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機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理論文
摘 要：文秘工作是檔案管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，因此每個(gè)黨政部門和企事業(yè)單位都必須設(shè)立文字秘書職位，文職秘書的工作不僅是簡(jiǎn)單的抄、寫、收、發(fā)，同時(shí)還需要對(duì)有關(guān)的事物進(jìn)行處理，是領(lǐng)導(dǎo)的參謀和得力助手。一般來(lái)說(shuō)，機(jī)關(guān)部門的文字秘書還包含文檔管理的任務(wù)。檔案管理的質(zhì)量是文書檔案的關(guān)鍵價(jià)值所在，檔案的質(zhì)量不僅決定了文檔管理員的工作質(zhì)量，也在一定程度上反應(yīng)了文字秘書的工作素質(zhì)。文章主要闡述機(jī)關(guān)文秘人員的工作意識(shí)與文檔管理之間的關(guān)系，進(jìn)一步突出了機(jī)關(guān)文秘人員工作意識(shí)的重要性。
關(guān)鍵詞：機(jī)關(guān)；文秘人員；工作意識(shí)；文檔管理
中圖分類號(hào)：C93146 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1006-8937（2015）11-0157-01
隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)建設(shè)進(jìn)程的加快，很多機(jī)關(guān)部門都建立了自己的檔案管理機(jī)制。檔案管理不僅能夠方便對(duì)機(jī)關(guān)單位的資料和檔案進(jìn)行存儲(chǔ)，同時(shí)還能夠促進(jìn)機(jī)關(guān)制度更加完善。調(diào)查表明，大多數(shù)單位都將檔案管理交給文秘人員進(jìn)行處理，文檔管理的工作雖然看似簡(jiǎn)單，但是文檔管理的內(nèi)容非常豐富，作用巨大，因此機(jī)關(guān)文秘人員做好文檔管理的工作很有必要。
1 文秘人員具備文書檔案管理的要求
由于我國(guó)的機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員編制存在著一定的局限性，因此大多數(shù)的機(jī)關(guān)部門的文檔管理工作都是由文秘人員執(zhí)行的，但是文檔管理工作按照規(guī)定是屬于管理層的范疇，因此文秘人員進(jìn)行文檔管理時(shí)有著較高的要求，在進(jìn)行文檔管理時(shí)一定要充分體現(xiàn)實(shí)踐性、持久性和科學(xué)性。研究表明，我國(guó)的很多文秘人員在進(jìn)行文檔管理時(shí)還存在著許多問(wèn)題，例如：信息統(tǒng)計(jì)和分析時(shí)的差錯(cuò)，材料收集和整理時(shí)的遺漏等等。這些都會(huì)給檔案管理造成嚴(yán)重的影響，因此，一個(gè)文秘工作人員應(yīng)該具備良好的工作意識(shí)，才能有效的提高文檔管理的效率，保證文檔管理的質(zhì)量。
2 文秘人員必須具備的幾種作用于意識(shí)
2.1 德才兼?zhèn)涫俏拿厝藛T進(jìn)行文書檔案管理的基礎(chǔ)
文字秘書是領(lǐng)導(dǎo)的得力助手，一般文字秘書需要負(fù)責(zé)文稿的起草，會(huì)議的記錄以及工作的抄寫等等。其中文字秘書的記錄部分主要包含了對(duì)會(huì)議內(nèi)容的記錄，領(lǐng)導(dǎo)講話的記錄，以及對(duì)來(lái)訪人員進(jìn)行詳細(xì)的記錄等。文字秘書的抄寫工作，主要是對(duì)進(jìn)行審批后，存在勾畫和修改的文件進(jìn)行謄抄，同時(shí)還包含對(duì)部分字跡潦草的初稿進(jìn)行謄抄。文字秘書的起草工作，起草是文字秘書的主要任務(wù)，也是反映文字秘書能力的重要方面，一般起草工作是由文字秘書與領(lǐng)導(dǎo)共同完成，有時(shí)是領(lǐng)導(dǎo)將稿件的核心內(nèi)容發(fā)給文字秘書，文字秘書根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)提供的資料進(jìn)行稿件的撰寫，有時(shí)是通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)口述，文字編輯記錄的方式，還有一種就是領(lǐng)導(dǎo)直接讓文字秘書根據(jù)題目進(jìn)行稿件的撰寫。文字秘書在進(jìn)行稿件的起草時(shí)，首先應(yīng)該明確領(lǐng)導(dǎo)的指示與想法，進(jìn)而體現(xiàn)在起草的文稿中，讓領(lǐng)導(dǎo)去決斷，只有這樣形成的文稿才可以全面、生動(dòng)、真實(shí)的反應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的決策，也使群眾更加了解領(lǐng)導(dǎo)的方針、意圖。所以就需要文秘人員具有良好的洞察能力以及基礎(chǔ)知識(shí)的豐富。秘書人員的豐富知識(shí)不但包括書本所學(xué)的，還包括要對(duì)基層工作和民意民生的了解以及對(duì)單位現(xiàn)狀和前景的深研。文秘人員要滿足上述的條件與要求，就必須注重自身能力與素質(zhì)的培養(yǎng)，確保達(dá)到德才兼?zhèn)涞囊�。不但能夠在�?guó)家崗位上稱職的工作，做好領(lǐng)導(dǎo)的“左臂右膀”，還能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)的決策提供準(zhǔn)確、可靠的數(shù)據(jù)與資料。
2.2 責(zé)任意識(shí)是一名優(yōu)秀文秘人員的必要條件
在許多機(jī)關(guān)、事業(yè)單位里，文秘人員的工作內(nèi)容都包含了文書檔案管理的內(nèi)容。文書檔案的管理是應(yīng)該屬于檔案局領(lǐng)導(dǎo)的工作內(nèi)容，所以在管理文書檔案方面，文秘人員必須堅(jiān)持黨性以及科學(xué)性、實(shí)踐性的基礎(chǔ)原則，對(duì)文書檔案進(jìn)行統(tǒng)一管理，使其安全完整，達(dá)到便于利用的原則要求。文秘人員對(duì)文檔的管理主要是對(duì)信息的收集與整理，以及對(duì)檔案的獎(jiǎng)勵(lì)，信息的統(tǒng)計(jì)與利用等等，這些內(nèi)容不僅存在著相互關(guān)聯(lián)的關(guān)系，同時(shí)各項(xiàng)內(nèi)容之間也存在著相輔相成的關(guān)系。其中信息的利用在眾多的工作內(nèi)容之中占中心的位置，其他的工作內(nèi)容都是圍繞著信息的利用進(jìn)行的。所以文字秘書應(yīng)該明確，為單位中心工作服務(wù)就是文秘的根本任務(wù)，因此要求文秘人員必須具備良好的責(zé)任意識(shí)。文書檔案管理工作主要的目的是保證中心工作能夠有效的發(fā)揮其根本的作用于價(jià)值，同時(shí)文書檔案不僅是歷史的憑證，同時(shí)文書檔案也是科學(xué)研究所必須的條件和教育的基本素材，因此文書檔案的管理工作非常重要。文書檔案的管理一般是在文檔室進(jìn)行，部分較小的機(jī)關(guān)單位，文字秘書不僅包含了文書檔案管理的內(nèi)容，同時(shí)科技、會(huì)計(jì)以及人事等檔案也屬于文字秘書的工作內(nèi)同，因此較小的機(jī)關(guān)單位的文書檔案管理的內(nèi)容相對(duì)較為豐富，這也給機(jī)關(guān)單位的中心工作創(chuàng)造了有力的
條件，也在一定程度上提高了資料的完整性與準(zhǔn)確性，但是在這樣的情況下，文檔管理工作的難度在一定的程度上會(huì)有所增加。因此，這就要求文字秘書不僅應(yīng)該具備較高的專業(yè)水平，同時(shí)還應(yīng)該具備良好的職業(yè)素質(zhì)，具備一定的責(zé)任意識(shí)。
2.3 自我學(xué)習(xí)意識(shí)能提高文秘人員的業(yè)務(wù)水平
文秘人員具有角色多變、全面性以及寬廣性等特點(diǎn)，因此這就要求一名文秘人員不僅需要具備一般的工作所需的素質(zhì)，同時(shí)還應(yīng)該根據(jù)秘書工作的性質(zhì)，嚴(yán)格的要求自己，不斷的完善自己。文秘人員和一般的秘書不一樣，不僅僅是謄抄、跑腿，同時(shí)由于文書檔案管理工作無(wú)需專業(yè)就可以從事，所以文字秘書的自我學(xué)習(xí)意識(shí)和自身修養(yǎng)就直接的決定了文秘人員的管理水平以及工作的質(zhì)量。文檔管理工作與文字秘書存在著一定的區(qū)別，只是在業(yè)務(wù)上相互聯(lián)系，文字秘書的修養(yǎng)決定著文檔資料的價(jià)值。所以，作為文秘人員，不斷提高自身素質(zhì)以及知識(shí)水平是十分重要的。
3 文秘人員進(jìn)行文檔管理的具體實(shí)施措施
3.1 加強(qiáng)文秘人員的修養(yǎng)以及管理能力的培訓(xùn)
作為機(jī)關(guān)單位的文秘人員，不僅需要具備一定的文書編輯能力，最主要的是需要注重文書檔案的管理工作，但是研究表明，大多數(shù)的文秘工作人員都缺乏一定的管理能力與職業(yè)素養(yǎng)，因此加強(qiáng)文秘人員的自身素質(zhì)、提高管理能力，對(duì)工作中存在的不足進(jìn)行不斷的完善，并且應(yīng)該對(duì)文秘人員進(jìn)行定期的培訓(xùn)。
3.2 強(qiáng)化職業(yè)隊(duì)伍的建設(shè)
機(jī)關(guān)單位的文檔管理并不是一個(gè)人就能夠勝任的，因此需要建設(shè)相應(yīng)的團(tuán)隊(duì)進(jìn)行管理，但是大多數(shù)的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)此并不重視，這樣便會(huì)嚴(yán)重的影響文檔管理的效率與質(zhì)量。因此，為了有效的改善這一現(xiàn)狀，有效的提高機(jī)關(guān)單位文檔管理的效率與質(zhì)量，應(yīng)該注重對(duì)職業(yè)隊(duì)伍建設(shè)的強(qiáng)化。
3.3 注重協(xié)調(diào)管理
由于文檔管理工作經(jīng)常會(huì)與文秘工作出現(xiàn)問(wèn)題交織的情況，這種現(xiàn)象有時(shí)會(huì)導(dǎo)致整個(gè)工作的正常進(jìn)行。因此，文秘人員不僅需要協(xié)調(diào)好文檔管理的工作，還應(yīng)該做好人事協(xié)調(diào)、部門協(xié)調(diào)、領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)等方面的工作。
4 結(jié) 語(yǔ)
本文主要分析了機(jī)關(guān)單位中文秘進(jìn)行文檔管理工作時(shí)需要具備的條件進(jìn)行分析，總結(jié)了文秘工作和文檔管理的關(guān)系。文秘在做好一切工作的前提下，需要具備良好的職業(yè)素養(yǎng)，這是提高文檔管理質(zhì)量的重要保證。
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