秘書人員三種素養(yǎng)的培養(yǎng)

　　秘書是一種特定的社會(huì)角色，全美秘書協(xié)會(huì)《章程》對秘書人員的要求是：要象心理學(xué)家一樣善于洞察別人的心靈；要象文學(xué)家一樣善于駕駛文字；要象外交家一樣有瀟灑的風(fēng)度；要有靈活運(yùn)用各種辦公自動(dòng)化機(jī)器的能力……

　　社會(huì)對秘書人員有一種期望：能干、善于處事、謙虛友好等。

　　作為秘書人員，對自己應(yīng)有較高期望。社會(huì)心理學(xué)認(rèn)為，對自己期望高的人，相應(yīng)地在某一領(lǐng)域取得成功的可能性也越大。皮克馬利翁效應(yīng)。

　　大致說來，秘書人員應(yīng)當(dāng)接受才干、智能、心理、道德4種訓(xùn)練。換言之，一個(gè)合格的秘書人員應(yīng)當(dāng)具備必要的才干素養(yǎng)、智能素養(yǎng)、心理素養(yǎng)和職業(yè)道德。

　　（一）才干素養(yǎng)

　　做工作要盡可能做得出色，這就需要才干。秘書工作所需要的才干包括哪些？

　　1、精明的辦事能力

　　秘書的基本職能就是辦事，辦事能力是秘書工作的重要能力。辦事能力涉及完成任務(wù)的情況和臨機(jī)處事的本領(lǐng)。要具有一定的辦事能力，必須以知識(shí)面廣、頭腦清楚、思維敏捷、手腳勤快、經(jīng)驗(yàn)豐富為基礎(chǔ)。

　　辦事能力主要體現(xiàn)在：

　　1）理解和領(lǐng)會(huì)能力：就是要聽得快，聽得清，記得牢。為此，要有集中的注意力，靈敏的反應(yīng)力，深刻的理解力，牢固的記憶力，機(jī)智的組合力和精湛的品評(píng)力。

　　2）條理和駕馭能力：善于把繁雜的機(jī)關(guān)事務(wù)處理得井井有條。

　　3）口頭表達(dá)能力：這是對秘書職業(yè)的特殊要求。會(huì)說話，這是一門學(xué)問，而且是事關(guān)辦事成敗的基礎(chǔ)。什么是會(huì)說話呢？起碼要做到：①口齒清楚，②達(dá)意準(zhǔn)確，③有點(diǎn)說話的藝術(shù)。前兩條是最基本的，第三條是進(jìn)一步的要求，它包括了感染力、說服力、風(fēng)度、禮貌等等。

　　人類語言學(xué)認(rèn)為人的口語由兩部分構(gòu)成：聲音要素和功能性發(fā)聲。聲音要素包括音調(diào)、音量、音速和音質(zhì)，功能性發(fā)聲含哭、笑、哼、哈、嘆息、其他表情等。

　　提高口頭語言表達(dá)能力還應(yīng)研究體態(tài)語。

　　4）應(yīng)變能力：世界上的事物總是瞬息萬變、不斷發(fā)展的，人們辦事的計(jì)劃和預(yù)案，常常會(huì)與現(xiàn)實(shí)不大相符，甚至大相徑庭，有時(shí)會(huì)突然變化，把原來的計(jì)劃和預(yù)案完全打亂。在這種情況下，秘書人員要胸有成竹，臨機(jī)不亂，迅速做出抉擇，一案不行另換一案，原則不變，靈活處置。

　　5）交際能力：處理人際關(guān)系是一門學(xué)問。"世事洞明皆學(xué)問，人情練達(dá)即文章"。一個(gè)秘書如果很善于交際，見面就熟，使人很容易接近，也容易被人信賴，那么，辦事的成功率就比較高。秘書的交際能力，多半是體現(xiàn)在工作協(xié)調(diào)中。尤其要注意處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是工作關(guān)系，秘書要處理好與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，關(guān)鍵是出色地做好為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的工作。

　　還有其他條件�？傊�，辦事能力是個(gè)綜合水平的體現(xiàn)。

　　2、較強(qiáng)的文字表達(dá)能力

　　自古以來，中國人就視文章為"經(jīng)國之大業(yè)，不朽之盛事"（曹丕《與吳質(zhì)書》）。真正寫好文章，不是小事，而是關(guān)系治國安邦的大事，千古不朽的好事。文字表達(dá)能力是秘書人員的基本功。秘書幾乎整天與文字打交道。人們常把秘書稱為"秀才"，道理正在于此。

　　寫作是個(gè)痛苦的過程，常給人"難產(chǎn)"的感覺。

　　秘書人員文字表達(dá)能力的形成和提高，有賴于長期的、反復(fù)的、刻苦的寫作實(shí)踐。有一言應(yīng)記�。何恼碌檬Р挥商�，厚積善識(shí)多實(shí)踐。

　　公文寫作應(yīng)達(dá)到的境界是："信、達(dá)、雅"，準(zhǔn)確、簡明、流暢、有韻味，但不可掉書袋。

　　3、操作能力

　　隨著社會(huì)現(xiàn)代化程度的提高，秘書人員必須適應(yīng)形勢發(fā)展的要求，學(xué)會(huì)掌握現(xiàn)代化辦公手段。辦公自動(dòng)化是時(shí)代潮流。

　　（二）智能素養(yǎng)

　　才干決定于智能的高低、強(qiáng)弱，智能是才干的基礎(chǔ)。

　　增強(qiáng)智能，可以從5個(gè)方面著手：

　　1、知識(shí)積累。主要包括：馬列主義基本理論、國際政治、國內(nèi)政策、歷史、文化、決策科學(xué)等等。此外，工作經(jīng)驗(yàn)、社會(huì)閱歷也是知識(shí)，而且是開發(fā)智力和才干的重要知識(shí)。

　　積累，意味著積少成多，意味著勤奮好學(xué)，絕不是聽其自然，坐待知識(shí)進(jìn)門。勤奮好學(xué)是成功的前提。我們黨和國家的很多優(yōu)秀同志，都是勤奮好學(xué)的楷模。毛澤東、周恩來、鄧小平，都曾做過秘書工作。他們的成功之道，有理想、有追求是一方面，勤奮好學(xué)是另一方面。

　　知識(shí)的積累應(yīng)堅(jiān)持兩點(diǎn)：一是"博而返約"，二是"真積力久"。

　　2、思維訓(xùn)練

　　人的智能高低，是由思維能力的開發(fā)程度決定的。若從認(rèn)識(shí)論的角度說，人的智慧，則是社會(huì)實(shí)踐的結(jié)果。因此，加強(qiáng)智能訓(xùn)練，途徑之一，就是積極參加社會(huì)實(shí)踐活動(dòng)，加強(qiáng)思維訓(xùn)練。

　　加強(qiáng)思維訓(xùn)練，從秘書工作角度看，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)語言能力、邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力、領(lǐng)會(huì)能力等諸種能力的訓(xùn)練。

　　語言是表達(dá)思想、進(jìn)行交際的工具，絕對離不開思維。甚至可以說，沒有思維就沒有語言，沒有語言也表達(dá)不出思維結(jié)果。思維越深刻、越復(fù)雜，越需要語言加以正確表達(dá)，詞匯越豐富、語言表達(dá)能力越強(qiáng)，表達(dá)思維的能力就越強(qiáng)。一個(gè)秘書人員，既不斷同老板打交道，又不斷同各種普通人員打交道，缺乏思維訓(xùn)練，語言表達(dá)能力低，就會(huì)影響智能的發(fā)揮。

　　邏輯能力、思辨能力、認(rèn)識(shí)能力（包括認(rèn)識(shí)論、方法論等）都是思維的基本功，都是思維能力的要素。訓(xùn)練思維能力，就是使人能熟練地運(yùn)用邏輯思維辨別、認(rèn)識(shí)事物的本質(zhì)和現(xiàn)象，能夠"撥開烏云見青山"。

　　領(lǐng)會(huì)能力（包括聽力、反應(yīng)反射能力）也是秘書人員必不可少的智能。上級(jí)交代意圖、布置工作要領(lǐng)會(huì)，下邊匯報(bào)情況、請示工作，也要領(lǐng)會(huì)。秘書人員必須反應(yīng)快、領(lǐng)會(huì)準(zhǔn)，才能正確貫徹意圖，提高辦事效率。有的人說話簡得無法再簡，幾乎只是"嘣"出幾個(gè)單音節(jié)來；有的人則是口若懸河，滔滔不絕，但又說不到點(diǎn)子上。都要靠秘書的特殊領(lǐng)會(huì)能力去準(zhǔn)確捕捉對方的思想。

　　3、臨機(jī)處置智能訓(xùn)練

　　是指在一切情況下所表現(xiàn)的反應(yīng)迅速、思路敏捷、處置泰然、機(jī)智靈活的智能。它是以知識(shí)、經(jīng)濟(jì)和思維力作后盾的，并與心理素質(zhì)、行為智能和精神狀態(tài)密切相關(guān)。這些，一要靠思維開發(fā)，二要在實(shí)際工作中學(xué)習(xí)和鍛煉。秘書人員接到突發(fā)事件信息后，應(yīng)當(dāng)迅速做出反應(yīng)、按順序先弄清事件的性質(zhì)、程度和主要數(shù)據(jù)，發(fā)生地點(diǎn)，報(bào)告者情況，然后確定需要解決什么問題，應(yīng)報(bào)告誰，通知誰，怎么做，做到靈機(jī)泉涌，左右逢源，分秒不誤，毫厘不差。

　　4、記憶訓(xùn)練

　　很強(qiáng)的記憶力是秘書人員必備的基本功。為了工作方便，秘書人員必須善于認(rèn)人、記人、記事。這就是要求秘書人員強(qiáng)記博取，應(yīng)付自如。貪懶是學(xué)不到本領(lǐng)、開發(fā)不出智力的。

　　5、自省能力

　　一個(gè)人要善于隨時(shí)回顧自己的言行，善于總結(jié)自己的成功經(jīng)驗(yàn)和失敗教訓(xùn)，特別要善于發(fā)現(xiàn)自己的過失和不足�？准屹t人曾子說："吾日三省吾身。"曹操也曾說，"伏自三省。"常常自省的人，容易開發(fā)智能和增長才干。秘書人員從事的是服務(wù)工作，特別要求把事情辦得妥善、得體，這就要不斷反思自己的言行，使智慧和才干在不斷總結(jié)中增長起來。

　　（三）心理素養(yǎng)

　　就一般情況說，秘書人員應(yīng)當(dāng)提高樂觀和幽默、自信心、競爭精神這幾種心理素養(yǎng)。

　　1、多些樂觀和幽默

　　秘書人員事務(wù)繁重，精神緊張，如履薄水，如走鋼絲。精神不爽朗、不振奮，工作就很難做得有生氣，有時(shí)還會(huì)影響身體健康。鑒于這種職業(yè)特點(diǎn)，秘書人員應(yīng)當(dāng)具備的樂觀和幽默。

　　樂觀和幽默，不但有益于身心健康，還有益于事業(yè)成功。美國蘭斯登在《有效的經(jīng)驗(yàn)》一書中說："跟陰郁的人在一起毫無樂趣可言，跟不能說笑的人為伴更是悲哀之至。樂觀和幽默感可以使公司受益。這不但是對人與人的關(guān)系，而且對心理的健康也是非常重要的。"

　　我們工作時(shí)一定要嚴(yán)肅、認(rèn)真，但這并不妨礙樂觀和活潑。

　　樂觀和幽默，不應(yīng)是輕薄，更不應(yīng)是夸夸其談，嘩眾取寵。幽默常表現(xiàn)為一種語言藝術(shù)，但不能傷害別人，尤其是不能傷害交談的對方。一般地說，拿自己開玩笑可能效果更好些。

　　幽默是一種自信心的表現(xiàn)，反過來又有助于增強(qiáng)自信心。心情緊張、拘謹(jǐn)時(shí)是說不出幽默語言的，同樣也很難愉快地辦文、辦事。同時(shí)當(dāng)對方拘謹(jǐn)、緊張時(shí)，當(dāng)會(huì)談場合很嚴(yán)肅時(shí)，當(dāng)對滿堂聽眾演講時(shí)，你如說兩句笑話，來一兩句幽默的語言，那會(huì)使現(xiàn)場氣氛立即輕松下來，會(huì)收到事半功倍的效果。

　　樂觀和幽默不僅是一副身心健康劑，而且是融洽人際關(guān)系、密切交往效果的優(yōu)化劑。如果一個(gè)人總是沉默寡言，橫眉怒目，裝腔作勢，那只能使人"敬而遠(yuǎn)之"，厭而煩之。

　　要樂觀和幽默，就要能容人，就要寬懷大度，遇事冷靜。

　　2、培植自信心

　　信心是做好工作的一個(gè)重要心理因素。同上同下交往拘謹(jǐn)，特別是同上交往過分拘謹(jǐn)，對于做好工作感到氣餒，對于學(xué)習(xí)感到困難重重，對于個(gè)人前途表現(xiàn)出不應(yīng)有的沮喪，常被職稱、待遇等問題纏住，怨氣很盛等等，都是缺乏自信心的表現(xiàn)。自己沒有信心，成效就難以取得。

　　信心來自對自己、對環(huán)境的清醒分析，而不是盲目自信。既要看到自己的長處，也要看到自己的短處，既要不滿足、不陶醉于長處，也要不忌諱短處。只有正視自己的長處和短處，才能知道應(yīng)該怎么干。同時(shí)，也要了解對象，分析對象，擇善而處之。這樣，取得成功的可能性就會(huì)大大提高。

　　3、崇尚競爭，去除嫉妒

　　"水向低處流，人往高處走。"除了個(gè)別人，誰都想使自己的成就大些，景況好些。于是，人們有意無意地參加到一場社會(huì)競爭中去。

　　競爭是進(jìn)步的動(dòng)力，是一種積極因素。在現(xiàn)代社會(huì)，辦事業(yè)要競爭，取得個(gè)人成就也要競爭。

　　但是，競爭絕不是嫉妒！嫉妒是消極因素，是病態(tài)心理。嫉妒的根子是自私，導(dǎo)源常常是因?yàn)樽约翰蝗缛思�，人家在某一方面超過了自己。有妒癖的人，總是不愿承認(rèn)別人的長處和成就，總是"眼紅"人家的所得（包括精神的和物質(zhì)的）。嫉妒的對象往往是熟人、同事、同學(xué)或鄰居。表現(xiàn)形式是，對別人的"冒尖"之處，有的是默不承認(rèn)，絕口不吐一個(gè)贊揚(yáng)之詞，有的是非議、饒舌、貶低，不然，就是"阿q"再世；進(jìn)一步就是中傷、低毀、散布流言蜚語，揭隱私，上綱上線。

　　嫉妒心理，既不利于智能發(fā)展，也不為職業(yè)道德所容。正當(dāng)?shù)霓k法是競爭，最可取的態(tài)度，則是向別人學(xué)習(xí)，同別人友好，相互諒解和支持，在互幫互學(xué)**同進(jìn)步。

　　（四）職業(yè)道德

　　職業(yè)道德，就是源于職業(yè)本質(zhì)、具有職業(yè)特征的行為規(guī)范。職業(yè)道德是職業(yè)的生命。

　　秘書的職業(yè)道德主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

　　1、埋頭苦干，樂于奉獻(xiàn)

　　世上三百六十行，行行不一樣。有些是"有名有利"，赫然于世間，顯榮于人前，也有些是默默無聞，卻是社會(huì)發(fā)展所不可缺少的。秘書工作屬于后一種。秘書工作是服務(wù)，秘書人員的勞動(dòng)成果往往通過領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)同志的工作實(shí)績體現(xiàn)出來，不能獨(dú)立顯示自身的成績。秘書工作機(jī)密性強(qiáng)，許多工作，秘書只能埋頭去做，不能公開宣揚(yáng)。秘書工作具體又繁忙，無論是管理文件，組織會(huì)議，還是起草公文，常常需要加班加點(diǎn)，夜以繼日，"眼睛一睜，忙到熄燈"，很少出頭露面，留名得利。這就要求秘書人員自覺發(fā)揚(yáng)為事業(yè)埋頭苦干的獻(xiàn)身精神。鄒韜奮先生說得好，"一個(gè)人光溜溜的到這個(gè)世界來，最后光溜溜的離開這個(gè)世界而去，徹底想起來，名利都是身外物，只有盡一個(gè)人的心力使社會(huì)的人多得他的工作的裨益，才是人生最愉快的事。"秘書人員應(yīng)當(dāng)以此為座右銘。

　　為事業(yè)而埋頭苦干的獻(xiàn)身精神從哪里來？來自黨性，來自對事業(yè)的忠誠，來自偉大的社會(huì)責(zé)任心。這種原動(dòng)力，是職業(yè)道德規(guī)范的基礎(chǔ)和保證。

　　2、嚴(yán)守紀(jì)律，克己奉公

　　秘書人員必須信守本分，自覺地遵守紀(jì)律。當(dāng)老板拍板決策后，當(dāng)老板交代意圖后，必須按老板的意圖行動(dòng)，有政策可循的事，一定要按政策辦事。不可自行其是，越權(quán)行動(dòng)。同時(shí)，按規(guī)矩和職權(quán)辦事，不得偽托領(lǐng)導(dǎo)之意，假冒領(lǐng)導(dǎo)之名辦事，更不能盜用職權(quán)謀私利，營私舞弊。

　　秘書人員應(yīng)當(dāng)自覺做好保密工作。保密既是紀(jì)律，又應(yīng)是自覺的行為和良好的習(xí)慣。秘書人員知密度很深，既是保密重點(diǎn)對象，又是竊密重點(diǎn)對象。秘書人員的保密守則是：不該看不看，不該聽不聽，不該說不說，不該寫不寫。不在公共場所、私人通信中涉及機(jī)密，不在親屬與朋友面前談?wù)摍C(jī)密。

　　3、謙虛謹(jǐn)慎，平等待人

　　秘書人員身居中樞，上接觸領(lǐng)導(dǎo)，在領(lǐng)導(dǎo)成員中周旋協(xié)調(diào)，下接觸各方各界人士和群眾，如何處理好人際關(guān)系是至為重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。應(yīng)始終做到正直、公允、謙虛、平等。

　　秘書人員向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作要實(shí)實(shí)在在，不可弄虛作假；評(píng)論干部要實(shí)事求是，不可挾私褒貶；在領(lǐng)導(dǎo)成員之間協(xié)調(diào)、傳話，不可涉及他們之間的關(guān)系問題，不可左右傾斜，更不允許撥弄是非、挑撥離間；開會(huì)、談話時(shí)，如果自己在場，除了必要的問話，不可多嘴多舌。這是道德準(zhǔn)則，也是政治紀(jì)律。

　　秘書人員對下不可蠻橫跋扈，盛氣凌人。狐假虎威。要始終擺正自己的位置，有自知之明。

　　總起來說，秘書要政治上可靠，思想上敏銳，工作上勤奮，學(xué)習(xí)上刻苦，作風(fēng)上嚴(yán)謹(jǐn)，還要有較高的政治和文化水平。只有這樣，才能做好各項(xiàng)工作。

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