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提高工作效率的多種方法
1.利用PC遠(yuǎn)程辦公
其實(shí)你完全可以通過免費(fèi)的遠(yuǎn)程控制軟件，輕松而無障礙的在家里辦公，如LogMeIn或TightVNC（免費(fèi)），你就能操作辦公室里的電腦。在家里，你可以遠(yuǎn)程看到辦公室電腦的全屏桌面，啟動(dòng)和關(guān)閉程序，閱讀電子郵件，在電腦之間復(fù)制和粘貼文本文件，并訪問你留在電腦上的任何文件。目前在iPhone 手機(jī)上也開始內(nèi)置一些遠(yuǎn)程管理軟件，如遠(yuǎn)程控制軟件Mocha VNC和離線瀏覽器Teleport.如果你不用去遠(yuǎn)程控制電腦，但你確實(shí)需要訪問辦公室或家中的電子文檔，那么可以使用微軟的文件同步工具 FolderShare.這樣，無論你在哪里工作，無論在哪里進(jìn)行了更新，你的文件都將保持即時(shí)更新。
2.掌握搜索竅門
掌握高級(jí)的搜索技術(shù)，就能幫助你從Google數(shù)百萬的搜索結(jié)果中更快的找到結(jié)果。在引號(hào)框里面輸入短語和固有名稱，就會(huì)得到很多匹配的結(jié)果，還可以利用“+”和“-”兩個(gè)符號(hào)來指定特別的意義，尤其是當(dāng)有一些詞語擁有不止一個(gè)含義時(shí)，還可以利用文件類型（Filetype）等搜索技巧來搜索。你甚至還能把冰箱里面所有食物都輸入到搜索欄中，得出的結(jié)果就是幫助你指出今天晚上該做什么菜。
3.放棄鼠標(biāo)讓工作更快捷高效
學(xué)習(xí)一些常用的快捷鍵方式，能讓你更加順暢的操作電腦，比如Ctrl+S是“保存”。一些免費(fèi)軟件如Launchy（適用于Windows系統(tǒng)）或Quicksilver（適用于蘋果系統(tǒng)）可以幫助你成為一個(gè)鍵盤高手。這樣，手不離開鍵盤，你就可以啟動(dòng)程序，打開文件，甚至做一些高級(jí)的指令，如調(diào)整圖像的大小和移動(dòng)文件。你也可以指定一些組合鍵，還能利用軟件自動(dòng)打出一些常用的詞組。
4.定時(shí)進(jìn)行備份
備份你的重要文件和購買家庭保險(xiǎn)一樣關(guān)鍵。如果你喜歡攝影，不要想著每隔幾個(gè)月用DVD盤刻錄來保存照片，這是一種冒險(xiǎn)行為，你可能將丟失所有重要的數(shù)碼照片。你應(yīng)該用軟件來做這些事情。
當(dāng)然，光做本地備份是不夠的。為了保護(hù)你的數(shù)據(jù)免受火災(zāi)、雷擊、盜竊或其他災(zāi)害的影響，還要把數(shù)據(jù)備份到互聯(lián)網(wǎng)上的遠(yuǎn)程服務(wù)器。
5.定期清理收件箱
不要等收件箱開始超負(fù)荷工作時(shí)，才想起清理它，每天都要清理。“零郵件”的意義是，要及時(shí)處理電子郵件，不要等到混亂。在電子郵件客戶端中創(chuàng)建三個(gè)文件夾，或是三個(gè)標(biāo)簽，分別為處理中、稍后處理、已存檔。當(dāng)你每天檢查電子郵件時(shí)，對新郵件迅速做出決定，直到你把所有新郵件都從收件箱轉(zhuǎn)出來，沒用的郵件馬上刪除。如果在2分鐘之內(nèi)就可以進(jìn)行回復(fù)的，趕緊回復(fù)；如果有些郵件有參考價(jià)值，或者需要采取后續(xù)行動(dòng)的，處理后移到存檔類。
6.歸置各種線纜
當(dāng)你的電腦周圍布滿線纜時(shí)，你要拿走筆記本，才能接上打印機(jī)，而且線纜都要可能找上好久才能理清。因?yàn)殡娫淳�、USB、揚(yáng)聲器等所用線纜看上去都差不多。我們可以給這些線纜貼上相對應(yīng)的標(biāo)簽，這樣就不會(huì)出現(xiàn)插錯(cuò)線纜，或是撥錯(cuò)線纜的情況。另外，你可以去購買一個(gè)線纜托盤，把所有的線纜都放進(jìn)去，以后清潔灰塵時(shí)就方便多了。如果你不想讓配件或是筆記本電腦的線纜掉落到桌子的后面，可以找一個(gè)線纜夾對它們進(jìn)行固定。最后把你的工作站和其他外圍設(shè)備接在一個(gè)單獨(dú)的電源板或者UPS電源上，這樣在不用的時(shí)候直接用一個(gè)開關(guān)就控制，而不需要拔下所有的電源線。
7.用Gmail來管理多個(gè)電子郵箱
有必要把多個(gè)郵箱當(dāng)作一個(gè)郵箱來管理。Google提供免費(fèi)的、基于網(wǎng)絡(luò)的Gmail服務(wù)，它不僅是一個(gè)電子郵件主機(jī)，也是一個(gè)電子郵件客戶端。利用 Gmail郵箱中內(nèi)置的Mail Fetcher功能，你最多可以從5個(gè)其他的使用POP3標(biāo)準(zhǔn)的郵箱賬號(hào)中收取郵件。設(shè)置完成后，你就能通過一個(gè)Gmail賬戶接收其他郵箱的郵件。你也可以安裝Gmail的Compose插件，通過非Gmail賬戶發(fā)送郵件。
8.不要忘記重要的日子
你可能每年都在最后一刻才想起媽媽的生日，然后手忙腳亂的給媽媽買花。不妨為此設(shè)立一個(gè)郵件提醒。Google日程管理就能幫助你，在預(yù)定的事件即將來臨時(shí)，它會(huì)發(fā)送短信（如“下午3點(diǎn)去取干洗的衣服”），或是郵件來提醒你（“要安排去做一次美容了”）。許多網(wǎng)絡(luò)日常管理服務(wù)都支持通過郵件提醒。
9.不要忘記重要的密碼
網(wǎng)絡(luò)瀏覽器可以保存你的常用網(wǎng)站的用戶名和密碼，但是除了網(wǎng)站所需的密碼，你肯定還有很多其他密碼需要記住，如Wi-Fi無線網(wǎng)絡(luò)的名稱和密碼、電腦登陸密碼、手機(jī)上的PIN碼和其他一些安全提問和答案等。不要把它們寫在便條上然后貼在屏幕上，最保險(xiǎn)的做法就是對密碼數(shù)據(jù)庫進(jìn)行加密。另外，你還可以使 KeePass這樣的免費(fèi)密碼管理工具進(jìn)行加密。
10.列出要做的事
如果把想所有的事情都有序無誤地做下去，最好的辦法就是寫下來，做完一項(xiàng)就勾掉一項(xiàng)。你可以通過網(wǎng)絡(luò)、電腦、智能電話或是手寫的方式把這些記下來。有網(wǎng)站之前對一些線上任務(wù)管理網(wǎng)站做了一些測試，我們從很多的網(wǎng)站中挑選出了Remember the Milk（RTM）這個(gè)網(wǎng)站。該網(wǎng)站可以提供簡單快捷的日常任務(wù)管理，無處不在的提醒。RTM還提供任務(wù)分類（比如工作和家庭）、文件附件存儲(chǔ)、筆記、優(yōu)先事項(xiàng)、標(biāo)簽、支付日提醒，甚至還有“密友接龍”（你可以把任務(wù)發(fā)給其他的RTM用戶，比如你的伴侶或者助手）服務(wù)。RTM還能提供與火狐瀏覽器的擴(kuò)展功能，把整個(gè)服務(wù)整合到你的Gmail郵箱，所以你也能制定電子郵件任務(wù)。當(dāng)然，不管這個(gè)軟件有多好，也不能取代用一只舊的圓珠筆在紙上勾掉已完成事件時(shí)的那種滿足感。
11.用U盤或iPod代替筆記本電腦
下次旅行時(shí)，記得別攜帶沉重的筆記本電腦，因?yàn)槟憧梢杂肬盤或是iPod來取代它�，F(xiàn)在，很多便攜式Windows軟件都能在U盤或iPod上使用，例如MojoPac 和U3，你能在U盤上運(yùn)行微軟Outlook這樣的應(yīng)用程序以及保存文檔。但前提是你需要一臺(tái)主機(jī)，一旦這個(gè)條件具備了，你就可以把MojoPac軟件裝在親戚的電腦上，或是咖啡館的工作站上。
12.節(jié)省打印開支
你在家庭打印機(jī)上的花的錢已經(jīng)夠多了，因此要養(yǎng)成節(jié)省打印紙和墨盒的好習(xí)慣。要想減少打印開支，可以在打印前預(yù)覽一下，可以將一些章節(jié)和范圍壓縮成更少的頁面來打印，或者只打印你文檔中需要的頁面。把你的打印機(jī)設(shè)成最低質(zhì)量模式，還可以使用雙面打印，或者將很多頁集中在一頁打�。ū热绠�(dāng)你打印PPT文檔時(shí)）。
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