保持嚴謹態(tài)度加強服務(wù)意識

摘要：電大的學籍管理工作是電大教務(wù)工作的核心，工作內(nèi)容繁雜、瑣碎，加之學員大部分利用業(yè)余時間學習，這就更增加了學籍管理人員的工作難度。如何做好本職工作，是每一個學籍管理負責人在不斷探索的課題。根據(jù)若干年學籍管理工作的經(jīng)驗，筆者認為若想做好這項工作，必須在工作中保持嚴謹態(tài)度，并加強自身的服務(wù)意識。

關(guān)鍵詞：開放教育；學籍管理；嚴謹態(tài)度；服務(wù)意識

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2013）47-0008-02

自1978年2月6日起，全國各地相繼建立廣播電視大學，從而揭開了中國現(xiàn)代遠程教育的序幕。經(jīng)過30多年的發(fā)展，如今電大的內(nèi)容涵蓋了補償性學歷教育、繼續(xù)教育、職業(yè)教育、崗位教育等多方面教育項目，由于其靈活的學習方式幾乎可以滿足所有求學者的要求，所以全國各地都有大量的人群以各種不同的方式在電大求學，中國電大也成為了世界最大的遠程開放教育系統(tǒng)。作為開放教育的電大和普通高校一樣，其重點工作都是由教學和教務(wù)兩部分組成。由于生源主要來自于社會，具有不同的個人背景、工作及家庭狀況，所以其教學和教務(wù)工作與普通高校又有著明顯的區(qū)別。尤其是教務(wù)工作，顯得就更加繁雜與瑣碎，并且隨時會遇到這樣那樣意想不到的困難。其中學籍管理是教務(wù)工作的核心，準確地說除此之外的其他教務(wù)工作，乃至全部教學工作都是以學籍管理為主線進行的。

筆者從事學籍管理工作幾年來，對其工作的重要性、困難程度有著頗多的體會。在與其他同業(yè)者的交流中，我們形容學籍管理工作是“善而無功、謬則有過”。雖然這是一句笑談，但也準確而形象地道出了這項工作的特點：事無巨細，兢兢業(yè)業(yè)完成工作中的每一步，使之準確無誤，在他人看來只是完成了一項工作，并無出眾之處；而一旦出現(xiàn)哪怕極小的一個錯誤，都會造成可能無法逆轉(zhuǎn)的極嚴重后果，影響到學員的權(quán)益，損害學校的聲譽。學籍管理貫穿學員從入學到畢業(yè)的每一段學習歷程，這個縱向過程簡單地說包括三大部分：學員的入學與注冊（新生報到、注冊，老生注冊），學員學籍異動（轉(zhuǎn)學、轉(zhuǎn)專業(yè)、退學），學員畢業(yè)（畢業(yè)申請、畢業(yè)準備、領(lǐng)取證書）。從橫向來說，上面的每一過程又分為若干部分，每個部分都由分校進行具體的信息采集，整理后匯報至省級電大，由省級電大反饋和批復，特定情況如新生學籍建立、信息更動、核發(fā)畢業(yè)證書等還要經(jīng)省級電大向中央電大報批。而將學員、分校、省級電大、中央電大聯(lián)系在一起的就是我們從事學籍管理的人員。作為電大負責學籍管理的人員，在工作中應(yīng)時刻保持嚴謹?shù)膽B(tài)度，而對所有的工作對象，尤其是學員必須不斷加強服務(wù)意識。在具體的工作中，為了達到以上要求，筆者總結(jié)出以下幾點經(jīng)驗和方法加以介紹，以供他人借鑒。

一、設(shè)置個人工作日志

學籍管理的日常工作十分繁雜與瑣碎，為了避免各項工作及細節(jié)的遺漏，本人在網(wǎng)絡(luò)個人終端建立了個人工作日志，將日常工作及其他臨時工作的日程、要求及簡要情況錄入其中，隨時根據(jù)具體情況增加及刪改，并將其設(shè)置為開機提醒狀態(tài)，這樣就避免了遺漏問題，并且根據(jù)日志對近期或遠期需待進行的工作和解決的問題有充足的預案時間。

二、設(shè)立學員補充檔案

每個學員從入學開始便建立了其學籍檔案，其內(nèi)容包括學員整個學業(yè)過程中所有關(guān)鍵信息，這個檔案即使在學員畢業(yè)后都會保存在電大畢業(yè)生檔案中。但這個檔案保存的是學員基本信息，相對簡單。為了便于工作，本人對經(jīng)手學籍的每個學員都建立了補充檔案，內(nèi)容除了學員標準基本信息外，更多的是涉及學員學業(yè)過程中的一些關(guān)鍵補充信息。比如需補考科目、需繳費情況、電子圖像信息采集、學籍異動的申報材料、學員對各項通知的反饋等，這樣就可以及時掌握每個學員的現(xiàn)實情況，以便有的放矢地對其進行要求、通知和指導，使其順利地完成學業(yè)。具體的檔案模式可以選擇比較直觀的表格形式。表格前面部分是學員基本信息，后面部分均可以根據(jù)需要進行增加和刪減，每一項針對學員的工作都要增加一格，格內(nèi)是完成情況的標示，如果需要還可以進行簡單的備注說明，這樣每個學員需完成項目均一目了然，便于任意時段的總結(jié)和有針對性的提醒和通知，也便于對任一學員當前和歷史的'情況進行查詢。如學籍管理負責人調(diào)離此崗位，繼任者亦可通過此檔案對學員學籍管理情況迅速了解，開展工作。

三、利用多種媒介和通訊工具建立通訊網(wǎng)

由于電大的辦學特點，其學員大部分為不脫產(chǎn)學習，簡單地說，利用自己工作之外的業(yè)余時間來學習。鑒于這種情況，學籍管理負責人與學員之間、學員與學員之間的通訊聯(lián)系就顯得十分重要，因為幾乎所有的通知都是靠這種通訊方式來進行的。在過去通訊不發(fā)達的年代，張貼布告通知、信件通知、電話通知是主要手段，由于其各自的局限性，對學員的通知一直是讓學籍管理人員棘手的工作。而現(xiàn)今手機的普及、網(wǎng)絡(luò)各種即時通訊工具的應(yīng)用使人們之間的聯(lián)系變得簡單方便。作為學籍管理者更應(yīng)該利用這些工具完善通訊這項工作。本人在這項工作中采取了以下幾種方式：利用校訊通及時發(fā)布各項通知；協(xié)助各班級建立QQ群，將所有通知在第一時間發(fā)布；對于聯(lián)系困難的學員，除以電話的方式主動聯(lián)系外，也可在班級QQ群上求助他人進行聯(lián)系；對學員聯(lián)系方式的變化及時通知相關(guān)人員變更信息，以加強相關(guān)人員的聯(lián)系，最大限度做到通知的及時、準確，使要通知的信息在相關(guān)人員之間形成多層次的、廣泛的傳播。

四、建立信息及時變更和核查的工作方式

由于電大學員的個人情況的多樣性，每個人的情況、信息也在隨時變化，為了學籍管理工作的準確無誤，就必須掌握當前最新的、最準確的學員資料信息。為了達成這個目的，就必須及時收集最新信息、不斷更新資料、隨時對資料進行核查。首先對學員模糊的、可能已變更的信息要及時核實，并立即變更存檔信息，這樣就不會因為錯誤的原始信息的使用造成對后續(xù)工作的影響，因為一個錯誤信息所引起的連鎖反應(yīng)在最終修正是很困難的。同時要定期和不定期地核查存檔信息，所謂不定期核查即每次信息變更后要核查此變更信息是否與已存檔其他信息存在不符合或沖突的情況，如存在便需要再核實、再變更、再核查。所謂定期核查就是在每隔一段時間對存檔信息進行一次核查，主要目的是核查是否有信息變更遺漏的情況和信息變更錯誤的情況。

五、實施七步工作法

在學籍管理工作中，通知學員到達指定地點進行統(tǒng)一活動的工作也是最大的難點之一。學員工作時間、工作地點、家庭情況、社會情況均存在差異，所以召集學員在統(tǒng)一時間地點進行諸如填表、圖像采集、信息核對等工作十分困難，每次都有相當數(shù)量的人會因為遺忘、時間不允許、家庭原因等而耽誤，而這些工作又是十分重要、不能遺漏的。為了最大限度地保證學員順利完成這些工作，本人在進行這些工作時采用七步工作法，并在實際工作中取得了良好效果。（1）在工作開展之前較長一段時間進行通知，并要求其做好準備。（2）臨近一周前再次通知，并對個別存在問題學員提醒，使其提前解決存在問題，并要求不能到達學員及時回復。（3）提前兩天再次通知。（4）當天對工作進行情況總結(jié)，對學員完成情況進行梳理。（5）針對每個未完成學員情況，告之其未完成原因和其后續(xù)需進行的工作，通知其補漏的最終時間。（6）按期補漏。（7）總結(jié)并上報最終完成情況。通過這種反復的工作方式，在實際進行類似工作時，都取得了令人滿意的效果。

六、無障礙接待

由于學員多采用業(yè)余學習方式，本身的工作、生活壓力大，所以不能刻板地要求所有問題都要在正常工作8小時內(nèi)解決。為了更好地解決學員的現(xiàn)實問題，本人隨時接聽學員的來電問詢、匯報、反饋；同時盡可能多地通過網(wǎng)絡(luò)在線的方式及時和學員進行溝通。

以上幾點即為本人幾年來從事電大學籍管理工作的一點體會和心得。想要做好這項工作，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度是每一個從業(yè)人員所必須堅持的，除此之外，方法也是極為重要的，大家不妨從設(shè)置個人工作日志、設(shè)立學員補充檔案、建立信息及時變更和核查的工作方式、實施七步工作法這些細節(jié)做起，同時根據(jù)自身情況總結(jié)出適合自己的工作方法。

隨著電大向開放大學的過渡，所有電大人的思想意識也應(yīng)該隨之提高，作為從事學籍管理工作的人員，加強服務(wù)意識也是將來最重要的個人素質(zhì)培養(yǎng)和個人工作能力提高的手段，而上述在學籍管理工作中利用多種媒介和通訊工具建立通訊網(wǎng)、無障礙接待只是加強服務(wù)意識的點滴體現(xiàn)，更多的改進必須通過長期的工作實踐來完成，并使之滲透于工作的每個細節(jié)當中。

【保持嚴謹態(tài)度加強服務(wù)意識】相關(guān)文章：

以嚴謹態(tài)度為主題的中考作文12-30

精品意識·團隊精神·嚴謹學風07-11

內(nèi)急無奈棄考專家談加強服務(wù)意識(圖)05-03

嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度演講稿02-10

環(huán)保意識要加強 -作文01-01

永遠保持樂觀的態(tài)度作文11-22

服務(wù)意識標語07-16

加強學生合作交流意識的培養(yǎng)07-26

什么是服務(wù)意識及意義04-27