訂貨會(huì)流程安排范本

　　篇一：品牌公司訂貨會(huì)流程及注意點(diǎn)

　　開訂貨會(huì)的目的是獲得高業(yè)績，有些公司的訂貨會(huì)能達(dá)到預(yù)期目的，有些公司卻達(dá)不到。先列舉不成功訂貨會(huì)一些表現(xiàn)：某公司召開全國訂貨會(huì)，在飲食上卻沒有注意南北口味，讓去長沙開會(huì)的其他地方客戶吃湘菜和大米飯，結(jié)果北方客戶成群結(jié)隊(duì)到超市買方便面或到飯店吃面食；客戶竟然將展廳樣品玩具悄悄帶走，甚至出現(xiàn)哄搶現(xiàn)象，搞得廠家不得不出具通知要求客戶歸還樣品等；還有因廠商矛盾沒有解決出現(xiàn)圍攻和謾罵工作人員和公司領(lǐng)導(dǎo)的情況……有的公司召開訂貨會(huì)，吃住行都報(bào)銷，有的僅僅負(fù)責(zé)幾餐飯。一般北京、上海、廣州市內(nèi)的公司召開訂貨會(huì)的時(shí)候很少有接站的，負(fù)責(zé)食宿的很少，有的要收取一定會(huì)務(wù)費(fèi)。本人結(jié)合以前從事工作，歸納整理出訂貨會(huì)三大階段，細(xì)分為十步驟。十步驟涉及企業(yè)各個(gè)部門，體現(xiàn)企業(yè)團(tuán)隊(duì)作戰(zhàn)能力和精神面貌，反映企業(yè)文化，最終為業(yè)績服務(wù)。玩具、文具、書包、鞋、服裝、床上用品、圖書等商品訂貨會(huì)都可以參照十大步驟，下面以服裝為例進(jìn)行闡述。服裝公司除了剛成立時(shí)舉行的第一次訂貨會(huì)外，其他訂貨會(huì)都是承接上次，上次訂貨會(huì)訂單開始生產(chǎn)，公司派人跟單后的同時(shí)即進(jìn)入下一季服裝的設(shè)計(jì)、打版、樣衣生產(chǎn)階段。春夏訂貨會(huì)一般在8-9月份，秋冬訂貨會(huì)一般在4-5月份。

　　一、訂貨會(huì)前期準(zhǔn)備

　　1、公司對(duì)渠道銷量、競爭對(duì)手、庫存等分析后，開始設(shè)計(jì)下季產(chǎn)品、核算成本后確定價(jià)格。

　　2、出臺(tái)訂貨會(huì)政策：對(duì)上季服裝進(jìn)貨情況進(jìn)行分析，總結(jié)相關(guān)政策優(yōu)劣：哪些政策執(zhí)行不理想，哪些政策已不合時(shí)宜，特別是那些沒有帶動(dòng)銷售額或沒達(dá)到預(yù)期的要進(jìn)行調(diào)整。調(diào)整后政策要利于訂貨額的提高，訂貨會(huì)結(jié)果會(huì)有明顯的政策導(dǎo)向，比如規(guī)定訂購50萬享受優(yōu)惠，那就會(huì)出現(xiàn)許多50萬的訂單，45萬以上的訂單會(huì)很少。政策要鎖定渠道招商目標(biāo)，希望尋找資金實(shí)力100萬的還是10萬的；政策最好是套餐式的，明確如何讓客戶獲得贈(zèng)品、廣告衫或營業(yè)員工作服等。

　　3、最關(guān)鍵的還是參加訂貨會(huì)的客戶要有一定的數(shù)量，老客戶一個(gè)不能少，新客戶多多益善。這里關(guān)鍵要通過廣告或其他形式尋找更多新客戶參加訂貨會(huì)。一些小型公司召開訂貨會(huì)，客戶不足百人，訂貨會(huì)沒有氣勢(shì)。訂貨會(huì)最吸引人的地方就是產(chǎn)品要好，其次是政策，其次是服務(wù)，當(dāng)然這些還是要講系統(tǒng)組合的。

　　4、提前一個(gè)月定好開會(huì)日期，并通知相關(guān)部門和老客戶，公司要通過分支機(jī)構(gòu)先進(jìn)行大致通知或?qū)�客戶進(jìn)行書面邀請(qǐng)。

　　二、訂貨會(huì)中期準(zhǔn)備：

　　1、公司行政部門負(fù)責(zé)后勤工作，負(fù)責(zé)賓館、酒店、參會(huì)代表牌制作、車隊(duì)租賃等工作，一般都有協(xié)議單位。公司要提前半月正式通知老客戶，邀請(qǐng)新客戶，要求客戶填寫參會(huì)回執(zhí)，回執(zhí)上要求客戶提報(bào)準(zhǔn)確人數(shù)、性別、擬乘坐車次、航班等情況。初步確定參會(huì)客戶數(shù)量后，據(jù)人數(shù)確定賓館和飯店客房數(shù)和就餐桌數(shù)，一般都是訂幾備幾和自備酒水。接著要給酒店、賓館交納訂金。如果有走秀活動(dòng)，還要邀請(qǐng)模特表演隊(duì)。

　　2，其他各種費(fèi)用的預(yù)算上報(bào)和申請(qǐng)，促銷品的準(zhǔn)備，會(huì)議資料、打印訂單并檢查有無失誤。

　　3、公司參會(huì)人員進(jìn)行會(huì)議政策研究、制定和學(xué)習(xí)，業(yè)務(wù)人員要預(yù)估所負(fù)責(zé)客戶的最高或最低起訂量。負(fù)責(zé)人進(jìn)行訂貨會(huì)前期動(dòng)員，給每個(gè)業(yè)務(wù)人員下達(dá)訂貨任務(wù)。

　　三、訂貨會(huì)后期準(zhǔn)備

　　1、訂貨會(huì)展廳布置：展廳一般要分系列出樣或據(jù)一定故事進(jìn)行陳列，由陳列師進(jìn)行統(tǒng)一指揮和協(xié)調(diào)，除正季服裝外，還要有特賣區(qū)，展廳布置好后，還要進(jìn)行調(diào)整。陳列要不斷發(fā)現(xiàn)問題，挑剔毛病，沒有最好，只有更好！展廳布置完畢后垃圾要及時(shí)清理，并安排好相應(yīng)人員保持整潔。

　　2、訂貨會(huì)要進(jìn)行T臺(tái)走秀的，要搭好T型臺(tái)，模特隊(duì)要訓(xùn)練到位。

　　3、迎來送往：公司要安排好汽車站、火車站、機(jī)場接站車輛和接站負(fù)責(zé)人，打印接站人員名單、需要接站客戶名單，名單要留好聯(lián)系方式。負(fù)責(zé)人要安排好接站班次，分接早晨和中午，接下午和晚上的兩組；兩組要交接好。接站負(fù)責(zé)人最好安排相應(yīng)人員給客戶提前電話聯(lián)系，約好接站地點(diǎn)，告知接站牌及接站車牌號(hào)碼。

　　4、安排好訂單數(shù)據(jù)錄入人員和收取現(xiàn)金的財(cái)務(wù)人員，安排好訂貨會(huì)新聞發(fā)言人或唱單人、現(xiàn)場秩序維持人、商品保管人、音響管理人、督促客戶就餐人、督促客戶參加會(huì)議人；設(shè)置客戶休息區(qū)等，做報(bào)告人員要提前進(jìn)行彩排。

　　5、參加訂貨會(huì)工作人員要召開最后一次碰頭會(huì)，把所有流程再過一遍，發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)解決。

　　四、訂貨會(huì)開始

　　1、會(huì)議接待人員要提前入住住宿酒店，并在酒店明顯位置標(biāo)好指示牌和掛好相關(guān)條幅；安排好客戶的早、午、晚餐。

　　2、為未能趕上公司餐飯的客戶和接站人員準(zhǔn)備一些食物；

　　3、客戶報(bào)到應(yīng)能領(lǐng)取會(huì)議相關(guān)議程、參會(huì)牌、會(huì)議贈(zèng)品、廣告衫、訂單、鉛筆、筆記本、餐券等；會(huì)議接待人員同時(shí)要做好客戶就餐地點(diǎn)的通知、訂票和返程時(shí)刻的登記工作。

　　4、客戶入住一段時(shí)候后，業(yè)務(wù)人員要去其下榻房間和客戶進(jìn)行簡單溝通，并提出相關(guān)要求或建議訂貨量。聽取客戶意見，做好反饋。

　　五、會(huì)議開始：

　　1、主持人宣布會(huì)議開始，并宣讀會(huì)議程序；公司領(lǐng)導(dǎo)致歡迎詞；總經(jīng)理或業(yè)務(wù)部做匯報(bào)：包括取得的業(yè)績、發(fā)現(xiàn)的問題，匯報(bào)內(nèi)容要做成ppt，有圖片、有視頻；公布代理商業(yè)績排行榜，對(duì)優(yōu)秀者點(diǎn)名表揚(yáng)，講解本次會(huì)議政策，對(duì)某些方面進(jìn)行強(qiáng)調(diào)；商品部或生產(chǎn)部對(duì)本次服裝款式、面料、做工等特點(diǎn)進(jìn)行講解；邀請(qǐng)成功代理商做經(jīng)驗(yàn)交流；對(duì)業(yè)績優(yōu)異者頒獎(jiǎng)。主持人還可宣布訂貨金額達(dá)到一定額度的可參加抽獎(jiǎng)等。

　　2、模特走秀：模特在音樂聲中走秀，展示新款式、新賣點(diǎn)，這一舉措往往能促進(jìn)展示款式的訂貨量。

　　3、訂貨會(huì)關(guān)鍵時(shí)刻：客戶訂貨時(shí)每個(gè)展臺(tái)要有相應(yīng)部門工作人員進(jìn)行解說，設(shè)計(jì)師要帶好耳麥和話筒給客戶進(jìn)行講解，新客戶要有專人給予專門指導(dǎo)。必要時(shí)，可向全體客戶就某些反映強(qiáng)烈的問題進(jìn)行說明或培訓(xùn)。

　　4、客戶訂貨完畢后，將訂貨單交給接單人，由接單人把訂單交給相應(yīng)區(qū)域打單人進(jìn)行訂單輸入和統(tǒng)計(jì)；訂貨會(huì)新聞發(fā)言人喊話，通知客戶訂單結(jié)果，并由財(cái)務(wù)人員收取訂金；由業(yè)務(wù)人員現(xiàn)場簽訂合同等。新聞發(fā)言人及時(shí)對(duì)一些大額訂單和好消息進(jìn)行播報(bào)，以刺激訂量提升。

　　5、統(tǒng)計(jì)人員及時(shí)將訂貨量匯總給相應(yīng)負(fù)責(zé)人，以采取應(yīng)急措施。有時(shí)可據(jù)現(xiàn)場情況臨時(shí)出臺(tái)相關(guān)激勵(lì)政策。

　　6、訂貨會(huì)晚宴：1)、主持人宣布晚宴開始，公司領(lǐng)導(dǎo)致祝酒詞，相關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)人公布訂貨額、客戶訂貨排名，對(duì)訂貨額第一名進(jìn)行獎(jiǎng)勵(lì)，舉行頒獎(jiǎng)儀式、獲獎(jiǎng)客戶和領(lǐng)導(dǎo)合影留念。此時(shí)宴會(huì)出現(xiàn)第一個(gè)高潮，下面開始觥籌交錯(cuò)。2)進(jìn)行抽獎(jiǎng)，出現(xiàn)的一等獎(jiǎng)會(huì)將現(xiàn)場氣氛帶到第二個(gè)高潮。3)公司領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門負(fù)責(zé)人開始給客戶敬酒；同時(shí)上演精彩節(jié)目或由公司和客戶進(jìn)行才藝表演，有些節(jié)目也會(huì)活躍現(xiàn)場氣氛。

　　六、返程

　　1、第二天零散客戶繼續(xù)訂貨，其他客戶由公司安排送站。

　　2、安排好零散客戶的早餐、午餐。

　　七、經(jīng)驗(yàn)總結(jié)：

　　1、對(duì)訂單進(jìn)行分析，是超額完成還是離目標(biāo)差一段距離；公布各業(yè)務(wù)人員訂貨排行榜，總結(jié)成功經(jīng)驗(yàn)，吸取失敗教訓(xùn)。繼續(xù)跟蹤一些客戶，確定需特批的客戶。

　　2、再次促單：訂貨會(huì)后有些客戶的訂單還要出現(xiàn)波動(dòng)，業(yè)務(wù)人員可結(jié)合公司政策進(jìn)行再次促單。

　　八、匯總各款服裝訂量，刪掉不足生產(chǎn)量的款式，設(shè)計(jì)部總結(jié)產(chǎn)品訂貨情況，對(duì)相應(yīng)設(shè)計(jì)師進(jìn)行獎(jiǎng)罰。

　　九、公司和生產(chǎn)廠家談妥價(jià)格后下單生產(chǎn)，同時(shí)要求客戶打款，商品到庫后給客戶根據(jù)訂單發(fā)貨、通知客戶到貨信息等。接下來，客戶開始新裝銷售。

　　十、準(zhǔn)備下次訂貨會(huì)訂貨會(huì)十大步驟，必然幫企業(yè)訂出高業(yè)績！

　　篇二：訂貨會(huì)工作段事務(wù)

　　一、訂貨會(huì)的時(shí)間安排

　　訂貨會(huì)召開的時(shí)間一般為：下季春鞋在本年10月18日——10月26日之間的某一天開始；下季夏鞋在本年12月18日——12月26之間的某一天開始（或正月二十左右）；秋鞋在本年5月12日——5月18日之間的某一天開始；冬鞋在本年6月26日——7月2日之間的某一天開始。訂貨會(huì)一般為6天（代理客戶4天，公司主體2天），特殊情況時(shí)間可適當(dāng)延長。

　　訂貨會(huì)具體召開的時(shí)間，由客服部根據(jù)大多數(shù)客戶便于到達(dá)的時(shí)間（參考其他品牌訂貨會(huì)召開的時(shí)間，因許多客戶代理很多品牌，還要參加其他品牌的訂貨會(huì)）、以及商品部貨品的組織情況共同商定，一般要提前20天確定。訂貨會(huì)時(shí)間確定后，由客服部通知商品部、企劃部、物流信息部、市場部、辦公室做好訂貨會(huì)的準(zhǔn)備工作。

　　二、客戶部準(zhǔn)備工作

　　客服部根據(jù)現(xiàn)有客戶和市場拓展部提供的新開拓的客戶的名單，制作邀請(qǐng)函，邀請(qǐng)客戶參加訂貨會(huì)。邀請(qǐng)函制作好后，要根據(jù)路途遠(yuǎn)近的不同，信件到達(dá)時(shí)間長短，決定郵寄的時(shí)間，以使邀請(qǐng)函在訂貨會(huì)召開前3天到達(dá)客戶手中。在邀請(qǐng)函寄出的同時(shí)，客服部人員以電話的方式與客戶進(jìn)行聯(lián)系，告之訂貨會(huì)召開的具體時(shí)間，進(jìn)一步邀請(qǐng)其參加�？�

　　戶明確答復(fù)參加訂貨會(huì)，客服部人員需與客戶確定其抵滬的具體時(shí)間、具體地點(diǎn)（何日何時(shí)到達(dá)何車站或飛機(jī)場，要明確具體的到達(dá)地點(diǎn)，特別是火車站和機(jī)場要注明是上海站還是上海西站，是浦東機(jī)場還是虹橋機(jī)場），便于車輛接待。同時(shí)要將客戶抵滬的時(shí)間、地點(diǎn)、到達(dá)人數(shù)、預(yù)計(jì)逗留天數(shù)、住宿所需房間數(shù)制作成表格（見訂貨會(huì)客戶統(tǒng)計(jì)表），提前一天報(bào)至辦公室。在訂貨會(huì)召開前，客服部需復(fù)印好《訂單表》（見《訂單表》格式），并裝訂成冊(cè)，準(zhǔn)備好寫訂單用的圓珠筆或鉛筆（將鉛筆用鉛筆刀刨好）。《訂單表》上注明下單的配碼，引導(dǎo)客戶按標(biāo)準(zhǔn)配碼下單。

　　配碼比例分為A、B、C、D、E、F共6類，在女鞋34-39碼，男鞋38-43碼的情況下，各類配碼比例為：

　　A類配碼為，1：2：2：2：1：0；

　　B類配碼為，0：1：2：2：2：1；

　　C類配碼為，1：1：2：2：1：1；

　　D類配碼為，1：2：3：3：2：1；

　　E類配碼為，0：2：2：2：1：1；

　　F類配碼為，1：1：2：2：2：0。

　　客服部要領(lǐng)取能反映企業(yè)文化、企業(yè)規(guī)模的宣傳畫冊(cè)備用。

　　在客戶抵達(dá)前，財(cái)務(wù)科向客服部提供客戶往來明細(xì)帳目，便于客服部與客戶對(duì)帳。

　　三、商品部準(zhǔn)備工作

　　商品部開發(fā)選樣人員在訂貨會(huì)召開前，要根據(jù)品牌的風(fēng)格、定位搜

　　集適合于本品牌的樣品。一般情況下，春鞋新款樣品女鞋在500款左右，男鞋在200款左右；涼鞋新款樣品在400款左右；秋鞋新款樣品女鞋在500款左右，男鞋在150款左右；冬靴新款樣品女鞋在500款左右，其中高靴占40%，中靴占40%，矮靴（迷你靴）占20%。（樣品開發(fā)具體內(nèi)容詳見樣品開發(fā)運(yùn)作流程）

　　商品部開發(fā)選樣人員將樣品收集好后，應(yīng)要求供應(yīng)商提供樣品大貨生產(chǎn)的報(bào)價(jià)。商品部根據(jù)供應(yīng)商報(bào)價(jià)和各樣品鞋的風(fēng)格、品味制訂各款鞋的代理價(jià)（分含稅、不含稅兩種代理價(jià)），根據(jù)定價(jià)規(guī)則核算建議零售價(jià)，同時(shí)制作好標(biāo)簽，貼于鞋底。在標(biāo)簽上注明貨號(hào)（臨時(shí)編號(hào)）、工廠代號(hào)、面料（皮質(zhì)及顏色）、尺碼、代理價(jià)、零售價(jià)。

　　商品部需在訂貨會(huì)正式召開前一天，將樣品發(fā)至上海樣品室，由企劃部接收。企劃部企劃員要對(duì)樣品到達(dá)的情況進(jìn)行跟蹤。商品部開發(fā)設(shè)計(jì)人員也需在訂貨會(huì)召開前一天到達(dá)上海樣品室。同時(shí)要明確公司的主推產(chǎn)品，便于引導(dǎo)客戶下單。同時(shí)商品部開發(fā)人員要將樣品鞋進(jìn)行分類，根據(jù)楦型、風(fēng)格、品味，以及樣品室層板的位置進(jìn)行出樣。

　　四、企劃部準(zhǔn)備工作

　　企劃部在訂貨會(huì)召開前需將樣品室整體保潔一次，對(duì)地面、展架、層板、櫥窗玻璃等，由于工作量大，可通過保潔公司進(jìn)行保潔。保潔公司電話：021—57633819。

　　企劃部主管在訂貨會(huì)召開前需將樣品室的設(shè)備檢查一遍。檢查是否有層板、柜體開裂，燈具損壞不亮等現(xiàn)象，如發(fā)現(xiàn)需及時(shí)進(jìn)行維修。同

　　時(shí)根據(jù)不同的季節(jié)設(shè)計(jì)層板上的宣傳POP，形象板的貼畫及東邊燈箱的燈箱片，大門口的X展架貼畫，電梯內(nèi)外整體墻面的貼畫，三樓通向車間大門的大型掛畫。設(shè)計(jì)好后經(jīng)總經(jīng)理審核，交廠商制作，并要在訂貨會(huì)召開前一天全部張貼到位。同時(shí)檢查樣品室的音響設(shè)備是否正常使用，并根據(jù)季節(jié)的不同準(zhǔn)備不同的背景音樂（CD片）。在樣品室門口放置警示牌，標(biāo)注“請(qǐng)勿拍攝”字樣（詳見樣品室管理規(guī)定）。

　　商品部將樣品發(fā)至上海后，企劃員接收清點(diǎn)，在樣品出樣前，企劃員要將接收的樣品全部拍攝成圖片保存下來。圖片拍攝的要求為：一是分型體顏色單獨(dú)拍攝，二是同一型體不同顏色組合在一起拍攝。拍攝時(shí)背景為白色，不得有其他雜色。拍攝時(shí)注意鞋子擺放的角度，在美觀的同時(shí)，要能從圖片中看到鞋子的楦型、幫面、跟型、大致高度等。在拍攝時(shí)，所有圖片要使用同一象素，同時(shí)要記錄下每個(gè)圖片的代碼以及每個(gè)圖片對(duì)應(yīng)實(shí)物的貨號(hào)、工廠代號(hào)、面料等信息，以便于整理圖片時(shí)，標(biāo)注其貨號(hào)等信息。

　　五、物流信息部準(zhǔn)備工作

　　物流信息部在訂貨會(huì)召開前統(tǒng)計(jì)去年當(dāng)季產(chǎn)品及訂貨會(huì)展示樣品上一季產(chǎn)品的銷售排名，并交予企劃部企劃員，由企劃員將樣品挑選出來，在樣品室內(nèi)陳列，供新客戶選樣下單。每季訂貨會(huì)，企劃部都可選擇一些春秋單鞋一起展示，供客戶選擇。

　　六、市場部準(zhǔn)備工作

　　市場部根據(jù)訂貨會(huì)的時(shí)間安排，列出需回滬選樣的市場人員名單，經(jīng)總經(jīng)理審核后，提前三天發(fā)出通知，明確回滬參加訂貨會(huì)的人員、回滬人員抵滬時(shí)間、需準(zhǔn)備的相關(guān)總結(jié)材料等。同時(shí)將通知報(bào)備至辦公室，便于辦公室對(duì)回滬人員的食宿進(jìn)行安排。

　　七、辦公室準(zhǔn)備工作

　　辦公室在訂貨會(huì)召開前，要準(zhǔn)備好抵滬客戶的車輛接送、食宿、茶水接待等工作。

　　在車輛準(zhǔn)備工作上，辦公室要根據(jù)每天來客的大約人數(shù)及時(shí)間分布判斷公司自有車輛能否滿足使用需要。如不能則需向泰基或總公司借用車輛，或再向社會(huì)包租車輛。在訂貨會(huì)期間，車輛由辦公室主管統(tǒng)一調(diào)度，任何部門、個(gè)人需用車必須經(jīng)過辦公室主管審批（具體見車輛管理規(guī)定）。

　　訂貨會(huì)期間，客戶的中餐、晚餐正常安排在永旭中餐廳。在訂貨會(huì)時(shí)間確定后，需提前3-5天以公司的名義打申請(qǐng)報(bào)告，申請(qǐng)安排客戶在中餐廳就餐，并將報(bào)告交永旭辦公室審批。永旭辦公室審批同意后，將報(bào)告復(fù)印一份交中餐廳主管，并與其溝通交流中餐、晚餐的就餐方式，是自助餐還是酒席的形式。如是酒席的形式，中餐不提供酒水，晚餐提供酒水。同時(shí)需與中餐廳主管明確中、晚餐就餐的具體時(shí)間。

　　在住宿安排上，根據(jù)客服部提供的信息，提前向賓館預(yù)訂房間。通常安排在泗涇鎮(zhèn)吉緣賓館（訂房電話：021-57620910）。

　　在茶水接待上要根據(jù)客服部提供的客戶人數(shù)確定合理的物資庫存。

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