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商務活動工作餐的注意要點
在日常生活里，人們經常上會碰到這樣的情景：幾位衣著考究的商界人士，正坐在一某一家餐館里進行會晤。他們面前的餐桌之上，菜肴與酒水往往并不一定非常豐盛，然而他們的神態(tài)卻極其嚴肅而認真，并且津津有味地邊吃邊談。稍加注意一些的話，就會發(fā)現(xiàn)，此時此刻他們的的確確是“醉翁之意不在酒”，因為他們對于交談的興致似乎是比對于進餐的興致要遠遠高出許多。
有人或許會產生疑問：他們又不是沒有自己的辦公室，干什么不老老實實地先吃好飯，然后再去辦公室里談正經事呢？何必要多此一舉，一心二用呢？提出這類疑問的人恐怕不太了解，如上所述的那種商界人士的聚餐，其實并非為求裹腹而已，而是巧借用餐的形式所進行的一種經常性的商務活動。它的正式名稱，應當叫作工作餐。
工作餐，在商界有時亦稱商務聚餐，或者餐會。它所指的是，在商務交往中具有業(yè)務關系的合作伙伴，為進行接觸、保持聯(lián)系、交換信息或洽談生意，而假借用餐的形式所進行的一種商務聚會。站在商務禮儀的角度來看，正規(guī)的工作餐既不同于正式的宴會，也不同于親友們的會餐。在一般情況下，工作餐通常具有下述六個方面的顯著特點。
其一，它重在創(chuàng)造一種氛圍。同正式的宴會相比，工作餐所強調的不是形式與檔次，而有意在以餐會友，重在創(chuàng)造出一種有利于商務人員進一步進行接觸的輕松、愉快、和睦、融洽、友好的氛圍。
其二，它具有某種實際目的。商務人員講究的是務實，工作餐自然也如此。同親友之間的會餐相比，工作餐并非無所事事，單純只是為了讓大家碰碰頭、談談心、聯(lián)絡聯(lián)絡感情而已。其實，它是以另外一種形式所繼續(xù)進行的商務活動，換言之，它只不過是一種權且以餐桌充當會議桌或談判桌，改頭換面所進行的非正式的商務會談而已。
其三，它大都要求較小規(guī)模。就參加者的人數(shù)而言，工作餐通常與聲勢浩大的宴會或會餐難以比拭。因其重在處理實際問題，為了防止眾口難調，或是難以確保人人暢抒心曲，故此工作餐的實際參加人數(shù)往往較少。一般來說，工作餐大都不是多邊性聚會，而是以雙邊性聚會為主。它既要吧是兩個人之間的單獨約會，也可以是有關雙方各派幾名代表參加。但是，參加工作餐的總人數(shù)，以不超過十人為好。與事無關者、配偶、子女等等，均不宜到場。
其四，它通常是在午間舉行。宴會與會餐，大都選定在晚上舉行，并且往往喜歡舉行于節(jié)假日或是周末。這是為了使參加者在時間上感到方便，同時也是一種社交慣例。如是，工作餐的時間選擇便與此不同。為了合理地利用時間，不影響參加者的工作，工作餐通常都被安排在工作日的午間，利用工作之間的間歇舉行。是故，它在歐美往往被叫作工作午餐，或是午餐會。應當說，將工作餐見縫插針地安排在工作日的午間舉行，這件事情本身就體現(xiàn)著商務人員講求辦事效率的務實精神。
其五，它可以隨時隨地舉行。在舉行工作餐之前，主人不必向客人發(fā)出正式的請柬，客人也不必為此而提前向主人正式進行答復。一般而言，只有賓主雙方感到有必要坐在一起交換一下彼此之間的看法，或是就某些問題進行磋商，大家都可以隨時隨地舉行一次工作餐。時間不必早早商定，地點也可以臨時選擇。它可以由一方提議，也可以由雙方共同堅定；可以提前若干天約好，也可以當天臨時決定。總之，只有有關各方同意參加，工作餐即可舉行。
其六，它由提議者出面作東。工作餐多在外面的營業(yè)性餐館里舉行，所以其作東者自有特殊之處。根據(jù)慣例，無論工作餐舉行于何處，哪一方首先提議舉行工作餐，即應由哪一方出面作東。而東道主一方出席工作餐時的行政職務最高者，便是理所染色在的主人。以名義上的主人位高、事繁，無暇他顧，著手張羅工作餐的，多是其秘書或公關人員。 要成功地籌辦一次工作餐，僅僅從理論上了解其上述主要特點，還是遠遠不夠的。除此之外，還須系統(tǒng)地掌握基本的工作餐禮儀。它所指的，主要是有關工作鈹?shù)亩Y儀規(guī)范。其主要之點包括工作鈹?shù)陌才�、工作餐的作東、工作餐的進行等等。
下面，分別對其各作介紹。
首先，是工作餐的安排。安排工作餐，此處主要是在工作餐進行之前的有關準備事項。這件事情，主要應由東道主一方所負責。它主要分為目的、時間、地點三個具體問題。
一是目的。主動提議與他人一道共進一次工作餐，提議者大都胸中有數(shù)，意欲借此機會來實現(xiàn)自己的某種目的。假如毫無任何目的性可言，那么工作餐便不成其為工作餐了。一般來說，利用工作餐這一極其靈活的商務活動的具體形式，商務人員可以會晤客戶，接觸同行，互通信息，共同協(xié)商，洽談生意。此外，也可以以之接待新朋友和面試應聘者。然而有一點必須明確，那就是舉行一次工作餐，首先應當有要事要辦，要能夠解決實際問題，絕對不允許無的放矢，將其等同于吹牛、聊天、發(fā)牢騷的無所事事的“神仙會”，浪費有關各方無比寶貴的時間。已經明言，與有關人士一道共進工作餐，其實只不過是暫時轉移一下工作的陣地罷了。舉行工作餐，主要是為了與有關人士就某些雙方共同感興趣的問題進行一種非正式的會談。所以，在此之前，必須確定自己的目的，以便為其定下基調。此后所作的與一切，均應與自己的目的密切相關。 二是時間。舉行工作餐的具體時間，原則上應當由工作餐的參與者共同協(xié)商決定。有時，亦可由作東者首先提議，并且經
過參與者的同意。不管怎么說，它都應當既方便于眾人，又不至于耽誤正經事。 按照慣例，工作餐不應當被安排在節(jié)假日，而應當是在工作日舉行。舉行工作餐的最佳時間，通常被認為是中午的十二點鐘或一點鐘左右。若無特殊情況，每次工作餐的進行時間以一個小時左右為宜，至多也不應當超過兩個小時。當然，若是屆時要事尚未談完，而大家一致同意，適當?shù)匮娱L一些時間也未必不可。 有些關系密切的商務伙伴，往往會以工作餐為形式進行定期的接觸。也就是說，有關各方事先商定，每隔一定時間，如每周、每月、每季，在某一既定的時間舉行工作鈹，以便保持經常性的接觸。
三是地點。根據(jù)慣例，舉行工作餐的地點應由主人選定，客人們則應當客隨主便。具體而言，舉行工作餐的地點可有多種多樣的選擇。飯莊、酒樓的雅座，賓館、俱樂部、康樂中心附設的餐廳，高檔的咖啡廳、快餐店，等等，都可予以考慮。不過從總體上講，先定工作餐的具體地點時，應當主要兼顧主人的主要目的與客人的實際情況。 舉例來說，如果主人打算在共進工作餐之際與客人初步敲定某一筆生意，那么最好將用鈹?shù)攸c選擇在寧靜、優(yōu)雅之處，使雙方免受外界干擾，專心致志地達成協(xié)議。若是一位男主人初次與一位僅有一面之交的女客戶共進工作餐，前者所提議的用餐地點要是過于幽靜了，則未免會使雙方有所不便，甚至會導致后者的誤解。 如果主人準備借共進工作餐之機同自己的老客戶互通一下情報，或者相互交流一下意見，那么將其安排在俱樂部、康樂中心所附設的餐廳里進行，在大家好好玩過一番之后，再邊吃邊談，效果可能會更好一些。因為大家是老朋友了，不必時時刻刻正襟危坐。再說，那里輕松而隨意的氣氛，也容易讓人松弛下來�？墒�，若是在此處利用共進工作餐的機會面試一位應聘者，則顯得有些不夠嚴肅了。
總之，工作餐的用餐地點盡管應由主人選定，但主人在作出具體的選擇時，還是有必要考慮一下客人的習慣與偏好，并給予適當?shù)恼疹櫋Ｈ绻斜匾�，主人不妨同時向客人推薦幾種自己鐘意的地點，而請客人從中挑選�；蚴撬餍宰尶腿俗约禾岢鰩讉�地點，然后再由賓主雙方共同商定。 一般來說，主人與某一方面的客人多次進行工作餐時，尤可不必固定在某一地點。不過，若是舉行定期的工作餐的話，這么作則是允許的。 其次，是工作餐的作東。作為主人，工作鈹?shù)淖鳀|者在舉行工作餐的時候，大致必須負責如下幾件事情，對此不聞不問，就是一種失職。
第一，要負責通知客人。正式決定進行工作餐之后，依照常規(guī)應由主人負責將相關的時間、地點、人員、議題等等，通報給其他人員。對于重要的人士，尤須由主人親自相告。 如果賓主雙方事先講好了要在某處共進一次工作餐，那么主人在將一切具體事宜操辦完畢之后，仍須再一次地詳告于客人。僅僅告知對方具體的時間、地點，有時還遠遠不夠，作為主人，做東者還必須善解人意地同時將工作餐將在哪一個餐廳進行、那一個餐廳的具體方位與主要特征、交通的大致路線、賓主雙方在何處會面等等，一并告之于對方。 假定主人所邀請出席工作餐的人員之中，有個別人彼此之間尚未相識，那么在對對方進行邀請或通知時，最好先打一個招呼，若無特殊原因，出席工作鈹?shù)娜藛T一經確定，并正式進行通知之后，不宜臨時再對其增加。萬一有必要增加，也要首先征得客人的同意。
第二，要負責餐廳訂座。前往一些著名的餐館舉行工作餐，通常需要提前預訂座位。此事依例應由主人負責。如果對此無知，而臨時貿然前往，不但有可能會排長隊，浪費時間，而且還有可能根本沒有指望找到座位。 前往餐館訂座，目前主要有下列五種方法。其一，是派遣專人前去訂座。其二，是撥打指定的電話號碼進行訂座。其三，是利用傳真進行訂座。其四，是利用電子計算機網(wǎng)絡進行訂座。其五，是使用餐館所發(fā)放的特惠卡或VIP卡進行訂座。至于在上述五種方法之中具體采用哪一種為好，關鍵是要看何者有效。哪一種方法能夠確保自己預訂到理想的座位，就應當優(yōu)先對其加以采用。 在訂座時，必須將自己的有關要求，例如：理想的位置、用餐的時間、大致的時間、到場的人數(shù)、特殊的要求、付費的方式等等，同時告訴餐館的工作人員。有必要的話，還應依照對方的要求，預付一定數(shù)額的押金。 即使座位已經先期訂妥，東道主一方亦須派人提前一些時間到達現(xiàn)場，以便落實一下預定的座位有無變故，免得屆時出現(xiàn)“座位危機”。
第三，要負責迎候客人。商務禮儀規(guī)定，舉行工作餐時，作東者必須先于客人抵達用鈹?shù)攸c，以迎候客人們的到來。這是一種慣例，也是一種禮貌。在正常情況之下，作東者應當至少提前十分鐘抵達用餐地點。稍事休整之后，即應在適當之處恭迎客人們的到來。一般認為，餐館的正門之外、預訂好的餐桌旁、餐館里的休息室，以及賓主雙方提前約好的會面地點，都是作東者迎賓的適當之處。 倘若賓主在此之前尚未謀面，則主人還可親自驅車前往迎接客人。另外，也可以在通知對方之時，與對方互相通報一下賓主雙方各自的基本特征，例如性別、年齡、高矮、胖瘦、著裝等等，以便于雙方屆時相互進行辨認。 在迎候地點，賓主雙方見面之后，應一一進行握手，并且互致問候。如果雙方的人員不盡熟悉的話，雙方的負責人還須各自對自己的隨員一一進行介紹。 假定作東者因故不能提前抵達用餐地點迎候客人，最好是委托專人代表自己前往。必要時，作東者還須說明原因，并為此向客人致歉。不管怎么說，客人準時抵達后而無人迎候，都算是主人的失禮。 第四，要負責餐費結算。根據(jù)常規(guī)，工作餐的結算，應當由作東者負責。具體來講，工作餐的付費方式通常又分為“主人付費”與“各付其費”等兩種。
所謂“主人付費”，指的是在就餐結束后，由作東者自掏腰包，負責買單付賬。要是賓主十分熟悉，則作東者在餐桌上當著客人們的面算賬掏錢即可。要是賓主雙方初次相識，或者交往甚淺，則作東者一般不宜當著客人的面，在餐桌上查看賬單和算賬掏錢。得體的做法是，作東者應當先與侍者通通氣，獨自前往收款臺結賬�；蚴窃谧约核蛣e客人之后，再回頭來結賬。盡量不要讓侍者當著客人們的面口頭報賬。更不能讓侍者將賬單不明主次地遞到了客人的手里。 所謂“各付其費”，又稱“AA制”。它是就餐結束后，由全體用餐者平均分攤賬單，各自支付各自所應支付的費用。在國外，商界人士在共進工作餐時，更多的是以此種方式付費。采用此種付費方式，需要有言在先。在算賬時，作東者所要做的，主要是動手算賬，伸手收錢，跑腿交費而已。 在結賬時，不管是“主人付費”還是“各付其費”，都要符合本地的習慣。因考慮不周而惹人非議，則明顯算是作東者的失策。
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