如何提高企業(yè)辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平論文

　　摘要：無論是在機(jī)關(guān)還是基層單位，辦公室文秘都發(fā)揮著十分重要的作用，辦公室文秘作為辦公室的重要工作人員，負(fù)責(zé)處理單位內(nèi)各類事情，辦事效率將直接影響到辦公室的運(yùn)轉(zhuǎn)與工作效率。提高辦公室文秘的工作質(zhì)量和水平，可以提高整個辦公室的工作效率，對于增強(qiáng)企業(yè)競爭力有著無足輕重的作用。

　　關(guān)鍵詞：辦公室文秘；工作質(zhì)量和水平；辦公效率

　　文秘作文辦公室工作人員，負(fù)責(zé)接收整理各類文件，協(xié)調(diào)各部門運(yùn)轉(zhuǎn)。從整體而言，文秘的工作會影響到整個辦公室的效率。在經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展進(jìn)新時期，文秘工作的量與質(zhì)量都相應(yīng)的上漲，在新的歷史時期提高文秘工作的質(zhì)量和水平，是提高企業(yè)發(fā)展效率的基礎(chǔ)性工作。

　　一、企業(yè)辦公室文秘工作的重要性

　　對于企業(yè)而言，辦公室文秘工作是不可或缺的一部分，辦公室文秘工作主要是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，如當(dāng)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)作出決策指示后，文秘需要負(fù)責(zé)草擬文件，將領(lǐng)導(dǎo)的決策指示通過文字表達(dá)出來，企業(yè)辦公室文秘工作的好壞直接關(guān)系到了企業(yè)的正常運(yùn)行。對于企業(yè)文秘工作而言，它是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，隨著企業(yè)的發(fā)展，企業(yè)辦公室文秘工作也會越來越復(fù)雜，如果企業(yè)不能做好辦公室文秘工作，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層的決策、指示就難以得到有效的實(shí)施，從而不利于企業(yè)的發(fā)展。

　　二、企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題

　�。ㄒ唬┺k公室文秘人員能力不足

　　企業(yè)辦公室文秘人員能力不足是影響辦公室文秘工作效率的一個重要因素。就目前來看，由于辦公室日常工作比較繁重、繁忙，在超負(fù)荷工作壓力下，容易造成文秘人員抱著完成任務(wù)的心態(tài)去工作，沒有掌握到工作的重點(diǎn)，文秘人員能力得不到提升，從而難以發(fā)揮文秘人員在辦公室文秘工作中應(yīng)有的作用。

　�。ǘ�）辦公室文秘人員數(shù)量不足

　　企業(yè)辦公室文秘工作繁重，經(jīng)常需要加班加點(diǎn)，從而使得許多人不愿意投入到辦公室文秘工作中去，使得辦公室文秘人員數(shù)量難以滿足企業(yè)辦公室文秘工作的需要。當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作大多兼職，大量的辦公室文秘工作使得文秘人員在實(shí)際工作中很容易出現(xiàn)錯誤，導(dǎo)致辦公室文秘工作效率低、質(zhì)量差。

　　三、提高企業(yè)辦公室文秘工作水平的途徑

　�。ㄒ唬�強(qiáng)化辦公室文秘人員的教育與管理

　　在企業(yè)辦公室文秘工作中，辦公室文秘人員作為文秘工作的執(zhí)行者，要想提高文秘工作水平，就必須強(qiáng)化文秘工作人員的教育與管理。首先，要加強(qiáng)文秘人員專業(yè)能力的培訓(xùn)，提高他們的辦公能力，尤其是寫作能力，同時要不斷提高文秘人員的服務(wù)意識；要強(qiáng)化職業(yè)教育，提高文秘人員的職業(yè)素質(zhì)；要全面落實(shí)責(zé)任制，將相關(guān)工作責(zé)任落實(shí)到文秘人員的身上，從而更好地規(guī)范他們的行為，提高他們的工作責(zé)任心，從而為企業(yè)辦公室文秘工作培養(yǎng)一支專業(yè)、能力強(qiáng)的人才隊(duì)伍。

　�。ǘ�）加強(qiáng)監(jiān)督

　　監(jiān)督是提高工作效率和水平的一種有效手段，對于企業(yè)辦公室文秘工作而言，由于辦公室文秘工作比較繁重，辦公室文秘工作要注重細(xì)節(jié)，而通過監(jiān)督，可以確保辦公室文秘工作有條不紊的進(jìn)行。作為企業(yè)，應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化辦公室文秘工作的監(jiān)督，要完善相關(guān)監(jiān)督體制。針對辦公室文秘工作，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排多人互相監(jiān)管，對文秘工作細(xì)節(jié)進(jìn)行重點(diǎn)檢查，確保文秘工作質(zhì)量。

　　（三）要突出重點(diǎn)

　　企業(yè)辦公室文秘工作是一項(xiàng)比較繁瑣的工作，而辦公室文秘工作的重點(diǎn)就是做好文件整理工作，并將相關(guān)信息準(zhǔn)確地向上下級傳遞。為此，在企業(yè)辦公室文秘工作中，文秘人員應(yīng)當(dāng)發(fā)揮自己應(yīng)有的作用，要全面抓重點(diǎn)工作，及時的將下級的信息傳達(dá)給企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)，或者將領(lǐng)導(dǎo)層的指令傳達(dá)給下層，從而更好地推動企業(yè)的順利運(yùn)行。

　�。ㄋ模�壯大文秘隊(duì)伍

　　企業(yè)辦公室文秘工作比較繁重，單純的依靠一個人是很難全面做好辦公室文秘工作，從而不利于企業(yè)的穩(wěn)定發(fā)展。而要想提高文秘工作水平，就應(yīng)提高文秘人員的待遇，實(shí)施多方面的激勵，不斷擴(kuò)大企業(yè)文秘工作人員數(shù)量，從而為企業(yè)辦公室文秘工作人提供保障。

　　四、辦公室文秘從自身出發(fā)提高工作質(zhì)量和水平

　�。ㄒ唬┙�立合理安排工作的能力

　　作為文秘，要能夠合理安排自己的工作，這是基礎(chǔ)的能力，合理安排工作不僅體現(xiàn)在對公司事物的安排，更體現(xiàn)在對自身工作的安排中，在處理事情時要分清輕重緩急，對于一些重要的事情安排在前面完成，而不能拖延；并且及時記錄要處理的事情，避免遺忘，適當(dāng)?shù)乃儆浤芰Γ�是文秘工作的必要能力�?/p>

　�。ǘ�）作為辦公室文秘，還要加強(qiáng)溝通交流的能力

　　從事文秘工作，需要與領(lǐng)導(dǎo)做好及時溝通，并且為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，同時也會涉及文件的上情下達(dá)，有時也會協(xié)同領(lǐng)導(dǎo)出門完成一些對外洽談的任務(wù)，這就要求文秘能夠掌握良好的溝通能力，懂得基本的社交禮儀，能夠與他人進(jìn)行良好溝通，尊重他人。在于領(lǐng)導(dǎo)交流，要提前了解領(lǐng)導(dǎo)需求，避免因自身了解不周而影響正常活動的開展；在傳遞信息時，要將處理好的信息進(jìn)行準(zhǔn)確傳達(dá)，避免誤傳、錯傳造成不必要的麻煩。

　�。ㄈ�）辦公室文秘人員要提高自身的專業(yè)技能

　　包括公文寫作能力、社交禮儀練習(xí)、辦公軟件的應(yīng)用能力等，這些都是作為一名文秘人員的基本能力，需要文秘人員與時俱進(jìn)地進(jìn)行提高，在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的同時也進(jìn)人了信息時代，企業(yè)辦公向信息化又邁進(jìn)了一步，辦公室也發(fā)生了新的改組，對工作人員的工作也提出了新的要求，在信息化時代能夠與時俱進(jìn)的發(fā)展，順利完成工作，就要求文秘能夠主動提高自身的各項(xiàng)基本技能，更新知識體系。

　　五、結(jié)束語

　　在經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展的新時期，信息技術(shù)高速發(fā)展，企業(yè)要想不斷增強(qiáng)自身的競爭力，就要從作為大后方的辦公室進(jìn)行改革，文秘作為辦公室重要工作人員，提高自身工作質(zhì)量與水平，增強(qiáng)競爭力有重要意義。

　　參考文獻(xiàn)：

　　[1]徐信民.淺析如何做好辦公室的文秘工作[J].經(jīng)營管理者，2013（26）.

　　[2]陳艷.提升辦公室文秘工作的策略分析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2013（09）.

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