辦公室文秘的重要作用以及工作策略論文
摘 要： 隨著信息時代的不斷發(fā)展，辦公自動化、信息化已經(jīng)成為一個必然的趨勢，自動化和信息化管理可以有效地提高辦公室文秘工作效率，促進(jìn)辦公室文秘工作有效落實，減少工作中的出錯率。本文對辦公室文秘工作的重要性以及文秘工作管理方法進(jìn)行分析和探討，旨在提高辦公室文秘工作水平。
關(guān)鍵詞：辦公室文秘工作 信息化管理 問題 策略
引言
辦公室文秘是單位發(fā)展過程中的重點(diǎn)內(nèi)容，工作內(nèi)容比較復(fù)雜，例如負(fù)責(zé)文件的排版審核、大小型會議接待、辦公用品計劃發(fā)放及低值易耗品管理、日常行政辦公室后勤管理等。辦公室文秘工作對于單位的發(fā)展有十分重要的作用，在傳統(tǒng)理念中認(rèn)為辦公室文秘工作主要是對各種辦公室行政事務(wù)進(jìn)行處理，在單位發(fā)展過程中處于可有可無的狀態(tài)，隨著企業(yè)發(fā)展全面改革深化，在企業(yè)發(fā)展過程中辦公室文秘工作內(nèi)容也不斷創(chuàng)新，辦公室文秘工作對企業(yè)發(fā)展有重要意義，可以確保企業(yè)發(fā)展過程中的各種基礎(chǔ)問題得到妥善解決。針對當(dāng)前企業(yè)辦公室文秘工作中存在的問題，必須要積極加強(qiáng)對辦公室文秘工作的重視，同時，在新時期要加強(qiáng)辦公室文秘工作的創(chuàng)新，借助計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、信息網(wǎng)絡(luò)、通信網(wǎng)絡(luò)，將辦公室文秘工作從傳統(tǒng)的人工管理轉(zhuǎn)到信息化管理。
一、辦公室文秘工作的作用
辦公室擔(dān)負(fù)著上情下達(dá)、下情上報、對外交往和后勤服務(wù)等繁重工作，在單位發(fā)展過程中是一個十分重要的部分，辦公室文秘是對辦公室任務(wù)進(jìn)行完成的主要人員。辦公室處于協(xié)調(diào)單位內(nèi)部各部門、連接領(lǐng)導(dǎo)和基層員工的樞紐地位，更是單位的信息中心、服務(wù)中心、指揮中心以及運(yùn)轉(zhuǎn)控制中心，辦公室文秘工作具有十分重要的作用。具體說來，辦公室文秘具有參謀、助手、協(xié)調(diào)、服務(wù)、把關(guān)、督辦等六項重要職能，在工作過程中肩負(fù)著較大的責(zé)任，任何一個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題，都可能會導(dǎo)致單位發(fā)展受到影響。例如單位發(fā)展過程中經(jīng)常要召開大大小小的會議，辦公室文秘工作中的一個重要職能就是要負(fù)責(zé)會議的組織與協(xié)調(diào)，對會議召開過程中所需要的.各種物資進(jìn)行準(zhǔn)備，并且積極協(xié)調(diào)會議召開過程中的問題，確保會議順利召開。傳統(tǒng)的理念中對辦公室文秘工作的認(rèn)知程度不高，認(rèn)為辦公室文秘工作是沒有技術(shù)含量的工作，只是負(fù)責(zé)行政管理、文書管理等，對辦公室文秘工作的認(rèn)知有偏差，因此導(dǎo)致辦公室文秘工作發(fā)展受到影響，直接影響了單位的可持續(xù)發(fā)展。在新時期，單位對辦公室文秘工作的重視程度也越來越高，辦公室工作開展得如何會直接影響單位全局工作的開展情況以及任務(wù)完成情況。
二、辦公室文秘工作存在的問題
在新時代背景下，很多單位對管理理念和管理方式進(jìn)行創(chuàng)新和改革，加強(qiáng)了對各種新技術(shù)的應(yīng)用，使得單位管理水平有了很大的提升。辦公室文秘工作是單位發(fā)展過程中的重要環(huán)節(jié)，其工作內(nèi)容看似雜亂，實則有章可循，是單位辦公室管理過程中的重要基礎(chǔ)內(nèi)容。在實際工作過程中，辦公室文秘工作依舊存在較多的問題。
1.我國的文秘準(zhǔn)入制度存在缺陷
在辦公室文秘工作開展過程中，組建一支高素質(zhì)、復(fù)合型文秘隊伍，是提高辦公室文秘工作的重要途徑。關(guān)于文秘工作很多企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)者具有傳統(tǒng)的看法，認(rèn)為文秘工作不重要，在對文秘人員進(jìn)行選擇的時候其準(zhǔn)入制度有缺陷�！睹貢殬I(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)》對文秘人員的專業(yè)知識重視程度較高，但是對職業(yè)道德素養(yǎng)方面設(shè)置不全面，而且隨著市場經(jīng)濟(jì)越來越復(fù)雜化，對文秘人員的技術(shù)要求和職業(yè)道德要求都越來越高，傳統(tǒng)的文秘準(zhǔn)入制度已經(jīng)不適用于當(dāng)前的時代背景。
2.職能定位不夠清晰
在辦公室文秘工作發(fā)展過程中，文秘工作人員應(yīng)該要樹立正確的服務(wù)意識，文秘工作不僅是服務(wù)于上級領(lǐng)導(dǎo)的，更是服務(wù)單位中的全體成員的，文秘工作是辦公室工作中的重要內(nèi)容。當(dāng)前企業(yè)中有的文秘人員對自身的職能定位不清晰，在從事文秘工作的時候也缺乏主觀能動性，很多時候都認(rèn)為只要完成辦公室業(yè)務(wù)以及上級交辦的其他任務(wù)即可，在工作中責(zé)任意識不強(qiáng)，出現(xiàn)紕漏，造成很多不必要的錯誤，對單位發(fā)展產(chǎn)生嚴(yán)重影響。
三、辦公室文秘工作策略
在信息時代背景下，各種信息資料越來越多，辦公室文秘工作內(nèi)容也越來越復(fù)雜，辦公室文秘工作的創(chuàng)新包括理念創(chuàng)新、技術(shù)創(chuàng)新、人員創(chuàng)新等方面，單位應(yīng)該要加強(qiáng)對辦公室文秘工作的認(rèn)知，對辦公室文秘工作崗位的地位進(jìn)行提升，從而激發(fā)辦公室文秘人員的工作積極性，為單位發(fā)展做出更多貢獻(xiàn)。
1.技術(shù)創(chuàng)新
對辦公室文秘工作進(jìn)行管理時要實現(xiàn)統(tǒng)一規(guī)范管理，逐漸摒棄傳統(tǒng)的人工管理方式，加強(qiáng)對辦公自動化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，使得辦公室文秘工作水平可以不斷提升，對辦公室文秘工作進(jìn)行落實。首先，要完善辦公室信息系統(tǒng)，對單位信息進(jìn)行分類管理，比如借助各種自動辦公軟件，對各種信息資料進(jìn)行分類。文秘工作中的一個重要內(nèi)容就是要對文書進(jìn)行排版，為了提高各種文書的處理水平，則應(yīng)該要積極加強(qiáng)對文書排版工作的重視，要加強(qiáng)對各種計算機(jī)軟件的應(yīng)用，文秘人員要及時學(xué)習(xí)新技術(shù)，從而對文書排版、傳輸?shù)裙ぷ鬟M(jìn)行及時完成。其次，構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)。在辦公室文秘工作過程中，為了對辦公室文秘工作任務(wù)進(jìn)行細(xì)化，實現(xiàn)更加規(guī)范、全面的管理，還應(yīng)該要在單位信息化系統(tǒng)平臺基礎(chǔ)之上擴(kuò)展構(gòu)建辦公室文秘工作子系統(tǒng)，從而將單位發(fā)展過程中的各項任務(wù)與辦公室文秘工作實現(xiàn)有機(jī)整合，辦公室文秘人員能夠及時了解單位發(fā)展過程中的各種需求，對本職工作內(nèi)的任務(wù)進(jìn)行完成，為單位發(fā)展提供支持。
2.服務(wù)創(chuàng)新
在辦公室文秘工作創(chuàng)新過程中，必須要對文秘工作的具體內(nèi)容進(jìn)行確定，從而使得文秘人員能夠了解自己的工作內(nèi)容，文秘人員應(yīng)該要不斷樹立全局觀念，從單位發(fā)展的大局出發(fā)，借助各種新技術(shù)、新平臺，切實發(fā)揮出為單位服務(wù)的作用。例如在工作過程中，文秘人員應(yīng)該要加強(qiáng)對大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，分析行業(yè)發(fā)展形勢，為領(lǐng)導(dǎo)主動提供一些可供參考的信息，并且還要不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，對單位發(fā)展的現(xiàn)狀進(jìn)行分析，對行業(yè)發(fā)展趨勢進(jìn)行分析，從而為領(lǐng)導(dǎo)提供一些可供參考的意見，真正發(fā)揮出文秘工作的價值，而不是單純地完成上級安排的各種辦公室業(yè)務(wù)處理任務(wù)。
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