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文秘檔案工作的可持續(xù)發(fā)展探討論文
【摘要】隨著知識經濟的提出和社會現代化的推進，現代信息技術、網絡技術的廣泛應用，傳統(tǒng)文秘檔案工作也面臨著前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。如何在新時期抓住機遇，在不斷提高文秘檔案工作管理水平的基礎上，促進文秘檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展，是我們所面臨的重要課題。
【關鍵詞】文秘檔案；可持續(xù)發(fā)展；管理目前，信息技術和網絡技術快捷、高效、準確、便利的優(yōu)勢，更深刻、更全面地影響著新時期的文秘檔案工作，它不僅給文秘檔案工作帶來了機遇，注入了活力，也對文秘檔案現有格局提出了嚴峻的挑戰(zhàn)。為此，我們需要把可持續(xù)發(fā)展作為檔案工作的第一要務，把搞好檔案服務作為關鍵，以提高全員檔案意識為前提，以合并、實現資源整合，完成實質性融合為重點，以改革創(chuàng)新為動力，以檔案隊伍建設為保障，努力實現檔案信息資源管理的現代化，為實現新世紀新階段檔案事業(yè)跨越式發(fā)展而努力。
1文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的內涵
文秘檔案工作是社會事業(yè)的一部分，它的發(fā)展不能僅憑檔案館室數量的增多、館藏檔案數量的增加、檔案工作者隊伍的擴大來衡量，如果用以上數量指標的增加來追求文秘檔案的發(fā)展，只能是割斷了文秘檔案工作與社會的聯(lián)系，使檔案事業(yè)的發(fā)展進入了盲目、封閉的狀態(tài)，無法與社會建立起全面協(xié)調發(fā)展的關系。
在“協(xié)調發(fā)展”的理論框架指導下，我國檔案事業(yè)也逐漸步入與經濟、社會全面協(xié)調發(fā)展的階段。這一理論指導下，文秘檔案事業(yè)的發(fā)展，不單是靠檔案事業(yè)的規(guī)模衡量，更重要的是考慮其社會功能的發(fā)展，將檔案事業(yè)的社會效益作為重要指標來推動文秘檔案工作的發(fā)展。
2文秘檔案工作實現可持續(xù)發(fā)展的途徑
2.1提高檔案意識是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的前提。
在深入改革發(fā)展的今天，要想讓各級領導、職員越來越廣泛地來支持、協(xié)助與配合文秘檔案工作，就必須解放思想，轉變觀念，讓檔案和檔案工作走出封閉，走近管理者，走向社會。
首先，促使全員開放觀念。長期以來，員工都認為檔案室是十分神秘的，雖然一系列
的政策法律為檔案工作的開放提供了各種保障，但在實際工作中，檔案工作的開放程度和員工利用的期望值還是有一定的距離。再加上員工的檔案意識薄弱和較為繁瑣的查檔借閱手續(xù)，很少有人愿意去查檔并及時利用檔案。久而久之，就形成了一種你查我找的被動性思維方式。而在現在這個開放的社會，文秘檔案工作必須根據企業(yè)、社會發(fā)展的需要，將封閉管理轉為開放式管理，檔案工作者也應樹立時代感、責任感、緊迫感，樹立開放的思想意識，從自我封閉的小圈了里走出來，不等不靠，變被動服務為主動向產業(yè)、管理等各方面服務，并為利用者營造一個良好的利用檔案的環(huán)境。
其次，促使全員樹立法制觀念。檔案工作者都要牢固樹立有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究的法制觀念�！吨腥A人民共和國檔案法》等一系列國家關于檔案工作的法律、法規(guī)是我國文秘檔案工作健康發(fā)展的重要保證。這些法律、法規(guī)明確地規(guī)定了檔案資理、收集及利用等方面的內容，作為文秘檔案工作者，都要認真學習，只有知法、懂法，才能執(zhí)法、用好法。只有具備了良好的法制觀念，才能嚴守黨和國家的機密，運用法律武器，同那些涂改、偽造檔案、盜竊檔案、丟失或擅自銷毀檔案等不法行為作斗爭；也只有具備了良好的法制觀念，才能保持清醒的頭腦，不受物質利益的誘惑，堅持原則，依法辦事，從而進一步使檔案工作走向法制化。
再次，促使檔案工作者樹立服務的觀念。服務觀念是當代文秘檔案管理工作中一個不容忽視的重要課題，直接關系到檔案事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。檔案作為一種信息資源，只有被開發(fā)利用，才有可能轉化為生產力，而這種轉化和檔案工作人員的服務觀念成正比。服務觀念越強，方式越周到，內容越廣泛，這種轉化就越快，收益也越大。要提高服務意識，觀念就要更新，要改變過去重保管、輕利用的工作思路。要打破原有的思想定勢和障礙，用創(chuàng)新思維去指導工作。
2.2實現“實質性融合”是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的重點。
所謂實質性融合，是指通過一定的方法、手段和措施，使各檔案工作機構以及檔案管理的各個方面各個環(huán)節(jié)，成為一個相互合一、彼此包容、協(xié)調統(tǒng)一的新的有機整體的管理活動。
由于檔案工作涉及面廣，為保證文秘檔案工作順利進行，應建立綜合協(xié)調機制，以來協(xié)調企業(yè)各部門之間的歸檔工作，將企業(yè)各門類檔案材料集中起來，這樣就克服了檔案的分散保存和各自為政所帶來的局限性，使檔案全面、完整、準確地反映企業(yè)工作全貌。
另外，在檔案集中統(tǒng)一管理的基礎上實行設置合理的全宗管理，可使檔案工作整體化、系統(tǒng)化，既可以確保入館（室）檔案的完整，又可避免檔案的混亂，便于利用。
最后，實現檔案工作的融合，必須樹立“以人為本”的思想，努力尋求、創(chuàng)造“人”與工作的適應環(huán)境。在考慮檔案工作目標實現的同時，進一步調動檔案工作者的積極性和創(chuàng)造性，讓他們充分發(fā)揮自己的聰明才智。
2.3創(chuàng)新是文秘檔案工作可持續(xù)發(fā)展的動力。
人們對檔案信息的需求量與日俱增，需求范圍也越來越廣泛。本文認為，檔案工作的創(chuàng)新，需要從以下幾個方面入手：
第一，實現文檔一體化。要實現文檔的一體化管理，就要對電子文件實行前端控制、全程管理。它要求電子文件的形成者和電子檔案的管理者通力協(xié)作，將高校檔案管理的職能向前延伸，在文件形成時檔案工作人員及時介入，要提前到文件生命周期的最前端進行，即從一開始就進行檔案化管理，變被動為主動，將文件的登記、鑒定、整理、著錄、保存和利用等一系列檔案管理行為都完全融入文件辦理運行程序之中同時進行，形成一個不能隨意割斷的完整的“生命過程”。
第二，實現檔案信息網絡化。實現檔案信息的網絡化是檔案工作不斷創(chuàng)新的必然要求，推動著檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。要實現檔案信息網絡化，檔案部門加強基礎性資源建設是關鍵。建立豐富的電子檔案是加快檔案信息網絡化的中心環(huán)節(jié)。沒有大量的電子檔案的支持，檔案信息網絡化就是“無源之水、無米之炊”。
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