作為一名財務(wù)人員，筆者負(fù)責(zé)單位往來賬項的詢證工作，

不必重復(fù)勞動用Word合并功能巧制作詢證函

。查閱憑證、合同臺賬和合同原件，筆者費(fèi)了九牛二虎之力，總算把本單位與百余家公司的往來賬項搞清楚了，并編輯成了一張Excel表格，接下來就要根據(jù)這些數(shù)據(jù)編制百余份詢證函。難道還要筆者再費(fèi)力地重復(fù)勞動嗎？不，我們自有辦法。

　　技術(shù)看點(diǎn)：郵件合并功能。

　　一、制作明細(xì)表

　　首先按照圖1的格式制作“往來賬項明細(xì)表.xls”，

電腦資料

《不必重復(fù)勞動用Word合并功能巧制作詢證函》(http://www.msguai.com)。筆者使用Office2003，在其他版本的Office中操作略有不同，請朋友們注意。

　　二、詢證函的格式

　　為了敘述清楚，我們假設(shè)詢證函的格式如圖2所示(實(shí)際的詢證函長達(dá)3頁，編號中的最后一位數(shù)字即表示該詢證函有3頁內(nèi)容)，該文件名稱為“詢證函.doc”。在這張詢證函中有5處內(nèi)容取自“往來賬項明細(xì)表.xls”，即圖2中標(biāo)注的①、②、③、④、⑤處。

　　三、進(jìn)行“郵件合并”

　　1.啟動Word，打開“詢證函.doc”，執(zhí)行“工具→信函與郵件→郵件合并”命令，打開“郵件合并”任務(wù)窗格。

　　2.選擇“信函”項，單擊“下一步”；選擇“使用當(dāng)前文檔”項，單擊“下一步