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淺談集團(tuán)化OA系統(tǒng)的實(shí)施技術(shù)論文
隨著網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)與信息化時(shí)代的到來(lái)，如何利用現(xiàn)代信息技術(shù)加快企業(yè)內(nèi)部信息的交流，優(yōu)化企業(yè)業(yè)務(wù)流程和管理模式，提高運(yùn)行效率，降低管理成本，提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，將是擺在企業(yè)管理者面前的重要課題。
1 集團(tuán)化管理及系統(tǒng)職能概述
公司網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公系統(tǒng)要建立起整個(gè)集團(tuán)協(xié)同運(yùn)作的工作平臺(tái)，幫助企業(yè)建立一種高效的日常工作處理模式，通過(guò)多層次組織結(jié)構(gòu)、流程控制、知識(shí)管理與分享、信息系統(tǒng)集成化等手段，不斷的消除存在于企業(yè)中的信息孤島，讓所有員工在統(tǒng)一平臺(tái)上協(xié)同辦公。該系統(tǒng)是面向所有員工和管理者的用于有效處理公司日常工作和管理的辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)，加強(qiáng)公司的信息流轉(zhuǎn)，支持公司的日常工作、提高工作效率、推進(jìn)公司無(wú)紙化辦公，提高公司的整體反應(yīng)能力。提供電子郵件的收、發(fā)、草稿等全部功能;實(shí)現(xiàn)公文的收發(fā)管理，追蹤文件的辦理情況。
2 集團(tuán)化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)
2.1 集團(tuán)化管理方式
由控股公司為首形成與各分公司及子公司的樹(shù)狀多層次和多組織的管理結(jié)構(gòu)，達(dá)到逐級(jí)分配權(quán)限，查詢、傳遞、控制的管理思想。實(shí)現(xiàn)控股公司與分公司、子公司之間的公文流轉(zhuǎn)、流程審批、統(tǒng)計(jì)報(bào)表匯總。按照多層次組織授權(quán)管理，多級(jí)管理節(jié)點(diǎn)上可設(shè)不同權(quán)限的用戶，設(shè)置多角色管理。在人員和內(nèi)容管理上設(shè)置映射關(guān)系�？筛鶕�(jù)需求實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、客戶數(shù)據(jù)、資產(chǎn)數(shù)據(jù)、收發(fā)文、公告、項(xiàng)目數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的集團(tuán)交互、匯總統(tǒng)計(jì)。
2.2 工作流
系統(tǒng)中應(yīng)用的工作流采用了先進(jìn)的J2EE 構(gòu)架。系統(tǒng)為用戶提供了一個(gè)非常柔性化的工作流程管理工具，可以通過(guò)柔性工作流程，隨時(shí)調(diào)整企業(yè)內(nèi)的各種工作流程，圖形化的工作流清晰的表達(dá)用戶的業(yè)務(wù)流程，用戶不需要編程，只需了解公司的業(yè)務(wù)流程，根據(jù)自己的具體需求配置，添加或刪除圖形元素，定義各節(jié)點(diǎn)的權(quán)限，從任務(wù)列表中選擇節(jié)點(diǎn)任務(wù)等屬性，以“拖拉”的方式描繪出復(fù)雜的工作流。如審批流程、會(huì)議流程、計(jì)劃流程、公文流、辦公用品、會(huì)議室管理、接待、委托簽發(fā)等等工作流程。
2.3 角色權(quán)限管理
辦公系統(tǒng)中根據(jù)集團(tuán)架構(gòu)設(shè)置控股公司的超級(jí)管理員和分公司及子公司的管理員，超級(jí)管理員主要負(fù)責(zé)為各個(gè)分公司和子公司的系統(tǒng)管理員進(jìn)行菜單和權(quán)限的分配，由此分公司和子公司的系統(tǒng)管理員才能對(duì)本公司的辦公系統(tǒng)進(jìn)行權(quán)限和功能菜單的分配，系統(tǒng)菜單以及操作權(quán)限由各級(jí)管理員逐一的給所屬公司員工進(jìn)行分配;角色中的成員繼承角色的權(quán)力，角色與角色沒(méi)有上下級(jí)關(guān)系，他們是平行的。通過(guò)角色賦予權(quán)力，是指按職位或項(xiàng)目的分類(lèi)來(lái)賦予權(quán)限而不能實(shí)現(xiàn)時(shí)，采取的另一種方式，如：系統(tǒng)管理員、考勤員、資料備份員等，他們既要屬于某一職位，又要擁有該職位外的一些特殊權(quán)限。
在本系統(tǒng)中，還有一些默認(rèn)的權(quán)限，是全體人員都應(yīng)該有的，如可以看到我的郵件、我的文檔、我的任務(wù)、我的考勤、我的聯(lián)系人等目錄樹(shù);該系統(tǒng)安裝完成后有一個(gè)系統(tǒng)默認(rèn)角色，任何新成員都將被自動(dòng)加入到該角色中，避免了權(quán)限分配時(shí)的重復(fù)勞動(dòng)。
3 系統(tǒng)總體架構(gòu)與設(shè)計(jì)
辦公系統(tǒng)從設(shè)計(jì)到開(kāi)發(fā)都是采用的面向?qū)ο蟮募夹g(shù)，基于J2EE 的B/S 架構(gòu)，采用了多種WEB 標(biāo)準(zhǔn)技術(shù)，其中也包括很多第三方插件、嵌入Office 控件、數(shù)據(jù)庫(kù)等技術(shù)，支持各種輸入法、輸入方式，集成多協(xié)議電子郵件，支持遠(yuǎn)程聯(lián)網(wǎng)批閱文件等網(wǎng)上辦公需求，從而使系統(tǒng)具有較高的靈活性以及可擴(kuò)充性。系統(tǒng)具有良好的層次架構(gòu)，主要包括數(shù)據(jù)，模型，構(gòu)件，界面。提供數(shù)據(jù)訪問(wèn)引擎，構(gòu)件引擎，界面解析引擎。從流程、數(shù)據(jù)、模型到界面，都能快速調(diào)整，增強(qiáng)了系統(tǒng)柔性，減輕維護(hù)壓力。
4 系統(tǒng)關(guān)鍵技術(shù)實(shí)施
集團(tuán)化辦公系統(tǒng)以行政和業(yè)務(wù)管理為兩條主線，以知識(shí)管理為核心，以互動(dòng)管理為解決方案，充分考慮了企業(yè)的信息化特點(diǎn)，采用前沿技術(shù)，同企業(yè)管理系統(tǒng)及ERP 系統(tǒng)的無(wú)縫連接;提供充分的報(bào)表工具、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)工具進(jìn)行辦公系統(tǒng)同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。辦公系統(tǒng)要突出工作空間的概念，使企業(yè)內(nèi)部的工作由手工或半手工狀態(tài)向信息化狀態(tài)轉(zhuǎn)變;通過(guò)互動(dòng)工作平臺(tái)模塊，支持個(gè)人工作臺(tái)的自定義功能;各個(gè)業(yè)務(wù)功能點(diǎn)作為工作臺(tái)上的一個(gè)插件，可由系統(tǒng)應(yīng)用人員自行調(diào)整，充分體現(xiàn)個(gè)性化定制所帶來(lái)的工作樂(lè)趣。支持管理流程圖形化的定義;信息在整套系統(tǒng)中可以無(wú)縫流動(dòng)。支持跨平臺(tái)的連接，包括不同操作系統(tǒng)、不同數(shù)據(jù)庫(kù)、不同業(yè)務(wù)流程的連接。支持同企業(yè)管理系統(tǒng)及ERP 系統(tǒng)的無(wú)縫連接;提供充分的報(bào)表工具、數(shù)據(jù)挖掘公司、數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)工具進(jìn)行辦公系統(tǒng)同業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。
辦公系統(tǒng)主要包括移動(dòng)辦公、知識(shí)管理、資源管理等幾大系統(tǒng)管理，其中的公文管理系統(tǒng)是辦公自動(dòng)化中最基本、最實(shí)用的系統(tǒng)之一。公文管理包括：公文發(fā)文擬制、公文收文登記、公文審批、公文發(fā)文管理、公文收文管理、公文附件管理、公文副本及管理、待辦公文、公文審批、審批公文管理、公文上報(bào)及上報(bào)管理、公文傳閱及傳閱管理、待閱公文、公文歸檔、公文銷(xiāo)毀、公文作廢還原、公文接收等功能。系統(tǒng)的公文管理充分體現(xiàn)了協(xié)同辦公、知識(shí)管理的思想。支持視頻會(huì)議和視頻電話，按照管理體系的要求，能夠?qū)崿F(xiàn)控股公司及各分公司間的視頻會(huì)議，形成各集團(tuán)公司同下屬企業(yè)的視頻會(huì)議，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的視頻會(huì)議和網(wǎng)絡(luò)視頻電話。支持視頻監(jiān)控系統(tǒng)，在企業(yè)內(nèi)部生產(chǎn)車(chē)間、關(guān)鍵部位、關(guān)鍵部門(mén)等安裝視頻監(jiān)控系統(tǒng)，該視頻監(jiān)控系統(tǒng)支持移動(dòng)辦公。
ERP 系統(tǒng)定位于生產(chǎn)管理平臺(tái)，網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公平臺(tái)為通用性的辦公管理平臺(tái)。因此辦公平臺(tái)中不會(huì)生成生產(chǎn)數(shù)據(jù)，但在辦公過(guò)程中不可避免的要參照生產(chǎn)過(guò)程中的相關(guān)數(shù)據(jù)，為辦公系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)審批等功能操作提供數(shù)據(jù)支持。因此在辦公平臺(tái)需要通過(guò)ERP 系統(tǒng)獲取生產(chǎn)數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)報(bào)表等信息，做好辦公系統(tǒng)與ERP 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)接口問(wèn)題，可以直接在辦公系統(tǒng)中統(tǒng)計(jì)分析ERP 中的生產(chǎn)、銷(xiāo)售等相關(guān)數(shù)據(jù)，幫助公司領(lǐng)導(dǎo)層做出決策。
人力資源系統(tǒng)主要是根據(jù)公司的組織架構(gòu)進(jìn)行人員部門(mén)、學(xué)歷、職務(wù)、工資等信息的管理，在辦公系統(tǒng)中要體現(xiàn)多層次的組織架構(gòu)，需要根據(jù)人力資源系統(tǒng)中的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行系統(tǒng)的角色和權(quán)限的設(shè)置，保證數(shù)據(jù)的一致性和安全性。
集團(tuán)化辦公系統(tǒng)充分提供完整的ISO 文檔管理架構(gòu)，涵蓋了企業(yè)文檔在簽核中、簽核完待發(fā)行、發(fā)行后待實(shí)施、實(shí)施中及舊版歸檔等五個(gè)階段的文檔管理功能，使企業(yè)能夠根據(jù)迅速變化的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境和由于人員變動(dòng)而發(fā)生變化的企業(yè)管理環(huán)境調(diào)整文檔管理工作流程，使企業(yè)能夠提供持續(xù)的高品質(zhì)的服務(wù)質(zhì)量。
通過(guò)全面實(shí)施集團(tuán)化辦公系統(tǒng)，基本上實(shí)現(xiàn)了無(wú)紙化辦公管理和應(yīng)用的易用性管理，增強(qiáng)了企業(yè)信息化建設(shè)的深度和層次，通過(guò)多單元、深應(yīng)用、高技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)為中國(guó)企業(yè)打造信息化建設(shè)平臺(tái)。增強(qiáng)了集團(tuán)公司內(nèi)部的信息共享和交流，提高了溝通效率，一定程度上降低了辦公和內(nèi)部溝通費(fèi)用。
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