退貨作業(yè)是ERP系統(tǒng)中一支不怎么起眼的作業(yè)，用戶一般不怎么重視，
大話ERP之謹(jǐn)慎處理退貨作業(yè)
。但是，退貨作業(yè)不是用戶想的這么簡(jiǎn)單，退貨事情不僅跟企業(yè)的錢有關(guān)，而且，還跟企業(yè)的生產(chǎn)計(jì)劃、出貨計(jì)劃有關(guān)。一不小心，企業(yè)的錢給供應(yīng)商“騙”去了是小事情，影響產(chǎn)品最終的出貨，就是大問(wèn)題了。所以，退貨作業(yè)雖然不起眼，但是，用戶不容忽視。一般在退貨處理時(shí)，要注意以下問(wèn)題。
1、一般在退貨時(shí)，要對(duì)應(yīng)原有的采購(gòu)單。
在處理退貨單時(shí)，最好能根據(jù)采購(gòu)單或者入庫(kù)單自動(dòng)生成退貨單，如此，退貨單就可以自動(dòng)跟采購(gòu)單進(jìn)行一一對(duì)應(yīng)，如此，又以下好處：
(1)方便輸入，而且，可以減少錯(cuò)誤發(fā)生的機(jī)率。根據(jù)采購(gòu)單或者入庫(kù)單自動(dòng)轉(zhuǎn)換成退貨單，在轉(zhuǎn)換的過(guò)程中，退貨單上的內(nèi)容基本上是原單據(jù)的內(nèi)容，用戶只要修改一下退貨的數(shù)量，注明一下退貨單原因即可，而不需要更改其他的內(nèi)容。這就提高了退貨的工作效率。
(2)跟采購(gòu)單一一對(duì)應(yīng)后，還有一個(gè)好處，就是退貨單的退貨數(shù)量，可以自動(dòng)遞減采購(gòu)單上的已收數(shù)量，但供應(yīng)商收到退貨重新補(bǔ)貨時(shí)，則又可以根據(jù)采購(gòu)單來(lái)生成進(jìn)貨單，如此，用戶就不用再開一張采購(gòu)單，如此，更加符合實(shí)際處理的情況。而且，這對(duì)于統(tǒng)計(jì)采購(gòu)訂單的成本等方面，也非常有幫助。
(3)企業(yè)對(duì)于退貨，一般有兩種處理方式，一是要求供應(yīng)商補(bǔ)貨，另外是不補(bǔ)貨，該張采購(gòu)單指定結(jié)案。這兩種方式，在ERP中的解決方法是有區(qū)別的。如我現(xiàn)在有一張1000套工具的采購(gòu)單，供應(yīng)商進(jìn)貨了800套，后因質(zhì)量不合格等原因退了100套。此時(shí)，退貨單要根據(jù)采購(gòu)單或者入庫(kù)單生成，如此，可以遞增采購(gòu)單的應(yīng)收數(shù)量，有原來(lái)的200套(1000套收了800套，還剩下200套)，變?yōu)榱?00套。若我們要求供應(yīng)商補(bǔ)貨時(shí)，退貨單相當(dāng)于是補(bǔ)貨通知單，采購(gòu)單上的未結(jié)案也就變成了300套;若企業(yè)決定不補(bǔ)貨，并對(duì)于剩下的200套也不再收獲，則用戶要把這張采購(gòu)單指定結(jié)案，防止，后續(xù)進(jìn)貨時(shí)，再根據(jù)這張采購(gòu)單進(jìn)貨。
(4)同時(shí)，隨著產(chǎn)品采購(gòu)時(shí)機(jī)的不同，采購(gòu)訂單的價(jià)格可能不一致。若不按采購(gòu)單來(lái)，則ERP系統(tǒng)如何知道，這筆貨該按照哪個(gè)價(jià)格來(lái)計(jì)算退貨價(jià)格呢?如某個(gè)材料，在11月10日，下過(guò)一張訂單，單價(jià)為10元，材料已經(jīng)入庫(kù);在11月18日，又下了一張訂單，此時(shí)，訂單的價(jià)格已經(jīng)有10元變?yōu)榱?元，但是，在11月30日時(shí)，企業(yè)發(fā)現(xiàn)這筆材料有不良品，經(jīng)挑選后，退回給供應(yīng)商。此時(shí)，退貨的價(jià)格應(yīng)該按照10元來(lái)算呢還是按照9元?若這筆貨10日的采購(gòu)單采購(gòu)進(jìn)來(lái)的，就要按照10日的采購(gòu)價(jià)格計(jì)算，若是18日采購(gòu)來(lái)的，就要按照18日的采購(gòu)訂單價(jià)格來(lái)算。若在退貨單沒(méi)有對(duì)應(yīng)采購(gòu)單的情況下，ERP系統(tǒng)就無(wú)法進(jìn)行有效判斷，不知道該適用哪個(gè)價(jià)格。
所以，在進(jìn)行退貨作業(yè)時(shí)，一定要跟采購(gòu)單進(jìn)行對(duì)應(yīng)，要退貨單也受采購(gòu)單的管理控制，如此，就可以實(shí)現(xiàn)每張單據(jù)都有源頭單據(jù)的原則，而不是讓單據(jù)都走斷頭路。
2、進(jìn)行批號(hào)管理者，再退貨時(shí)，批號(hào)一定要輸入。
有些企業(yè)對(duì)原材料進(jìn)行批號(hào)管理，則在退貨時(shí)，要注意，在退貨單上要注明這筆貨的批號(hào)，以備以后查詢。因?yàn)榕?hào)關(guān)系到很多內(nèi)容，如以后倉(cāng)庫(kù)的發(fā)料，投訴處理時(shí)的查詢，不良品發(fā)生時(shí)的追蹤，都有可能要用到批號(hào)。所以，批號(hào)要存在于各個(gè)單據(jù)中，如此，可以方便的進(jìn)行查詢。如發(fā)現(xiàn)某個(gè)不良品時(shí)，可以通過(guò)成品的批號(hào)，可以查詢時(shí)哪個(gè)批號(hào)的零件造成的，這個(gè)批號(hào)的零件有沒(méi)有退過(guò)貨，是不是供應(yīng)商改進(jìn)不足還是其他原因呢?有了批號(hào)，可以方便的查詢到相關(guān)信息，為用戶進(jìn)行分析決策，迅速準(zhǔn)確的提供第一手?jǐn)?shù)據(jù)，
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《大話ERP之謹(jǐn)慎處理退貨作業(yè)》(http://www.msguai.com)。3、無(wú)采購(gòu)單者，退貨單價(jià)來(lái)自于產(chǎn)品供應(yīng)商信息。
若一個(gè)產(chǎn)品確實(shí)沒(méi)有采購(gòu)單，無(wú)單采購(gòu)，則退貨價(jià)格如何確定呢?如某個(gè)包裝袋，有兩個(gè)供應(yīng)商送貨，A供應(yīng)商的價(jià)格是0.5元，B供應(yīng)商的價(jià)格是0.6元，庫(kù)存成本為0.55元。若由于這個(gè)包裝袋質(zhì)量不合格，要退貨時(shí)，則退貨的價(jià)格還如何確定呢? ERP系統(tǒng)如何在這三個(gè)價(jià)格中間，選擇一個(gè)合理退貨價(jià)格呢?一般來(lái)說(shuō)，ERP系統(tǒng)是按照供應(yīng)商來(lái)判斷該采用哪個(gè)價(jià)格。如退貨時(shí)，是退給A供應(yīng)商的，就采用0.5元的價(jià)格退貨，若是退給B供應(yīng)商的，就是以0.6元的價(jià)格退貨。總之，不會(huì)以成本價(jià)格0.55元進(jìn)行退貨的。
4、退貨單對(duì)于應(yīng)付帳款的影響。
根據(jù)應(yīng)付帳款的狀態(tài)不同，退貨單對(duì)其的影響也不一樣。
(1)這筆應(yīng)付帳款若已經(jīng)付款，則該如何處理?
若已經(jīng)付款的話，若是手工處理的話，則會(huì)考慮直接在下筆應(yīng)收帳款中扣掉。但是，在ERP處理中，會(huì)增加一筆扣款單的動(dòng)作。若直接扣掉，則后續(xù)查詢時(shí)，就反映不出來(lái)這筆應(yīng)收帳款為何會(huì)莫名其妙的少了一筆款項(xiàng)。為了解決這個(gè)問(wèn)題，ERP系統(tǒng)中，加入了一個(gè)扣款的動(dòng)作。如本月某個(gè)供應(yīng)商一共發(fā)生了80萬(wàn)的應(yīng)付帳款，但是，本月該供應(yīng)商還發(fā)生了一筆退貨，總共10萬(wàn)，企業(yè)已經(jīng)把這張采購(gòu)單指定結(jié)案。則在月末結(jié)帳時(shí)，先會(huì)根據(jù)不同業(yè)務(wù)，分別會(huì)產(chǎn)生80萬(wàn)的應(yīng)付帳款與10萬(wàn)的扣款但，然后，轉(zhuǎn)換為付款但時(shí)，會(huì)把扣款的10萬(wàn)從應(yīng)付金額扣掉，即最后的付款單上，顯示發(fā)付款金額為70萬(wàn)，查詢其明細(xì)時(shí)，會(huì)顯示應(yīng)付帳款80萬(wàn)，扣款10萬(wàn)，如此，非常的明顯，用戶一查即知。
(2)若應(yīng)付帳款還沒(méi)有扣款，又該如何處理?
若應(yīng)付帳款還沒(méi)有扣掉，企業(yè)可以根據(jù)自己的需要，采取不同的處理方式。即可以按照上面所說(shuō)的，把應(yīng)付帳款根扣款單分開來(lái)處理，又可以直接扣除應(yīng)付帳款。如某個(gè)材料，本月進(jìn)貨30萬(wàn)，又退貨10萬(wàn)，在月末結(jié)帳時(shí)，若企業(yè)向直接扣掉應(yīng)付帳款的話，則在應(yīng)付帳款生成作業(yè)時(shí)，把退貨單也選中，并選擇直接扣減應(yīng)付帳款的話，則在生成的應(yīng)付帳款中，就變?yōu)榱?0萬(wàn)。當(dāng)然，這個(gè)前提是，退貨單必須跟入庫(kù)單一一對(duì)應(yīng)，否則，就無(wú)法順利完成這個(gè)作業(yè)。這么處理比較方便，問(wèn)題是就不利于查詢?cè)颍埠茈y跟蹤到這筆退貨是否已經(jīng)扣款等。企業(yè)要根據(jù)自己的管理需要，選擇不同的處理方式。
5、退貨要及時(shí)進(jìn)行跟蹤，要注意對(duì)生產(chǎn)的影響。
退貨除了影響企業(yè)的應(yīng)付帳款，關(guān)系到企業(yè)的資金安全以外，最重要的影響就是對(duì)于企業(yè)生產(chǎn)計(jì)劃的影響。若一筆退貨不能在企業(yè)規(guī)定的日期到企業(yè)的話，則就會(huì)影響企業(yè)預(yù)定的生產(chǎn)計(jì)劃， 企業(yè)若要重新調(diào)整計(jì)劃的話，可能會(huì)造成不小的損失。
所以，ERP系統(tǒng)，為了能夠更好的追蹤退貨的補(bǔ)貨情況，故專門有一個(gè)退貨補(bǔ)貨的報(bào)表，企業(yè)每天運(yùn)行一下報(bào)表，就可以發(fā)現(xiàn)，還有多少退貨補(bǔ)貨的材料還沒(méi)有到企業(yè)，還可以反映出，這些材料的話，什么時(shí)候企業(yè)需要用到，如此，采購(gòu)員可以借此工具，方便的對(duì)于退貨材料進(jìn)行跟蹤(如果企業(yè)要求供應(yīng)商進(jìn)行補(bǔ)貨的話)。
由此可見(jiàn)，退貨作業(yè)不是一支小作業(yè)，若想把這支作業(yè)運(yùn)作完善，企業(yè)用戶還是需要花費(fèi)一定心思的。同時(shí)，退貨作業(yè)還是一個(gè)跨部門的作業(yè)，如跟采購(gòu)部門、質(zhì)量部門、倉(cāng)庫(kù)部門、財(cái)務(wù)部門、生產(chǎn)部門等都有直接間接的關(guān)系，需要把這支作業(yè)運(yùn)行順利的話，還是需要各個(gè)部門密切配合的，光靠倉(cāng)庫(kù)或者采購(gòu)一個(gè)部門，還是不能完成的。部門之間的協(xié)作，不光是這支作業(yè)，是ERP整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)作的基礎(chǔ)。
來(lái)自：http://erp.ctocio.com.cn/tzhb/397/7726397_1.shtml