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文秘檔案工作的可持續(xù)發(fā)展探討論文
【摘要】隨著知識經(jīng)濟(jì)的提出和社會現(xiàn)代化的推進(jìn)，現(xiàn)代信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)文秘檔案工作也面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何在新時期抓住機遇，在不斷提高文秘檔案工作管理水平的基礎(chǔ)上，促進(jìn)文秘檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是我們所面臨的重要課題。
【關(guān)鍵詞】文秘檔案；可持續(xù)發(fā)展；管理目前，信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)快捷、高效、準(zhǔn)確、便利的優(yōu)勢，更深刻、更全面地影響著新時期的文秘檔案工作，它不僅給文秘檔案工作帶來了機遇，注入了活力，也對文秘檔案現(xiàn)有格局提出了嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。為此，我們需要把可持續(xù)發(fā)展作為檔案工作的第一要務(wù)，把搞好檔案服務(wù)作為關(guān)鍵，以提高全員檔案意識為前提，以合并、實現(xiàn)資源整合，完成實質(zhì)性融合為重點，以改革創(chuàng)新為動力，以檔案隊伍建設(shè)為保障，努力實現(xiàn)檔案信息資源管理的現(xiàn)代化，為實現(xiàn)新世紀(jì)新階段檔案事業(yè)跨越式發(fā)展而努力。
1文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的內(nèi)涵
文秘檔案工作是社會事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不能僅憑檔案館室數(shù)量的增多、館藏檔案數(shù)量的增加、檔案工作者隊伍的擴大來衡量，如果用以上數(shù)量指標(biāo)的增加來追求文秘檔案的發(fā)展，只能是割斷了文秘檔案工作與社會的聯(lián)系，使檔案事業(yè)的發(fā)展進(jìn)入了盲目、封閉的狀態(tài)，無法與社會建立起全面協(xié)調(diào)發(fā)展的關(guān)系。
在“協(xié)調(diào)發(fā)展”的理論框架指導(dǎo)下，我國檔案事業(yè)也逐漸步入與經(jīng)濟(jì)、社會全面協(xié)調(diào)發(fā)展的階段。這一理論指導(dǎo)下，文秘檔案事業(yè)的發(fā)展，不單是靠檔案事業(yè)的規(guī)模衡量，更重要的是考慮其社會功能的發(fā)展，將檔案事業(yè)的社會效益作為重要指標(biāo)來推動文秘檔案工作的發(fā)展。
2文秘檔案工作實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展的途徑
2.1提高檔案意識是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提。
在深入改革發(fā)展的今天，要想讓各級領(lǐng)導(dǎo)、職員越來越廣泛地來支持、協(xié)助與配合文秘檔案工作，就必須解放思想，轉(zhuǎn)變觀念，讓檔案和檔案工作走出封閉，走近管理者，走向社會。
首先，促使全員開放觀念。長期以來，員工都認(rèn)為檔案室是十分神秘的，雖然一系列
的政策法律為檔案工作的開放提供了各種保障，但在實際工作中，檔案工作的開放程度和員工利用的期望值還是有一定的距離。再加上員工的檔案意識薄弱和較為繁瑣的查檔借閱手續(xù)，很少有人愿意去查檔并及時利用檔案。久而久之，就形成了一種你查我找的被動性思維方式。而在現(xiàn)在這個開放的社會，文秘檔案工作必須根據(jù)企業(yè)、社會發(fā)展的需要，將封閉管理轉(zhuǎn)為開放式管理，檔案工作者也應(yīng)樹立時代感、責(zé)任感、緊迫感，樹立開放的思想意識，從自我封閉的小圈了里走出來，不等不靠，變被動服務(wù)為主動向產(chǎn)業(yè)、管理等各方面服務(wù)，并為利用者營造一個良好的利用檔案的環(huán)境。
其次，促使全員樹立法制觀念。檔案工作者都要牢固樹立有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究的法制觀念�！吨腥A人民共和國檔案法》等一系列國家關(guān)于檔案工作的法律、法規(guī)是我國文秘檔案工作健康發(fā)展的重要保證。這些法律、法規(guī)明確地規(guī)定了檔案資理、收集及利用等方面的內(nèi)容，作為文秘檔案工作者，都要認(rèn)真學(xué)習(xí)，只有知法、懂法，才能執(zhí)法、用好法。只有具備了良好的法制觀念，才能嚴(yán)守黨和國家的機密，運用法律武器，同那些涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為作斗爭；也只有具備了良好的法制觀念，才能保持清醒的頭腦，不受物質(zhì)利益的誘惑，堅持原則，依法辦事，從而進(jìn)一步使檔案工作走向法制化。
再次，促使檔案工作者樹立服務(wù)的觀念。服務(wù)觀念是當(dāng)代文秘檔案管理工作中一個不容忽視的重要課題，直接關(guān)系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案作為一種信息資源，只有被開發(fā)利用，才有可能轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)力，而這種轉(zhuǎn)化和檔案工作人員的服務(wù)觀念成正比。服務(wù)觀念越強，方式越周到，內(nèi)容越廣泛，這種轉(zhuǎn)化就越快，收益也越大。要提高服務(wù)意識，觀念就要更新，要改變過去重保管、輕利用的工作思路。要打破原有的思想定勢和障礙，用創(chuàng)新思維去指導(dǎo)工作。
2.2實現(xiàn)“實質(zhì)性融合”是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點。
所謂實質(zhì)性融合，是指通過一定的方法、手段和措施，使各檔案工作機構(gòu)以及檔案管理的各個方面各個環(huán)節(jié)，成為一個相互合一、彼此包容、協(xié)調(diào)統(tǒng)一的新的有機整體的管理活動。
由于檔案工作涉及面廣，為保證文秘檔案工作順利進(jìn)行，應(yīng)建立綜合協(xié)調(diào)機制，以來協(xié)調(diào)企業(yè)各部門之間的歸檔工作，將企業(yè)各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性，使檔案全面、完整、準(zhǔn)確地反映企業(yè)工作全貌。
另外，在檔案集中統(tǒng)一管理的基礎(chǔ)上實行設(shè)置合理的全宗管理，可使檔案工作整體化、系統(tǒng)化，既可以確保入館（室）檔案的完整，又可避免檔案的混亂，便于利用。
最后，實現(xiàn)檔案工作的融合，必須樹立“以人為本”的思想，努力尋求、創(chuàng)造“人”與工作的適應(yīng)環(huán)境。在考慮檔案工作目標(biāo)實現(xiàn)的同時，進(jìn)一步調(diào)動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，讓他們充分發(fā)揮自己的聰明才智。
2.3創(chuàng)新是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的動力。
人們對檔案信息的需求量與日俱增，需求范圍也越來越廣泛。本文認(rèn)為，檔案工作的創(chuàng)新，需要從以下幾個方面入手：
第一，實現(xiàn)文檔一體化。要實現(xiàn)文檔的一體化管理，就要對電子文件實行前端控制、全程管理。它要求電子文件的形成者和電子檔案的管理者通力協(xié)作，將高校檔案管理的職能向前延伸，在文件形成時檔案工作人員及時介入，要提前到文件生命周期的最前端進(jìn)行，即從一開始就進(jìn)行檔案化管理，變被動為主動，將文件的登記、鑒定、整理、著錄、保存和利用等一系列檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序之中同時進(jìn)行，形成一個不能隨意割斷的完整的“生命過程”。
第二，實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化。實現(xiàn)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)化是檔案工作不斷創(chuàng)新的必然要求，推動著檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。要實現(xiàn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化，檔案部門加強基礎(chǔ)性資源建設(shè)是關(guān)鍵。建立豐富的電子檔案是加快檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的中心環(huán)節(jié)。沒有大量的電子檔案的支持，檔案信息網(wǎng)絡(luò)化就是“無源之水、無米之炊”。
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