位十多年了，職位多次變動(dòng)，任免表還停留在原單位僅有的幾張。
對(duì)以上存在的問(wèn)題我們是怎么解決的？
①、對(duì)年齡的確認(rèn)，我們依據(jù)檔案里最早出現(xiàn)年齡的那份材料（一般是《入團(tuán)志愿書(shū)》），再參考本人身份證，如若相差不過(guò)2個(gè)月，就與其身份證保持一致，盡量不給其以后的生活造成麻煩，
資料共享平臺(tái)
《人事檔案工作總結(jié)》(http://www.msguai.com)。對(duì)于相差一年或兩年的，嚴(yán)格依據(jù)最早的那份材料來(lái)確認(rèn)。②、對(duì)姓名中出現(xiàn)多音字的，請(qǐng)其出示“更改姓名證明”，或不曾更改的，只是自己隨意寫，就在檔案目錄前填寫《檔案中存在的問(wèn)題》。
③、對(duì)于《干部履歷表》短缺的，已無(wú)法重新組織填寫的，只能成為遺憾。缺照片、本人簽字的，我們盡量找本人索要相近時(shí)代的照片補(bǔ)貼上去，需補(bǔ)蓋審查機(jī)關(guān)公章的，去原單位補(bǔ)蓋。并指導(dǎo)規(guī)范填寫新的履歷表。
④、對(duì)參加過(guò)培訓(xùn)，受過(guò)獎(jiǎng)勵(lì)的人員索要培訓(xùn)證書(shū)、獎(jiǎng)狀等原件進(jìn)行復(fù)印，并對(duì)復(fù)印件加蓋人資部公章，填寫復(fù)印人姓名。
⑤、對(duì)《干部任免審批表》的補(bǔ)做，我們?cè)谌速Y及黨群部門配合下，查找當(dāng)年的文件，依據(jù)其文號(hào)、時(shí)間、任免內(nèi)容，并查找出本人的簡(jiǎn)歷，重新制作相應(yīng)的任免表，并補(bǔ)蓋相關(guān)部門的公章。
總上所述問(wèn)題，分析存在的原因有以下幾方面：
①、出生日期的前后不一致，有陰陽(yáng)歷、采用虛歲等不同習(xí)慣造成的，也有筆誤，也有個(gè)人為滿足入學(xué)、參軍或參加工作所必須的年齡條件而有意所為。
②、姓名出現(xiàn)同音字，是歷史原因造成的，在沒(méi)有居民身份證的年代，人們對(duì)自己的名字隨意換用與其同音的字，總之，沒(méi)有確定名字的觀念和意識(shí)。
③、對(duì)于《干部履歷表》的缺失及不規(guī)范、審計(jì)報(bào)告、培訓(xùn)成績(jī)、鑒定表、獎(jiǎng)勵(lì)人員登記表、出國(guó)人員審查表、干部任免審批表等等材料的缺失，我認(rèn)為主要原因在于人事檔案管理部門沒(méi)有及時(shí)組織填寫、收集歸檔所造成的。
為什么這么說(shuō)呢？因?yàn)橐话銌T工、干部不了解人事檔案，沒(méi)有歸檔的意識(shí)。那么及時(shí)收集歸檔是人事檔案管理人員責(zé)無(wú)旁貸的工作。
然而目前的現(xiàn)狀是，各單位人事檔案都是兼職，沒(méi)有時(shí)間精力來(lái)分管這塊，而且這塊的制度也不健全，以致造成不能對(duì)應(yīng)歸檔的材料及時(shí)、完整歸檔，使人事檔案雜亂無(wú)章地塵封在鐵皮柜里，多年無(wú)人問(wèn)津。
我們?cè)谡頇n案的過(guò)程中，感到最費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的就是補(bǔ)充、收集缺的材料，一旦材料齊全，那整理工作就是既快又輕松的。
針對(duì)存在這么多的問(wèn)題及目前人事檔案工作的現(xiàn)狀，我有以下不成熟的想法及建議：
1、首先設(shè)崗，設(shè)專人負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，制定、完善檔案的收集、歸檔、整理制度；
2、檔案管理人員組織員工、干部開(kāi)展講座，提高大家的歸檔意，變被動(dòng)為主動(dòng)；
3、管理人員跟蹤、收集，形成網(wǎng)絡(luò)管理，比如在人資登記的參加培訓(xùn)人員，參加資格、職稱考試人員、出國(guó)人員、受獎(jiǎng)勵(lì)人員，檔案人員要首先獲取這些人員的名單，然后跟蹤，一一收集歸檔，這樣就不會(huì)有紕漏。（訂制度：參加以上的人員必須及時(shí)上交相關(guān)資料，且與報(bào)銷差旅掛鉤等）。
如果檔案管理部門能按制度及時(shí)收集應(yīng)該歸檔的材料，而且廣大員工、干部都具備了歸檔的知識(shí)及意識(shí)，那出現(xiàn)缺失的檔案材料的幾率就會(huì)大大降低，甚至不會(huì)出現(xiàn)這樣的情況。
通過(guò)這次檔案整理，以及對(duì)各分公司檔案人員的培訓(xùn)，使公司本部及各分公司的檔案整理工作全面展開(kāi)，把以往塵封多年的檔案進(jìn)行了審核、補(bǔ)充、整理，使遺留的所有問(wèn)題得到了全面解決，從中找到了存在的問(wèn)題，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為以后人事檔案工作步入正軌，打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)！
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