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電算化會計(jì)系統(tǒng)的信息質(zhì)量探析論文
摘要：會計(jì)實(shí)現(xiàn)電算化核算后，會計(jì)信息的質(zhì)量問題愈來愈突出。本文從系統(tǒng)的硬件及軟件、初始化程序的設(shè)置、各個崗位的控制、信息的審核等幾個方面來探討會計(jì)信息的質(zhì)量控制。
關(guān)鍵詞：電算化；信息質(zhì)量；控制
電算化的會計(jì)系統(tǒng)在提高會計(jì)核算速度，簡化會計(jì)工作的同時，很大程度上確保了會計(jì)信息的反映及時性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確完整性。企業(yè)在用浪潮、用友等會計(jì)軟件核算后，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)的依賴與信賴超過了手工賬。因此擺在會計(jì)人員面前的一大難題是怎樣來保證會計(jì)電算化后的信息質(zhì)量。
1 會計(jì)的信息質(zhì)量特征
會計(jì)的信息質(zhì)量從不同的角度詮釋有不同的意義。從信息使用者的角度來理解，它是指多大程度滿足信息使用者的需求；從會計(jì)工作人員的角度來理解，它是指符合會計(jì)準(zhǔn)則或制度的程度。因此，我們可以用是否滿足人們的需求和滿足的程度大小來度量會計(jì)的信息質(zhì)量，主要包括相關(guān)性、可靠性、真實(shí)性、及時性、可比性、有用性等。
相關(guān)性要求企業(yè)做到會計(jì)信息要滿足不同使用者比如股東、經(jīng)營管理者、政府部門等的需要。會計(jì)信息既要能反映過去的財(cái)務(wù)狀況，也要能預(yù)測企業(yè)未來的財(cái)務(wù)趨勢�？煽啃砸髷�(shù)據(jù)真實(shí)可靠，確認(rèn)和計(jì)量會計(jì)要素要符合各自的定義。例如銷售材料的收入按規(guī)定要計(jì)入“其他業(yè)務(wù)收入”而不是計(jì)入“主營業(yè)務(wù)收入”。對企業(yè)影響重大的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)應(yīng)該單獨(dú)進(jìn)行核算、反映。財(cái)務(wù)報表應(yīng)根據(jù)實(shí)際發(fā)生的業(yè)務(wù)編制，來真實(shí)地反映資產(chǎn)負(fù)債表日的財(cái)務(wù)狀況和會計(jì)期間的經(jīng)營成果。及時性要求企業(yè)盡快編制、報送年度的財(cái)務(wù)報表。企業(yè)要在會計(jì)年度終了審計(jì)后盡快報出各類財(cái)務(wù)報表。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展讓管理者更需要及時獲取財(cái)務(wù)信息，一年一度的財(cái)務(wù)報告已不能滿足這個要求。企業(yè)實(shí)時發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是不斷變化的，因此會計(jì)人員編制的信息也需要實(shí)時變化。
會計(jì)的真實(shí)特性要求會計(jì)信息能正確反映實(shí)時發(fā)生的每項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的所有內(nèi)容。若會計(jì)信息不具有真實(shí)的特性，就會損害到國家和社會公眾的利益。企業(yè)財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)和會計(jì)方面的準(zhǔn)則制度、處理信息的程序方法也會影響到信息的真實(shí)性。具有不同職業(yè)道德水平的財(cái)務(wù)人員會對信息的真實(shí)性做出不同程度的保證。財(cái)務(wù)人員根據(jù)實(shí)時發(fā)生的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)經(jīng)過一定的程序和方法處理形成會計(jì)信息。數(shù)據(jù)的處理過程也會影響到會計(jì)信息的真實(shí)性。
2 對電算化系統(tǒng)的會計(jì)信息進(jìn)行質(zhì)量控制的意義
信息是人們應(yīng)用會計(jì)核算軟件加工處理后得到的對使用者有用的數(shù)據(jù)。它會影響使用者的決策或行為，這種影響可能是現(xiàn)實(shí)的，也可能是是潛在的。會計(jì)信息是會計(jì)人員將會計(jì)數(shù)據(jù)分類到相應(yīng)的會計(jì)科目進(jìn)行科目匯總、計(jì)算、解釋和報告后產(chǎn)生的信息，會影響到投資者、債權(quán)人等信息使用者的決策。會計(jì)信息失真會使企業(yè)遭受財(cái)務(wù)損失或是影響聲譽(yù)，嚴(yán)重時可能會使企業(yè)面臨破產(chǎn)的困境。會計(jì)信息的質(zhì)量控制一直是會計(jì)財(cái)經(jīng)法規(guī)的一項(xiàng)基本要求。將電算化引入會計(jì)工作后，會計(jì)賬簿、報表等都是由固定的程序生成的，會計(jì)人員的工作只是錄入會計(jì)憑證。
為了保證電算化會計(jì)信息質(zhì)量，《會計(jì)法》做出了兩方面的規(guī)定：會計(jì)核算軟件應(yīng)與會計(jì)制度的規(guī)定相符，電腦生成的會計(jì)信息必須符合財(cái)經(jīng)法規(guī)的規(guī)定。但是由于軟件技術(shù)、電腦設(shè)備、系統(tǒng)管理及財(cái)務(wù)人員的原因，尤其是目前我國會計(jì)人員的綜合水平不高，專業(yè)知識不過硬，所以最后自動生成的會計(jì)資料可能不太符合要求，存在會計(jì)信息失真。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)不同于存儲在紙質(zhì)憑上的數(shù)據(jù)，對其更改（如對數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行修改）一般不會留下痕跡。會計(jì)電算化數(shù)據(jù)的特點(diǎn)使一些不法分子進(jìn)行違法操作有了可乘之機(jī)。
3 電算化會計(jì)系統(tǒng)信息控制的手段與措施
�。�1）首先是財(cái)務(wù)辦公系統(tǒng)。購買一套質(zhì)量好的硬件系統(tǒng)和適合企業(yè)的會計(jì)核算軟件。硬件由電腦、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境及打印機(jī)等構(gòu)成，是電算化會計(jì)系統(tǒng)的基礎(chǔ)。一套好的硬件及有安全保護(hù)措施的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境為產(chǎn)生、輸出會計(jì)信息提供了保證。會計(jì)核算軟件是進(jìn)行數(shù)據(jù)處理的基本系統(tǒng)。企業(yè)一定要購買正版軟件，會計(jì)業(yè)務(wù)多或者業(yè)務(wù)復(fù)雜的公司盡量配置性價比高的電腦，可以和大型數(shù)據(jù)庫鏈接的會計(jì)核算軟件；經(jīng)濟(jì)內(nèi)容比較少的企業(yè)可選擇可鏈接小型數(shù)據(jù)庫的會計(jì)核算軟件。在為企業(yè)選擇會計(jì)核算軟件時，還要注意軟件是否可擴(kuò)充、軟件使用者是否比較多、售后服務(wù)質(zhì)量如何等。企業(yè)可以讓財(cái)務(wù)部門比較細(xì)致地分析軟件的各個模塊，并現(xiàn)場演示一套賬的操作。企業(yè)也可咨詢已使用這個軟件的其他企業(yè)的會計(jì)人員。企業(yè)在綜合考慮此核算軟件可滿足企業(yè)目前及未來的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)需要后方可使用。古人言“凡事預(yù)則立”，對于會計(jì)軟件而言，就是對系統(tǒng)進(jìn)行初始化設(shè)置 .設(shè)置的方面有企業(yè)用到的各級會計(jì)科目、初始數(shù)據(jù)的錄入、核算工資的程序、壞賬的計(jì)提比例、累計(jì)折舊的計(jì)提方法、存貨的成本核算方法等。
�。�2）崗位的職責(zé)劃分明確，相互牽制。電算化系統(tǒng)下會計(jì)工作是由會計(jì)人員按照崗位不同分工合作共同操作完成。會計(jì)電算化后財(cái)務(wù)人員的工作基本可以分為會計(jì)主管、出納、銀行業(yè)務(wù)、檔案的保管、審核等，所有的財(cái)務(wù)人員都要承擔(dān)系統(tǒng)的管理與維護(hù)工作。在電算化環(huán)境下，信息的更改、傳輸不易被發(fā)現(xiàn)，所以會計(jì)主管要做好授權(quán)工作。各個崗位之間相互牽制，主管只對每個崗位授予相應(yīng)的職權(quán)。每個軟件使用者都有自己的操作號，每個操作號只能在相應(yīng)的權(quán)限范圍內(nèi)作業(yè)。比如出納不能同時還做記賬和審核的工作，做審核的財(cái)務(wù)人員只能審核，不能修改會計(jì)信息，若審核過程發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)讓相應(yīng)的財(cái)務(wù)人員做修改。主管在崗位劃分時應(yīng)盡量把關(guān)鍵的、核心的工作授予能力強(qiáng)的會計(jì)人員，這樣能提高會計(jì)信息質(zhì)量。
�。�3）制定嚴(yán)格的審核和監(jiān)督程序。要想提高電算化系統(tǒng)的會計(jì)信息質(zhì)量，做好信息的審核工作是關(guān)鍵。會計(jì)電算化系統(tǒng)的主要內(nèi)容是所有相關(guān)的輸入、輸出會計(jì)資料（會計(jì)憑證、賬表等）。因此審核過程中涉及的內(nèi)容非常廣泛，企業(yè)應(yīng)當(dāng)安排有會計(jì)工作閱歷的、經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)熟練的人員負(fù)責(zé)審核工作。審核工作可劃分分為事前的、事中的和事后的審核3類。應(yīng)根據(jù)不同的目標(biāo)進(jìn)行審核，既能提高效率又能提高質(zhì)量。還可以建立二級審核制度，由外聘的或內(nèi)部的審計(jì)人員和會計(jì)主管分別進(jìn)行初審和再審。這樣可以避免人為的錯誤。審核人員不僅要做好信息的審核工作，還要做好相關(guān)作業(yè)的監(jiān)督和指導(dǎo)。如監(jiān)督工作人員的工作進(jìn)度；對工作人員在工作中的不足應(yīng)予以指導(dǎo)，幫助他們找出原因。只有這樣才能有效避免類似的錯誤發(fā)生，提高信息審核工作的質(zhì)量。與此同時，財(cái)務(wù)部門也應(yīng)做好部門內(nèi)的檢查工作，如各個崗位的工作是否符合會計(jì)制度和相關(guān)管理規(guī)定；解決問題是否徹底，即是否存在尚未解決或解決不徹底的問題；各項(xiàng)工作是否按計(jì)劃進(jìn)行等。同時應(yīng)及時做好會計(jì)工作的總結(jié)，堵塞漏洞。
�。�4）加強(qiáng)電腦的安全控制及對財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和教育工作。為保障電算化會計(jì)信息系統(tǒng)安全有序運(yùn)行，要做好以下各個步驟的內(nèi)控工作； 首先登錄賬套必須經(jīng)授權(quán)人員明確同意，每臺電腦應(yīng)設(shè)置開機(jī)密碼、操作員號及其登錄賬套的密碼。每個上機(jī)人員都要設(shè)置個人的登錄密碼，并不定期更換 .離開電腦時應(yīng)徹底退出會計(jì)核算系統(tǒng)，關(guān)閉電腦。嚴(yán)禁插入外來的U盤等插件和安裝與會計(jì)工作無關(guān)的運(yùn)行軟件 .財(cái)務(wù)人員要不定期用殺毒軟件對系統(tǒng)查殺病毒。比較重要的會計(jì)信息要在兩臺電腦上進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，若必要企業(yè)可用光盤刻錄機(jī)進(jìn)行光盤備份，以防止系統(tǒng)受到病毒攻擊導(dǎo)致數(shù)據(jù)丟失 .此外，要對硬盤進(jìn)行不定期的檢查，若發(fā)現(xiàn)問題及時修復(fù)，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)的規(guī)定，為電算化會計(jì)系統(tǒng)營造一個安全穩(wěn)定的硬件環(huán)境。
從會計(jì)工作的發(fā)展歷程來看，由手工做賬進(jìn)行數(shù)據(jù)的核算發(fā)展到電算化核算，不僅要求從業(yè)人員具有與時俱進(jìn)的會計(jì)知識，還要具備相應(yīng)的電腦基礎(chǔ)常識。企業(yè)不僅要培訓(xùn)會計(jì)從業(yè)人員關(guān)于會計(jì)軟件的知識，而且培訓(xùn)軟件日常維護(hù)工作所需要的技能，同時還可以為會計(jì)從業(yè)人員提供去使用會計(jì)核算軟件的企業(yè)參觀學(xué)習(xí)的機(jī)會，經(jīng)常舉辦會計(jì)知識的比賽和技能拓展等，以此來提高財(cái)務(wù)工作人員的各方面的能力。除此之外，會計(jì)人員還應(yīng)具備良好的職業(yè)道德和政治素質(zhì)，企業(yè)應(yīng)在這些方面對會計(jì)人員進(jìn)行教育，以強(qiáng)化會計(jì)人員的工作責(zé)任心，以防止為謀私利作假賬的行為發(fā)生。對大型企業(yè)來說，可以通過聘用會計(jì)和會計(jì)電算化方面的專家和教授作為企業(yè)的顧問來解決。實(shí)施會計(jì)電算化后，對會計(jì)信息的審計(jì)難度也相應(yīng)加大，產(chǎn)生了新的問題，會計(jì)信息的審計(jì)程序和手段也需發(fā)生改變。同會計(jì)工作的發(fā)展歷程一樣，審計(jì)也由原來的手工審計(jì)過渡到手工和電腦相結(jié)合的審計(jì)。在審計(jì)時不能僅對其結(jié)果進(jìn)行審計(jì)，而且還要對其過程進(jìn)行審計(jì)，以便及時發(fā)現(xiàn)問題、解決問題。
綜上所述，在電算化會計(jì)系統(tǒng)環(huán)境中，由財(cái)務(wù)人員和會計(jì)核算軟件來完成會計(jì)工作，會計(jì)信息的質(zhì)量控制也演變成人和核算軟件的系統(tǒng)風(fēng)險。因此企業(yè)要加強(qiáng)電算化環(huán)境下會計(jì)工作的規(guī)章制度建設(shè)，有效地提高會計(jì)的信息質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)：
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