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關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考
關(guān)于秘書素養(yǎng)的幾點思考
引言
做好辦公室工作要強化三種意識：
1、角色意識 辦公室是個綜合部門，聯(lián)系上下，溝通左右，同時還是個門面、窗口。辦公室工作的好壞，直接關(guān)系到領(lǐng)導(dǎo)工作，關(guān)系到整個機關(guān)的工作�！稗k公室工作無小事”。作為辦公室的一員，不管身處何崗位，都要有很強的“角色意識”。
2、服務(wù)意識 辦公室工作就是服務(wù)：為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)。從事辦公室工作，就得甘于平凡、甘于繁瑣，搞好服務(wù)。辦公室工作“日計有余，歲計不足”，因此必須有一點奉獻(xiàn)精神，要會唱孫悅的《祝你平安》。
3、勤奮意識 曾國藩云：勤則有材而見用，逸則無勞而見棄。做好辦公室工作必須始終做到四“勤”：勤動腦、勤動手、勤動腳、勤學(xué)習(xí)。
勤動腦：多觀察，多思考。對工作中的事情反應(yīng)敏捷，要有悟性，善于“感悟”。
勤動手：多收集第一手資料，多寫。勤能補拙。
勤動腳：多跑腿，多搞調(diào)查研究。只有“眼觀六路，耳聽八方”，方能耳聰目明。不深入基層，不搞調(diào)查研究，動口則所云不詳，動筆則言之無物，言之無味，空洞寡淡。
勤學(xué)習(xí)：辦公室工作人員應(yīng)有較好的知識素養(yǎng)，“腹有詩書氣自華”，“圖書館就是美容院”。加強學(xué)習(xí)，有一雙慧眼，方能清醒做人，成功辦事。為了事業(yè)的成功，為了理想的實現(xiàn)，我們要“所慮時光疾，常懷緊迫情”，少些應(yīng)酬，少些閑聊，少些酒杯牌場，少些無所事事，把自己融入知識的海洋，吸取智慧的瓊漿玉液。
一、秘書人員的素養(yǎng)
秘書是一種特定的社會角色，全美秘書協(xié)會《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運用各種辦公自動化機器的能力……
社會對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。
作為秘書人員，對自己應(yīng)有較高期望。社會心理學(xué)認(rèn)為，對自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。
大致說來，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。
（一）才干素養(yǎng)
做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？
1、精明的辦事能力
秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗豐富為基礎(chǔ)。
辦事能力主要體現(xiàn)在：
1）理解和領(lǐng)會能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機智的組合力和精湛的品評力。
2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機關(guān)事務(wù)處理得井井有條。
3）口頭表達(dá)能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。
類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。
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