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如何做好辦公室接待工作
任何一家公司都存在接待客人的時(shí)候，接待時(shí)能否讓客人滿意則直接體現(xiàn)出這家公司的公關(guān)水平如何。以下是小編幫大家整理的如何做好辦公室接待工作，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。
如何做好辦公室接待工作
"接待也是生產(chǎn)力"無意間聽到這么一句話，覺得頗有見地，接待工作是辦公室工作中的一項(xiàng)常規(guī)性工作，接待水平及臨時(shí)應(yīng)變能力的高低能反映一個(gè)部門乃至一個(gè)項(xiàng)目部的整體形象水平，在辦公室工作幾年，經(jīng)歷了一些大大小小的迎檢接待，在此談一下自己的一些小小的體會(huì)，希望能共勉之。
"凡事預(yù)則立不預(yù)則廢"，每有接待任務(wù)時(shí)，作為整體籌劃人員得提前方方面面考慮，從每個(gè)細(xì)節(jié)，每個(gè)程序過程入手，都要細(xì)細(xì)從自己腦海里像放電影一般細(xì)細(xì)過一遍。
接待前做好充分的準(zhǔn)備是保證接待工作質(zhì)量的前提。首先，要溝通情況，明確上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)此行的目的意圖。具體包括上級(jí)或?qū)Ψ絹碓L的人數(shù)、身份、民族、性別、日程安排等，還要掌握上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)來檢查指導(dǎo)哪些工作、有什么要求、活動(dòng)的方式等等，以便安排好餐飲、住宿、車輛，匯報(bào)材料準(zhǔn)備等各項(xiàng)工作。其次，要周密考慮，制定方案。在了解掌握以上情況后，要制定好接待迎檢方案，主要包括所需材料的準(zhǔn)備、迎接引導(dǎo)、座談匯報(bào)、食宿安排、結(jié)束送行、宣傳報(bào)道、注意事項(xiàng)等。方案中的每項(xiàng)任務(wù)、每一個(gè)環(huán)節(jié)都要細(xì)化到部門和責(zé)任人。方案制定之后，要送有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審閱，待領(lǐng)導(dǎo)審定后，及時(shí)通知有關(guān)人員或召開專題會(huì)議詳細(xì)安排，讓每個(gè)參與人員都明確自己的職責(zé)和任務(wù)。接待方案在執(zhí)行中要根據(jù)需要隨時(shí)調(diào)整，并及時(shí)通知有關(guān)工作人員。
每次檢查接待都緊緊張張，把自己也搞得手忙腳亂，還總會(huì)出錯(cuò)，達(dá)不到領(lǐng)導(dǎo)滿意的效果。其實(shí)早早籌劃，把每一個(gè)可能發(fā)生的情況，把每一個(gè)細(xì)節(jié)都想到了、安排扎實(shí)了，就完全可以有條不紊的做好接待的每項(xiàng)工作。
（一）迎接引導(dǎo)，沿途介紹。迎接時(shí)要根據(jù)人數(shù)安排好接待車輛，參加迎接的人員要與所接人員在級(jí)別或身份上對(duì)等或稍低一點(diǎn)，并提前到達(dá)車站或約定地點(diǎn)。接到后，沿途要主動(dòng)介紹景觀或接待安排情況，征求意見，要避免冷場(chǎng)。迎接還要注意引導(dǎo)時(shí)自己行走的位置、問候握手時(shí)的動(dòng)作、介紹雙方領(lǐng)導(dǎo)的順序、乘坐車時(shí)的禮節(jié)等。
�。ǘ� 檢查工地，精心準(zhǔn)備。現(xiàn)場(chǎng)檢查要提前安排好車輛，人多時(shí)注意將車輛編號(hào)，引導(dǎo)客人按順序乘坐。根據(jù)需要前面可安排引導(dǎo)車輛，交待清楚行走路線。施工現(xiàn)場(chǎng)要提前準(zhǔn)備好安全帽，茶水或礦泉水，餐巾紙等，材料要堆碼整齊，橫幅要放到懸掛到醒目位置，展板要整潔干凈，能充分顯示公司文化及項(xiàng)目部施工動(dòng)態(tài)，并要有專人做施工介紹，同時(shí)要安排好休息地點(diǎn)、方便地點(diǎn)等，（如果要乘坐專列時(shí)就得注意軌道車的布置：椅子，茶幾、紙巾、垃圾桶、煙灰缸、擴(kuò)音器等）檢查完后要有專人回收安全帽，給參觀者留一個(gè)善始善終的好印象。
�。ㄈ� 住宿吃飯，妥善安排。住宿要根據(jù)需要進(jìn)行安排，酒店及房間類別要提前溝通，確認(rèn)來訪領(lǐng)導(dǎo)的身份以預(yù)定相應(yīng)級(jí)別的房間，在樓層及房間號(hào)上都要有所講究。如果在項(xiàng)目部小餐廳用餐就得提前安排
一是小餐廳餐桌準(zhǔn)備：餐桌最好要有桌布，凳子要有椅子套并要及時(shí)清洗保持干凈，餐具要按規(guī)格擺放整齊，有的餐具用的時(shí)間長了有茶漬等，用去污粉可以清洗干凈，轉(zhuǎn)盤玻璃也得擦洗干凈。
二是消毒柜、冰柜，空調(diào)等設(shè)備及綠色盆栽要注意打掃，及時(shí)將上面灰塵拂去。
三是注意小衛(wèi)生間的環(huán)境衛(wèi)生，不能留死角。就餐要嚴(yán)格按照接待標(biāo)準(zhǔn)，突出地方及時(shí)令蔬菜等特色，根據(jù)來人習(xí)慣安排就餐方式，特別要注意飲食衛(wèi)生及有沒有忌口的。就餐時(shí)本單位參加人員應(yīng)與領(lǐng)導(dǎo)對(duì)等或高半格，并安排好座次。
�。ㄋ模┳⒁馑托�，善始善終。接待結(jié)束后應(yīng)安排好送行，不能來時(shí)熱情迎接，走時(shí)冷冷清清，導(dǎo)致整個(gè)接待效果大打折扣�？上葞椭腿擞喓密嚻保瑢脮r(shí)做好送站工作。
整個(gè)接待活動(dòng)結(jié)束后，接待人員要對(duì)本次活動(dòng)進(jìn)行認(rèn)真全面的總結(jié)，看看哪些方面做的比較到位，哪些方面還存在問題或不足。要通過總結(jié)不斷提高接待質(zhì)量和效率。同時(shí)，作為辦公室人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了解掌握各方面的知識(shí)（自己平時(shí)工作能用到的所有資源），特別是對(duì)項(xiàng)目部施工生產(chǎn)，本地本部門的情況要了如指掌，為自己進(jìn)一步做好接待工作做好鋪墊。
做好接待工作全過程
首先我覺得這個(gè)標(biāo)題可能不是很準(zhǔn)確，因?yàn)椴荒芡耆从澄蚁氡磉_(dá)的內(nèi)容，但是文章沒有標(biāo)題總是不行，又不好用"無題"，所以暫且這樣。
什么是接待工作，怎么做好接待工作？千萬不要以為接待工作是吃吃喝喝的小事情，只需要辦公室秘書負(fù)責(zé)就可以了。接待工作也是工作，而且是一個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工作。很多時(shí)候，你只有這一次機(jī)會(huì)來展現(xiàn)你的實(shí)力給被接待者看（心里有"我只有這一次機(jī)會(huì)"的警示，是做好很多工作的保證）。
反過來說，對(duì)于一個(gè)高級(jí)管理人員來說，他對(duì)下屬、客戶的認(rèn)識(shí)往往只需要（很多時(shí)候也只能這樣）一頓飯就可以看出對(duì)方的斤兩。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)下屬綜合素質(zhì)的考察除了他的業(yè)績，最重要的也就是到下屬所在市場(chǎng)時(shí)候的一次見面，一頓飯的溝通。所以重要的接待工作很多時(shí)候都是由接待方的一把手、二把手親自主抓。想當(dāng)年尼克松總統(tǒng)訪華，周總理就親自負(fù)責(zé)接待工作，最后賓主盡歡，相逢泯恩仇，開創(chuàng)中美兩國關(guān)系新局面，尼克松晚年的回憶錄中多處提到中方細(xì)致的接待。所以說：接待工作無小事啊。
假如你是一方市場(chǎng)、一個(gè)項(xiàng)目的負(fù)責(zé)人。領(lǐng)導(dǎo)要來考察工作（當(dāng)然這些原則對(duì)接待其他對(duì)象同樣適用），你應(yīng)該如何做好接待工作呢？
千萬不要認(rèn)為只是做份精美的書面工作匯報(bào)材料，市場(chǎng)基礎(chǔ)工作展示好就ok了，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)你的考察，對(duì)你個(gè)人能力的認(rèn)可，很大一部分要靠你的接待工作的質(zhì)量來加分。
雖然接待工作的要點(diǎn)千頭萬緒，但是你只要把握住：衣、食、住、行四個(gè)要點(diǎn)，和由客人身份、重要程度決定的檔次原則，也就是確定接待標(biāo)準(zhǔn)，離一次完美的接待工作就不遠(yuǎn)了。
什么是衣？
就是要考慮當(dāng)?shù)氐奶鞖�、氣候因素，提前通知領(lǐng)導(dǎo)和隨行人員準(zhǔn)備相應(yīng)的服裝。當(dāng)然也包括你個(gè)人和團(tuán)隊(duì)的著裝，由此還可以延伸到儀容儀表的準(zhǔn)備，這涉及到服裝禮儀知識(shí)，本文就不展開討論了。
什么是食？
就是領(lǐng)導(dǎo)來了以后吃什么？怎么吃？那里吃？這是要點(diǎn)的要點(diǎn)，中國是飲食大國，飲食文化源遠(yuǎn)流長，許多重要的事情都須要在席間討論決定，所以這是一次成功接待的核心。因?yàn)樘匾耍头诺阶詈笳归_討論，這里暫且不表。
什么是住？
就是要提前定好房間。這里首先要考慮接待標(biāo)準(zhǔn)，來決定住宿標(biāo)準(zhǔn)。其次是看客人有沒有特別喜好的酒店。房間預(yù)訂時(shí)候，要避免不吉利的房號(hào)；根據(jù)酒店實(shí)際位置綜合考慮房間朝向、噪音、景觀等要素；分配房間的時(shí)候，一般領(lǐng)導(dǎo)的樓層要高于隨行人員的樓層，如果同行的有多位領(lǐng)導(dǎo)，分配原則相同�？头恳崆斑M(jìn)駐，查看房間設(shè)施有什么問題沒有，考慮領(lǐng)導(dǎo)的房間是否須要放水果。除此之外，要提前了解酒店設(shè)施：停車場(chǎng)位置、早餐樓層、游泳池樓層等等。
什么是行？
就是領(lǐng)導(dǎo)考察期間的用車安排和工作線路安排、觀光線路安排。
重點(diǎn)要考察從機(jī)場(chǎng)/火車站/汽車站接到領(lǐng)導(dǎo)后到賓館的路線，另外就是考察期間的用車安排。包括：車輛種類、檔次的考慮，接待用車衛(wèi)生打掃等，這須要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的行程安排來確定。至于市場(chǎng)考察路線的安排，要考慮堵車、紅綠燈等因素，規(guī)劃好路線。另外就是領(lǐng)導(dǎo)離開時(shí)候的路線、方式選擇，你必須熟悉當(dāng)?shù)睾桨�、列車、汽車站的發(fā)車情況。最后就是當(dāng)?shù)靥厣糜蔚穆肪�選擇，領(lǐng)導(dǎo)也是人嘛，考察是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)費(fèi)力的辛苦活，勞逸結(jié)合最重要，領(lǐng)導(dǎo)工作之余也須要寄情于山水之間，所以當(dāng)?shù)氐奶厣糜尉�路你是必須要熟悉的。特別提醒的是：所有的線路你必須提前踩點(diǎn)，就是自己跑一遍，做到心中有數(shù)，給領(lǐng)導(dǎo)帶錯(cuò)路是相當(dāng)囧的事情，不親自踩點(diǎn)，總會(huì)有你意想不到的情況發(fā)生。
現(xiàn)在展開討論食的注意要點(diǎn)。
食就是吃飯，現(xiàn)在都叫飯局了，飯局既然叫"局"，就須要精心設(shè)計(jì)，這樣除了可以體現(xiàn)你的素質(zhì)和品味，還能讓客人體會(huì)到你的重視和用心。那么一餐完美的飯局要注意什么呢？
第一、計(jì)算考察期間用餐次數(shù)，做好用餐口味的合理搭配并提前預(yù)訂。
一般第一餐和最后一餐是大戲，或者說是大餐。根據(jù)接待標(biāo)準(zhǔn)，要選擇檔次高、或者有特色的酒店。中途的小餐，可以自由組合，根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)胃口調(diào)整。
第二、確定飯局的陪同人員
一次完美的飯局，陪同人員非常重要，必須指出的是：飯局的檔次很大程度上是由出席飯局的人決定的，這和一次會(huì)議的檔次是由出席的最高領(lǐng)導(dǎo)身份決定的一樣。選擇陪同人員的原則有兩個(gè)：對(duì)等原則和搭配原則。所謂對(duì)等就是根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的身份確定陪同人員的身份級(jí)別。搭配不光是說男女搭配，還要綜合挑選搭配有能喝酒的，有能活躍氣氛的人作陪。
第三、菜系選擇，或者叫酒店選擇，酒店選擇很重要，吃什么，那里吃都是酒店選擇決定的。
酒店選擇的原則是兩個(gè)：
一是檔次
二是特色，兩者兼顧當(dāng)然最好，如果不考慮特色，高級(jí)別的飯局就是粵菜，也就是海鮮店。
以上是吃飯前就須要考慮好的， 等領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)入酒店，準(zhǔn)備開始用餐了，又須要那些注意點(diǎn)呢？
首先是餐前準(zhǔn)備。
第一，包間選擇。
訂多大的包間、坐多少人的飯桌，這須要提前考慮，包間夏天要提前開空調(diào)，冬天要提前開暖氣。
第二，點(diǎn)菜（包括點(diǎn)茶、點(diǎn)飲料、點(diǎn)酒）
一般主人要提前點(diǎn)好涼菜（叫起）和主要的熱菜（等叫），最好不要讓領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)菜（可以讓領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)茶）�？梢渣c(diǎn)好菜以后讓服務(wù)員給領(lǐng)導(dǎo)報(bào)一次菜名、或者把點(diǎn)好的菜單給領(lǐng)導(dǎo)看一下。領(lǐng)導(dǎo)可能會(huì)禮節(jié)性的加一個(gè)素菜或者湯。
一、做好接待工作的意義
做好接待工作是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展的需要。接待工作的優(yōu)劣，直接關(guān)系到客人對(duì)企業(yè)良好形象的客觀評(píng)價(jià)，關(guān)系到企業(yè)各項(xiàng)業(yè)務(wù)的發(fā)展，關(guān)系到企業(yè)中長遠(yuǎn)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。因此，接待工作至關(guān)重要，需要我們及時(shí)更新觀念，認(rèn)真搞好服務(wù)，高質(zhì)高量地做好各項(xiàng)接待工作。接待工作作為企業(yè)聯(lián)系內(nèi)外的橋梁和紐帶，是展示實(shí)力，樹立形象的體現(xiàn)，可以為企業(yè)積累豐富的關(guān)系資源，擴(kuò)大合作交流，從而推動(dòng)企業(yè)的快速發(fā)展。因此，必須把接待工作看做企業(yè)工作的一個(gè)重要組成部分，而不能僅僅停留在迎來送往、安排食宿的低層次上。做好接待工作是提高企業(yè)知名度和美譽(yù)度，從更高層次上展示企業(yè)形象的需要。接待工作做到熱情、禮貌、周到、耐心，使來訪者有賓至如歸的感覺，并以主動(dòng)大方，有禮有節(jié)，不卑不亢的職業(yè)精神給來訪者以美好的印象，讓來訪者由此觀察到企業(yè)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)和蓬勃向上的精神面貌，無形中提高了企業(yè)的知名度和美譽(yù)度。作為一名辦公室工作人員，對(duì)于每一項(xiàng)接待工作都要高度重視并樹立強(qiáng)烈的機(jī)遇意識(shí)、責(zé)任意識(shí)，要把其作為一項(xiàng)政治任務(wù)來完成。要樹立“每一個(gè)人都代表企業(yè)形象，每一個(gè)人的一言一行都是企業(yè)文化的折射”的思想意識(shí)，保證高質(zhì)高量地完成每一項(xiàng)接待任務(wù)。
二、如何做好企業(yè)接待工作
(1)做好接待的準(zhǔn)備工作。
一是接待手冊(cè)的編制。首先應(yīng)了解來賓的人數(shù)、姓名、性別、年齡、民族、職務(wù)，確定接待規(guī)格，并根據(jù)所對(duì)應(yīng)的職務(wù)確定陪同接待的領(lǐng)導(dǎo)。然后編制接待手冊(cè)，應(yīng)包括住宿、就餐、陪同人員、車輛、日程安排等，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審核后發(fā)放到每位來賓手中，讓客人了解大體的行程安排，做到心中有數(shù)。
二是物質(zhì)準(zhǔn)備工作。貴賓室、榮譽(yù)展室、會(huì)議室等要提前打掃干凈，桌椅擺放整齊，桌面清潔，沒有水漬、污漬。桌上可放一些介紹企業(yè)情況的資料。另外，茶具、茶葉要準(zhǔn)備齊全。各種辦公用品(筆記本、筆等)要提前準(zhǔn)備好，以備不時(shí)之需。
三是業(yè)務(wù)知識(shí)和能力的準(zhǔn)備。要對(duì)企業(yè)的發(fā)展歷史、精品工程的特點(diǎn)、規(guī)格，各部門設(shè)置及領(lǐng)導(dǎo)分工情況做大致的了解。同時(shí)，要有較完備的企業(yè)概況和市容市貌概況資料，如當(dāng)?shù)刭e館、名勝古跡、游覽路線等，保證客人所想、所需，使其滿載而歸。
(2)形成良好的接待程序。在企業(yè)的各類接待工作中，通過不斷的摸索和實(shí)踐，我們逐步形成了迎接、陪同、送行的全過程接待服務(wù)思路。首先，由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)到高速路口或飛機(jī)場(chǎng)迎接客人，與客人進(jìn)行初步的結(jié)識(shí)，并簡單介紹企業(yè)公司的大體情況。到達(dá)企業(yè)公司后，由來賓方最高領(lǐng)導(dǎo)所對(duì)應(yīng)的企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行接待，致歡迎詞，陪同參觀企業(yè)榮譽(yù)展室，安排歡迎宴會(huì)，陪同參觀企業(yè)施工現(xiàn)場(chǎng)等，確保來賓來訪期間的生活充實(shí)、愉快，最后由接站時(shí)的領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)將客人送至高速路口或飛機(jī)場(chǎng)，充分展現(xiàn)企業(yè)的良好形象。
(3)注重細(xì)節(jié)，全過程負(fù)責(zé)。企業(yè)辦公室樹立了“接待無小事，細(xì)節(jié)定成敗”的接待理念，在每一次接待中，高度重視每一個(gè)細(xì)節(jié)，了解每一位來賓的日常生活習(xí)慣，做周密的安排。面對(duì)接待工作復(fù)雜、繁瑣的各項(xiàng)事務(wù)，“想來賓所想，備來賓所需”，不斷提高隨機(jī)應(yīng)變的能力，周密細(xì)致地安排好每一項(xiàng)接待內(nèi)容，并對(duì)接待全過程負(fù)責(zé)。同時(shí)，我們還注重對(duì)接待之后的思考，尋找問題和不足，以便在以后的接待工作中加以改進(jìn)。
三、對(duì)企業(yè)辦公室接待工作的幾點(diǎn)思考
(1)提高對(duì)接待工作的再認(rèn)識(shí)。有些企業(yè)把接待工作單純視為一般的后勤工作，認(rèn)為接待工作就是平時(shí)的“迎來送往”，安排好食、住、行，就夠了，其實(shí)不然。新形勢(shì)下，接待工作的內(nèi)涵更加豐富，外延也不斷拓展，服務(wù)對(duì)象、工作范圍、接待隊(duì)伍不斷壯大，已不再是單純的食、住、行問題，它已發(fā)展成為涵蓋政治、經(jīng)濟(jì)、文化等諸多領(lǐng)域，拓展到社會(huì)各個(gè)階層，需要許多相關(guān)部門共同參與來完成的一項(xiàng)工作。因此，需要我們對(duì)接待工作的內(nèi)涵進(jìn)行再認(rèn)識(shí)，要從全局的角度思考問題，力求成為重要接待的策劃者、組織者、保障者、服務(wù)者，確保各類接待工作的順利開展。
(2)提高對(duì)接待工作重要性的再認(rèn)識(shí)。接待工作是一項(xiàng)綜合性很強(qiáng)，面廣量大的工作，它是宣傳企業(yè)，展示企業(yè)形象的對(duì)外窗口，是企業(yè)長遠(yuǎn)發(fā)展，加強(qiáng)對(duì)外合作交流的紐帶。因此，新時(shí)期，我們要提高對(duì)接待工作重要性的再認(rèn)識(shí)，要從自身素質(zhì)抓起，不斷優(yōu)化和完善整體接待服務(wù)功能，創(chuàng)造性的開展工作，讓接待出效益;要通過認(rèn)真組織，精心安排，努力提高接待質(zhì)量，充分發(fā)揮在對(duì)外交往聯(lián)絡(luò)中的窗口、橋梁、紐帶作用。
(3)展望未來，認(rèn)真細(xì)致的做好接待工作。展望未來，做好接待工作任重道遠(yuǎn)，需要我們不斷的更新和完善，進(jìn)一步的提高接待準(zhǔn)備、接待程序水平，加強(qiáng)自身的修養(yǎng)，無論是從接待前的準(zhǔn)備、接待中的服務(wù)還是接待后的總結(jié)，都應(yīng)認(rèn)真細(xì)致的做好每個(gè)環(huán)節(jié)，力爭(zhēng)更好的彰顯企業(yè)形象，展現(xiàn)企業(yè)實(shí)力，提高企業(yè)知名度，促進(jìn)企業(yè)又好又快發(fā)展。
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