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淺析如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作論文
論文關(guān)鍵詞：高校 引智基地 服務(wù)
論文摘要：由教育部與國家外國專家局聯(lián)合發(fā)起的“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智計劃”實施五年來，通過聘請海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來基地從事短期科研合作、人才培養(yǎng)，取得了很多成果。本文從一位學(xué)院外事秘書，即最基層服務(wù)者的角度，結(jié)合在基地工作中實際情況，闡述如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作的一些體會，旨在能夠?qū)?chuàng)新引智基地的相關(guān)政策制定者和高校同行今后的工作有一定的借鑒和輔助作用。
為進(jìn)一步推進(jìn)科教興國、人才強國戰(zhàn)略，充分發(fā)揮海外高層次人才在高校合作科研方面的作用，2005年，教育部與國家外國專家局聯(lián)合實施“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智計劃”。計劃的總體目標(biāo)是瞄準(zhǔn)國際學(xué)科發(fā)展前沿，圍繞國家目標(biāo)，結(jié)合高等學(xué)校具有國際前沿水平或國家重點發(fā)展的學(xué)科領(lǐng)域，以國家重點學(xué)科為基礎(chǔ)，以國家、省、部級重點科研基地為平臺，從世界前100位的大學(xué)及科研機構(gòu)的優(yōu)勢學(xué)科隊伍中，引進(jìn)、匯聚1000余名海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干，配備一批國內(nèi)一流的學(xué)科創(chuàng)新引智基地，努力創(chuàng)造具有國際影響的科技成果，提升學(xué)科的國家競爭力，提高高等學(xué)校的整體水平和國際地位。五年來，在引智計劃政策和資金支持下，全國陸續(xù)建成126個“高等學(xué)校學(xué)科創(chuàng)新引智基地”，這些基地的建成極大程度地促進(jìn)了我國高校國際交流與合作工作的開展，有力地推動了高校的國際化進(jìn)程，在學(xué)科建設(shè)、科學(xué)研究、人才培養(yǎng)等方面起到舉足輕重的作用。
天津大學(xué)綠色化學(xué)化工學(xué)科創(chuàng)新引智基地作為2006年首批參與計劃的26個引智基地之一，圍繞能源、資源、環(huán)境等與國民經(jīng)濟發(fā)展密切相關(guān)的領(lǐng)域開展國際合作研究，通過聘請海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來基地從事科研合作、人才培養(yǎng)，開辟了國內(nèi)以化工學(xué)科優(yōu)勢為依托，建設(shè)高校學(xué)科創(chuàng)新引智基地的先河。
學(xué)科創(chuàng)新引智基地作為中外雙方進(jìn)行科研合作、學(xué)術(shù)交流的平臺，旨在為海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和國內(nèi)科研骨干提供良好的合作環(huán)境，使他們能夠順利并且身心愉悅地投入工作。那么，如何做好高校創(chuàng)新引智基地的服務(wù)工作，如何使基地的功能得到最大程度地發(fā)揮，使海外優(yōu)秀人才“引得進(jìn)、留得住、用得好”，就成了一個值得探討的問題。
高等學(xué)校是創(chuàng)新引智基地建設(shè)的依托單位，一般由校級領(lǐng)導(dǎo)牽頭，由科技處、人事處、國際合作與交流處、財務(wù)處及相關(guān)下屬學(xué)院共同參與日常工作和建設(shè)。在學(xué)院這個層面，從事教學(xué)和科研的骨干教師是與海外人才交流合作的主體，引智的成果也將會在他們身上得以顯現(xiàn)，但他們往往容易忽略那些程序上的細(xì)節(jié)問題，加之中外雙方理念、文化、語言上的差異，出現(xiàn)分歧或不愉快就難以避免了。為了減少此類情況的出現(xiàn)，學(xué)院外事助理或外事秘書就必須增強服務(wù)意識，提高責(zé)任感，本著“外事無小事，事事需請示”的原則，在遵守各項法律法規(guī)的前提下，合理地安排、協(xié)調(diào)、處理好這類外事活動，給來訪人員留下良好的印象，為日后更加深入地開展交流合作謀求可能，爭取更多的機會。
一、防微杜漸、提前預(yù)防
無論是海外學(xué)術(shù)大師，還是學(xué)術(shù)骨干，在來訪之前都會與基地方面有關(guān)教師或工作人員聯(lián)系溝通，安排日程�；睾Ｍ庖侨藛T的工作性質(zhì)與普通外教有本質(zhì)上的區(qū)別，他們來訪的目的并不是來給學(xué)生授課，也沒有與基地簽訂勞動合同，所以，來訪前雙方通過電子郵件聯(lián)系時，就應(yīng)該為其詳細(xì)地解釋相關(guān)的法律、法規(guī)，明確其來基地工作期間享有的權(quán)利和所要履行的義務(wù)。在溝通過程中（尤其是初次來訪之前），有些人會對某些規(guī)定或條款諸如涉及薪酬、外匯支付、稅收、保險、居留等問題問得很細(xì)，很“摳”，對我們來講甚至“不可思議”，對此，外事助理或外事秘書要充分理解他們的心情，不厭其煩地與之反復(fù)溝通，反復(fù)研究，本著“宜細(xì)不宜粗”的原則，才能達(dá)成共識，得到雙方滿意的結(jié)果。一旦雙方認(rèn)可，基地方面必須嚴(yán)格履行承諾，才能保證來訪人員安心開展工作，收到良好的效果，使得國家資源得到最大限度地利用。
另外，基地工作人員應(yīng)充分了解來訪人員的文化背景尤其是飲食上的喜好和禁忌。例如，穆斯林通常不吃豬肉，并且不喝酒；一些信奉觀音的佛教徒在飲食中尤其禁吃牛肉，這點要招待港澳臺及海外華人同胞時尤要注意；英美國家的人通常不吃寵物、稀有動物、動物內(nèi)臟、動物的頭部和腳爪。在宴請外賓時，盡量少點生硬需啃食的菜肴，因為他們在用餐中不太會將咬到嘴中的食物再吐出來，這也需要顧及到。往往像炸春卷、煮元宵、蒸餃子、獅子頭、宮爆雞丁等，在我們看來雖不是佳肴美味，但因為具有鮮明的中國特色，所以受到很多外賓的推崇。當(dāng)然，菜品的選擇還要考慮到來訪者的年齡、身體狀況等其它因素，在不造成浪費的前提下，充分體現(xiàn)我們的誠意和盛情，使來訪人員有賓至如歸的感覺。
還有一點需要注意的是，必須提前考慮來訪人員的需要，為其制定來訪日程，并盡量做到內(nèi)容豐富。有些老師經(jīng)常忽略這一點，認(rèn)為基地請這些學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干來，就是為了搞學(xué)術(shù)研究，而事實上很多來訪人員都是一些國外知名大學(xué)、科研機構(gòu)的領(lǐng)導(dǎo)或負(fù)責(zé)人，他們來訪的目的往往是希望能夠繼續(xù)拓展在基地的合作深度和廣度，吸引人才，尋求更大的合作空間。來訪日程中應(yīng)多安排一些學(xué)術(shù)交流、宣講會、參觀等，使來訪人員在較短的時間內(nèi)獲得最多的信息，達(dá)到他們的心理需求。從基地方面講，這樣做也有利于工作人員充分準(zhǔn)備接待活動，使工作有條不紊地展開，避免忙中出錯�！�
二、健全制度，動態(tài)調(diào)整
高校海外引智工作會涉及到科研、人事、外事、教學(xué)、財務(wù)等多個層面，具有一定的復(fù)雜性，所以必須有健全的規(guī)章制度，才能保證計劃的有效執(zhí)行。一個問題往往不是靠單一部門就可以解決，加之中外文化和語言上的差異，經(jīng)常會使來訪人員感覺到“和中國人打交道很困難”。從情理上講，也不可能讓他們自己出面和這些部門去直接交涉。作為聯(lián)系中外雙方的紐帶，學(xué)院外事助理或外事秘書必須兼顧雙方的利益，本著公正、公平的原則去協(xié)調(diào)各部門間的關(guān)系，得出令中外雙方均能認(rèn)可的處理方案。院級、校級乃至國家級的部門之間既要明確分工，又要精誠合作，才能將基地的服務(wù)功能功能發(fā)揮到最大程度。
另外，在基地成立之前，引智基地辦公室已經(jīng)根據(jù)外專局的要求，結(jié)合學(xué)校的實際情況，制定過本校引進(jìn)海外人才的相應(yīng)政策。但是隨著工作的不斷展開，相當(dāng)一部分政策和規(guī)定是需要進(jìn)行調(diào)整的，所以外事助理或外事秘書需要在實際工作中多觀察、多動腦、多總結(jié)，密切跟蹤已有的政策是否符合中外雙方的需要，是否需要進(jìn)行改進(jìn)或調(diào)整；之前規(guī)定的辦事流程是否可以簡化，使得辦事效率得以提高；有哪些條款容易引起質(zhì)疑，還需要進(jìn)一步細(xì)化和解釋……這些問題往往是學(xué)校層面政策制定者更需要了解的，只有他們得到了反饋意見，才能在現(xiàn)有基礎(chǔ)之上不斷健全制度，并且將基層意見和基地的運行情況及需要及時反饋給教育部、外專局，形成上下貫通、整體聯(lián)動的海外引智體系，與校外單位共同推進(jìn)工作，爭取打造以引進(jìn)海外人才為核心的“一站式”服務(wù)平臺，簡化工作流程，減少“出現(xiàn)問題找不到能解決”的情況，提高海外引智工作的有效性和成功率。
三、充分準(zhǔn)備，遇事不慌
無論我們前期考慮得多么周全，也難免有意外或隨機事件發(fā)生。諸如天氣、交通擁堵等原因造成的航班晚點；來訪人員因不能適應(yīng)異國氣候等變化而生病，致使原定計劃必須變更或取消；來訪人員因個人意愿突然改變計劃等等。
在日常工作中，這些狀況隨時可能出現(xiàn)，并且因人而異，具有不可預(yù)見性。因為服務(wù)的對象是外籍學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和基地的科研骨干，時間都很寶貴，遇到這種意外事件難免會出現(xiàn)焦急、歉疚的心理。這時，外事助理或外事秘書首先要保證自己心態(tài)平和，千萬不能產(chǎn)生情緒上的波動，一方面要做好來訪者的心理疏導(dǎo)工作，另一方面要及時向基地參與工作的人員做好解釋工作，獲得他們的理解，再根據(jù)情況的變化適時、合理地調(diào)整接待日程。如果需要更改航班班次或幫來訪者聯(lián)系治療、陪護(hù)，情況就會變得更加復(fù)雜，這時可以安排語言過關(guān)、熱心細(xì)致的學(xué)生來協(xié)助工作，千萬不能有“湊合”、“差不多”的想法，因為這種意外如果處理得好，不但可以使損失或?qū)擂螠p少到最小程度，而且會在外賓身處異鄉(xiāng)、感到無力的時候給予他們最及時的幫助，為中國人爭取良好的印象，使他們喜歡中國、喜歡中國人、相信中國人，并愿意和中國人打交道，為日后開展進(jìn)一步交流與合作創(chuàng)造可能。
四、人文關(guān)懷，傾注感情
根據(jù)我的個人體會，創(chuàng)新引智基地不單單是一個代表國家之間學(xué)術(shù)上進(jìn)行合作交流的工作場所，更是外籍學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干和基地的科研骨干進(jìn)行感情碰撞、思想交流的平臺。
隨著國內(nèi)高校教育的國際化進(jìn)程地不斷推進(jìn)，高校教師的海外經(jīng)歷不斷豐富，中外教師之間的聯(lián)系愈加緊密，正在由工作關(guān)系向朋友關(guān)系過度，這種朋友關(guān)系的建成勢必會改善以前單打獨斗、閉門造車的陳舊局面，使教師們的眼光更加開闊，在教學(xué)、科研上遇到問題時能夠靈活地到更大范圍內(nèi)尋求解決方案，朋友越多，范圍也就越寬。
為了幫助雙方更順利地建立和諧的關(guān)系，外事助理或外事秘書需要在工作上傾注更多的感情，加強對來訪者的人文關(guān)懷。例如在西方重大節(jié)假日時安排聯(lián)誼活動，當(dāng)然，活動的規(guī)模要根據(jù)來訪人員的數(shù)量和基地的承載能力而定。我們曾經(jīng)接待過美國德州農(nóng)機大學(xué)化工系三位教授帶十八名本科生來基地進(jìn)行為期三周的訪問，并開設(shè)合作課程，考慮到師生的心理需求，我們聯(lián)合學(xué)校國際教育學(xué)院給外國學(xué)生免費開設(shè)了中文課程，還利用課余時間組織中外師生到學(xué)校食堂包餃子、做中國菜，搞聯(lián)歡；組織海河景觀、古文化街一日游；給外籍學(xué)生安排生日舞會等。這些活動既給中外師生提供了訓(xùn)練語言、增進(jìn)了解的機會，又加深了彼此的情誼，使大家成為很好的朋友。課程結(jié)束回國時，雙方師生均表現(xiàn)出依依不舍之情，都希望今后能有機會再來中國，外方也歡迎中國師生訪問該校，這種做法為將來吸引留學(xué)生、派出學(xué)生出國進(jìn)修以及鞏固學(xué)校之間的學(xué)術(shù)交流關(guān)系，都是大有好處的。
五、材料齊全，以備查閱
在基地建設(shè)及運行的過程中，從來訪人員的前期邀請、經(jīng)費預(yù)算到后期的成果總結(jié)和經(jīng)費決算，都要經(jīng)過很多道嚴(yán)格的手續(xù)，相應(yīng)地，會有大量的材料需要隨時進(jìn)行整理。這些材料也許在來訪人員離開后沒有任何意義，但作為基地的工作人員，一定要妥善地保存，定期地整理，以備上級部門和有關(guān)教師查詢。對于預(yù)算環(huán)節(jié)中的每一筆經(jīng)費支出和執(zhí)行情況，學(xué)院外事助理或外事秘書有責(zé)任進(jìn)行跟蹤和監(jiān)督，并最終配合進(jìn)行經(jīng)費決算，協(xié)助財務(wù)、外事部門做好相關(guān)經(jīng)費的管理工作，保證經(jīng)費的每筆支出都有必要的原因與合理的去處，使國家資源得到充分、合理地運用。
此外，對于來訪者可能像基地工作人員索要的各種材料，我們要有充裕的準(zhǔn)備，比如，各項國家政策性法規(guī)，教育部、外專局相關(guān)規(guī)定，學(xué)校層面的規(guī)章制度等，做到問題出現(xiàn)時能夠有法可依、有理可講。另外，一定要隨時準(zhǔn)備創(chuàng)新引智基地的宣傳材料，在合時宜的情況下積極向來訪人員介紹基地的政策和運行情況，宣傳我們的創(chuàng)新引智基地，并請來訪人員將書面介紹材料帶回國，使更多的人了解我們的學(xué)科創(chuàng)新引智基地，這有利于與外方尋求更多的契合點，吸引更多更好、契合度更高的人才來基地工作。當(dāng)然，宣傳材料的內(nèi)容要寫得豐富，肯定得益于之前對每為來訪者的成果報告的收集和整理，宣傳材料的內(nèi)容要定時定期地更新，才能保證宣傳的時效性。
引智工作是高校國際交流的重要組成部分，是提高高校教學(xué)、科研水平的直接、有效方法之一。通過聘請海外學(xué)術(shù)大師、學(xué)術(shù)骨干與國內(nèi)高�？蒲泄歉蛇M(jìn)行交流與合作，有利于彌補國內(nèi)科研領(lǐng)域力量上的不足，幫助我們解決一些科研教學(xué)的瓶頸問題，進(jìn)一步推動國內(nèi)高等教育的國際化進(jìn)程。
以上是作為一名學(xué)院的外事秘書，一個創(chuàng)新引智基地的基層工作者，結(jié)合天津大學(xué)綠色化學(xué)化工創(chuàng)新引智基地的運行情況和在實際運行過程中遇到普遍問題產(chǎn)生的一些思考，旨在總結(jié)自己過去一段時間的工作，希望能夠?qū)?chuàng)新引智基地的相關(guān)政策制定者和兄弟院校同行們今后的工作有一定的輔助作用。
總之，我們我們要跳出引智看引智，跳出學(xué)校看學(xué)校，以開放的視野、開闊的心懷，主動吸納借鑒國內(nèi)外一流高校引智發(fā)展的新理念、新經(jīng)驗、新方法，主動走出校門和國門，既將引智工作放到全國、全球的維度中去考慮、去謀劃、去把握，又要將基層工作做精、做細(xì)，使國外智力與基地智力資源形成強有力的互補，通過良性互動，形成一個不斷優(yōu)化的學(xué)術(shù)科研體系。
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