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在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學中引入班級檔案項目的探索論
摘 要： 本文針對高職文秘專業(yè)檔案管理課程教學中存在的實踐過程不連貫、方式簡單化、效果不顯著等問題，提出可通過構(gòu)建班級檔案這一貫穿學生大學學習全過程的項目調(diào)動學生的積極主動性，培養(yǎng)學生的檔案管理操作能力。
關(guān)鍵詞： 班級檔案 高職文秘 檔案管理 實踐教學
檔案管理是高職文秘專業(yè)的核心課程，在專業(yè)教學中占有重要位置。由于該課程在教學計劃中通常只安排一個學期的課時，很難有效調(diào)動學生的積極主動性，存在實踐過程不連貫，方式簡單化，效果不明顯等問題。筆者認為，要切實培養(yǎng)學生的檔案管理操作能力，最好要依托一個貫穿學生大學學習全過程的項目——構(gòu)建班級檔案。
班級檔案是班級從建立到畢業(yè)的過程中，班集體和同學個人在從事各項活動中形成的具有保存價值的不同形式、不同載體的歷史記錄。但在構(gòu)建班級檔案的過程中，起主導作用的班級輔導員或班干大多缺乏檔案專業(yè)知識，檔案管理難以科學化。因此，將構(gòu)建班級檔案作為高職文秘專業(yè)檔案管理課程的一項實踐教學來實施，既有利于加強學生應用能力，又有助于在探索中規(guī)范班級檔案的管理。
一、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學主要方法
由于高職學生的培養(yǎng)方式和就業(yè)去向特點，高職文秘專業(yè)的檔案管理課程一直在往應用性方面發(fā)展。
1.現(xiàn)場集中教學。除了常規(guī)的課堂實例教學，任課老師大多將學生帶到檔案館等校外實習實訓基地、校內(nèi)辦公室現(xiàn)場參觀，了解文書處理流程、檔案操作流程，以增強學生對檔案管理知識的直觀認識。
2.模擬情境教學�，F(xiàn)諸多高職院校文秘專業(yè)都建立了綜合實訓室，引進了多功能的辦公軟件系統(tǒng)，以對學生進行模擬教學。通過軟件操作，讓學生模擬操作檔案管理的全過程，以提高學生的實際操作能力。
3.任務驅(qū)動教學。根據(jù)檔案工作過程和行業(yè)規(guī)范，將檔案管理的各項目細化成具體的任務。任課老師指導學生圍繞任務，在強烈的問題動機的驅(qū)動下，通過對檔案管理基本知識的積極主動應用，進行自主探索和互動協(xié)作的學習。
二、高職文秘專業(yè)檔案管理實踐教學存在的不足
高職文秘專業(yè)檔案管理實踐環(huán)節(jié)采用多種形式相結(jié)合的方式，但由于缺乏真實的情境與實在的操作，往往不能使學生很好地掌握檔案管理技能。
1.項目任務虛擬化。當前，高職文秘專業(yè)檔案管理課程的項目化教學大多采用虛擬企業(yè)和現(xiàn)實場景相結(jié)合的方式，通過模擬情境材料和企業(yè)信息進行練習。但由于教師水平、場地限制等問題，實踐教學往往形式化、簡單化，并不利于學生真正掌握檔案管理的全過程。
2.實習實訓簡單化。由于學生沒有實際工作經(jīng)驗，檔案教學過程中的很多實習實訓項目無法進行。如由于學生掌握的知識與檔案館等實習實訓基地的專業(yè)化要求有較大差距，很難真正參與實際工作，所謂的實習多局限于觀摩。若依托學校綜合檔案室或相關(guān)辦公室實習，由于規(guī)模較小，難以一次容納太多學生，頻繁更替實習學生會給工作人員帶來諸多不便，因此學生在實習中承擔的多為辦公室事務，而非真正的檔案管理實務，不利于掌握基本的操作技能。
3.實踐環(huán)節(jié)被動式。學生無論是在校外實訓基地或是校內(nèi)辦公室實踐，大多都按照既定的模式來操作，這樣的實踐很難調(diào)動學生的積極主動性，讓學生在實踐中思考。加之檔案管理課一般只開設一個學期，對于整個專業(yè)的學習來說，實踐時間短，實踐不連貫，無法深入了解檔案管理的全過程。
三、構(gòu)建班級檔案在檔案管理實踐教學中的作用
班級從建立到畢業(yè)的過程中，會形成一系列的班級檔案。構(gòu)建班級檔案在高職文秘專業(yè)檔案管理課程實踐教學中，可起到積極的輔助作用。
1.構(gòu)建班級檔案可以使檔案管理實踐貫穿大學生涯。班級檔案是班級建設和個人成長的歷史記錄，構(gòu)建班級檔案可以按學期或?qū)W年來對班級材料進行歸檔，班級檔案的管理則成為一項日常工作，從而把通常只有一個學期的檔案管理課的實踐部分延伸到了整個大學三年，有助于學生系統(tǒng)地連貫地進行檔案操作，從根本上提升技能。
2.構(gòu)建班級檔案可以發(fā)揮學生學習的自主性。班級檔案既包含了班級信息，如學生管理部門日常檢查內(nèi)容和有關(guān)考核信息，有關(guān)教學質(zhì)量的考評、考試、測試、驗等科目信息等；還包含了學生個人信息，如與學生成長相關(guān)的操行、勞動紀律等，可以說其與學生個人及班集體都息息相關(guān)。學生有責任也有義務來維護班級的榮譽，這更容易讓學生以主人翁的態(tài)度參與班級檔案管理工作，有效地實現(xiàn)學用結(jié)合。
3.構(gòu)建班級檔案可以實現(xiàn)檔案管理的全過程實踐。檔案管理課程按照秘書文檔管理能力要求，大致可以包含以下幾個工作項目：檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理等。從大一開課起，老師指導學生從班級檔案收集入手，引導學生在未來三年的校園學習生活中做好各項檔案管理環(huán)節(jié)的工作。班級檔案可以以完成實際工作任務來組織引領(lǐng)課程內(nèi)容，有利于學生掌握檔案管理工作的各個環(huán)節(jié)。
四、構(gòu)建班級檔案在檔案管理實踐教學中的探索
將檔案管理課按照秘書文檔管理能力要求，分解成檔案收集、檔案整理、檔案保管、檔案檢索、檔案提供利用、檔案數(shù)字化管理六個工作項目來開展實踐教學。任課老師要與班級輔導員做好溝通，自新生入學組建班級開始培養(yǎng)學生的檔案意識，讓學生認識到構(gòu)建班級檔案不僅僅是檔案管理課程的實踐需要，還是文秘專業(yè)學生的能力要求，更是保管班級集體和個人大學信息的重要工作。
1.檔案收集。從大一開課起，任課老師與輔導員要作為班級檔案的總責任人進行宏觀指導。首先，建立班級檔案歸檔工作制度，凡是記載和反映班級的主要活動，具有保存價值的各種形式的歷史記錄都應歸檔。同時，指導班干組成檔案工作小組，根據(jù)工作職責分別負責對應的檔案，發(fā)動全班學生踴躍參與提供素材。班長負責班級自然狀況檔案；副班長負責學生個體信息檔案；團支書負責黨團籍檔案、思想品德教育檔案；組織委員負責黨團活動檔案；紀檢委員負責收集班風學風檔案；學習委員負責收集學籍檔案；宣傳委員負責收集活動照片、錄像、宣傳報道材料等；生活委員負責收集班費以及班費收支檔案等，諸如此類。另外，可考慮由負責不同類別檔案的班干帶領(lǐng)一個工作小組，使班上每個同學都參與進來，這樣既使班級檔案工作有條不紊，又使學生收集和管理檔案的能力得到培養(yǎng)。
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