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大型專項審計項目虛擬團隊組織模式研究
作者：孫穎張強
審計月刊 2015年08期
大型專項審計項目是指圍繞某一主題，由上級審計機關(guān)統(tǒng)一組織下級審計機關(guān)在全國、全省等較大范圍內(nèi)共同開展的審計項目。通過集中各級審計力量，統(tǒng)一組織項目，對政府關(guān)心重視、群眾普遍關(guān)注、經(jīng)濟社會發(fā)展迫切需要的一些重大事項開展審計，可以有效發(fā)揮審計監(jiān)督的最大合力，提高審計工作的整體性、宏觀性和建設(shè)性，也是審計機關(guān)踐行科學(xué)審計理念、在更高層次上發(fā)揮審計“免疫系統(tǒng)”功能、推動完善國家治理的重要途徑和抓手。深化改革新時期，政府和公眾對審計工作的要求進(jìn)一步提高，專項審計項目常規(guī)的組織和管理模式已經(jīng)不能很好地適應(yīng)審計業(yè)務(wù)的發(fā)展和審計目標(biāo)的提高，審計實踐中暴露出的資源充分利用率低、整合不夠、成本浪費、效率不高等問題，需要重點關(guān)注和解決。
一、目前審計項目組織管理模式存在的問題
隨著社會經(jīng)濟的快速發(fā)展，社會各階層各領(lǐng)域出現(xiàn)的問題愈加增多.需要政府相關(guān)部門廣泛關(guān)注。我國每年都要進(jìn)行大型專項審計項目，涉及地理范圍廣，動用資源多。在不斷實踐中，也暴露出一些問題，影響和阻礙了審計工作的發(fā)展。
一是審計資源整合不夠，資源使用交叉重疊。國家審計機關(guān)每年都進(jìn)行大量的審計項目，涉及經(jīng)濟責(zé)任審計、預(yù)算執(zhí)行審計、財務(wù)收支審計等多種類別，有的涵蓋或者涉及了大型專項審計項目的內(nèi)容，有的由于不在其審計范圍，數(shù)據(jù)和材料被擱置，未進(jìn)行重點關(guān)注，而大型專項審計項目啟動時又重新進(jìn)駐被審計單位，造成資源使用重疊，浪費成本。
二是組織協(xié)調(diào)工作不到位。目前大型專項審計項目組織人力資源分散，重要信息上報不及時，且漏報情況屢有發(fā)生，致使一些重要的行業(yè)或領(lǐng)域信息資料不完備，或者信息不能夠充分共享。
三是審計質(zhì)量控制難度大。專項審計項目往往是受到廣泛關(guān)注的社會或經(jīng)濟的焦點性問題或某個重要行業(yè)的總體情況，國家審計機關(guān)高度重視。然而專項審計過程中，由于時間緊，往往采取突擊式工作，一些重要點因無法得到深入調(diào)研而被放棄。
四是采用的技術(shù)方法不夠先進(jìn)，致使審計效率較低。計算機輔助審計應(yīng)用不夠普遍，大型數(shù)據(jù)庫不夠完善，未成熟應(yīng)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，程序流程圖、實際或模擬數(shù)據(jù)文件法等方法還未成為主要的審計方法，不能使審計業(yè)務(wù)和計劃得到高效執(zhí)行。
五是審計人員的智慧和能力未得到充分發(fā)揮。目前大型專項審計項目周期較短，任務(wù)量大，審計人員疲于應(yīng)付數(shù)據(jù)和材料的收集與審核，沒有時間深入思考，更不用說打破常規(guī)，運用立體思維、系統(tǒng)思維、發(fā)散思維去科學(xué)推理；抓住先機和重點。
二、大型專項審計項目虛擬團隊的構(gòu)建和管理
針對大型專項審計項目實踐中所存在的問題，筆者認(rèn)為可構(gòu)建大型專項審計項目虛擬團隊組織模式，以突破傳統(tǒng)審計模式，為實現(xiàn)審計全覆蓋奠定組織管理基礎(chǔ)。
（一）大型專項審計項目虛擬團隊的概念
隨著社會經(jīng)濟系統(tǒng)復(fù)雜化程度的提高，大型專項審計項目涉及的領(lǐng)域越來越廣，傳統(tǒng)審計項目組織方式的弊端愈加凸顯。筆者以虛擬項目團隊理論為基礎(chǔ)，提出大型專項審計項目虛擬團隊的概念，即大型專項審計項目虛擬團隊是基于特定的專項審計任務(wù)，具有共同目標(biāo)、資源共享、優(yōu)勢信息互補，利用先進(jìn)的電子信息技術(shù)，跨越時間、空間和組織邊界，未打破常規(guī)審計工作的虛擬網(wǎng)絡(luò)中的審計工作群體。虛擬團隊中的成員沒有經(jīng)過空間的變化，不通過專門組織人力物力，卻能夠讓即使分散的審計主體致力于共同完成某一具體任務(wù)，最大限度地發(fā)揮審計機構(gòu)的效能和優(yōu)化資源布局。大型專項審計項目虛擬團隊突破了傳統(tǒng)的審計項目組織的概念和限制，為審計人員更充分地發(fā)揮自身潛力提供了機會，并為審計資源整合和共享創(chuàng)造了條件，能夠在很大程度上提高審計業(yè)務(wù)的效率。
（二）大型專項審計項目虛擬團隊的工作周期拓展與團隊構(gòu)建
以往大型專項審計項目和常規(guī)審計項目的人員組織都有較為明確的項目周期性，依據(jù)任務(wù)量和委托方的要求制定審計方案，明確項目期限。通常一個審計項目團隊周期包括團隊組建（團隊領(lǐng)導(dǎo)任職、職能組成立、人員組合）、團隊業(yè)務(wù)及制度執(zhí)行、團隊考核和團隊解散等階段。本研究將大型專項審計項目虛擬團隊的工作周期進(jìn)行時間上的長期性拓展，盡量使項目常態(tài)化。國家審計機關(guān)主要決策者和研究支持部門對重大社會與經(jīng)濟問題進(jìn)行研究，或接受上級機構(gòu)與其他部門的指導(dǎo)和建議，確定當(dāng)前一段時期內(nèi)（可為五年期）的重大問題，作為大型專項審計項目的主題。
第一階段：啟動階段
大型專項審計項目主題確定（立項）后，考慮區(qū)域重點、專業(yè)特長、領(lǐng)導(dǎo)職級等因素，從國家審計機構(gòu)及地方審計機構(gòu)中抽出不同地域、不同專業(yè)、不同行政部門和較高領(lǐng)導(dǎo)職級的人（其往往正承擔(dān)著不同的審計項目）成立專項審計領(lǐng)導(dǎo)小組。領(lǐng)導(dǎo)小組制定審計目標(biāo)、重點任務(wù)、工作制度，并分析任務(wù)特征，確定年度內(nèi)相關(guān)的常規(guī)審計項目點。例如，一個大型環(huán)保審計項目實施前，應(yīng)分析當(dāng)前我國社會環(huán)保領(lǐng)域的具體情況、關(guān)鍵任務(wù)和發(fā)展方向，確保審計任務(wù)內(nèi)容的全面性，還應(yīng)考慮當(dāng)前正在進(jìn)行的或本年度內(nèi)計劃將要進(jìn)行的工業(yè)企業(yè)、交通部門、發(fā)展改革部門、財政部門等的相關(guān)經(jīng)濟責(zé)任審計、預(yù)算執(zhí)行審計等常規(guī)審計項目中與審計任務(wù)相關(guān)的項目點，從其中抽出少量人手，組成專項審計項目核心組。核心組成員不必過多，以10個左右為宜，一般為相關(guān)項目組中不擔(dān)任“主審”職責(zé)的審計工作經(jīng)驗豐富的人員，其調(diào)查分工領(lǐng)域要包含環(huán)保方面。核心組負(fù)責(zé)前期調(diào)研，項目任務(wù)的需求分析、分解任務(wù)，確定重點問題方向。
本階段虛擬團隊的特征與實施難點是項目初期人員磨合不夠，效率較低，又同時承擔(dān)著本職審計工作，因此可能會出現(xiàn)抵觸情緒，相互之間認(rèn)同度不夠，對問題的方向性所持觀點不同，較難達(dá)成一致意見。并且組織結(jié)構(gòu)不穩(wěn)定，易出現(xiàn)團隊成員頻繁調(diào)換、調(diào)整等情況。因此，本階段專項審計領(lǐng)導(dǎo)小組應(yīng)加強溝通協(xié)調(diào)，尤其是對核心組成員的選擇，需要仔細(xì)斟酌，綜合考慮，以及對核心組成員的上級領(lǐng)導(dǎo)和下級成員之間需加強交流工作，以提高核心組成員的工作熱情，理順工作機制。
第二階段：構(gòu)建階段
設(shè)計專項審計項目虛擬團隊的總體結(jié)構(gòu)框架和功能模塊，并基于現(xiàn)有審計網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，搭建運行環(huán)境，進(jìn)行試運行。專項審計領(lǐng)導(dǎo)小組和核心組共同確定虛擬團隊的總體架構(gòu)和團隊成員，包括抽出相關(guān)審計項目點的基層審計組織與成員，制定順暢的工作機制和科學(xué)合理的工作方法。虛擬團隊的構(gòu)建指的是團隊結(jié)構(gòu)和組織模式的構(gòu)建。隨著大型專項審計項目的常態(tài)化，其具有依托于現(xiàn)有常規(guī)審計項目的特性，因此，在團隊結(jié)構(gòu)不變的情況下，團隊成員個體會進(jìn)行階段性調(diào)整，各個常規(guī)審計項目的開始和結(jié)束點，都是大型專項審計項目虛擬團隊的基層組織和成員個體的調(diào)整環(huán)節(jié)，在工作機制中需要加入銜接培訓(xùn)或視頻會議，交代工作進(jìn)展與業(yè)務(wù)狀態(tài)。因此，虛擬團隊需要在其依托的常規(guī)審計項目結(jié)束或下一個項目開始時進(jìn)行工作交接，構(gòu)建一個小組進(jìn)行工作交接業(yè)務(wù)，可由核心組中的成員承擔(dān)。
本階段虛擬團隊的特征與實施難點是團隊成員基于較高的交叉性審計任務(wù)，會出現(xiàn)較多的溝通、協(xié)調(diào)問題，此階段應(yīng)強化團隊成員角色。此外，根據(jù)項目的主題和特點，要制定明確的信息規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及各項工作要求。
第三階段：完善與常態(tài)階段
此階段主要是項目系統(tǒng)的穩(wěn)定維護，項目正式運轉(zhuǎn)起來后，逐步進(jìn)入完善與常態(tài)階段，工作機制進(jìn)一步調(diào)整，建立公共信息庫和組織的信息地圖，并及時更新信息庫。建立正規(guī)培訓(xùn)和在線支持制度，對團隊成員使用網(wǎng)絡(luò)溝通技術(shù)進(jìn)行正規(guī)培訓(xùn)，并保證虛擬團隊成員能夠隨時獲得在線的培訓(xùn)和技術(shù)支持，可將有關(guān)技術(shù)的課件和操作演示放在系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)中方便團隊成員選擇學(xué)習(xí)。
此階段虛擬團隊的特征與實施難點是基層組織和成員個體在依托項目結(jié)束或開始時的調(diào)整環(huán)節(jié)是團隊成員重組的關(guān)鍵時刻，應(yīng)更加注重溝通和交流，形成積極向上的虛擬團隊文化。
作者介紹：孫穎，張強，審計署審計科研所
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