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新常態(tài)下油田基層采油廠優(yōu)化文秘工作方式方法研究論文
[摘 要]采油廠上下各項工作的開展都離不開企業(yè)相關部門的組織以及各級領導的協(xié)調指揮，辦公室文秘人員作為領導的左膀右臂工作責任重大，文秘人員高效的辦事效率和質量能夠有效助推企業(yè)生產(chǎn)管理水平的提升，尤其是在當前經(jīng)濟新常態(tài)下， 采油廠的生產(chǎn)經(jīng)營管理面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)。作為文秘人員也要適應企業(yè)面臨的新形勢及企業(yè)發(fā)展，積極轉變觀念和工作方式方法，以便更好地發(fā)揮參謀助手作用，為采油廠戰(zhàn)寒冬、促發(fā)展做出積極貢獻。
[關鍵詞]油田基層采油廠；文秘工作 ；方式方法優(yōu)化
中圖分類號：F426.22；F406.7 文獻標識碼：A 文章編號：1009-914X（2017）21-0070-01
采油廠由于“點多、線長、面廣”，日常生產(chǎn)經(jīng)營管理所涉及事物眾多，辦公室文秘工作作為輔助企業(yè)領導進行日常事務的處理的一種特殊手段其重要性毋庸置疑，尤其是當前低油價背景下，采油廠生產(chǎn)經(jīng)營面臨著更加復雜的局面，文秘工作的重要性凸顯出來，除了要完成本部門工作之外，文秘工作還要積極轉變觀念，創(chuàng)新工作方式方法，做好與其他部門之間的溝通工作，構建完善的人際關系網(wǎng)絡，積極輔助領導并參與企業(yè)的管理，切實提升企業(yè)各項工作的辦公效率。
一、國有企業(yè)辦公室文秘工作的特性
�。�1）從屬性。從屬性作為現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的根本特征，也就是說文秘工作是需要緊緊圍繞企業(yè)領導的活動開展的，企業(yè)領導工作涉及的范圍，也就代表著文秘工作者需要延伸的范圍。例如，企業(yè)領導需要召開會議，文秘工作者就要整理好會議的各項事務。
�。�2）被動性�，F(xiàn)代企業(yè)文秘的所有工作都是將領導的需求作為中心和導向的，受企業(yè)領導活動支配和制約較為明顯，此外，文秘工作還負責進行其他日常事務的處理工作，更要學會應對突發(fā)事件，文秘工作本身存在較大的被動性。
�。�3）職業(yè)性。伴隨著現(xiàn)代企業(yè)制度的建設和不斷的完善，讓現(xiàn)代企業(yè)文秘工作活動領域也在不斷的擴展，尤其是國有能源企業(yè)，涉及到眾多的領域和專業(yè)，“內務”與“外務”的有機融合，“傳統(tǒng)”與“現(xiàn)代”的相互沖擊，也使得文秘工作的職業(yè)化特征表現(xiàn)的越發(fā)明顯。
�。�4）綜合性。由于企業(yè)文秘工作本身涉及的方面較廣，并在整個企業(yè)中承擔著溝通上下，聯(lián)系左右的橋梁作用，此外，文秘工作人員還在企業(yè)決策、市場調研以及企業(yè)文化建設等多項工作上發(fā)揮著重要作用，這也充分表現(xiàn)出了文秘工作的綜合性特征。
二、新常態(tài)下國有企業(yè)辦公室文秘工作的要求
�。�1）對于文秘辦事效率要求更高
信息和資訊的高度發(fā)達，要求企業(yè)文秘工作辦事效率必要更高更快，而企業(yè)文秘從業(yè)人員不會增加，這就導致文秘工作量明顯加大，由于文秘工作繁雜瑣碎，這就要求文秘人員必須要有比以往更強的辦事和事物處理能力，而提高這些能力和效率的辦法就是要優(yōu)化辦公方式方法。
（2）處理突發(fā)事件的應急能力更強
文秘除了要完成日常企業(yè)領導要求的各項貫穿全年的工作外，文秘還要經(jīng)常面對各項突發(fā)事件，如有上級領導來視察指導如何做好各項準備工作或者臨時組織某個現(xiàn)場會議或者有突發(fā)的員工上訪以及網(wǎng)絡輿情等，這些都要求文秘必須及時做好相關的應急預案，以輔助領導快速處理相關事務。
（3）除了文秘工作基本素質外還需要一定的專業(yè)知識儲備
采油廠同樣是一個智力和體力都相對集中的單位，涉及到眾多的專業(yè)領域，要想提高文秘辦公效率，除了提高秘書專業(yè)相關的基本技能和素質外，采油廠文秘從業(yè)人員還要學習知曉采油廠各個領域專業(yè)方面的只是，做好知識儲備，如勘探開發(fā)、地面工程建設、安全生產(chǎn)管理、黨建工團等等，了解和掌握企業(yè)各領域內的相關專業(yè)流程能夠有效提高與企業(yè)領導以及不同部門單位的溝通交流效率。
三、企業(yè)文秘工作優(yōu)化工作方式方法分析
（1）切實提升現(xiàn)代企業(yè)文秘工作服務意識
企業(yè)文秘工作第一步要做的就是為企業(yè)領導做好服務，在為企業(yè)領導服務過程中要始終堅持高效率和全過程的原則，提高企業(yè)文秘工作的效率。全過程原則主要是要求文秘工作人員要將企業(yè)領導的意圖和決策全面、準確和詳細地傳達給員工，并將員工的實施情況仔細、真實地向領導匯報，讓企業(yè)領導能夠全方位地掌握和了解員工的實施狀況，為今后企業(yè)各項決策奠定良好的基礎。高效率原則主要是企業(yè)文秘工作者工作的過程中，除了要確保工作的質量還需要保證工作開展的效率，確保企業(yè)各項工作得到有效的實施。
企業(yè)的文秘工作者需要完善自身所在部門的服務工作，文秘工作者作為連接企業(yè)領導和員工，以及企業(yè)內部各部門之間的一個重要紐帶，在整個企業(yè)和企業(yè)辦公室中發(fā)揮著積極的作用，完善現(xiàn)代企業(yè)文秘工作，需要調動文秘工作者的主觀能動性，富有創(chuàng)造性地開展各項工作。最后就是要求現(xiàn)代企業(yè)文秘工作人員服務好企業(yè)內部員工，文秘工作人員作為企業(yè)領導面向員工的窗口，所以在工作開展過程中，需要文秘工作人員注重自身形象，并耐心地解答企業(yè)員工在工作中遇到的各類問題，真正實現(xiàn)企業(yè)員工反映問題的渠道是通暢的，大大提升企業(yè)員工對文秘工作的滿意程度。
�。�2）切實提升現(xiàn)代企業(yè)文秘的文字表達和演講能力
文字表達能力主要體現(xiàn)在以下幾個方面：首先是文字綜合能力，幫助企業(yè)領導寫講話稿、制定工作計劃以及總結各類文件是文秘要寫的第一稿。材料需要寫得實、寫的精，絕對不能雜亂無章和沒有邏輯性，此外，還需要企業(yè)文秘具備小到收據(jù)借條、表揚信、悼詞，中到講話稿、解說詞、日常應用文，大到法律文書、合同等寫作能力，這樣能夠確保企業(yè)緊急情況發(fā)生時能夠應付。除了要求文秘工作者具備一定的書寫技能外，還需要文秘工作者能夠具有一定的演講能力，能夠運用流暢的語言進行各種事物的應對和處理。
（3）提高現(xiàn)代企業(yè)文秘的隨機應變能力
辦公室文秘工作人員是在領導身邊與領導接觸最為頻繁的工作者，在與領導接觸過程中會發(fā)生各種事情，因此，需要文秘工作具備靈活多變的能力，例如，在客人接待、食宿安排、會議安排、場地布置等一系列工作中，都需要文秘工作者能夠辦理得妥妥當當，減少和避免問題的出現(xiàn)。因此文秘必須要有獨當一面的能力，要把雜而亂的事情梳理成一定的規(guī)律和順序，就會處理好各方面的問題，協(xié)調好各方面的關系，從而推動各項工作順利開展。
（4）提升大數(shù)據(jù)背景下信息管理能力
信息化大數(shù)據(jù)時代的到來，給全球帶來了信息技術飛速發(fā)展的契機。以計算機、網(wǎng)絡與通信等為代表的現(xiàn)代信息技術，正在改變人們傳統(tǒng)的工作、學習和生活方式，同時也影響著傳統(tǒng)石油企業(yè)文秘的內容和方法，當前隨著中石化以及油田辦公自動化系統(tǒng)的大力推廣和應用，一些重要的公文傳送，上級指示精神和會議很多都是通過網(wǎng)絡來進行的。因此，作為信息化背景下國有企業(yè)文秘也要根據(jù)企業(yè)信息化建設的水平，弄清信息化時代文秘工作特點，明確秘書的職能和提高信息的搜集、理解、分析、處理、管理能力，將有助于企業(yè)秘書更好地工作，提高辦事效率。
四、結束語
現(xiàn)代企業(yè)文秘工作是企業(yè)發(fā)展過程中的需求，健全現(xiàn)代企業(yè)文秘工作者自身工作方法和工作思路，運用全新的事業(yè)去看待和處理新時期文秘工作，積極有效地應對現(xiàn)代企業(yè)領導的工作需求，順應新時代下企業(yè)的發(fā)展需求，提升自身的服務意識、文字處理能力以及隨機應變能力，高效率和高標準的完善自身的文秘工作，帶動現(xiàn)代企業(yè)各項工作的順利有序開展。
參考文獻
[1] 肖蕾.現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的能力需求[J].人力資源管理，2015，13（6）：125-126.
[2] 張俊杰.當前信息化背景下現(xiàn)代企業(yè)文秘工作的特征及工作方法研究[J].辦公室業(yè)務，2014，22（5）：117-119.
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