學(xué)校辦公室管理制度(3)

　　二、印章的使用范圍

　　1、校印

　　(1)以學(xué)校名義制發(fā)的各種文件，上報(bào)的各種報(bào)表;

　　(2)學(xué)校頒發(fā)的各種證件、證書(shū)、聘書(shū);

　　(3)學(xué)校對(duì)外簽訂的協(xié)議、合同;

　　(4)對(duì)外聯(lián)系行政業(yè)務(wù)工作的介紹信、證明信;

　　(5)其他經(jīng)校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)需要使用校印的有關(guān)材料。

　　學(xué)生的學(xué)業(yè)成績(jī)，職工的工資收入證明，師生的婚姻狀況證明等不使用校印。

　　2、校長(zhǎng)印章

　　用于證件、證書(shū)、聘書(shū)、有關(guān)報(bào)表、合同、協(xié)議書(shū)、法人委托書(shū)等，以及以校長(zhǎng)名義發(fā)出的函。

　　三、用印原則和程序

　　1、所有用印必須填寫(xiě)“蓋印公章登記單”，經(jīng)辦人、經(jīng)審簽后，方能蓋章。

　　2、計(jì)劃內(nèi)招收的各層次學(xué)生畢業(yè)證、結(jié)業(yè)證、學(xué)位證書(shū)，各類(lèi)新生錄取通知書(shū)，各類(lèi)招生廣告或以學(xué)校名義發(fā)出的其它廣告，各類(lèi)合同書(shū)、協(xié)議書(shū)、申報(bào)材料、重要的統(tǒng)計(jì)報(bào)表及其它重要文本的用印，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)或校長(zhǎng)審簽。

　　3、法人委托書(shū)及其它代表法人的證件使用法人印章，須由法人代表(校長(zhǎng))簽署同意。

　　4、特殊情況用印，須請(qǐng)示校長(zhǎng)辦公室領(lǐng)導(dǎo)或主管校領(lǐng)導(dǎo)。

　　5、假期中或特殊情況，校章經(jīng)請(qǐng)示同意后轉(zhuǎn)由相關(guān)人員保管。

　　蓋印學(xué)校公章登記單

時(shí)間：  年   月    日 （         ）部門(mén) 事由： 經(jīng)辦人： 公章類(lèi)型：學(xué)校（    ）校長(zhǎng)（   ） 公章枚數(shù)：

　　介紹信管理制度

　　一、學(xué)校辦公室受行政委托管理學(xué)校行政介紹信。

　　二、學(xué)校行政介紹信由專(zhuān)人負(fù)責(zé)保管。管理人員要嚴(yán)格執(zhí)行介紹信管理制度，開(kāi)具介紹信管理人員要親手操作;要堅(jiān)持“朱在墨上”的原則，不得在空白介紹信或空白紙上蓋印，讓他人帶走使用。

　　三、介紹信必須存放在牢固加鎖的保險(xiǎn)柜中，管理人員在使用介紹信后要嚴(yán)格保管。

　　四、介紹信在使用時(shí)要嚴(yán)格履行批準(zhǔn)手續(xù)。管理人員開(kāi)具介紹信前，要檢查原稿上有無(wú)領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)意見(jiàn)或批準(zhǔn)使用介紹信的意見(jiàn)，有領(lǐng)導(dǎo)人簽發(fā)意見(jiàn)或批準(zhǔn)意見(jiàn)的，方能開(kāi)具。

　　五、介紹信的使用要記錄在案。介紹信管理人員經(jīng)審查確認(rèn)合乎開(kāi)具手續(xù)后，要在介紹信使用登記簿上逐項(xiàng)填寫(xiě)登記項(xiàng)目。登記項(xiàng)目包括：開(kāi)具介紹信、介紹信內(nèi)容、申請(qǐng)人、承辦人等。

　　六、管理人員在開(kāi)具介紹信時(shí)，要將介紹信的內(nèi)容填寫(xiě)明確具體，信文與存根記載要求一致，并填寫(xiě)有效限期。存根要及時(shí)上交檔案室。

　　學(xué)校介紹信使用登記簿

　　編號(hào)：

時(shí)間：   年   月   日 介紹信使用單位： 申請(qǐng)人： 介紹信內(nèi)容：

　　辦公室信訪工作辦法

　　1、信訪工作在學(xué)校行政的領(lǐng)導(dǎo)下，堅(jiān)持實(shí)事求是、按政策辦事的原則，積極主動(dòng)處理好信訪問(wèn)題，做到件件有著落，事事有結(jié)果。

　　2、辦公室負(fù)責(zé)處理來(lái)信、接待來(lái)訪工作。對(duì)重要來(lái)信、重要來(lái)訪，呈請(qǐng)行政領(lǐng)導(dǎo)同志閱批。

　　3、 辦公室信訪工作任務(wù)主要有：

　　(1)辦理學(xué)校行政和上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)交辦的來(lái)信來(lái)訪問(wèn)題;

　　(2)受理校內(nèi)教職工、群眾的信訪問(wèn)題;

　　(3)做好黨政領(lǐng)導(dǎo)同志接待來(lái)訪前的準(zhǔn)備工作及事后的交辦、催辦、落實(shí)工作;

　　(4) 辦理學(xué)校黨政領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它信訪事項(xiàng)。

　　4、 信訪工作程序。辦公室接到群眾來(lái)信后，要按照規(guī)定的步驟認(rèn)真辦理。辦理群眾來(lái)信的程序是：拆封→閱信→登記→處理→復(fù)信。

　　拆封。收到群眾來(lái)信，要當(dāng)日拆封，不能拖拉。

　　閱信。拆封后應(yīng)及時(shí)閱信，閱信時(shí)要認(rèn)真仔細(xì)，要理解和掌握來(lái)信者的意圖、要求及反映情況的全部過(guò)程。

　　登記。將來(lái)信者的姓名、性別、工作單位、通訊地址和反映的問(wèn)題、要求等內(nèi)容，逐項(xiàng)在《群眾來(lái)信登記簿》上登記。對(duì)重復(fù)來(lái)信者，應(yīng)加以注明。

　　處理。一般性的群眾來(lái)信，由辦公室負(fù)責(zé)同志批辦;重要來(lái)信在辦公室負(fù)責(zé)同志擬辦后，呈請(qǐng)行政領(lǐng)導(dǎo)同志批辦。批辦意見(jiàn)填寫(xiě)在《學(xué)校辦公室信訪處理單》的相應(yīng)欄目中。根據(jù)來(lái)信所反映問(wèn)題的性質(zhì)，按照“分級(jí)負(fù)責(zé)、歸口辦理”的原則，屬于辦公室職責(zé)范圍內(nèi)的問(wèn)題，要及時(shí)、妥善處理，對(duì)于需要其他部門(mén)或下級(jí)單位處理的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)轉(zhuǎn)辦或交辦。

　　復(fù)信。群眾來(lái)信處理完畢后，原則上都應(yīng)復(fù)信，向群眾宣傳政策，做思想工作，告知處理情況，答復(fù)處理結(jié)果，做到件件有回音。

　　辦公室對(duì)群眾來(lái)訪陳述意見(jiàn)，反映情況，提出要求、建議、批評(píng)以及申訴、控告、檢舉等，要以對(duì)群眾負(fù)責(zé)的態(tài)度，熱情接待，耐心聽(tīng)取，并對(duì)來(lái)訪者反映的問(wèn)題和要求予以辦理。辦理群眾來(lái)訪的基本程序是：登記→接談→處理→回訪。

　　群眾來(lái)訪登記卡

來(lái)訪人姓名 　 性別 　 年齡 　 職務(wù) 　 現(xiàn)工作單位或家庭住址 　 初次來(lái)訪時(shí)間 　 聯(lián)系電話 　 來(lái)訪問(wèn)題摘要： 處理情況：                    

　　群眾來(lái)信處理單

　　編 號(hào)：

來(lái) 信 人   來(lái)信時(shí)間   主要內(nèi)容   校領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)   處理結(jié)果  

　　日志、每周工作安排填寫(xiě)制度

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