哪些是常用的辦公室英語

　　小編為大家總結一些辦公室常用到的英語，比方說老板什么雞毛蒜皮的小事都要管我們該怎么形容?在影印室里請同仁讓你先印個兩頁又要怎么說?

　　1. He is gone for the day.

　　他今天都不會在了。

　　當有人要找某某某，而他正好不在時，通常有兩種情況。一是這位仁兄暫時離開，可能是去洗手間，可能是去復印東西。這時候我們可以告訴人家。"He/She is not at his/her seat right now." 意思就是他現(xiàn)在不在座位上。這句話的意思其實是說這個人就在附近沒有走遠，很快就會回來。當這種情況發(fā)生時，你不妨再補充一下， "He is not here, but he is around." (他現(xiàn)在不在，不過他就在附近。)或是 "He is not available right now, but he will be back in a few minutes."(他現(xiàn)在不在，但過不久他就會回來。)

　　另外一種情況呢?就是這位仁兄早早就收工，回家陪老婆或是提早下班跟女朋友約會去了。如果是這種情況的話，我們就可以說，"He is gone for the day." 言下之意就是他今天都不會再出現(xiàn)了。如果很不幸地，老板正好有急事要找他，而他卻己經(jīng)gone for the day，想必老板的臉色不會太好看。說一個實際的例子來加深各位的印象，不久前老板打電話來辦公室有急事要找某一位仁兄，結果我左找右找都不見他的蹤影，連他的包包外套都不見了，想必是蹺班了。老板問我，"Is he gone for the day?" 我只好據(jù)實回答 "Yes, he is gone for the day."。唉，難得蹺班一次就被老板逮個正著。看看時鐘才下午三點，這位仁兄這下可慘了。

　　2. My boss is a micromanager.

　　我的老板事必躬親。

　　Micromanager是老美常用來批評上司的一個字眼。因為micro是「微小」的意思。所以micromanager就是用來形容一位上司事必躬親，連一些雞毛蒜皮的小事情他都要指導你如何完成。比方說他請你畫一份草圖，但卻詳細交代這里線要多粗，顏色要多黃，完全不給你自由創(chuàng)作的空間。這時你就有權跟其它人抱怨，"He is such a micromanager!"

　　其實micromanager是從micromanage這個動詞衍生出來的。在工業(yè)化早期的年代，很多工人所受的教育并不多，所以管理階層必須告訴這些工人每一步要做什么，一個口令一個動作，以確保工作能順利完成，這樣子的管理方式就叫micromanage。但現(xiàn)在的企業(yè)都是講究彈性(flexible)，所以當你聽到，"My supervisor likes micromanaging everything in this office."(我的上司喜歡管任何微不足道的小事。)就是批評上司違反這種彈性原則，完全不給員工自由發(fā)揮的空間。

　　3. May I jump in for two pages?

　　可不可以讓我先印兩頁。

　　大家都有過類似的經(jīng)驗吧?要去影印兩頁東西，結果排在前面的人拿了一疊厚厚的「小笨霖英語筆記」在那里狂印，天啊，看來還有二百多頁，真是浪費公司的資源。這時如果你想插一下隊，請他讓你先印個兩頁讓怎么說?最生活化的說法就是，"May I jump in for two pages?" 這里用到jump in這個短語，意思就是插一下隊，讓我先印的意思。

　　4. I want to ask you a question regarding my salary.

　　我想要問一個關于我薪水的問題。

　　問別人一個問題可以簡單地說，"I want to ask you a question." 等對方接話之后才陳述自己的問題。但是這樣子問沒頭沒腦的，不是很好。所以通常美國人在對話時會開宗明義地指出是關于什么樣問題。最常見的用法就是在 question之后接about或是regarding之后再加你所想要問的問題。比方說"I want to ask you a question about my salary."或是"I want to ask you a question regarding my salary."就是我想請教你一個關于我薪水的問題。

　　另外有一個小技巧分享給大家，我們要問別人問題時通常是通過打電話的方式進行，通常對方會先問你，"May I help you?"，之后你就可以回答，"Yes, I want to ask you a question about/regarding..." 但是還有一個句型我覺得也很實用，就是直截了當?shù)卣f，"I'm calling about/regarding..." (我打電話給你是為了……)這樣是不是簡捷多了呢?例如，"I'm calling regarding a new product I found in your catalog."(我打電話來是關于一個你們型錄上的新產(chǎn)品。)或是"I'm calling about a job opening in your company."(我打電話來詢問一個在貴公司的工作機會。)

　　5. Where did you keep the files?

　　你的檔案都放哪里?

　　你把檔案「放」哪里，一般的情況下我們大概會說，"Where did you put the files?"但是我上次去交一份表格，那位秘書小姐卻是問旁邊的人，"Where did you keep the files?" 所以她用的是keep the files而非put the files。

　　后來跟老美討論的結果，才發(fā)現(xiàn)原來put和keep都可以用。嚴格說起來put是單純「放」在那里的，而keep有「保存」的意思。不過兩者其實意思很接近。比方說你喝完了牛奶，我對你說，"Please put the milk in the refrigerator."(請把牛奶放回冰箱。)或是"Please keep the milk in the refrigerator."都行。

　　6. How long is it gonna be? Probably?

　　大概需要多久啊?

　　當我們請人家辦一件事時，最不希望在那里枯等。所以呢?最好的方式就是先問一下，"How long is it gonna be?"(需要多久呢?)有時候可以視情況在句尾加上"Probably?"就是請對方大概估算一下，不需太過精確。比方說你拿一臺儀器去修理，就不妨順便問一下，"How long is it gonna be? Probably?" 大概需要多久時間?(注gonna是口語用法，也就等于going to)

　　像這種「大概多久」的問法，也可以用到approximately這個詞。比方說，"Approximately how long will it take to arrive home?"(大概需要多久才到家呢?)

　　7. I would like to request my travel reimbursement.

　　我的旅費需要報帳。

　　別的單詞可以不會，reimbursement 這個詞一定要會。所謂的reimbursement就是指你買東西或是出差自己先墊錢，回來之后要把這筆錢跟公司報帳。記得剛來美國時，每次我都很大方地說，"I want my money back." 當然最后也是順利把錢給要回來了，但是這樣子吃相是不是太難看了些?后來才知道原來老美都是用reimbursement這個詞。所以記得喔，下次當你出差回來需要報帳時，就可以問一下承辦人員，"Which forms do I need to complete for my travel reimbursement?"(我需要填什么表來報我的旅費?)

　　另外還有一個詞petty cash reimbursement也許各位有機會用到。所謂的petty cash就是小額的現(xiàn)金。通常是當你買一些小東西而沒有收據(jù)時，沒法給你用正常的管道報銷，這時就可以申請petty cash reimbursement。比方說開會時老板要你去買pizza請大家吃，像這種小錢就可以用petty cash reimbursement來報銷。而你收到的將會是現(xiàn)金而不是支票。

　　8. Our boss pushes us hard.

　　我們的老板對我們很嚴格。

　　要形容自己的老板很嚴格，有幾種不錯的說法。第一種說法是，"He pushes us hard." 意即，他對我們逼的很緊。注意，常有人認為 "He pushes us hard." 和 "He is very pushy." 是一模一樣的意思，其實這是一個錯誤的理解。"He is very pushy." 的意思是他是一個很主動積極的人，也就相當于"He is very aggressive."這跟push hard(逼得很緊)是不一樣的意思，請不要搞錯了。

　　第二種說法是，"He is a over-the-shoulder type of person." 所謂over the shoulder是在肩膀后面的意思。這意謂著你的老板天天就站在你的背后看看你在做些什么事。言下之意自然是老板緊迫釘人，對屬下要求嚴格之意了。

　　如果以上兩種說法你覺得太困難了，你還可以用最簡單的第三種說法。"He is a tough guy."或是"He is a demanding guy."Tough跟demanding在這里都是形容一個人要求屬下很嚴格的意思。

　　9. Could you please sign the paperwork and return it to me by 4pm?

　　你能不能在所有的文件上簽名然后在四點以前還給我。

　　Paperwork是一個在辦公室常常用到的字眼，凡是需要填的各種表格(form)，或是需要簽名的文件(document)，契約(contract)等，都可以簡單地稱之為paperwork。這個字可以指具體的文件本身，比方說，"I will give you my paperwork tomorrow."(我明天會把申請表交給你。)或是 "I cannot find my all of my paperwork."(我找不到我所有的文件。)也許各位已經(jīng)注意到，paperwork是一個不可數(shù)名詞，所以通常不在句尾加 s。

　　Paperwork也常指抽象的文書往來的過程，比方說"I need to go through a lot of paperwork before I get my Visa."(在拿到我的簽證之前，我必須經(jīng)過繁復的文書往來過程。)或是你如要強調(diào)你必須走過許多個辦公室去完成這些 paperwork，可以說walk through paperwork。比方說，"I have to walk through my paperwork before I can get my job done."(在我把工作作完之前，我必須先完成這些文件。)

　　10. Please don't hesitate to contact me if you have any questions.

　　如果你有任何問題的話，請不要猶豫，立即跟我連絡。

　　類似例句的用法常見于電話的交談或是e-mail，書信往來的最后。這是一種很客氣的講法，請對方如果有任何的問題盡管問沒關系。常見的講法還有諸如，"Please let me know if you have any questions."或是"Please feel free to call me if you have other questions."都是同樣的意思。

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