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檔案鑒定 實(shí)訓(xùn)
檔案鑒定 實(shí)訓(xùn)歸檔鑒定是文件轉(zhuǎn)為檔案的鑒定。歸檔鑒定工作主要解決以下問(wèn)題：鑒別文件材料有無(wú)保存價(jià)值，從而確定文件材料的取舍，剔出無(wú)保存價(jià)值的文件材料;判定文件材料價(jià)值的大小，據(jù)以確定保管期限的長(zhǎng)短，對(duì)每個(gè)歸檔的保管單位劃出保管期限。
把歸檔鑒定工作作為檔案鑒定工作的重要組成部分，已成為國(guó)際檔案界共同關(guān)注的問(wèn)題和面臨的首要任務(wù)�？v觀世界，進(jìn)入20世紀(jì)以來(lái)，世界各國(guó)的文件數(shù)量成幾何級(jí)猛增，給檔案管理機(jī)構(gòu)帶來(lái)了巨大的壓力，于是，檔案鑒定工作逐漸引起普遍關(guān)注并繼而成為焦點(diǎn)。美國(guó)檔案學(xué)者莫斯曾指出：“鑒定是檔案工作整個(gè)系列中第一個(gè)關(guān)鍵性決定，是隨后所有決定得以產(chǎn)生的基礎(chǔ)，因而是檔案工作的首要職能。鑒定的重要性居第一�！� 1992年在加拿大召開(kāi)的第十二屆國(guó)際檔案大會(huì)上，“檔案保管期限表”成了有關(guān)研討會(huì)的中心議題，在香港召開(kāi)的國(guó)際檔案理事會(huì)東亞分會(huì)的第四次全體會(huì)員大會(huì)上，也將“檔案鑒定”作為主要專題，進(jìn)行研討。
我國(guó)《檔案法》 第十條規(guī)定“對(duì)國(guó)家規(guī)定的應(yīng)當(dāng)立卷歸檔的材料，必須按照規(guī)定，定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或者檔案工作人員移交，集中管理，任何個(gè)人不得據(jù)為己有。 國(guó)家規(guī)定不得歸檔的材料，禁止擅自歸檔�！钡谑鍡l規(guī)定“鑒定檔案保存價(jià)值的原則、保管期限的標(biāo)準(zhǔn)以及銷毀檔案的程序和辦法，由國(guó)家檔案行政管理部門(mén)制定。禁止擅自銷毀檔案。”《檔案法實(shí)施辦法》在第五章罰則部分規(guī)定：“違反國(guó)家規(guī)定擅自擴(kuò)大或者縮小檔案接收范圍的……，由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)責(zé)令限期改正;情節(jié)嚴(yán)重的，對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法給予行政處分�！币獙�(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他直接責(zé)任人員依法追究相應(yīng)的法律責(zé)任。如確需擴(kuò)大或者縮小接收范圍的，必須報(bào)經(jīng)本級(jí)人民政府和上級(jí)檔案行政管理部門(mén)批準(zhǔn)。
實(shí)際工作中，確定好文件的歸檔范圍，做好鑒定工作，不僅從源頭上保證了檔案的質(zhì)量，把檔案優(yōu)化問(wèn)題解決在萌芽狀態(tài)，使檔案資源得以優(yōu)化，而且減輕了以后存毀鑒定的負(fù)擔(dān)，有利于減輕日后檔案的整理、保管、利用等一系列工作的壓力，提高工作效率，有利于檔案科學(xué)規(guī)范化、現(xiàn)代化管理水平的提高，使檔案工作更加健康地發(fā)展。
歸檔鑒定的原則有兩方面：一是思想原則：“從國(guó)家和人民的整體利益出發(fā)，用全面的、歷史的、發(fā)展的、效益的觀點(diǎn)判定檔案價(jià)值�！边@條原則指明了在文件材料的歸檔鑒定過(guò)程中在思想、觀點(diǎn)方面所要追循的準(zhǔn)則。二是工作原則：即效用原則。文件材料的歸檔鑒定實(shí)踐活動(dòng)圍繞以下問(wèn)題進(jìn)行：文件是否有用?有效使用時(shí)間有多長(zhǎng)?效用有多大?在什么范圍內(nèi)使用?“效用”是確定文件取舍的準(zhǔn)繩，也是劃定檔案保管期限的依據(jù)。因此是歸檔鑒定的“工作原則”。這個(gè)原則指明了歸檔鑒定過(guò)程的總要求，反映了歸檔鑒定行為的共性和特色，揭示了文件材料歸檔鑒定實(shí)踐活動(dòng)的規(guī)律。
一、文件材料歸檔鑒定的標(biāo)準(zhǔn)
在上述原則基礎(chǔ)之上制定的文件材料歸檔鑒定的標(biāo)準(zhǔn)，是人們?cè)谶M(jìn)行文件歸檔鑒定工作時(shí)所必須遵守的行為標(biāo)準(zhǔn)。為了使其最大限度地符合客觀實(shí)際，保證歸檔鑒定工作的質(zhì)量，應(yīng)借鑒國(guó)外的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，從我國(guó)檔案工作現(xiàn)狀出發(fā)，以反映本單位主要職能活動(dòng)為出發(fā)點(diǎn)，以分析文件內(nèi)容為中心，結(jié)合考慮文件的產(chǎn)生時(shí)間、立檔單位的工作性質(zhì)、文件將要產(chǎn)生的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)效益及名稱等因素，在遵循歸檔鑒定原則的基礎(chǔ)上確立明確的歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)。
1、內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)。任何檔案都是信息的承擔(dān)者和載體。根據(jù)具體文件的具體情況，分析其所存的信息內(nèi)涵，根據(jù)其重要程度的不同，確定恰當(dāng)?shù)谋４鏁r(shí)限。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格認(rèn)為，應(yīng)該根據(jù)文件材料的內(nèi)容制定鑒定標(biāo)準(zhǔn)。
一般來(lái)說(shuō)，反映黨和國(guó)家主要方針政策、重要事件、主要業(yè)務(wù)活動(dòng)的比反映一般性事務(wù)活動(dòng)的重要;反映本機(jī)關(guān)主要職能活動(dòng)、中心工作和基本情況的比反映日常工作和一般情況的重要;反映全面問(wèn)題與典型問(wèn)題的比反映局部問(wèn)題和一般問(wèn)題的重要。
2、年齡標(biāo)準(zhǔn)。檔案年齡越高，即反映的內(nèi)容越久遠(yuǎn)。早在1901年，德國(guó)普魯士機(jī)密?chē)?guó)家檔案館館長(zhǎng)邁斯奈爾曾提出 “高齡檔案應(yīng)當(dāng)受到尊重”。他的這一論斷被稱為“年齡鑒定論”，在世界范圍內(nèi)產(chǎn)生了廣泛而深遠(yuǎn)的影響。因?yàn)槟甏骄茫４嫦聛?lái)的檔案數(shù)量就越少，即使內(nèi)容并不很重要，也可以起到再現(xiàn)歷史片斷的作用，而且有些年代久遠(yuǎn)的文件作為檔案同時(shí)還具有重要的文物價(jià)值，應(yīng)永久保存。
3、職能標(biāo)準(zhǔn)。即以機(jī)構(gòu)職能劃定歸檔范圍和進(jìn)館范圍，以職能的重要性認(rèn)定保存價(jià)值。波蘭檔案學(xué)家卡林斯基在20世紀(jì)20—30年代提出的檔案鑒定標(biāo)準(zhǔn)認(rèn)為：文件材料應(yīng)否永久保存以及保存時(shí)間的長(zhǎng)短可取決于產(chǎn)生機(jī)關(guān)的職能：最高職能機(jī)關(guān)的檔案文件應(yīng)永久保存，低級(jí)職能機(jī)關(guān)的檔案文件可相對(duì)短期保存或不存。
4、效益標(biāo)準(zhǔn)。文件之所以要保存，是因?yàn)槠鋵?duì)將來(lái)的社會(huì)發(fā)展有用處。與此同時(shí)，保存檔案需要投入人力、物力和財(cái)力。美國(guó)檔案學(xué)家謝倫伯格在50年代就曾提出，任何一份檔案在將來(lái)的某個(gè)場(chǎng)合都有應(yīng)用的可能和需要，但我們不可能把它們?nèi)勘４嫦聛?lái)，因?yàn)樯鐣?huì)用于保存檔案的能力和資源畢竟有限。美國(guó)檔案學(xué)家弗蘭克·博列斯和米莉亞·楊對(duì)謝倫伯格的上述思想進(jìn)一步發(fā)展，提出了自己的一整套鑒定理論原則。這一鑒定理論明確提出了保管費(fèi)用應(yīng)作為文件鑒定標(biāo)準(zhǔn)之一的論斷。保存檔案需要庫(kù)房、設(shè)備、裝具、管理人員、信息存儲(chǔ)、復(fù)制、修復(fù)等各項(xiàng)費(fèi)用，保管期限越長(zhǎng)的檔案所需費(fèi)用越高。但任何一個(gè)國(guó)家、任何一個(gè)社會(huì)所能提供的檔案保存能力都是有限的，因此在歸檔鑒定工作中必須確保要轉(zhuǎn)為檔案的文件其價(jià)值大于保存它所消耗的費(fèi)用。這里所說(shuō)的效益包括經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益，它不是一個(gè)完全可以量化的概念，而是鑒定檔案價(jià)值時(shí)應(yīng)具有的一種觀念和指導(dǎo)思想。
5、文件名稱標(biāo)準(zhǔn)。文件的不同名稱具有特定的性質(zhì)和用途，可以在一定程度上反映出文件的價(jià)值。此鑒定標(biāo)準(zhǔn)相對(duì)簡(jiǎn)單明確且具有可操作性，是檔案人員在鑒定時(shí)往往采用的最直觀的方法。通常是命令、指示、決定等比通知、通報(bào)、函等的價(jià)值大，因?yàn)槠渫糜诜从撤结樥�、重大事件和主要業(yè)務(wù)活動(dòng)，具有權(quán)威性和重要性，有很強(qiáng)的約束力，是下級(jí)開(kāi)展各項(xiàng)工作的依據(jù)，而后者往往不具有強(qiáng)制性和規(guī)定性;總結(jié)、決議比規(guī)劃、計(jì)劃、預(yù)算重要，因?yàn)槠涫菆?zhí)行的結(jié)果，可作為重要的憑證，而后者只是預(yù)期的目的，憑證作用校但是有些文種的使用范圍較寬，有的機(jī)關(guān)行文時(shí)使用文種不一定準(zhǔn)確，因此不能用文件名稱作為判定文件價(jià)值的主要依據(jù)，必須結(jié)合文件的內(nèi)容加以評(píng)價(jià)。
上述標(biāo)準(zhǔn)都是偏重于理論分析和一般原則，具體應(yīng)用于歸檔文件材料的價(jià)值鑒定時(shí)，還需要對(duì)文件進(jìn)行具體研究分析。不能孤立、機(jī)械地照搬某一標(biāo)準(zhǔn)，必須根據(jù)每份文件的具體情況，從文件的內(nèi)容入手，綜合分析文件的來(lái)源、時(shí)間、名稱等各因素，全面判定其檔案價(jià)值。
由于我國(guó)鑒定標(biāo)準(zhǔn)研究的起步較晚。作為國(guó)家級(jí)鑒定標(biāo)準(zhǔn)，主要體現(xiàn)在檔案行政管理機(jī)構(gòu)頒發(fā)的各類“文件歸檔范圍”和“保管期限表”。它們構(gòu)成了自上而下的鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系，是我國(guó)各類歸檔文件材料價(jià)值鑒定的直接依據(jù)。但在實(shí)踐中，明顯出現(xiàn)涵蓋面不夠廣泛、全面，較難逐項(xiàng)鑒定文件的證據(jù)價(jià)值、情報(bào)價(jià)值等問(wèn)題，因而也就無(wú)法保證進(jìn)館檔案的正確性與短期、長(zhǎng)期、永久檔案區(qū)分的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。歸檔鑒定標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該隨著社會(huì)的發(fā)展和檔案工作出現(xiàn)的新情況而不斷地發(fā)展和完善。
二、歸檔鑒定過(guò)程中要注意的問(wèn)題
為了最大限度地符合客觀實(shí)際，保證歸檔鑒定工作的質(zhì)量，必須在遵循鑒定原則與標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)上具體問(wèn)題具體分析，在實(shí)際歸檔鑒定過(guò)程中還應(yīng)注意以下幾個(gè)問(wèn)題：
1、制定本部門(mén)切實(shí)可行的歸檔范圍。應(yīng)由領(lǐng)導(dǎo)、文書(shū)人員、專業(yè)人員共同劃定歸檔范圍。各部門(mén)文書(shū)人員熟悉本部門(mén)業(yè)務(wù)工作情況，是文件材料的經(jīng)手人，熟悉整個(gè)辦文過(guò)程，他們最清楚每份文件的價(jià)值。因此檔案人員在確定歸檔范圍之前，應(yīng)首先深入本單位各部門(mén)，請(qǐng)各部門(mén)文書(shū)人員將本部門(mén)工作活動(dòng)中形成的各類文件材料就其性質(zhì)、種類、載體等列出清單，然后，檔案人員同部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、文書(shū)人員和業(yè)務(wù)人員共同研究確定本部門(mén)歸檔范圍。這樣確定的歸檔范圍條款更細(xì)、更具體、更明確，操作性更強(qiáng)，更適合各部門(mén)實(shí)際情況，能夠有效避免各部門(mén)之間的重復(fù)歸檔。
2、選擇本單位形成的文件材料作為歸檔重點(diǎn)。本單位形成的文件材料，直接反映本單位職能活動(dòng)，只有把本單位重要文件、有查考利用價(jià)值的文件材料收集齊全、完整，才能全面反映本部門(mén)的歷史全貌和活動(dòng)規(guī)律，有利于日后利用，為以后的工作查考與借鑒服務(wù)。但目前機(jī)關(guān)實(shí)際工作中，往往只注意到留存有正式編號(hào)的“紅頭”文件，對(duì)于一些沒(méi)有經(jīng)過(guò)登記編號(hào)的“賬外”文件及內(nèi)部文件不注意留存，如領(lǐng)導(dǎo)在各種會(huì)議上的講話稿、各種會(huì)議記錄、重要的專題調(diào)查材料、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件材料。而這些往往正是反映本部門(mén)主要職能活動(dòng)和歷史面貌的主要文件，是應(yīng)當(dāng)重點(diǎn)保存的。否則一旦在歸檔時(shí)被剔除以外，無(wú)法從其它途徑彌補(bǔ)，將會(huì)影響本單位檔案的完整性，影響利用工作。
3、充分考慮社會(huì)需求對(duì)文件價(jià)值的影響。檔案的使用價(jià)值是由檔案的內(nèi)容及其滿足利用者需要的程度所決定的，文件歸檔鑒定是否正確、科學(xué)，最終要由檔案利用實(shí)踐來(lái)驗(yàn)證。對(duì)檔案借閱登記和利用效果記錄進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和分析，研究利用情況，有利于了解哪些文件具有保存價(jià)值應(yīng)歸檔，從而準(zhǔn)確制定歸檔范圍。但利用率低的檔案不一定就沒(méi)有價(jià)值，對(duì)利用率還應(yīng)作具體分析，可以參考檔案借閱登記和利用效果記錄。
4、要克服“多多益善”的思想，保存確有永久保存價(jià)值的檔案。據(jù)調(diào)查，我國(guó)有的單位永久保存的檔案利用率極低，有的甚至幾十年沒(méi)人查閱過(guò)，卻依舊按例進(jìn)入檔案館。這樣我國(guó)現(xiàn)存“永久檔案”數(shù)量越來(lái)越多，勢(shì)必造成人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，同時(shí)也使有價(jià)值的珍貴檔案混雜于無(wú)價(jià)值的檔案中，無(wú)法實(shí)現(xiàn)對(duì)珍貴檔案的重點(diǎn)保存。
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